Tiếng Việt
中文 (中国)
IMPORT PROCEDURE FOR GENERAL FINISHED COSMETIC PRODUCTS
Finished cosmetics require control beyond customs documents: product notification number, labelling, INCI formula, claims, HS code, preferential origin, transport safety and post-clearance records must be aligned before ETA.
Key policy
Imported cosmetics for commercial circulation must be checked against the cosmetic product notification procedure.
Authority
The import notification procedure is handled by the Drug Administration of Vietnam under the Ministry of Health.
HS scope
Common HS headings include 3303, 3304, 3305, 3306 and 3307; final duty must be checked by 8-digit HS code.
Main risks
Therapeutic claims, inconsistent INCI/labelling, missing authorization, DG cargo and incorrect C/O.
TERMS AND PROCEDURE IMPORTANCE
Cosmetic notification form
The regulatory declaration for cosmetic products before import/market circulation.
Notification receipt number
The receipt number issued by the competent authority and used to match products, labels and import records.
PIF
Product Information File containing safety, formula, quality and claim-support data.
INCI
International Nomenclature of Cosmetic Ingredients used for formula and labelling control.
Claim
The declared product function. Therapeutic claims may push a product outside the cosmetic boundary.
DG
Dangerous goods risk in transport, especially perfume, alcohol-based sprays, aerosols and nail products.
PRODUCT CLASSIFICATION AND IDENTIFICATION
This article applies to general finished cosmetic products imported for commercial circulation in Vietnam. It does not automatically apply to drugs, medical devices, health supplements, disinfectants, cosmetic raw materials or research samples.
DETAILED PRODUCT CLASSIFICATION TABLE
| Product group / goods scenario | Technical signs to check | Example model/function | Evidence documents | Potential policy trigger | Documents to cross-check | Application note |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Basic skincare | Cream, lotion, serum, toner, essence, cleanser, sunscreen; external use, no therapeutic claim | Moisturizer, vitamin C serum, toner, SPF sunscreen, cleanser | Product name, function, INCI, use form, original label, packaging mock-up | Cosmetic notification; claim review to avoid drug/medical-device boundary | Notification number, authorization letter, CFS or CFS-exemption evidence where applicable, PIF, labels | Do not automatically apply to acne-treatment, melasma-treatment, wound-healing or medicine/device-like claims. |
| Makeup / color cosmetics | Lip, face, eye and nail products; shades, variants, solvents and flammability should be reviewed | Lipstick, lip tint, foundation, cushion, mascara, nail polish | Shade/SKU list, formula, CI colorants, catalogue, SDS/MSDS if solvent-based | Cosmetic notification; split by shade/variant where required; DG review for nail polish/aerosol/flammable solvents | Shade list, SKU list, INCI, SDS/MSDS, labels, notification dossier | Mismatch in shades/SKUs between notification and invoice may create customs/post-market risk. |
| Hair and scalp care | Shampoo, conditioner, hair mask, hair serum, cosmetic hair tonic; no disease-treatment claim | Shampoo, conditioner, hair mask, hair serum, cosmetic hair tonic | Cleansing/care function, INCI, label, catalogue and claim support | Cosmetic notification; boundary review if anti-fungal, hair-loss treatment or hair-growth claims appear | Formula, claims, label, notification, supporting evidence | Claims such as treatment, anti-fungal or hair growth need careful classification review. |
| Body care / fragrance format | Shower gel, soap, scrub, body lotion, deodorant, body mist, shaving cream; may contain alcohol/aerosol | Body lotion, body mist, deodorant, shaving cream, scrub | Volume, alcohol level, spray/aerosol form, label, SDS/MSDS | Cosmetic notification; DG logistics review for alcohol, aerosol or flammable solvents | SDS/MSDS, transport labels, packing, notification, supplementary label | DG is a logistics risk and does not replace cosmetic notification obligations. |
| Cosmetic oral care | Oral-care products positioned as cosmetics, with no dental disease-treatment claim | Toothpaste, cosmetic mouthwash, breath spray | Hygiene/freshening claim, ingredients, directions, warning statements | Cosmetic notification; review drug/medical-device boundary if treatment claims appear | Label, claims, ingredients, directions, notification | Avoid disease-treatment dental claims unless classification is separately reviewed. |
| Samples / testers / gifts | Testers, sample sale items, promotional gifts or R&D samples | Counter tester, sample sale item, GWP, lab sample | Import purpose, quantity, promotional/R&D documents, not-for-sale marking if any | If placed on the market, notification is still needed; R&D/testing samples follow a separate route | Sample order for R&D/testing; notification if marketed | Do not assume samples are exempt; the actual purpose of use controls the pathway. |
HS CODE – DUTY – C/O
HS classification must be based on function, composition, packaging form, area of use, SKU structure and technical documents, not only commercial names.
PROPOSED HS CODE – DUTY – C/O TABLE
| Reference HS code | Suitable product group | Classification basis | Application condition | Ordinary import duty | MFN duty | VAT | C/O/FTA to review | Dossier to cross-check |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3303.00.00 | Finished perfumes, eau de parfum, body fragrance | External fragrance preparations; cross-check List 14 under Circular 09/2024/TT-BYT | Retail goods; review alcohol content, spray form, volume, SDS and DG | Under Decision 15/2023; often 150% x MFN if no separate ordinary rate | 18% reference | Review 8%/10% | ATIGA, ACFTA, RCEP, VKFTA/AKFTA, CPTPP, EVFTA, UKVFTA | Invoice, PL, B/L/AWB, C/O, label, SDS, notification number, PIF |
| 3304.10.00 | Lip make-up: lipstick, lip cream, tint, gloss | Classified by lip-area use and make-up function; List 14 reference | Separate shades/scents/SKUs if shown in notification or invoices | Current tariff; Decision 15/2023 where ordinary rate is needed | 22% reference | Review 8%/10% | Form D/E/R/VK/VJ/AJ/CPTPP/EUR.1 by route | Shade/SKU list, INCI, label, authorization, CFS/exemption, C/O |
| 3304.20.00 / 3304.30.00 / 3304.91.00 | Eye make-up, nail preparations, powder/compact make-up | Classified by area: eyes, nails, powder form; List 14 reference | Review colorants, waterproof claims, solvents, warnings and SDS if any | Current tariff; final 8-digit HS to decide | 22% reference | Review 8%/10% | RCEP, AKFTA/VKFTA, CPTPP, EVFTA/UKVFTA as applicable | INCI, label, catalogue, SDS if any, notification, C/O |
| 3304.99.20 | Skin preparations for acne prevention, excluding medicinal acne treatment | Cosmetic claim only; distinguish prevention from treatment | Treatment/cure claims must be reviewed outside cosmetics | Current tariff; do not finalize without claim/formula | Final HS required | Review 8%/10% | FTA only if C/O and description match | Claim, label, efficacy support, formula, notification, C/O |
| 3304.99.30 | Face/skin creams, lotions, gels and leave-on emulsions | List 14; separate leave-on products from rinse-off Chapter 34 goods | Review function, dosage form, use area and directions | Current tariff; final HS required | Final HS required | Review 8%/10% | Review route and CTH/RVC rules when claiming preference | Catalogue, directions, INCI, label, notification, C/O |
| 3304.99.90 | Masks, sunscreen, whitening, anti-wrinkle, make-up remover and other skin cosmetics | Residual subheading under 3304; use only when more specific lines do not apply | Avoid grouping all SKUs here; review claim and main function | Current tariff / Decision 15/2023 | 18%–22% by line | Review 8%/10% | Review each FTA by final HS and C/O description | Label, notification, formula, claims, C/O, support documents |
| 3305.10.10 / 3305.10.90 | Shampoo, including anti-dandruff shampoo if still cosmetic | Hair-care group; distinguish cosmetic and therapeutic claims | Anti-fungal/scalp disease claims require separate review | Current tariff; final 8-digit HS to decide | 15%–20% by code | Review 8%/10% | Review C/O by import route | Claims, label, INCI, notification, C/O, SDS if any |
| 3305.20.00 / 3305.30.00 / 3305.90.00 | Perming/straightening/fixing, hair dye/bleach, serum/mask/styling products | Classified by hair function and preparation type | Review restricted substances, warnings, oxidizing/flammable chemicals and DG | Current tariff; final 8-digit HS to decide | 15%–20% by code | Review 8%/10% | Review FTA by origin and tariff-shift rule | SDS, INCI, warning label, notification, C/O |
| 3306.10.10 / 3306.10.90 | Toothpaste, tooth powder and oral-care cosmetic preparations | Oral-care group; not for dental disease treatment products | Claims on gum disease/caries/dental treatment require policy review | Current tariff; final 8-digit HS to decide | 15%–20% by code | Review 8%/10% | Review C/O for ASEAN, China, Korea, Japan, EU/UK | Claims, label, directions, notification, C/O |
| 3307.20.00 / 3307.30.00 / 3307.90.xx / 3401.20.99 / 3401.30.00 | Deodorants, bath products, make-up wipes, depilatories, facial wash/cosmetic soaps | Classified by function; some skin-cleansing goods fall under Chapter 34 | Review aerosol/alcohol/solvents, rinse-off nature and transport conditions | Current tariff; final Chapter 33/34 HS to decide | 18%–22% or final HS | Review 8%/10% | Review C/O form, direct transport and third-party invoice | SDS, label, notification, C/O, packing, directions |
SPECIAL PREFERENTIAL C/O/FTA TABLE BY IMPORT ROUTE
| Route/origin | FTA/agreement | C/O form or origin document | Special preferential duty if determinable | Application condition | Documents to cross-check | Application note |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ASEAN | ATIGA | Form D | May enjoy special preferential duty if the HS is covered and origin criteria are met | Valid C/O, origin criterion, direct transport and goods description matching invoice | Invoice, Packing List, B/L/AWB, Form D, labels, SKU/shade list | Wrong shade/SKU description may trigger explanation or denial of preference. |
| China | ACFTA / RCEP | Form E or RCEP origin document | Check by final HS; not every Chapter 33 line is automatically lower than MFN | HS, CTH/RVC criterion, third-party invoice if any, direct transport | Invoice, packing, C/O, contract, transport documents, manufacturer evidence | Manufacturer/exporter or route mismatch often creates origin queries. |
| Korea | AKFTA / VKFTA / RCEP | Form AK / VK or RCEP origin document | Compare agreements after checking origin conditions | Korean origin, manufacturer, invoice, packing and direct transport | C/O, invoice, packing list, B/L/AWB, catalogue/label, SKU table | Compare AKFTA/VKFTA/RCEP before final landed-cost calculation. |
| Japan | VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP | Form VJ/AJ or CPTPP/RCEP origin document | Review each tariff schedule by 8-digit HS and origin rules | Origin criterion, valid origin document and matching goods description | C/O/origin document, invoice, B/L/AWB, packing, original label | One form cannot be used for all agreements; each agreement has separate conditions. |
| EU / UK | EVFTA / UKVFTA | EUR.1 or statement on origin where applicable | May enjoy preference if origin proof and transport conditions are met | Statement on origin/EUR.1, REX code where applicable, direct transport | Invoice, origin proof, packing, B/L, label, catalogue | Review third-party invoicing and transshipment documents carefully. |
| Australia – New Zealand | AANZFTA / CPTPP | AANZ Form or CPTPP origin document | Review by final HS and origin conditions | Origin criterion, CTH/RVC and direct transport | C/O, invoice, packing, transport document, manufacturer data | Useful for Australia/New Zealand cosmetics if the dossier is complete. |
| India / Hong Kong | AIFTA / AHKFTA | Form AI or Form AHK | Review under the respective preferential schedule; not automatically lower than MFN | Correct form, goods description, HS, quantity, issue date, stamp/signature | C/O, invoice, packing, bill of lading, exporter record | Check C/O validity and goods description carefully. |
C/O CHECKLIST FOR COSMETIC IMPORT DOSSIERS
| Checkpoint | How to review | Risk if incorrect |
|---|---|---|
| C/O form or origin proof | Check the correct form/proof for the route: D, E, AK/VK, AJ/VJ, CPTPP, EUR.1/statement, UKVFTA or RCEP proof. | Preferential duty may be rejected even if the real origin is eligible. |
| Origin criterion | Review WO, RVC, CTH/CTSH or PSR against the final HS code. | Customs may reject the preferential rate if the criterion cannot be proven. |
| Goods description and HS | C/O description should align with invoice, packing list, label, notification and customs HS. | Mismatch may lead to consultation, amendment or rejection of C/O. |
| Third-party invoice | Check third-party invoicing box where invoice issuer differs from exporter/origin country. | Formal defect may delay customs clearance. |
| Direct transport | Review B/L, transshipment route and non-manipulation evidence where required. | Preferential duty may be lost if direct transport condition is not met. |
| Quantity, weight and issue date | Cross-check quantity, gross/net weight, issue date, seal/signature and validity period. | Incorrect data may require C/O amendment and cause storage/demurrage costs. |
C/O control: check C/O form, origin criterion, third-party invoice, direct transport, goods description, HS code, quantity, weight, origin country, signature/seal, issue date and validity.
DOSSIER SET AND SUBMISSION METHOD
OPERATIONAL DOSSIER CHECKLIST
| Dossier group | Required documents | Used for | Prepared by | Common error | Pre-ETA check |
|---|---|---|---|---|---|
| Hồ sơ thương mại | Commercial Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, hợp đồng/PO nếu có, C/O nếu xin ưu đãi | Mở tờ khai, tính thuế, đối chiếu trị giá và xuất xứ | Shipper, buyer, logistics/docs | Tên hàng lệch giữa invoice – công bố – nhãn; thiếu SKU/màu/mùi | Khóa mô tả hàng theo công bố và packing trước ETA |
| Hồ sơ công bố mỹ phẩm | Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu, Phiếu công bố, giấy ủy quyền, CFS nếu thuộc trường hợp yêu cầu, PIF | Điều kiện trước khi nhập khẩu/lưu thông | Regulatory/legal hoặc đơn vị đứng tên công bố | Giấy ủy quyền không hợp lệ, CFS hết hạn, công thức/claim không khớp | Rà số công bố theo từng sản phẩm, công ty sản xuất, màu/mùi |
| Hồ sơ nhãn | Nhãn gốc, nhãn phụ tiếng Việt, hình ảnh bao bì, hướng dẫn sử dụng, cảnh báo, hạn dùng, số lô | Kiểm tra khi thông quan và lưu thông thị trường | Brand owner, importer, regulatory | Thiếu tổ chức chịu trách nhiệm tại Việt Nam; dịch claim quá mạnh | Đối chiếu NĐ 43/2017, NĐ 111/2021 và nội dung công bố |
| Hồ sơ kỹ thuật/vận chuyển | MSDS/SDS, DG declaration nếu có cồn/aerosol/nail polish/perfume; catalogue, product spec | Booking, vận chuyển quốc tế, kiểm tra an toàn vận tải | Shipper, forwarder, hãng tàu/hãng bay | Không khai DG hoặc khai sai UN/class đối với hàng dễ cháy | Rà MSDS trước booking và trước khi đóng hàng |
| Hồ sơ hải quan | Tờ khai VNACCS, chứng từ trị giá, chứng từ vận tải, chứng từ công bố/nhãn/C/O khi cần xuất trình | Thông quan và hậu kiểm | Customs broker, importer, logistics | Tờ khai mô tả chung chung “cosmetics” không đủ đối chiếu | Khai rõ tên hàng, công dụng, dạng đóng gói, dung tích, SKU nếu cần |
LEGAL BASIS AND SPECIALIZED POLICY MATRIX
LEGAL BASIS TO REVIEW
| Document group | Legal document | Issuing authority | Effect/applicability | Role | Key articles/annexes | Review note |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Quản lý mỹ phẩm | Thông tư 06/2011/TT-BYT | Bộ Y tế | Đang áp dụng, đã được sửa đổi/bổ sung | Quy định công bố sản phẩm mỹ phẩm, hồ sơ, PIF, trách nhiệm của tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường | Điều 4, 5, 7, 35, 48 và phụ lục liên quan | Rà cùng các văn bản sửa đổi, đặc biệt TT 34/2025/TT-BYT |
| Sửa đổi thủ tục mỹ phẩm | Thông tư 34/2025/TT-BYT | Bộ Y tế | Hiệu lực 18/08/2025 | Cập nhật hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử/chữ ký số, cách lập Phiếu công bố, mẫu đơn hàng nghiên cứu/kiểm nghiệm | Điều 1, 2, 3, 4, 5 | Áp dụng cho hồ sơ sau hiệu lực và trường hợp doanh nghiệp chọn áp dụng thuận tiện hơn |
| Dịch vụ công | TTHC 1.002088 | Cục Quản lý Dược / Bộ Y tế | Đang công khai trên DVCQG | Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu | Thời hạn 03–05 ngày làm việc; phí 500.000 đồng/mặt hàng theo thông tin công khai | Cần kiểm tra tình trạng hệ thống tại thời điểm nộp |
| Nhãn hàng hóa | Nghị định 43/2017/NĐ-CP và 111/2021/NĐ-CP | Chính phủ | NĐ 43 hết hiệu lực một phần; NĐ 111 còn hiệu lực | Quy định nhãn gốc, nhãn phụ, nội dung bắt buộc khi lưu thông tại Việt Nam | Điều về nhãn hàng hóa nhập khẩu, nội dung bắt buộc và trách nhiệm ghi nhãn | Không để nhãn phụ mâu thuẫn với công bố/claim |
| Ngoại thương | Nghị định 69/2018/NĐ-CP | Chính phủ | Hiệu lực 15/05/2018 | Khung quản lý xuất nhập khẩu và danh mục hàng hóa theo chính sách chuyên ngành | Rà nguyên tắc quản lý nhập khẩu | Mỹ phẩm thành phẩm thông thường không xử lý như thực phẩm/thuốc nếu claim đúng mỹ phẩm |
| Cosmetic HS list | Circular 09/2024/TT-BYT | Ministry of Health | Effective from 26/07/2024 | Issues List 14 of exported/imported cosmetics with assigned HS codes | Articles 1–4 and List 14 | Use as HS reference; any classification discrepancy must follow customs law |
| Biểu thuế | Nghị định 26/2023/NĐ-CP và biểu thuế sửa đổi nếu có | Chính phủ / Bộ Tài chính | Cần rà tại thời điểm mở tờ khai | Căn cứ xác định thuế nhập khẩu MFN theo mã HS | Chương 33 và các dòng HS liên quan | Không chốt thuế theo tên thương mại; phải chốt theo HS 8 số |
| VAT | Luật VAT 48/2024/QH15 và NQ giảm VAT nếu còn hiệu lực | Quốc hội | Luật VAT hiệu lực 01/07/2025 | Xác định thuế GTGT hàng nhập khẩu | Nhóm thuế suất 10% và chính sách giảm 2% nếu áp dụng | Rà 8%/10% trên hệ thống hải quan tại thời điểm nhập khẩu |
SPECIALIZED POLICY MATRIX BY GOODS SCENARIO
| Goods scenario | Legal basis | Potential policy | Authority/portal | Policy trigger |
|---|---|---|---|---|
| Mỹ phẩm thành phẩm thông thường, công dụng dùng ngoài, claim đúng mỹ phẩm | TT 06/2011/TT-BYT, TT 34/2025/TT-BYT, TTHC 1.002088 | Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trước khi nhập/lưu thông | Cục Quản lý Dược / Cổng DVCQG hoặc hệ thống được kết nối | Có sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu để kinh doanh/lưu thông tại Việt Nam |
| Sản phẩm có claim trị mụn, điều trị nám, kháng viêm, phục hồi bệnh lý, diệt khuẩn/sát khuẩn | TT 06, Hiệp định mỹ phẩm ASEAN, pháp luật dược/TTBYT nếu vượt ranh giới | Rà lại phân loại: mỹ phẩm, thuốc, trang thiết bị y tế hoặc chế phẩm diệt khuẩn | Cục Quản lý Dược / cơ quan chuyên ngành tương ứng | Claim thể hiện mục đích điều trị, phòng bệnh hoặc tác động sinh lý vượt mỹ phẩm |
| Nước hoa, body mist, nail polish, aerosol, sản phẩm có cồn/dung môi dễ cháy | Quy định vận tải DG của hãng tàu/hãng bay, IATA/IMDG; hồ sơ MSDS/SDS | Rà hàng nguy hiểm trong vận chuyển quốc tế; không đồng nghĩa thay đổi thủ tục công bố mỹ phẩm | Forwarder, carrier, cảng/sân bay; hải quan nếu kiểm tra | Có cồn, bình xịt, khí nén, dung môi, flash point thấp |
| Hàng mẫu nghiên cứu/kiểm nghiệm, không lưu thông thị trường | TT 06/2011 và TT 34/2025 sửa đổi Điều 35 | Đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm dùng cho nghiên cứu/kiểm nghiệm; không đưa ra thị trường | Cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh theo cập nhật TT 34/2025 | Mục đích nghiên cứu/kiểm nghiệm; số lượng tối đa theo quy định; không bán |
| Tester/quà tặng/khuyến mại đưa đến người tiêu dùng | TT 06/2011, TT 34/2025, quy định nhãn hàng hóa | Vẫn cần công bố/nhãn nếu đưa ra thị trường | Cục Quản lý Dược; cơ quan quản lý thị trường khi lưu thông | Có phân phối, bán, tặng kèm hoặc cho người tiêu dùng sử dụng |
| Hàng EPE/FDI nhập cho nội bộ, quà tặng, display, hội chợ | NĐ 69/2018, TT 06/2011, quy định hải quan theo loại hình | Rà mục đích nhập khẩu; nếu lưu thông thị trường phải xử lý theo mỹ phẩm | Hải quan, Cục Quản lý Dược/cơ quan y tế nếu phát sinh | Loại hình nhập khẩu và mục đích sử dụng thực tế |
VIEW / DOWNLOAD ORIGINAL LEGAL SOURCES
Thông tư 06/2011/TT-BYT
Quy định quản lý mỹ phẩm, công bố sản phẩm, hồ sơ ủy quyền, PIF và trách nhiệm của tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
Thông tư 34/2025/TT-BYT
Sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT; cập nhật hồ sơ điện tử, chữ ký số, thời hạn xử lý và mẫu đơn hàng mẫu nghiên cứu/kiểm nghiệm.
Circular 09/2024/TT-BYT
Issues List 14 of exported/imported cosmetics with assigned HS codes; used as a reference for HS review by product group.
DVCQG 1.002088
Cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu; cơ quan xử lý, phí và thời hạn giải quyết.
Nghị định 43/2017/NĐ-CP & 111/2021/NĐ-CP
Căn cứ về nhãn hàng hóa, nhãn gốc, nhãn phụ và nội dung bắt buộc khi hàng lưu thông tại Việt Nam.
Nghị định 69/2018/NĐ-CP
Căn cứ quản lý ngoại thương, nguyên tắc nhập khẩu và kiểm soát hàng hóa theo chính sách chuyên ngành.
Nghị định 26/2023/NĐ-CP
Biểu thuế xuất khẩu, biểu thuế nhập khẩu ưu đãi; dùng để rà MFN theo HS cuối cùng.
PROCESSING TIME, FEES AND COST RISKS
PROCESSING TIMELINE AND COST RISK TABLE
| Stage | Action | Reference time | Fees/costs | Delay risk |
|---|---|---|---|---|
| Trước khi đặt hàng / trước PO | Rà sản phẩm có thuộc mỹ phẩm không; kiểm tra claim, công thức, nhà sản xuất, chủ sở hữu | 3–7 ngày tùy số SKU | Chi phí nội bộ/consulting nếu có | Chốt sai phân loại có thể làm toàn bộ hồ sơ công bố bị trả |
| Trước ETA tối thiểu 15–30 ngày | Chuẩn bị Phiếu công bố, giấy ủy quyền, CFS nếu cần, nhãn, PIF, thông tin nhà nhập khẩu | Tùy mức hoàn thiện hồ sơ | Phí công bố theo TTHC công khai: 500.000 đồng/mặt hàng | Thiếu ủy quyền/CFS hoặc chữ ký không hợp lệ làm chậm số công bố |
| Nộp hồ sơ công bố | Nộp hồ sơ qua hệ thống/cổng tiếp nhận theo quy định hiện hành | 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ; 05 ngày làm việc nếu cần thông báo bổ sung theo TTHC | Phí công bố và chi phí chuẩn hóa hồ sơ | Bị yêu cầu sửa đổi nếu claim, INCI, công ty sản xuất, ủy quyền không khớp |
| Trước khi hàng đến | Khóa invoice, packing, nhãn, C/O, MSDS/SDS nếu có, HS và trị giá | 3–5 ngày | Chi phí chứng từ, chỉnh sửa nếu có | Sai tên hàng/SKU/công bố gây vướng luồng vàng/đỏ |
| Khi mở tờ khai | Khai báo hải quan, xuất trình hồ sơ theo luồng, nộp thuế | Theo luồng xanh/vàng/đỏ | Thuế NK, VAT, phí local charge, lưu bãi nếu chậm | Thiếu số công bố, C/O lỗi, nhãn không phù hợp |
| Sau thông quan / trước bán hàng | Dán nhãn phụ, lưu hồ sơ lô, PIF, hồ sơ công bố, chứng từ nhập khẩu | Trước khi lưu thông | Chi phí nhãn phụ/kho/QA | Rủi ro kiểm tra thị trường, hậu kiểm, thu hồi nếu nhãn/claim sai |
PRACTICAL E2E PROCEDURE
PRACTICAL E2E PROCEDURE TABLE
| Step | Objective | Risk checkpoint | Control method |
|---|---|---|---|
| 1. Rà sản phẩm trước ETA | Xác định sản phẩm có đúng mỹ phẩm thành phẩm thông thường không | Claim điều trị, thành phần hạn chế, dạng aerosol, mẫu không bán | Không nhận PO nếu chưa có dữ liệu công bố tối thiểu |
| 2. Khóa dữ liệu công bố | Chốt tên sản phẩm, công thức INCI, công ty sản xuất, chủ sở hữu, màu/mùi/SKU | Sai tên công ty, địa chỉ, công thức, công dụng | Dùng một master data cho công bố – nhãn – invoice |
| 3. Nộp/kiểm tra số tiếp nhận Phiếu công bố | Đảm bảo số công bố hợp lệ trước nhập/lưu thông | Hồ sơ bổ sung, giấy ủy quyền/CFS không hợp lệ | Theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống |
| 4. Khóa chứng từ logistics | Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, MSDS/SDS nếu có | Tên hàng quá chung, C/O sai mô tả, thiếu số lô/hạn dùng | Đối chiếu từng SKU với công bố và nhãn |
| 5. Mở tờ khai và xử lý luồng | Khai HS, trị giá, thuế, xuất xứ, chứng từ chuyên ngành nếu được yêu cầu | Luồng vàng/đỏ yêu cầu giải trình công bố/nhãn/HS | Chuẩn bị sẵn bộ giải trình phân loại và công bố |
| 6. Lấy hàng và kiểm soát kho | Kéo hàng về kho, kiểm đếm, đối chiếu số lô/hạn dùng/tình trạng bao bì | Sai số lượng, hỏng nhãn, rò rỉ, hàng DG khai sai | Lập biên bản bất thường ngay khi nhận hàng |
| 7. Hoàn tất sau thông quan | Dán nhãn phụ, lưu hồ sơ lô, PIF, chứng từ thuế, C/O, công bố | Không lưu PIF, nhãn bán hàng khác công bố | Thiết lập hồ sơ truy xuất theo từng lô/SKU |
FAQ
Do imported cosmetics need a separate import licence?
For normal finished cosmetics, the key control is the cosmetic product notification receipt number. However, samples, therapeutic claims, DG products and borderline products must be reviewed separately.
Can one notification cover every shipment?
No. Each shipment must match the notified product name, manufacturer, formula, label, shade/fragrance and responsible entity.
Is PIF submitted to customs?
Normally it is not a default customs document, but the responsible entity must keep it available for authority inspection.
Can C/O reduce import duty?
Yes, if HS, origin rules and the C/O/proof of origin are valid under the relevant FTA.
What is the main labelling risk?
Vietnamese supplementary labels must match the original label and the notification dossier without overstating claims.
How to handle perfume or aerosols?
Check SDS/MSDS and dangerous goods transport requirements before booking.
Are testers and gifts exempt from notification?
If they are circulated to consumers, they should be controlled as market products.
How long does notification take?
Public procedure information indicates 03 working days for valid dossiers and a 05-working-day cycle if supplementation is required.
OUTPUTS AND POST-CLEARANCE OBLIGATIONS
OUTPUTS AND POST-CLEARANCE OBLIGATIONS TABLE
| Output | Operational meaning | Follow-up obligation |
|---|---|---|
| Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu | Điều kiện pháp lý trọng tâm trước khi nhập/lưu thông sản phẩm mỹ phẩm | Theo thời hạn ghi trên phiếu và quy định quản lý mỹ phẩm hiện hành; cần theo dõi thay đổi sau công bố |
| Bộ hồ sơ hải quan hoàn tất | Tờ khai, chứng từ thương mại, vận tải, thuế, C/O, hồ sơ giải trình nếu có | Lưu theo lô để phục vụ hậu kiểm và kiểm tra thị trường |
| Nhãn phụ tiếng Việt | Đảm bảo thông tin bắt buộc khi lưu thông: tên hàng, thành phần, công dụng, hướng dẫn, cảnh báo, số lô, hạn dùng, tổ chức chịu trách nhiệm | Không được mâu thuẫn với công bố và nhãn gốc |
| PIF và hồ sơ kỹ thuật | Product Information File (hồ sơ thông tin sản phẩm) để chứng minh an toàn, chất lượng, công thức, tiêu chuẩn | Tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải sẵn sàng cung cấp khi cơ quan quản lý yêu cầu |
| Hồ sơ truy xuất sau bán hàng | Lưu invoice, packing, B/L/AWB, C/O, số công bố, nhãn, MSDS/SDS, biên bản nhận hàng | Phục vụ thu hồi, khiếu nại, kiểm tra sau thông quan và quản lý thị trường |
SOLUTIONS FROM TGIMEX
Cosmetic import risk is controlled by aligning product claims, formula, notification dossier, labelling, HS code, C/O, transport documents and post-clearance records before ETA.
Pre-ETA review
Review HS, policies, C/O, labels, notification number, catalogue and SDS/MSDS before shipment.
Compliance dossier control
Cross-check notification form, authorization letter, PIF, labels, invoice, packing list and transport documents.
Logistics coordination
Coordinate booking, DG review, customs channel handling, trucking, port and warehouse handover.
Post-clearance archive
Set up SKU/lot-based dossiers for inspection, market surveillance and product traceability.
OPERATIONAL SUPPORT CHECKLIST
| Support area | Review scope | Control value |
|---|---|---|
| Rà HS – thuế – C/O | Đối chiếu sản phẩm theo công dụng, dạng đóng gói, thành phần, dung tích, SKU; rà MFN, VAT 8%/10% theo thời điểm, FTA/C/O theo tuyến nhập. | Giảm rủi ro sai landed cost, truy thu thuế hoặc mất ưu đãi C/O |
| Rà chính sách mỹ phẩm | Kiểm tra sản phẩm có đúng mỹ phẩm thành phẩm thông thường không; rà claim, công thức, nhà sản xuất, ủy quyền, CFS, PIF và số tiếp nhận công bố. | Giảm rủi ro hồ sơ công bố bị trả hoặc hàng không đủ điều kiện lưu thông |
| Rà nhãn và claim | Đối chiếu nhãn gốc, nhãn phụ, công dụng, cảnh báo, hạn dùng, số lô, tổ chức chịu trách nhiệm tại Việt Nam. | Giảm rủi ro bị giữ hàng/thu hồi do nhãn hoặc claim vượt ranh giới |
| Phối hợp logistics – cảng – kho | Kiểm tra MSDS/SDS, DG nếu có cồn/aerosol/nail polish; theo dõi ETA, local charge, kéo hàng và bàn giao kho. | Giảm lưu bãi, lưu container và lỗi vận chuyển hàng đặc thù |
| Lưu hồ sơ sau thông quan | Sắp xếp hồ sơ theo lô/SKU: công bố, PIF, C/O, tờ khai, chứng từ thuế, nhãn, hình ảnh hàng hóa. | Sẵn sàng cho hậu kiểm, quản lý thị trường và truy xuất sản phẩm |
NEED TO REVIEW IMPORT PROCEDURES OR A SHIPPING PLAN?
Send us the product name, shipping route, current dossier, or implementation request in advance so we can suggest a suitable approach that is practical, focused, and aligned with your shipment.
Import procedure for electric, battery-powered and technology-based beauty devices
Import procedure guide for cosmetic samples, testers, exhibition and research products
Import Procedure Guide for Non-electric Beauty Packaging / Tools / Accessories
Import procedure for cosmetic ingredients and raw materials
IMPORT PROCEDURE GUIDE FOR COSMETIC GIFT SETS AND PRODUCT COMBOS
Import procedure for general finished cosmetic products in Vietnam
IMPORT PROCEDURE FOR COSMETICS WITH DANGEROUS GOODS RISK IN TRANSPORTATION
Import procedure guide for cosmetics with borderline claims / functions
Import Procedure Guide for Makeup and Color Cosmetics
IMPORT PROCEDURE FOR HAIR DYE, BLEACHING, PERMING AND STRAIGHTENING PRODUCTS
Import procedure guide for household goods subject to product labeling / supplementary labeling
Import Procedure for Conventional Household Goods into Vietnam
Import procedure for electrical household goods subject to quality inspection / conformity certification
Import procedure for household appliances subject to energy labeling
IMPORT PROCEDURE GUIDE FOR FOOD-CONTACT KITCHEN UTENSILS AND KITCHENWARE