THỦ TỤC HẢI QUAN ĐỐI VỚI HÀNG MẪU, HÀNG PHI MẬU DỊCH VÀ QUÀ BIẾU
Nhiều doanh nghiệp cho rằng hàng không thanh toán, hàng gửi thử hoặc quà tặng từ đối tác sẽ được làm thủ tục đơn giản và đương nhiên miễn thuế. Trên thực tế, cơ quan hải quan vẫn phải xác định đúng người nhập khẩu, mục đích sử dụng, trị giá hải quan, mã HS, chính sách quản lý chuyên ngành và căn cứ miễn thuế. Sai ngay từ cách gọi “phi mậu dịch” có thể dẫn đến khai sai loại hình, thiếu giấy phép, áp sai trị giá hoặc sử dụng hàng sau thông quan không đúng mục đích. Bài viết hệ thống cách phân loại, bộ hồ sơ, quy trình và điểm kiểm soát cho hàng mẫu, hàng không nhằm mục đích thương mại và quà biếu nhập khẩu vào Việt Nam.
TÓM TẮT NHANH
Invoice ghi “No charge” không làm trị giá hải quan bằng 0; cần cơ sở xác định giá và chứng từ chứng minh.
Đây là cách gọi vận hành cho giao dịch không nhằm mua bán; thuế và chính sách vẫn xét theo từng hàng hóa.
Hàng mẫu có trị giá hải quan không quá 50.000 đồng hoặc đã xử lý để không thể mua bán, sử dụng ngoài mục đích làm mẫu mới thuộc trường hợp miễn thuế nhập khẩu tại Điều 27 NĐ 134.
Tổ chức nhận quà cần có văn bản biếu tặng và kiểm tra định mức, số lần, loại hàng cùng các điều kiện của Điều 8 NĐ 134.
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp nhận hàng mẫu, ấn phẩm quảng cáo miễn phí, linh kiện gửi thử, thiết bị demo, quà biếu hoặc hàng không phát sinh nghĩa vụ thanh toán, vận chuyển bằng đường biển, hàng không, bưu chính hoặc chuyển phát nhanh vào Việt Nam.
GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ
| Thuật ngữ | Giải nghĩa vận hành | Điểm cần kiểm soát |
|---|---|---|
| Commercial sample – Hàng mẫu thương mại | Hàng dùng để đánh giá, thử nghiệm, giới thiệu hoặc làm mẫu đối chiếu. | Không mặc nhiên miễn thuế; phải chứng minh mục đích và điều kiện Điều 27 nếu đề nghị miễn. |
| Non-commercial goods – Hàng không nhằm mục đích thương mại | Hàng không hình thành từ giao dịch mua bán thông thường. | Không đồng nghĩa không có trị giá, không chịu thuế hoặc không phải kiểm tra chuyên ngành. |
| Gift/Donation – Quà biếu, quà tặng | Hàng được chuyển giao không yêu cầu thanh toán hoặc đối ứng. | Cần thư/văn bản biếu tặng, đối tượng nhận, định mức và tần suất. |
| Pro forma/Non-commercial invoice | Chứng từ mô tả hàng và trị giá tham chiếu khi không có hóa đơn bán hàng. | Phải thể hiện tên hàng, model, số lượng, đơn giá tham chiếu, tổng trị giá, điều kiện giao hàng và lý do không thanh toán. |
| Customs value – Trị giá hải quan | Trị giá dùng cho tính thuế và thống kê hải quan. | Không được tự ghi bằng 0 chỉ vì hàng miễn phí. |
BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH
Hải quan không quyết định thủ tục chỉ theo nhãn “sample”, “gift”, “free of charge” hoặc “no commercial value” trên kiện hàng. Việc xử lý dựa trên bản chất giao dịch, người gửi – người nhận, mô tả và công dụng thực tế, khả năng tiêu dùng hoặc mua bán, trị giá, mã HS, phương thức vận chuyển và chính sách của mặt hàng.
Doanh nghiệp cần tách bốn quyết định: (1) hàng có được phép nhập; (2) người khai và phương thức khai phù hợp; (3) hồ sơ chuyên ngành phải có; (4) có đủ điều kiện miễn thuế nhập khẩu hay phải nộp thuế. “Không thanh toán” chỉ mô tả quan hệ thương mại, không tự trả lời bốn quyết định này.
| Nhóm hàng | Dấu hiệu nhận diện | Cách xử lý sơ bộ | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Hàng mẫu còn nguyên công năng | Sản phẩm hoàn chỉnh, có thể sử dụng, tiêu dùng hoặc bán lại. | Đánh giá như hàng nhập khẩu thông thường nếu không đáp ứng điều kiện cụ thể tại Điều 27. | Chỉ ghi “sample” nhưng thiếu căn cứ miễn; trị giá khai thấp hơn dữ liệu tham chiếu. |
| Hàng mẫu đã vô hiệu hóa | Đã cắt, khoan, đánh dấu hoặc xử lý để không thể mua bán hay sử dụng ngoài mục đích làm mẫu. | Có thể đề nghị miễn thuế nhập khẩu nếu hồ sơ và hiện trạng chứng minh đúng điều kiện. | Mức xử lý chưa đủ hoặc ảnh, biên bản không chứng minh được tình trạng. |
| Ấn phẩm quảng cáo miễn phí | Catalogue, tờ rơi hoặc ấn phẩm thuộc Chương 49, phát hành miễn phí. | Chỉ xem xét theo Điều 27 khi đáp ứng đúng điều kiện về chủng loại, số lượng hoặc trọng lượng của từng lần nhập. | Suy rộng miễn thuế cho mọi vật phẩm quảng cáo hoặc hàng khuyến mại. |
| Quà biếu, quà tặng | Có quan hệ tặng – nhận, không phát sinh nghĩa vụ thanh toán hoặc đối ứng. | Đối chiếu đối tượng nhận, loại hàng, định mức trị giá/thuế, số lần và hồ sơ tại Điều 8. | Nhầm quà tặng với hàng khuyến mại, tài trợ, thanh toán bằng hiện vật hoặc giao dịch che giấu mua bán. |
| Hàng gửi thử nghiệm/R&D | Dùng kiểm nghiệm, nghiên cứu, đánh giá chất lượng hoặc xác nhận tương thích. | Rà HS, trị giá, chính sách chuyên ngành và kế hoạch quản lý sau nhập; không mặc nhiên miễn thuế. | Thiếu giấy phép, đăng ký kiểm tra hoặc bằng chứng mục đích sử dụng. |
HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA
| Tài liệu/dữ liệu | Bên chuẩn bị | Nội dung phải có | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|---|
| Tờ khai hải quan | Người nhập khẩu/người khai hợp pháp | Đúng chủ thể, loại hình/chỉ tiêu khai, mã HS, trị giá, thuế và giấy phép. | Đăng ký và xử lý thủ tục trên hệ thống. |
| Pro forma hoặc non-commercial invoice | Người gửi/Supplier | Tên hàng, model, số lượng, đơn giá tham chiếu, tổng trị giá, tiền tệ, điều kiện giao hàng và lý do không thanh toán. | Khai trị giá và đối chiếu các chứng từ vận tải, đóng gói. |
| Packing List | Người gửi | Số kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng, serial/lot nếu có. | Kiểm tra thực tế và giao nhận. |
| B/L, AWB hoặc chứng từ bưu chính | Carrier/Forwarder/đơn vị chuyển phát | Shipper, Consignee, hành trình, số kiện, trọng lượng và số tham chiếu. | Xác định lô hàng, manifest và địa điểm xử lý. |
| Gift agreement/letter hoặc tài liệu tặng – nhận | Bên tặng và bên nhận | Chủ thể, lý do tặng, danh mục hàng, trị giá, mục đích, xác nhận không thanh toán; kèm chấp thuận tiếp nhận nếu thuộc trường hợp đặc biệt. | Chứng minh bản chất quà biếu và căn cứ xem xét miễn thuế. |
| Tài liệu kỹ thuật, ảnh và biên bản tình trạng mẫu | Supplier và người nhập khẩu | Cấu tạo, công dụng, tình trạng vô hiệu hóa, số lượng, mục đích thử nghiệm và kế hoạch sử dụng. | Xác định HS, chính sách và điều kiện hàng mẫu. |
| Giấy phép/kết quả chuyên ngành | Người nhập khẩu/cơ quan chuyên ngành | Đúng mặt hàng, model, lô, số lượng, mục đích và thời hạn. | Điều kiện nhập khẩu hoặc thông quan. |
| Hồ sơ xác định trị giá | Người nhập khẩu | Giá hàng giống/tương tự, catalogue, báo giá, chứng từ vận tải – bảo hiểm và thư giải trình. | Chứng minh trị giá hải quan dù không có giao dịch thanh toán. |
| Sổ theo dõi miễn thuế quà biếu | Người nộp thuế/người nhận | Ngày tờ khai, người tặng, trị giá, số thuế, căn cứ miễn và số lần trong năm. | Kiểm soát giới hạn tần suất và tránh áp dụng trùng. |
QUY TRÌNH THỰC HIỆN
| Bước | Thao tác chính | Điểm khóa | Đầu ra |
|---|---|---|---|
| 1. Xác định bản chất | Phân biệt mẫu, quà tặng, hàng thử nghiệm hay giao dịch có đối ứng. | Không chỉ dựa vào dòng “No commercial value”. | Biên bản phân loại mục đích nhập. |
| 2. Kiểm tra chính sách mặt hàng | Xác định HS dự kiến, hàng cấm/tạm ngừng/giấy phép/kiểm tra chuyên ngành. | Chính sách áp theo bản chất hàng, không theo việc có thanh toán. | Ma trận chính sách và hồ sơ còn thiếu. |
| 3. Xác định trị giá và thuế | Lập trị giá tham chiếu; đối chiếu điều kiện miễn thuế hàng mẫu hoặc quà tặng. | Không mặc định trị giá 0 hoặc miễn toàn bộ sắc thuế. | Bảng tính thuế và căn cứ miễn nếu có. |
| 4. Chuẩn hóa chứng từ | Khớp người gửi/nhận, tên hàng, model, số lượng, trọng lượng và trị giá. | Khóa bản invoice/packing list dùng khai. | Bộ chứng từ khai báo đã phê duyệt. |
| 5. Đăng ký tờ khai | Khai tại địa điểm/phương thức phù hợp với đường vận chuyển và người khai. | Chỉ truyền khi giấy phép, trị giá và mục đích đã được duyệt. | Tờ khai được tiếp nhận và phân luồng. |
| 6. Kiểm tra – nộp thuế – thông quan | Nộp/xuất trình hồ sơ, giải trình, kiểm hóa nếu yêu cầu; hoàn thành nghĩa vụ thuế. | Theo dõi điều kiện miễn và quyết định của cơ quan hải quan. | Hàng được thông quan/giải phóng theo quy định. |
| 7. Quản lý sau nhập khẩu | Lưu hồ sơ, theo dõi sử dụng, thử nghiệm, tiêu hủy hoặc thay đổi mục đích. | Nếu bán/chuyển mục đích, phải đánh giá nghĩa vụ khai và thuế phát sinh. | Audit trail hoàn chỉnh cho từng lô. |
THUẾ VÀ ĐIỀU KIỆN MIỄN
1. Hàng mẫu
Khoản 1 Điều 27 Nghị định 134/2016/NĐ-CP quy định miễn thuế nhập khẩu đối với hàng mẫu, ảnh/phim về hàng mẫu hoặc mô hình thay thế khi trị giá hải quan không vượt quá 50.000 đồng, hoặc hàng đã được xử lý để không thể mua bán hay sử dụng và chỉ còn chức năng làm mẫu. Hàng có giá trị cao nhưng còn nguyên công năng không được miễn chỉ vì invoice ghi “sample” hoặc “free of charge”.
2. Ấn phẩm quảng cáo miễn phí
Điều 27 còn quy định một số ấn phẩm quảng cáo thuộc Chương 49 được phát miễn phí có thể được miễn thuế trong giới hạn về chủng loại, số lượng hoặc trọng lượng của mỗi lần nhập. Đây là trường hợp được liệt kê cụ thể, không phải căn cứ miễn cho mọi quà quảng cáo, hàng khuyến mại hoặc sản phẩm dùng thử.
3. Quà biếu, quà tặng thông thường
Điều 8 Nghị định 134 quy định định mức đối với quà biếu, quà tặng thông thường: trị giá hải quan không quá 2.000.000 đồng, hoặc trị giá cao hơn nhưng tổng số tiền thuế nhập khẩu phải nộp dưới 200.000 đồng, tối đa 04 lần/năm. Hàng phải đáp ứng điều kiện về chính sách nhập khẩu; nhóm hàng cấm, tạm ngừng và phần lớn hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt không thuộc cơ chế miễn thông thường này.
Khi quà biếu vượt định mức, pháp luật thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu quy định thuế nhập khẩu được tính đối với phần trị giá vượt định mức, trừ trường hợp đặc biệt có cơ chế riêng. Doanh nghiệp cần tính theo hồ sơ thực tế, không tự tách nhỏ lô hoặc thay đổi người nhận để né giới hạn.
4. Quà tặng cho đối tượng đặc biệt
Sau sửa đổi tại Nghị định 18/2021/NĐ-CP, quà tặng cho cơ quan, tổ chức được ngân sách nhà nước bảo đảm kinh phí và được cơ quan có thẩm quyền cho phép tiếp nhận, hoặc quà vì mục đích nhân đạo, từ thiện, có thể được xem xét miễn toàn bộ trị giá nhưng vẫn giới hạn tối đa 04 lần/năm và phải có hồ sơ chứng minh đúng đối tượng, mục đích và việc tiếp nhận.
CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH THEO NHÓM HÀNG
| Nhóm hàng mẫu/quà tặng | Hồ sơ cần rà thêm | Điểm rủi ro |
|---|---|---|
| Mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe | Công bố/đăng ký, kiểm tra an toàn, nhãn, thành phần, hạn dùng. | Số lượng nhỏ hoặc tặng miễn phí không tự loại trừ quản lý chuyên ngành. |
| Thiết bị y tế, dược phẩm | Phân loại, giấy phép/đăng ký lưu hành hoặc cơ chế nhập mẫu phục vụ thử nghiệm nếu có. | Không khai chung “medical sample”; phải mô tả chính xác. |
| Máy móc, linh kiện điện tử | Catalogue, model, công suất, tình trạng mới/cũ, pin/ắc quy, tần số vô tuyến. | Có thể vướng cấm máy cũ, kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng hoặc giấy phép tần số. |
| Hóa chất, mẫu phòng thí nghiệm | CAS, SDS, thành phần, nồng độ, mục đích sử dụng, khai báo/giấy phép hóa chất. | “Sample” không thay thế nghĩa vụ an toàn và khai báo hóa chất. |
| Quà tặng có rượu, thuốc lá hoặc hàng chịu TTĐB | Định lượng, nhãn, giấy phép và chính sách thuế. | Điều 8 loại trừ phần lớn hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt khỏi miễn thuế quà tặng. |
RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP
| Lỗi | Nguyên nhân | Hệ quả có thể phát sinh | Biện pháp kiểm soát |
|---|---|---|---|
| Ghi trị giá 0 | Hiểu “no charge” là không có trị giá hải quan. | Bị yêu cầu giải trình, xác định lại trị giá và thuế. | Chuẩn bị giá tham chiếu cùng cấu phần vận tải, bảo hiểm liên quan. |
| Dùng “phi mậu dịch” như một loại miễn chung | Không tách bản chất hàng mẫu, quà tặng, thử nghiệm hay quảng cáo. | Khai sai chỉ tiêu, căn cứ miễn hoặc hồ sơ chuyên ngành. | Ban hành biên bản xác định mục đích và cơ sở pháp lý cho từng lô. |
| Khai hàng mẫu nhưng còn nguyên công năng | Không kiểm tra điều kiện cụ thể của Điều 27. | Không được chấp nhận miễn; có thể phải khai bổ sung và nộp thuế. | Lưu ảnh, biên bản vô hiệu hóa; nếu không đáp ứng thì khai thuế theo thực tế. |
| Quà tặng thiếu hồ sơ tặng – nhận | Chỉ dùng email hoặc ghi chú trên invoice. | Không đủ bằng chứng về bản chất, người nhận và điều kiện miễn. | Chuẩn bị gift agreement/letter và tài liệu chấp thuận tiếp nhận khi áp dụng. |
| Không theo dõi 04 lần/năm | Hồ sơ nằm rải rác theo phòng ban hoặc đơn vị chuyển phát. | Áp dụng miễn trùng, bị truy thu hoặc phải giải trình. | Dùng sổ theo dõi theo người nộp thuế/người nhận và số tờ khai. |
| Bỏ qua chính sách chuyên ngành | Cho rằng số lượng nhỏ, không bán nên được miễn. | Hàng bị giữ, yêu cầu giấy phép/kiểm tra hoặc buộc tái xuất. | Rà HS và quy định của bộ quản lý trước khi gửi hàng. |
| Bán, chuyển giao hoặc đổi mục đích sau thông quan | Không có quy trình quản lý sử dụng sau nhập. | Có thể phát sinh khai báo, thuế, hóa đơn hoặc thủ tục chuyên ngành bổ sung. | Đánh giá nghĩa vụ trước khi xử lý; lưu shipment ID, người sử dụng và quyết định phê duyệt. |
CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU
| Văn bản/nguồn | Tình trạng | Vai trò áp dụng |
|---|---|---|
| Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH – Luật Hải quan | Ban hành 23/03/2026 | Khung chung về người khai, hồ sơ, khai báo, kiểm tra và thông quan. |
| Nghị định 08/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP | NĐ 167 hiệu lực 15/08/2025 | Quy định chi tiết tổ chức và thực hiện thủ tục hải quan. |
| Thông tư 38/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC | TT 121 hiệu lực 01/02/2026 | Hồ sơ, chỉ tiêu khai, kiểm tra và quản lý thuế đối với hàng xuất nhập khẩu. |
| Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 107/2016/QH13, được sửa đổi có liên quan | Đang áp dụng | Nguyên tắc chịu thuế, miễn thuế và xử lý phần trị giá vượt định mức. |
| Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Nghị định 18/2021/NĐ-CP | NĐ 18 hiệu lực 25/04/2021 | Điều 8 quy định quà biếu, quà tặng; Điều 27 liệt kê các trường hợp hàng không nhằm mục đích thương mại được miễn thuế. |
| Nghị định 182/2025/NĐ-CP | Hiệu lực 01/07/2025 | Sửa đổi một số nội dung của NĐ 134 nhưng không thay đổi các định mức nêu tại Điều 8 và Điều 27; không được dùng để suy rộng miễn thuế. |
Luật Hải quan hợp nhất · Nghị định 167/2025/NĐ-CP · Thông tư 121/2025/TT-BTC · Nghị định 134/2016/NĐ-CP · Nghị định 18/2021/NĐ-CP · Nghị định 182/2025/NĐ-CP
FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP
Invoice ghi “No commercial value” có được khai trị giá 0 không?
Không. Cụm từ này chỉ thể hiện không có giao dịch bán hàng; người khai vẫn phải xác định và chứng minh trị giá hải quan bằng dữ liệu phù hợp.
Hàng mẫu trị giá 500 USD có được miễn thuế không?
Không thể kết luận chỉ từ tên “sample”. Hàng có thể được xem xét nếu đã xử lý để không thể mua bán hoặc sử dụng ngoài mục đích làm mẫu; nếu còn nguyên công năng và không đáp ứng Điều 27 thì phải tính thuế theo hồ sơ thực tế.
“Hàng phi mậu dịch” có phải một loại hình tờ khai cố định không?
Không. Đây là cách gọi vận hành. Chỉ tiêu khai, người khai, hồ sơ và phương thức xử lý phải chọn theo bản chất giao dịch, đường vận chuyển, đối tượng nhận và quy định đang áp dụng.
Quà tặng của đối tác gửi cho công ty cần chứng từ gì?
Tối thiểu cần tài liệu tặng – nhận thể hiện rõ chủ thể, danh mục, trị giá, mục đích và việc không thanh toán; trường hợp đặc biệt còn cần văn bản chấp thuận tiếp nhận hoặc bằng chứng nhân đạo, từ thiện.
Hàng không nhằm mục đích thương mại có phải kiểm tra chất lượng không?
Có thể phải kiểm tra. Việc miễn hoặc giảm phụ thuộc quy định chuyên ngành của từng mặt hàng và mục đích nhập, không phụ thuộc riêng vào nhãn “phi mậu dịch”.
Quà vượt định mức phải nộp thuế trên toàn bộ trị giá không?
Đối với cơ chế quà biếu thông thường, thuế nhập khẩu được xác định trên phần trị giá vượt định mức theo quy định; các sắc thuế khác và trường hợp đặc biệt phải được tính riêng theo hồ sơ thực tế.
Sau khi nhập hàng mẫu có được bán hoặc chuyển cho bên khác không?
Chỉ nên thực hiện sau khi đánh giá liệu có phải khai thay đổi mục đích, nộp bổ sung thuế, lập hóa đơn hoặc hoàn thành thủ tục chuyên ngành. Không mặc định hàng đã thông quan có thể tự do chuyển đổi mục đích.
English
中文 (中国)
CẦN RÀ SOÁT THỦ TỤC HOẶC PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi trước tên hàng, tuyến vận chuyển, hồ sơ hiện có hoặc yêu cầu triển khai để được định hướng phương án phù hợp, đúng trọng tâm và bám sát thực tế lô hàng.
Thủ tục nhập khẩu Trà xanh / Ô long: HS, thuế, kiểm dịch, ATTP, C/O và nhãn
Thủ tục nhập khẩu quế / hồi / thảo mộc khô 2026: HS 0906–0909–0910, KDTV, ATTP, C/O, VAT và nhãn
Thủ tục nhập khẩu măng khô: HS 0712.90.90, kiểm dịch, ATTP, thuế & C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu mộc nhĩ / nấm tuyết khô: HS 0712.32.00 – 0712.33.00, kiểm dịch, ATTP, thuế & C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu nấm hương khô 2026: HS 0712.34.00, thuế, KDTV, ATTP, C/O, VAT và nhãn
Thủ tục nhập khẩu Kỷ tử khô: HS, thuế, kiểm dịch, ATTP, C/O và nhánh dược liệu
Thủ tục nhập khẩu Long nhãn khô: HS 0813.40.10, kiểm dịch thực vật, ATTP và thuế 2026
Thủ tục nhập khẩu nấm hương khô 2026: HS 0712.34.00, thuế, KDTV, ATTP, C/O, VAT và nhãn
Thủ tục nhập khẩu mộc nhĩ / nấm tuyết khô: HS 0712.32.00 – 0712.33.00, kiểm dịch, ATTP, thuế & C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu Hạt bí sống / rang: HS, thuế, kiểm dịch, ATTP, C/O và hồ sơ
Thủ tục nhập khẩu nho khô / raisin 2026: HS 0806.20.00, thuế, KDTV, ATTP, C/O, VAT và nhãn
Thủ tục nhập khẩu Đậu phộng sống / rang: HS Code, kiểm dịch, ATTP, C/O và thuế 2026
Thủ tục nhập khẩu táo tàu / táo đỏ khô: HS 0813.40.90, kiểm dịch, ATTP, thuế & C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu hạnh nhân sống / nhân hạnh nhân: HS 0802.12.90, kiểm dịch thực vật, ATTP và thuế 2026
Thủ tục nhập khẩu Hạt hướng dương rang/tẩm vị: HS, thuế, ATTP, C/O và hồ sơ