Hệ thống lạnh (refrigerating system – tổ hợp thiết bị tạo, truyền và kiểm soát lạnh) là nhóm hàng dễ phát sinh rủi ro vì vừa liên quan đến HS Code, vừa có thể chạm đến quản lý an toàn lao động, quản lý an toàn lao động/QCVN 21, môi chất lạnh và tình trạng máy móc đã qua sử dụng. Nếu chỉ ghi tên hàng chung là “cooling system”, “refrigeration unit”, “chiller” hoặc “cold room equipment” mà không làm rõ công suất, môi chất lạnh, lượng nạp, cấu phần nhập khẩu và mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung catalogue, đổi mã HS, bổ sung hồ sơ QCVN 21/chứng nhận hợp quy, kiểm định an toàn hoặc giải trình chính sách sau ETA.

Bài viết này cung cấp bản đồ E2E (End-to-End – quy trình từ đầu đến cuối) cho lô hàng hệ thống lạnh: phạm vi áp dụng, nhận diện kỹ thuật, mã HS, thuế, C/O, chính sách an toàn lao động, hồ sơ thông quan, checklist trước ETA (Estimated Time of Arrival – thời gian dự kiến hàng đến) và các điểm quyết định có thể làm lô hàng bị giữ.

HS trọng tâm8418.61 / 8418.69 / 8418.99

MFN tham khảo0%–10% tùy mã và cấu hình

Rủi ro chínhmôi chất lạnh, lượng nạp, hàng nhóm 2, hàng cũ và nhầm sang nhóm điều hòa 84.15.

BẢNG QUICK FACT

Hạng mục	Nội dung cần rà soát	Ghi chú vận hành
Sản phẩm	Hệ thống lạnh dùng cho kho lạnh, nhà máy, dây chuyền chế biến, bảo quản, làm lạnh nước/chất tải lạnh hoặc cấp lạnh công nghiệp.	Không tự động áp dụng cho tủ lạnh gia dụng, điều hòa không khí, compressor rời, bình chịu áp độc lập hoặc đường ống riêng lẻ.
HS tham khảo	8418.61.00, 8418.69.41, 8418.69.49, 8418.69.50, 8418.69.90, 8418.99.10, 8418.99.90.	Chốt theo công năng, công suất lạnh, có phải chiller/bơm nhiệt/thiết bị sản xuất đá/bộ phận hay không.
MFN tham khảo	10% cho nhiều thiết bị làm lạnh khác thuộc 8418.61/8418.69; 3% cho thiết bị sản xuất đá vảy; 0% cho một số bộ phận 8418.99.	Phải kiểm tra biểu thuế tại ngày mở tờ khai.
Thuế thông thường	Cụ thể theo nguyên tắc nghiệp vụ: 15% nếu MFN 10%; 4,5% nếu MFN 3%; 0% nếu MFN 0% theo nguyên tắc 150% MFN, trừ khi biểu thuế thông thường hiện hành quy định riêng.	Vẫn phải đối chiếu Quyết định 15/2023/QĐ-TTg và biểu thuế tại ngày mở tờ khai.
VAT	Mức gốc thường rà soát: 10%; giai đoạn 01/07/2025–31/12/2026 có thể rà soát 8% nếu hàng không thuộc nhóm loại trừ theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP.	Phải đối chiếu phụ lục loại trừ và thời điểm mở tờ khai.
C/O	Có thể hưởng ưu đãi đặc biệt, nhiều FTA về 0% nếu C/O hợp lệ và đáp ứng quy tắc xuất xứ.	Cần kiểm form C/O, tiêu chí xuất xứ, mô tả hàng, mã HS và vận chuyển trực tiếp.
Chính sách chuyên ngành	Nếu sử dụng môi chất lạnh nhóm B1, B2L, B2, B3, A2, A3 hoặc nhóm A2L từ 05kg trở lên, cần rà soát cơ chế quản lý theo Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH và QCVN 21:2015/BLĐTBXH, gồm hồ sơ kỹ thuật, chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy và kiểm định an toàn trước khi đưa vào sử dụng nếu áp dụng.	Phải xem SDS môi chất lạnh, nameplate, lượng nạp, catalogue và cấu hình nhập khẩu.
Hàng đã qua sử dụng	Do thuộc Chương 84, nếu là máy móc/thiết bị đã qua sử dụng nhập để sản xuất tại Việt Nam thì phải rà soát Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.	Không mua/ship hàng cũ trước khi có phương án giám định và điều kiện tuổi thiết bị.

Lưu ý pháp lý: Bài viết áp dụng cho mặt hàng hệ thống lạnh ở góc độ thủ tục nhập khẩu. Do chính sách phụ thuộc vào cấu hình thực tế, môi chất lạnh, lượng nạp, công suất, tình trạng hàng mới/cũ và cách nhập khẩu nguyên hệ thống hay từng phần, doanh nghiệp cần rà soát theo catalogue, datasheet, model, sơ đồ hệ thống, SDS môi chất lạnh và mục đích sử dụng thực tế.

Điểm cần chốt thêm: Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH liệt kê hệ thống lạnh tại nhóm sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 của Bộ LĐTBXH với các mã 8415 và 8418 tương ứng. QCVN 21:2015/BLĐTBXH đồng thời quy định điều kiện an toàn đối với hệ thống lạnh nhập khẩu, lắp đặt và sử dụng. Vì vậy không được ghi chung là “miễn toàn bộ thủ tục chuyên ngành”; phải đối chiếu đồng thời danh mục, QCVN và hồ sơ thực tế.

Phân nhánh HS: bài này ưu tiên xử lý hệ thống lạnh công nghiệp nhóm 84.18. Nếu catalogue thể hiện bản chất là máy điều hòa không khí hoặc hệ thống điều hòa trung tâm, cần chuyển nhánh rà soát sang 84.15.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho

Hệ thống lạnh công nghiệp/kho lạnh nhập khẩu dạng đồng bộ hoặc theo cụm thiết bị.
Chiller, thiết bị làm lạnh nước, cụm ngưng tụ, cụm bay hơi, cụm máy nén – dàn ngưng – dàn bay hơi nếu nhập như một giải pháp lạnh.
Hệ thống lạnh dùng cho nhà máy, kho bảo quản, dây chuyền chế biến, logistics lạnh hoặc EPE/FDI.

Không tự động áp dụng cho

Máy điều hòa không khí thuộc nhóm 84.15.
Tủ lạnh/tủ đông gia dụng có phân nhóm riêng trong 8418.10–8418.40.
Máy nén rời, bình chịu áp lực rời, bồn chứa khí, tủ điện điều khiển hoặc đường ống nhập riêng.
Hàng refurbished, hàng dự án tháo dỡ, hàng mẫu/thử nghiệm hoặc hàng bảo hành chưa có hồ sơ kỹ thuật đầy đủ.

Cần rà soát theo catalogue, datasheet, model và mục đích nhập khẩu thực tế. Nếu hệ thống có môi chất lạnh sẵn trong máy, bình chứa môi chất rời, module điều khiển không dây, tủ điện tích hợp, bình chịu áp hoặc đường ống áp lực, từng cấu phần có thể phát sinh chính sách riêng.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN HÀNG HÓA

Nhận diện kỹ thuật

Công năng chính: làm lạnh/kết đông/làm lạnh nước/chất tải lạnh hay bơm nhiệt.
Cấu phần: compressor, condenser, evaporator, expansion valve, receiver, control cabinet, sensor, pipe rack.
Công suất lạnh: đặc biệt mốc 21,10 kW đối với thiết bị làm lạnh nước.
Môi chất lạnh: NH3, CO2, HFC/HFO, Freon, hydrocarbon hoặc hỗn hợp; nhóm an toàn theo TCVN 6739:2015.
Lượng nạp: cần xác định rõ nếu thuộc nhóm A2L từ 05kg trở lên hoặc nhóm nguy cơ cao.

Chứng từ cần có trước khi chốt HS

Catalogue/datasheet thể hiện công suất lạnh, môi chất, lượng nạp và nguyên lý hoạt động.
Layout/sơ đồ P&ID nếu nhập theo hệ thống.
BOM/packing list chi tiết từng module.
Ảnh nameplate của máy nén, chiller, cụm ngưng tụ, bình chứa, tủ điều khiển.
SDS/MSDS của môi chất lạnh nếu có nạp sẵn hoặc nhập kèm.

TIÊU CHÍ NHẬN DIỆN KỸ THUẬT

Tiêu chí cần kiểm tra	Tài liệu cần đối chiếu	Rủi ro nếu mô tả sai	Gợi ý cách ghi tên hàng trên chứng từ/tờ khai
Công năng chính	Catalogue, manual, thuyết minh công nghệ.	Nhầm giữa hệ thống lạnh, điều hòa không khí, bơm nhiệt hoặc bộ phận.	“Industrial refrigerating system/chiller, model…, capacity…, refrigerant…”
Công suất lạnh	Datasheet, nameplate.	Sai nhánh HS, đặc biệt với thiết bị làm lạnh nước trên 21,10 kW.	Ghi rõ công suất lạnh kW/RT, dải nhiệt độ vận hành.
Môi chất lạnh và lượng nạp	SDS, catalogue, nameplate, charging record.	Không phát hiện hàng nhóm 2/an toàn lao động hoặc hóa chất/môi chất bị kiểm soát.	Ghi rõ loại môi chất, nhóm an toàn, có/không nạp sẵn.
Cấu phần nhập khẩu	BOM, packing list, layout.	Áp một mã chung cho hàng rời hoặc thiếu phân tích bộ phận.	Tách dòng hàng theo module nếu nhập rời: chiller, condenser, evaporator, control panel.
Tình trạng hàng	Contract, invoice, ảnh máy, chứng thư giám định.	Hàng cũ/refurbished nhưng khai như hàng mới, vướng Quyết định 18.	Ghi “brand new 100%” hoặc mô tả đúng tình trạng thực tế.
Thiết bị áp lực đi kèm	P&ID, nameplate receiver/vessel, pressure rating.	Bỏ sót bình chịu áp, van an toàn, đường ống áp lực cần kiểm định.	Mô tả riêng bình chứa/pressure vessel nếu nhập rời hoặc là cấu phần quan trọng.

Việc gọi tên hàng chung chung có thể dẫn đến áp sai mã HS, sai chính sách chuyên ngành, sai QCVN/TCVN, sai hồ sơ kiểm định an toàn lao động và sai nhãn hàng hóa khi lưu thông hoặc lắp đặt vận hành.

HS CODE – THUẾ – C/O

Hệ thống lạnh thường được rà soát trong nhóm 84.18: tủ lạnh, tủ kết đông và thiết bị làm lạnh hoặc kết đông khác, loại dùng điện hoặc loại khác; bơm nhiệt trừ máy điều hòa không khí thuộc nhóm 84.15. Tuy nhiên, việc phân loại phải dựa trên công năng, cấu tạo, công suất, cách nhập khẩu nguyên hệ thống hay rời bộ phận, và có phải thiết bị điều hòa không khí hay không.

Mã HS tham khảo	Điều kiện áp dụng	MFN tham khảo	Thuế thông thường tham khảo	VAT tham khảo	FTA/C/O	Rủi ro khi áp sai	Hồ sơ cần đối chiếu
8418.61.00	Bơm nhiệt, trừ máy điều hòa không khí nhóm 84.15.	10%	15%	10% hoặc rà soát 8% nếu đủ điều kiện giảm VAT.	Có thể 0% theo một số FTA nếu C/O hợp lệ.	Nhầm sang điều hòa không khí hoặc chiller.	Catalogue, nguyên lý hoạt động, công năng heat pump.
8418.69.41	Thiết bị làm lạnh nước công suất trên 21,10 kW, dùng cho máy điều hòa không khí.	10%	15%	10%/8% tùy thời điểm và điều kiện.	Rà soát theo FTA/C/O.	Nhầm mục đích dùng cho AC với loại khác.	Datasheet, application note, công suất lạnh.
8418.69.49	Thiết bị làm lạnh nước công suất trên 21,10 kW, loại khác.	10%	15%	10%/8%.	Có thể 0% theo FTA nếu đủ điều kiện.	Không chứng minh được công suất hoặc mục đích dùng.	Datasheet, nameplate, catalogue.
8418.69.50	Thiết bị sản xuất đá vảy.	3%	4,5%	10%/8%.	Rà soát FTA theo nước xuất khẩu.	Nhầm với máy làm lạnh nước/thiết bị đông lạnh khác.	Catalogue, hình ảnh, quy trình sản xuất đá.
8418.69.90	Thiết bị làm lạnh/kết đông khác, loại khác.	10%	15%	10%/8%.	Có thể 0% theo nhiều FTA nếu C/O hợp lệ.	Dùng mã “loại khác” khi chưa đủ hồ sơ, dễ bị hỏi.	Catalogue, P&ID, BOM, công suất, môi chất.
8418.99.10	Thiết bị làm bay hơi hoặc ngưng tụ, là bộ phận của hệ thống lạnh.	0%	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường hiện hành.	10%/8%.	Rà soát C/O theo mã bộ phận.	Khai bộ phận như hệ thống hoàn chỉnh hoặc ngược lại.	Packing list, BOM, chức năng bộ phận.
8418.99.90	Bộ phận khác của thiết bị lạnh.	0%	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường hiện hành.	10%/8%.	Rà soát FTA/C/O.	Không chứng minh được là bộ phận chuyên dùng.	Catalogue, part list, drawing.

Ghi chú về C/O: C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ) chỉ giúp hưởng thuế ưu đãi đặc biệt khi đúng form, đúng tiêu chí xuất xứ, đúng mô tả hàng, phù hợp mã HS và đáp ứng điều kiện vận chuyển trực tiếp. Với hệ thống nhập nhiều module, cần kiểm cả C/O cho từng dòng hàng nếu tách HS.

CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH ÁP DỤNG

MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Tình huống hàng hóa	Chính sách có thể áp dụng	Hồ sơ cần kiểm tra	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Thời điểm nên thực hiện	Ghi chú rủi ro
Hệ thống lạnh sử dụng môi chất nhóm B1/B2L/B2/B3/A2/A3 hoặc A2L từ 05kg trở lên	Hàng nhóm 2 thuộc quản lý Bộ LĐTBXH; rà soát Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH, QCVN 21:2015/BLĐTBXH, hồ sơ kỹ thuật, chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy và kiểm định an toàn trước khi đưa vào sử dụng nếu áp dụng.	Catalogue, SDS, lượng nạp, nameplate, chứng nhận/hồ sơ kỹ thuật.	Cục An toàn lao động/Sở LĐTBXH hoặc cổng xử lý theo quy định từng thời điểm.	Trước ETA, tốt nhất trước khi ship.	Thiếu lượng nạp hoặc nhóm môi chất có thể làm hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Hệ thống có bản chất điều hòa không khí hoặc chiller gắn trực tiếp với hệ thống điều hòa trung tâm	Không áp mặc định nhóm 84.18. Cần rà soát nhánh 84.15; Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH cũng liệt kê các mã 8415.81.91, 8415.81.94, 8415.81.99, 8415.82.91, 8415.82.99, 8415.83.91, 8415.83.99 trong nhóm hệ thống lạnh dùng môi chất tương ứng.	Catalogue, sơ đồ hệ thống, công năng điều hòa/làm lạnh, dải nhiệt, môi chất, lượng nạp.	Cục An toàn lao động/Sở LĐTBXH hoặc cơ quan/cổng xử lý theo quy định từng thời điểm.	Trước khi chốt HS và trước khi ship.	Nhầm 84.15 và 84.18 có thể làm sai HS, sai thuế và sai chính sách chuyên ngành.
Hệ thống lạnh mới, không thuộc nhóm môi chất/khối lượng nêu trên	Vẫn cần rà soát QCVN/TCVN, nhãn hàng hóa, HS, thuế và hồ sơ kỹ thuật.	Datasheet, manual, ảnh nhãn.	Cơ quan hải quan và cơ quan chuyên ngành nếu phát sinh.	Trước ETA.	Không được kết luận miễn chính sách nếu chưa có hồ sơ thực tế.
Thiết bị có môi chất lạnh bị kiểm soát hoặc nhập kèm bình môi chất	Rà soát quy định bảo vệ tầng ô-dôn/khí nhà kính được kiểm soát, hạn ngạch hoặc giấy phép nếu nhập môi chất riêng.	SDS, mã CAS, lượng khí, chứng từ bình khí, MSDS.	Bộ Nông nghiệp và Môi trường/cổng dịch vụ liên quan nếu áp dụng.	Trước khi đặt hàng.	Rủi ro lớn nếu nhập kèm gas nhưng chứng từ không tách rõ.
Hệ thống lạnh có bình chịu áp/bồn chứa/receiver	Rà soát an toàn lao động đối với thiết bị áp lực; kiểm định khi lắp đặt/sử dụng nếu thuộc ngưỡng.	P&ID, pressure rating, nameplate, test certificate.	Tổ chức kiểm định kỹ thuật an toàn lao động/Sở LĐTBXH.	Trước thông quan và trước vận hành.	Đường ống và bình áp lực có thể phát sinh yêu cầu riêng.
Hàng đã qua sử dụng/refurbished	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg về máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng thuộc Chương 84/85.	Chứng thư giám định, năm sản xuất, tiêu chuẩn, tình trạng máy.	Tổ chức giám định được chỉ định/thừa nhận; cơ quan hải quan.	Trước khi ký hợp đồng và trước khi ship.	Không đủ điều kiện tuổi thiết bị có thể không được nhập khẩu.
Nhập cho EPE/FDI/nhà máy hoặc dự án	Rà soát mục đích sử dụng, chứng từ đầu tư, miễn/không miễn thuế nếu có, hồ sơ lắp đặt và nghiệm thu.	Contract, PO, dự án, layout, hồ sơ kỹ thuật.	Cơ quan hải quan, ban quản lý khu công nghiệp nếu liên quan.	Trước mở tờ khai.	Cần kiểm soát đồng bộ giữa logistics, kỹ thuật và compliance.

VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Luật	Luật Hải quan 2014; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016; Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007; Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.	Quốc hội	Còn cần đối chiếu hiệu lực tại thời điểm áp dụng.	Nền tảng thủ tục hải quan, thuế, chất lượng hàng hóa và an toàn lao động.	Cần rà soát theo hồ sơ thực tế.	Không trích điều khoản nếu chưa cần xử lý vụ việc cụ thể.
Nghị định	Nghị định 44/2016/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực 01/07/2016.	Quy định hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động.	Rà soát khi hệ thống lạnh/thiết bị áp lực thuộc danh mục yêu cầu nghiêm ngặt.	Áp dụng chủ yếu ở giai đoạn sử dụng/lắp đặt và có thể ảnh hưởng hồ sơ nhập khẩu.
Thông tư	Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH	Bộ LĐTBXH	Hiệu lực 18/07/2021.	Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2; phân biệt nhóm phải kiểm tra nhà nước khi nhập khẩu và nhóm không phải kiểm tra nhà nước khi nhập khẩu, đồng thời vẫn phải đối chiếu QCVN áp dụng.	Hệ thống lạnh dùng môi chất nhóm B1/B2L/B2/B3/A2/A3 hoặc A2L từ 05kg; danh mục có các mã 8415.81.91, 8415.81.94, 8415.81.99, 8415.82.91, 8415.82.99, 8415.83.91, 8415.83.99, 8418.69.41, 8418.69.49, 8418.69.50, 8418.69.90, 8418.99.10.	Hệ thống lạnh nằm ở Mục II trong danh mục; không kết luận miễn/chưa miễn thủ tục nếu chưa đối chiếu QCVN 21 và cơ chế xử lý thực tế. Bài này ưu tiên nhóm 84.18; nếu hồ sơ rơi vào 84.15 phải chuyển hướng rà soát.
QCVN/Thông tư	Thông tư 50/2015/TT-BLĐTBXH ban hành QCVN 21:2015/BLĐTBXH	Bộ LĐTBXH	Hiệu lực 25/01/2016.	Quy chuẩn an toàn lao động đối với hệ thống lạnh.	Yêu cầu kỹ thuật, an toàn và quản lý đối với hệ thống lạnh.	Cần rà soát cùng TCVN 6104 và hồ sơ kiểm định.
Nghị định môi trường	Nghị định 06/2022/NĐ-CP và Nghị định 119/2025/NĐ-CP	Chính phủ	NĐ 06 hiệu lực 07/01/2022; NĐ 119 hiệu lực 01/08/2025.	Giảm nhẹ phát thải khí nhà kính và bảo vệ tầng ô-dôn.	Rà soát nếu nhập môi chất lạnh bị kiểm soát hoặc thiết bị có chứa môi chất thuộc phạm vi quản lý.	Không áp máy móc chung nếu không có môi chất thuộc diện quản lý.
Biểu thuế	Nghị định 26/2023/NĐ-CP; Nghị định 108/2025/NĐ-CP	Chính phủ	NĐ 26 hiệu lực 15/07/2023; NĐ 108 hiệu lực 19/05/2025.	Biểu thuế xuất khẩu, nhập khẩu ưu đãi.	Nhóm 84.18 và các mã liên quan.	Luôn kiểm tra tại ngày mở tờ khai.
Máy móc cũ	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg	Thủ tướng Chính phủ	Hiệu lực từ 15/06/2019.	Nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng Chương 84/85.	Tiêu chí tuổi thiết bị, hồ sơ giám định, mục đích nhập để sản xuất.	Chỉ áp nếu hàng là máy móc/thiết bị đã qua sử dụng thuộc phạm vi.
Nhãn hàng hóa	Nghị định 43/2017/NĐ-CP; Nghị định 111/2021/NĐ-CP.	Chính phủ	Cần đối chiếu hiệu lực.	Quy định nhãn hàng hóa và nhãn phụ tiếng Việt.	Tên hàng, xuất xứ, nhà sản xuất, thông số kỹ thuật, đơn vị chịu trách nhiệm.	Kiểm ảnh nhãn trước ETA.
VAT	Nghị quyết 204/2025/QH15; Nghị định 174/2025/NĐ-CP	Quốc hội; Chính phủ	Cùng có hiệu lực từ 01/07/2025; chính sách giảm VAT áp dụng trong giai đoạn 01/07/2025–31/12/2026.	Căn cứ rà soát mức VAT 8%/10% khi nhập khẩu.	Phụ lục hàng hóa/dịch vụ không được giảm VAT; thời điểm mở tờ khai.	Không áp cứng 8%; phải đối chiếu phụ lục loại trừ và hồ sơ thực tế.

XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC

Doanh nghiệp có thể tra cứu văn bản theo số hiệu trên Cổng văn bản pháp luật, Cổng thông tin điện tử Chính phủ hoặc website của cơ quan ban hành. Doanh nghiệp nên đối chiếu thêm trên Cổng văn bản pháp luật hoặc website cơ quan ban hành trước khi áp dụng.

Thông tư 50/2015/TT-BLĐTBXH Nghị định 44/2016/NĐ-CP Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH Nghị định 26/2023/NĐ-CP Nghị định 119/2025/NĐ-CP Nghị quyết 204/2025/QH15 Nghị định 174/2025/NĐ-CP

BỘ HỒ SƠ CHỨNG TỪ THÔNG QUAN

Bộ chứng từ thương mại

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại).
Packing List (phiếu đóng gói), nên tách từng module/cụm thiết bị.
Bill of Lading/Air Waybill (vận đơn đường biển/đường hàng không).
Sales Contract/Purchase Order nếu có.
C/O nếu doanh nghiệp xin ưu đãi thuế.
Catalogue/Datasheet, hình ảnh hàng hóa, nhãn gốc, model list/serial list.

Hồ sơ chuyên ngành nếu có

Hồ sơ QCVN 21:2015/BLĐTBXH: tài liệu kỹ thuật, sơ đồ hệ thống, hồ sơ chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy nếu áp dụng.
Hồ sơ đăng ký/kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận theo cơ chế xử lý thực tế nếu cơ quan/tổ chức chứng nhận yêu cầu.
Hồ sơ kiểm định kỹ thuật an toàn trước khi đưa hệ thống vào sử dụng nếu thuộc phạm vi QCVN 21.
SDS/MSDS môi chất lạnh, lượng nạp, mã CAS nếu có môi chất.
Hồ sơ thiết bị áp lực, pressure test certificate, P&ID nếu có bình/đường ống áp lực.
Chứng thư giám định máy móc cũ nếu là hàng đã qua sử dụng.
Hồ sơ nhãn hàng hóa/nhãn phụ tiếng Việt.

CHECKLIST HỒ SƠ THEO NGHIỆP VỤ

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Thương mại	Invoice, Packing List, Contract/PO.	Trị giá, số lượng, điều kiện giao hàng, mô tả hàng.	Buyer/Seller/Docs.	Ghi “refrigeration system” quá chung, không tách module.	Đối chiếu từng dòng hàng với BOM và HS dự kiến.
Vận tải	B/L/AWB, arrival notice, pre-alert.	Lấy D/O, khai manifest, mở tờ khai.	Forwarder/Carrier/Agent.	Sai số kiện/trọng lượng/kích thước OOG nếu hàng cồng kềnh.	So pre-alert với packing list, booking, ảnh đóng gói.
Kỹ thuật	Catalogue, datasheet, P&ID, BOM, nameplate.	Chốt HS, chính sách, kiểm tra chất lượng nếu có.	Supplier/Technical team/Procurement.	Thiếu công suất lạnh, môi chất, lượng nạp.	Yêu cầu PDF chính thức trước ETD/ETA.
Môi chất lạnh	SDS/MSDS, charging record, mã CAS, thông tin nhóm an toàn.	Rà soát môi trường, hóa chất, hàng nhóm 2.	Supplier/HSE/Compliance.	Không khai rõ có nạp sẵn hay nhập kèm bình gas.	Xin ảnh nameplate và chứng từ gas trước khi ship.
An toàn lao động	Hồ sơ QCVN 21, tài liệu kiểm định, pressure rating, test certificate.	Kiểm tra chất lượng, lắp đặt/vận hành.	Importer/Technical/Inspection body.	Đến khi hàng về mới phát hiện thuộc nhóm 2.	So môi chất/lượng nạp với Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH.
Xuất xứ	C/O, invoice bên thứ ba nếu có, vận tải đơn chở suốt.	Áp ưu đãi thuế FTA.	Seller/Exporter.	Sai mô tả module, sai HS, thiếu tiêu chí xuất xứ.	Kiểm C/O draft trước khi phát hành.

Quy tắc khớp hồ sơ: Tên hàng, số lượng, model, serial, xuất xứ, thông số kỹ thuật, công suất, môi chất lạnh và lượng nạp phải khớp giữa chứng từ thương mại, catalogue, nhãn hàng, hồ sơ chuyên ngành và tờ khai hải quan.

CÁC ĐIỂM QUYẾT ĐỊNH CÓ THỂ LÀM LÔ HÀNG BỊ GIỮ

Điểm quyết định	Câu hỏi cần trả lời	Tài liệu chứng minh	Hậu quả nếu không rõ	Cách xử lý khuyến nghị
HS đã đủ căn cứ chưa?	Hàng là chiller, heat pump, thiết bị sản xuất đá, hệ thống hoàn chỉnh hay bộ phận?	Catalogue, datasheet, BOM, P&ID.	Bị yêu cầu phân loại lại, điều chỉnh thuế hoặc tách dòng hàng.	Chuẩn bị bảng thuyết minh công năng và cấu phần.
Môi chất lạnh thuộc nhóm nào?	B1/B2L/B2/B3/A2/A3 hay A2L ≥ 05kg?	SDS, nameplate, charging record.	Không chuẩn bị đúng hồ sơ QCVN 21/chứng nhận/kiểm định đúng thời điểm.	Chốt môi chất/lượng nạp trước khi hàng rời cảng xuất.
Có nhập kèm gas/bình môi chất không?	Gas nạp sẵn trong máy hay bình rời?	Invoice, packing list, MSDS, ảnh đóng gói.	Vướng hóa chất/môi trường, sai khai báo.	Tách dòng chứng từ nếu có bình môi chất rời.
Hàng mới hay đã qua sử dụng?	Hàng brand new, refurbished hay tháo dỡ từ dự án?	Contract, invoice, chứng thư giám định, ảnh máy.	Vướng Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, có thể không đủ điều kiện nhập.	Không ship hàng cũ khi chưa có phương án giám định.
C/O có đủ điều kiện không?	Mô tả hàng, HS, tiêu chí xuất xứ và vận chuyển trực tiếp có phù hợp?	C/O, B/L, invoice, packing list.	Mất ưu đãi FTA hoặc bị xác minh xuất xứ.	Kiểm C/O nháp trước khi phát hành.
Nhãn/tem/hồ sơ sau thông quan	Hàng có cần nhãn phụ, tem kiểm định hoặc hồ sơ lưu theo lô không?	Ảnh nhãn, hồ sơ kiểm định, chứng từ nhập khẩu.	Rủi ro lưu thông/lắp đặt/vận hành sau thông quan.	Chuẩn bị hồ sơ nhãn và hồ sơ kỹ thuật ngay từ trước ETA.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Bước 1: Rà soát trước ETA

Chốt HS dự kiến, kiểm tra MFN/FTA/VAT, rà soát môi chất lạnh, lượng nạp, hàng nhóm 2, tình trạng mới/cũ, C/O, nhãn và khả năng phát sinh kiểm định an toàn lao động.

Bước 2: Khóa bộ chứng từ và tài liệu kỹ thuật

Đối chiếu Invoice, Packing List, B/L/AWB, catalogue, datasheet, P&ID, BOM, model list, nameplate và SDS môi chất lạnh.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có

Nếu thuộc phạm vi Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH, QCVN 21 hoặc có môi chất/thiết bị áp lực thuộc diện quản lý, cần chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, chứng nhận/kiểm định và phương án xử lý trước ETA để tránh hàng về mới bổ sung.

Bước 4: Mở tờ khai hải quan

Luồng Xanh cho thông quan theo điều kiện hệ thống; Luồng Vàng kiểm tra hồ sơ; Luồng Đỏ kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Điểm dễ bị hỏi: HS, trị giá, môi chất, C/O, hàng cũ, catalogue.

Bước 5: Thông quan – kéo hàng – hoàn tất sau thông quan

Lấy hàng về kho/công trình, kiểm nhãn, chuẩn bị hồ sơ kiểm định/lắp đặt nếu thuộc diện an toàn lao động, lưu hồ sơ theo lô và chuẩn bị giải trình sau thông quan.

CHECKLIST RỦI RO CHẶN TRƯỚC ETA

Rủi ro	Hậu quả	Cách chặn trước ETA	Tài liệu cần kiểm tra
Không xác định đúng môi chất lạnh và lượng nạp.	Bỏ sót hồ sơ QCVN 21, chứng nhận/kiểm định an toàn hoặc quy định môi trường.	Yêu cầu SDS, nameplate, charging record trước khi ship.	SDS/MSDS, catalogue, nameplate.
Áp HS chung 8418.69.90 cho mọi cấu hình.	Bị hỏi phân loại, tách mã hoặc điều chỉnh thuế.	Lập bảng cấu phần và công năng từng module.	BOM, P&ID, datasheet.
Nhầm hệ thống lạnh với điều hòa không khí 84.15.	Sai HS, sai chính sách và thuế.	Kiểm mục đích sử dụng, dải nhiệt, công năng, luồng gió/nước.	Catalogue, application note.
Hàng cũ/refurbished không chuẩn bị chứng thư.	Vướng Quyết định 18, chậm hoặc không được nhập.	Kiểm tình trạng hàng và năm sản xuất trước hợp đồng.	Contract, inspection certificate, ảnh máy.
Không tách bình môi chất hoặc bình chịu áp rời.	Sai khai báo, phát sinh chính sách riêng.	Tách dòng packing list và mô tả áp suất/dung tích/môi chất.	Packing list, pressure certificate, SDS.
C/O không khớp mô tả hệ thống nhiều module.	Không được hưởng ưu đãi FTA hoặc bị xác minh.	Kiểm C/O draft theo từng dòng HS.	C/O, invoice, packing list.

FAQ – CÂU HỎI DOANH NGHIỆP HAY GẶP

1. Hệ thống lạnh nhập khẩu có cần giấy phép không?

Không nên kết luận tuyệt đối. Hệ thống lạnh có thể phát sinh hồ sơ QCVN 21, chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy, kiểm định an toàn, quy định môi chất lạnh hoặc máy móc cũ tùy cấu hình thực tế.

2. HS hệ thống lạnh thường là mã nào?

Nhóm cần rà soát trước là 84.18, thường gặp 8418.61.00, 8418.69.41, 8418.69.49, 8418.69.50, 8418.69.90 hoặc bộ phận 8418.99.

3. Khi nào thuộc hàng nhóm 2 của Bộ LĐTBXH?

Khi hệ thống dùng môi chất lạnh nhóm B1, B2L, B2, B3, A2, A3 hoặc nhóm A2L từ 05kg trở lên theo phạm vi danh mục, cần rà soát đồng thời Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH, QCVN 21 và cơ chế chứng nhận/kiểm định áp dụng.

4. VAT là 8% hay 10%?

Mức gốc thường rà soát 10%. Giai đoạn 01/07/2025–31/12/2026 có thể rà soát 8% nếu hàng không thuộc phụ lục loại trừ theo chính sách giảm VAT.

5. Nếu nhập hệ thống lạnh đã qua sử dụng thì sao?

Cần rà soát Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, chứng thư giám định, tuổi thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật và mục đích nhập khẩu trước khi ship.

6. Hệ thống có bình chứa gas hoặc đường ống áp lực có cần xử lý riêng không?

Có thể cần. Bình chịu áp, đường ống áp lực hoặc bình môi chất rời có thể phát sinh HS và chính sách an toàn/hóa chất riêng, cần tách mô tả và hồ sơ.

7. Có cần dán nhãn phụ tiếng Việt không?

Nếu hàng lưu thông hoặc đưa vào sử dụng tại Việt Nam, doanh nghiệp cần rà soát nhãn hàng hóa. Nhãn nên thể hiện model, thông số kỹ thuật, xuất xứ, nhà sản xuất và đơn vị chịu trách nhiệm.

8. C/O có giúp giảm thuế không?

Có thể, nếu C/O hợp lệ và đáp ứng quy tắc xuất xứ. Với hệ thống nhiều module, cần kiểm mô tả và mã HS trên C/O theo từng dòng hàng.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

GIẢI PHÁP THỰC THI TỪ TGIMEX

Bài viết đã cung cấp bản đồ về mã HS, thuế, hồ sơ và chính sách chuyên ngành đối với hệ thống lạnh. Tuy nhiên, khi triển khai lô hàng thực tế, doanh nghiệp vẫn cần rà soát theo catalogue, datasheet, model, chứng từ, xuất xứ, môi chất lạnh, lượng nạp và mục đích nhập khẩu.

TGIMEX có mạng lưới đại lý tại hơn 60 quốc gia, là thành viên WCA, WCA China Global, VLA, HNLA, có năng lực vận chuyển đường biển, đường hàng không, đường bộ/đường sắt, thông quan, C/O, giấy phép nhập khẩu, kho bãi và vận chuyển nội địa cho lô hàng kỹ thuật/phối hợp nhiều bên.

Rà soát trước ETA

Kiểm mã HS, chính sách chuyên ngành, C/O, thuế, nhãn hàng hóa, catalogue/datasheet/model, môi chất lạnh và lượng nạp.

Kiểm soát hồ sơ Compliance

Đối chiếu Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, catalogue, SDS, test report, nhãn hàng và tài liệu kỹ thuật.

Logistics quốc tế

Phối hợp đại lý, hãng tàu/hãng bay, theo dõi ETA, pre-alert, chứng từ vận tải và phương án đóng gói hàng cồng kềnh nếu có.

Khai báo hải quan

Chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai, xử lý luồng Xanh/Vàng/Đỏ, hỗ trợ giải trình mã HS, trị giá, xuất xứ và chính sách chuyên ngành.

Với các lô hàng có khả năng phát sinh kiểm tra chuyên ngành, giấy phép, C/O hoặc yêu cầu nhãn hàng hóa, doanh nghiệp không nên chờ đến khi hàng về mới bắt đầu rà soát hồ sơ. Mỗi sai lệch nhỏ giữa Invoice, Packing List, catalogue, datasheet, C/O, SDS môi chất lạnh hoặc nhãn hàng đều có thể kéo theo yêu cầu bổ sung chứng từ, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu bãi ngoài kế hoạch.

TGIMEX hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập phương án nhập khẩu theo hướng E2E: rà soát chính sách trước ETA, kiểm tra bộ chứng từ, phối hợp vận chuyển quốc tế, khai báo hải quan, xử lý thông quan, giao hàng nội địa và lưu hồ sơ sau thông quan.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN