Với nhóm máy móc, thiết bị đã qua sử dụng nhập khẩu khác, rủi ro không chỉ nằm ở mã HS mà nằm ở việc xác định sai tuổi thiết bị, sai phạm vi Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, thiếu chứng thư giám định, chưa chứng minh công suất/hiệu suất còn lại hoặc nộp sai tuyến hồ sơ Bộ KH&CN. Nếu xử lý sau ETA, lô hàng có thể bị kéo dài thông quan, phát sinh lưu bãi, chưa đủ điều kiện đưa về bảo quản hoặc thiếu hồ sơ giải trình sau thông quan. Bài viết này cung cấp bản đồ rà soát E2E để doanh nghiệp kiểm soát trước các điểm chặn: HS code – thuế – C/O – chứng thư giám định – văn bản chấp thuận – hồ sơ hải quan – nghĩa vụ sau thông quan.

TỔNG QUAN THỦ TỤC NHẬP KHẨU NHÓM MÁY MÓC ĐÃ QUA SỬ DỤNG NHẬP KHẨU KHÁC

Nhóm này được hiểu theo hướng nghiệp vụ là các trường hợp máy móc, thiết bị đã qua sử dụng cần phân nhánh riêng trong quá trình nhập khẩu, đặc biệt khi máy vượt tiêu chí tuổi thiết bị thông thường nhưng doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam có nhu cầu nhập để duy trì hoạt động sản xuất. Không nên mặc định mọi máy cũ đều xử lý giống nhau: máy cũ còn trong tiêu chí, máy vượt tiêu chí, dây chuyền đồng bộ, máy thuộc hàng hóa nhóm 2 hoặc máy thuộc luật chuyên ngành riêng sẽ có tuyến hồ sơ khác nhau.

Phạm vi áp dụng

Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng thuộc nhánh MÁY MÓC, nhập khẩu phục vụ sản xuất, dự án, nhà máy hoặc vận hành công nghiệp tại Việt Nam.

Điểm chặn trước ETA

Năm sản xuất, tuổi thiết bị, tình trạng hoạt động, chứng thư giám định, công suất/hiệu suất còn lại, mức tiêu hao và hồ sơ C/O.

Không áp dụng tự động

Không áp dụng chung cho máy thuộc danh mục cấm, hàng hóa nhóm 2, máy có chính sách chuyên ngành riêng hoặc trường hợp loại trừ khỏi Quyết định 18.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC

Với máy cũ, thuật ngữ pháp lý quyết định trực tiếp tuyến hồ sơ. Chỉ cần nhầm giữa “máy cũ thông thường”, “trường hợp khác” và “máy thuộc chuyên ngành riêng”, doanh nghiệp có thể chuẩn bị thiếu chứng thư, thiếu văn bản chấp thuận hoặc nộp sai cơ quan.

Thuật ngữ	Cách hiểu nghiệp vụ	Vì sao cần rà soát
Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng	Thiết bị sau khi xuất xưởng đã được lắp ráp và vận hành hoạt động.	Là điểm kích hoạt chính sách quản lý máy cũ, không thể xử lý như máy mới nếu hồ sơ thể hiện đã qua vận hành.
Tuổi thiết bị	Thời gian tính từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu; năm nhập khẩu là năm hàng về đến cửa khẩu Việt Nam.	Là tiêu chí quyết định máy đi theo Điều 6 thông thường hay phải xem xét theo Điều 9 trường hợp khác.
Trường hợp nhập khẩu khác	Trường hợp doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam cần nhập máy vượt tiêu chí tuổi thiết bị để duy trì sản xuất.	Thường cần văn bản chấp thuận của Bộ KH&CN trước khi thông quan nếu đáp ứng điều kiện hiệu suất/công suất và tiêu hao.
Chứng thư giám định	Văn bản của tổ chức giám định được chỉ định/thừa nhận, đánh giá tình trạng, tiêu chuẩn, năm sản xuất, hiệu suất và thông số kỹ thuật.	Là hồ sơ trọng yếu để chứng minh máy cũ đáp ứng điều kiện nhập khẩu hoặc đủ căn cứ trình Bộ KH&CN.
QCVN/TCVN	Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia / Tiêu chuẩn quốc gia.	Dùng làm căn cứ đánh giá an toàn, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường và điều kiện vận hành.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT

Không phân loại máy đã qua sử dụng theo tên thương mại chung. Cần rà theo catalogue, datasheet, model, serial, nameplate, năm sản xuất, công năng chính, nguyên lý hoạt động, cấu hình kỹ thuật, tình trạng hoạt động, mức độ đồng bộ của dây chuyền và mục đích nhập khẩu thực tế.

Cảnh báo nghiệp vụ: Cần đối chiếu tại thời điểm áp dụng theo catalogue, datasheet, model, công năng và mục đích nhập khẩu thực tế. Việc gọi tên hàng chung chung có thể dẫn đến áp sai HS, sai tuyến Điều 8/Điều 9, sai chính sách chuyên ngành, sai C/O hoặc thiếu hồ sơ giám định.

Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa	Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra	Ví dụ model/công năng	Tài liệu chứng minh	Chính sách có thể phát sinh	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
Máy cũ vượt tuổi theo tiêu chí thông thường	Năm sản xuất, số năm sử dụng, nameplate, serial, hồ sơ vận hành.	Máy sản xuất cũ, máy gia công cũ, máy đóng gói cũ, máy phụ trợ đã qua vận hành.	Catalogue, nameplate, chứng thư giám định, ảnh máy, hồ sơ bảo trì.	Có thể phải xử lý theo Điều 9 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg nếu doanh nghiệp cần nhập để duy trì sản xuất.	Văn bản đề nghị, giấy ĐKDN, chứng thư giám định, hồ sơ giải trình công suất/hiệu suất.	Không áp dụng chung nếu máy thuộc danh mục cấm nhập khẩu, hàng nhóm 2 hoặc luật chuyên ngành riêng.
Máy cũ còn trong tuổi thiết bị thông thường	Năm sản xuất không vượt tiêu chí tuổi, tiêu chuẩn chế tạo, tình trạng hoạt động.	Máy công nghiệp cũ thuộc Chương 84/85 dùng trực tiếp cho sản xuất.	Giấy xác nhận nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định, catalogue, datasheet.	Có thể xử lý theo thủ tục nhập máy cũ thông thường, chưa chắc thuộc “trường hợp khác”.	Hồ sơ theo Điều 8 Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.	Cần phân nhánh sớm để tránh nộp sai hồ sơ lên Bộ KH&CN.
Dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng	Sơ đồ line, mức đồng bộ, công suất thiết kế, tiêu hao năng lượng/nguyên liệu.	Line chiết rót, line đóng gói, line chế biến, line sản xuất đồng bộ.	Line layout, process flow, chứng thư giám định tại nước xuất khẩu, danh mục máy trong line.	Có thể áp dụng tiêu chí dây chuyền công nghệ thay vì từng máy độc lập.	Chứng thư giám định dây chuyền, tài liệu công nghệ, danh mục thiết bị.	Không tách máy lẻ nếu bản chất giao dịch là dây chuyền đồng bộ.
Máy cũ thuộc hàng hóa nhóm 2 hoặc quản lý chuyên ngành riêng	QCVN chuyên ngành, yêu cầu KTCL/hợp quy, kiểm định an toàn, giấy phép riêng.	Thiết bị nâng, bình áp lực, máy in, thiết bị điện/ICT có chính sách riêng.	Danh mục hàng nhóm 2, QCVN, hồ sơ kỹ thuật, test report, giấy phép nếu có.	Có thể không xử lý theo Quyết định 18 mà chuyển sang luật chuyên ngành tương ứng.	Hồ sơ KTCL/hợp quy/kiểm định/giấy phép chuyên ngành.	Không kết luận “chỉ cần giám định máy cũ” khi chưa rà danh mục chuyên ngành.
Máy cũ nhập theo dự án/EPE/FDI/nhà máy	Mục đích nhập khẩu, loại hình hải quan, quản lý tài sản, địa điểm lắp đặt.	Máy chuyển về nhà máy, tài sản dự án, máy thanh lý từ nước ngoài.	Hồ sơ đầu tư, hợp đồng, packing list, master list, biên bản bàn giao, chứng từ tài sản.	Có thể phát sinh loại hình hải quan và nghĩa vụ quản lý sau thông quan riêng.	Bộ chứng từ thương mại, hồ sơ tài sản, hồ sơ giải trình mục đích sử dụng.	Cần kiểm tra cả chính sách máy cũ và quy định loại hình hải quan.

HS CODE – THUẾ – C/O

HS của máy móc đã qua sử dụng vẫn được xác định theo bản chất hàng hóa: công năng chính, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, vật liệu, bộ phận đi kèm và mức độ đồng bộ, không xác định theo tình trạng “cũ”. Tình trạng đã qua sử dụng làm phát sinh hồ sơ quản lý chuyên ngành, nhưng không phải là tiêu chí duy nhất để chọn mã HS.

Về thuế, cần rà đồng thời thuế nhập khẩu thông thường, thuế nhập khẩu ưu đãi MFN, VAT và thuế ưu đãi đặc biệt nếu có C/O hợp lệ. Các mức dưới đây là khung rà soát nghiệp vụ thường gặp; khi mở tờ khai phải đối chiếu biểu thuế hiện hành theo HS 8 số, xuất xứ, ngày đăng ký tờ khai và hồ sơ thực tế.

Mã HS tham khảo	Mô tả/nhóm hàng phù hợp	Cơ sở phân loại	Điều kiện áp dụng	Thuế nhập khẩu thông thường	Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ cần đối chiếu
8422	Máy đóng gói, chiết rót, đóng nắp, dán nhãn đã qua sử dụng.	Công năng xử lý/đóng gói sản phẩm; phân biệt máy đơn lẻ và line đồng bộ.	Áp dụng khi máy là thiết bị cơ khí/chức năng đóng gói độc lập; nếu là line đồng bộ cần rà toàn bộ dây chuyền.	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường theo HS 8 số; nhiều trường hợp có thể cao hơn MFN nếu không có ưu đãi.	Thường gặp 0%–5% tùy phân nhóm; cần chốt theo HS 8 số.	Thông thường 10%; rà chính sách VAT tại thời điểm mở tờ khai.	ATIGA, ACFTA/RCEP, AKFTA/VKFTA, AJCEP/VJEPA, EVFTA, CPTPP nếu có xuất xứ phù hợp.	Catalogue, line layout, year of manufacture, inspection certificate, C/O, invoice.
8438	Máy chế biến thực phẩm/đồ uống đã qua sử dụng.	Công năng chế biến, phối trộn, nghiền, sấy, xử lý thực phẩm; cấu tạo tiếp xúc thực phẩm.	Áp dụng khi máy dùng cho sản xuất thực phẩm/đồ uống; cần rà vật liệu, vệ sinh, an toàn và tiêu chuẩn chế tạo.	Cần đối chiếu theo mã cuối cùng; không chốt theo tên gọi “food processing machine”.	Thường gặp 0%–5% tùy phân nhóm.	Thông thường 10%.	Rà FTA theo tuyến nhập, đặc biệt nếu máy từ ASEAN, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, EU.	Catalogue, material certificate, hygiene design info, chứng thư giám định, C/O.
8456 / 8458 / 8460	Máy gia công kim loại cũ: máy cắt, tiện, mài, gia công CNC.	Nguyên lý gia công, loại vật liệu xử lý, trục gia công, điều khiển CNC, phụ kiện đi kèm.	Áp dụng khi máy có chức năng gia công chính; cần tách máy, bộ điều khiển, tool holder, phụ kiện.	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường theo HS 8 số.	Thường gặp 0%–5%, có mã có thể khác tùy cấu hình.	Thông thường 10%.	Rà C/O Form E, D, AK/VK, VJ/AJ, EUR.1, CPTPP, RCEP nếu đáp ứng PSR.	Technical catalogue, nameplate, CNC spec, chứng thư giám định, C/O.
8419	Thiết bị gia nhiệt, trao đổi nhiệt, sấy, tiệt trùng công nghiệp đã qua sử dụng.	Công năng nhiệt, môi chất, áp suất, nhiệt độ, công suất, tiêu chuẩn chế tạo.	Nếu có bộ phận áp lực hoặc an toàn lao động, cần rà thêm kiểm định/chính sách chuyên ngành.	Cần đối chiếu theo mã cuối cùng và cấu tạo thiết bị.	Thường gặp 0%–5% tùy phân nhóm.	Thông thường 10%.	Rà ưu đãi theo C/O và tiêu chí xuất xứ tương ứng.	Drawing, pressure/temperature data, test certificate, inspection certificate, C/O.
8477	Máy xử lý cao su/nhựa cũ: ép phun, đùn, tạo hình.	Công năng xử lý vật liệu polymer, cơ cấu ép/đùn, lực kẹp, công suất, bộ điều khiển.	Áp dụng cho máy đơn; nếu line sản xuất nhựa đồng bộ cần rà cả line.	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường hiện hành.	Thường gặp 0%–5%.	Thông thường 10%.	Rà FTA theo nước xuất xứ, mô tả hàng và HS trên C/O.	Catalogue, machine spec, capacity, year, maintenance record, inspection certificate.
8479	Máy chuyên dụng có chức năng riêng, không được mô tả cụ thể ở nhóm khác.	Công năng chính, nguyên lý hoạt động, mức độ hoàn chỉnh, module đi kèm.	Chỉ dùng khi không có nhóm mô tả cụ thể hơn; dễ bị hỏi giải trình HS.	Cần đối chiếu rất kỹ theo hồ sơ kỹ thuật và biểu thuế hiện hành.	Thường gặp 0%–10% tùy phân nhóm.	Thông thường 10%.	Rà toàn bộ FTA phù hợp; cần kiểm tra kỹ mô tả hàng và mã HS trên C/O.	Catalogue đầy đủ, sơ đồ nguyên lý, ảnh máy, model/serial list, chứng thư giám định.
8501 / 8537	Động cơ điện, tủ điều khiển, bộ điều khiển công nghiệp đi kèm máy cũ.	Chức năng điện, điều khiển, truyền động; xác định là hàng độc lập hay bộ phận đi kèm máy.	Nếu nhập rời có thể có chính sách điện/KTCL/hợp quy riêng; nếu đi kèm máy cần phân tích bộ hàng.	Cần đối chiếu theo mã cuối cùng, công suất, điện áp, chức năng điều khiển.	Thường gặp 0%–10% tùy nhóm.	Thông thường 10%.	Rà C/O/FTA và chính sách chuyên ngành nếu có QCVN tương ứng.	Datasheet, wiring diagram, nameplate, model list, C/O, chứng thư giám định.

BẢNG C/O/FTA ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT CẦN RÀ THEO TUYẾN NHẬP

Máy cũ vẫn có thể hưởng ưu đãi thuế nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ. Tuy nhiên, nhóm hàng này cần kiểm soát kỹ mô tả hàng, model, HS trên C/O, hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển trực tiếp và tình trạng xuất xứ thực tế của máy.

Tuyến/xuất xứ	FTA/hiệp định	Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ	Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
ASEAN	ATIGA	Form D	Có thể giảm về 0% cho nhiều mã máy nếu đáp ứng biểu thuế và quy tắc xuất xứ.	Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp, mô tả hàng/HS phù hợp.	C/O, invoice, packing list, B/L, catalogue, chứng thư giám định.	Rà kỹ nước xuất xứ thực tế; máy cũ chuyển qua nước thứ ba dễ phát sinh nghi vấn vận chuyển trực tiếp.
Trung Quốc	ACFTA hoặc RCEP	Form E hoặc chứng từ RCEP	Cần đối chiếu biểu ưu đãi theo HS cuối cùng.	Đáp ứng PSR, hóa đơn bên thứ ba nếu có, vận chuyển trực tiếp.	C/O, invoice bên thứ ba nếu có, B/L, catalogue, packing list.	Mô tả hàng trên C/O phải khớp máy cũ, model và số lượng.
Hàn Quốc	AKFTA / VKFTA / RCEP	Form AK, Form VK hoặc RCEP	Có thể hưởng ưu đãi nếu HS nằm trong biểu tương ứng.	Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, chứng từ hợp lệ, ngày cấp còn hiệu lực.	C/O, invoice, packing list, chứng từ vận tải, model list.	Kiểm tra khác biệt giữa AKFTA, VKFTA và RCEP trước khi chọn form.
Nhật Bản	VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP	Form VJ, Form AJ, CPTPP hoặc RCEP	Cần đối chiếu từng hiệp định theo HS cuối cùng.	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và vận chuyển trực tiếp.	C/O/chứng từ xuất xứ, catalogue, invoice, B/L.	Máy cũ từ Nhật thường cần đồng thời rà tuổi thiết bị và chứng thư giám định.
EU	EVFTA	EUR.1 hoặc chứng từ xuất xứ theo EVFTA	Có thể hưởng ưu đãi nếu đáp ứng biểu cam kết.	Đáp ứng quy tắc xuất xứ EVFTA, hồ sơ chứng minh xuất xứ đầy đủ.	EUR.1/chứng từ xuất xứ, invoice, packing list, vận đơn.	Rà mô tả hàng, HS và chứng từ vận chuyển nếu quá cảnh.
Úc / New Zealand	AANZFTA hoặc CPTPP	Form AANZ hoặc chứng từ CPTPP	Cần đối chiếu biểu ưu đãi theo tuyến và HS.	Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp, chứng từ hợp lệ.	C/O, invoice, B/L, catalogue, chứng thư giám định.	Không mặc định hưởng ưu đãi nếu máy có xuất xứ khác nước xuất khẩu.
Ấn Độ / Hong Kong	AIFTA / AHKFTA	Form AI hoặc Form AHK	Cần đối chiếu biểu ưu đãi theo HS cuối cùng.	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và hồ sơ vận chuyển.	C/O, invoice, packing list, B/L, catalogue.	Rà kỹ tiêu chí xuất xứ và cơ quan cấp C/O.

BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ

Hồ sơ cần tách thành 03 nhóm: hồ sơ thương mại, hồ sơ kỹ thuật/giám định và hồ sơ nộp cơ quan thẩm quyền. Với trường hợp khác theo máy cũ vượt tiêu chí thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ giải trình đủ mạnh trước khi hàng về.

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Hồ sơ thương mại	Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, Sales Contract/PO, C/O nếu xin ưu đãi.	Mở tờ khai, kiểm tra trị giá, xuất xứ và vận chuyển.	Nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, logistics/docs.	Tên hàng quá chung, thiếu model/serial, lệch số lượng/kiện.	Đối chiếu chéo với catalogue, packing list, vận đơn và ảnh nhãn/nameplate.
Hồ sơ kỹ thuật máy cũ	Catalogue, datasheet, manual, nameplate, model–serial list, ảnh màu tổng thể và cụm kết cấu chính, hồ sơ bảo trì nếu có.	Xác định HS, tuổi thiết bị, tình trạng hoạt động, tiêu chuẩn chế tạo.	Nhà cung cấp, kỹ thuật nhà máy, đơn vị giám định.	Không có năm sản xuất, thiếu tiêu chuẩn, thiếu ảnh nameplate.	Yêu cầu nhà cung cấp gửi trước khi book tàu; khóa checklist theo từng model.
Hồ sơ giám định	Chứng thư giám định từ tổ chức được chỉ định/thừa nhận; báo cáo công suất/hiệu suất, tiêu hao, tình trạng hoạt động.	Chứng minh điều kiện nhập khẩu máy cũ hoặc hồ sơ trình Bộ KH&CN.	Tổ chức giám định, doanh nghiệp nhập khẩu, kỹ thuật nhà máy.	Chứng thư hết hiệu lực, thiếu kết luận, thiếu ảnh màu, sai model.	Kiểm tra hiệu lực chứng thư, nội dung theo Điều 10 Quyết định 18.
Hồ sơ đề nghị trường hợp khác	Văn bản đề nghị theo mẫu, giấy ĐKDN, chứng thư giám định, giải trình sự cần thiết, phương án sử dụng.	Nộp Bộ KH&CN để xem xét chấp thuận nhập máy vượt tuổi thông thường.	Doanh nghiệp, pháp chế/compliance, kỹ thuật nhà máy, đơn vị giám định.	Giải trình thiếu cơ sở duy trì sản xuất, không chứng minh hiệu suất/tiêu hao.	Chuẩn bị memo kỹ thuật, lý do vận hành, vị trí máy trong dây chuyền.
Hồ sơ sau thông quan	Tờ khai, chứng từ nộp hải quan, văn bản chấp thuận nếu có, chứng thư giám định, hồ sơ lắp đặt/vận hành.	Lưu hồ sơ, hậu kiểm, bàn giao nhà máy.	Logistics/docs, kế toán, kỹ thuật/EHS, compliance.	Không lưu bộ ảnh, chứng thư, tài liệu giám định; khó giải trình hậu kiểm.	Lập folder theo lô, theo model/serial và theo dự án.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Phần pháp lý cần đọc sau khi đã phân loại đúng máy: máy cũ thông thường, trường hợp khác, dây chuyền, hàng nhóm 2, máy chuyên ngành riêng hoặc máy nhập cho dự án. Cùng là máy cũ nhưng tuyến hồ sơ có thể khác nhau đáng kể.

1. BẢNG CĂN CỨ PHÁP LÝ CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Luật	Luật Quản lý ngoại thương 2017	Quốc hội	Có hiệu lực từ 01/01/2018	Nền tảng quản lý hoạt động nhập khẩu hàng hóa.	Các nguyên tắc quản lý ngoại thương và hàng hóa quản lý theo điều kiện.	Rà cùng Nghị định 69/2018/NĐ-CP.
Nghị định	Nghị định 69/2018/NĐ-CP	Chính phủ	Có hiệu lực từ 15/05/2018	Quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý ngoại thương.	Danh mục hàng cấm, tạm ngừng, quản lý theo giấy phép/điều kiện.	Là căn cứ nền khi rà máy cũ có thuộc hàng cấm hoặc quản lý riêng không.
Quyết định	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg	Thủ tướng Chính phủ	Có hiệu lực từ 15/06/2019	Quy định nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng.	Điều 1, 6, 8, 9, 10, 11.	Là văn bản trọng tâm cho nhóm máy cũ; cần đọc kèm sửa đổi.
Quyết định sửa đổi	Quyết định 28/2022/QĐ-TTg	Thủ tướng Chính phủ	Có hiệu lực từ 01/03/2023	Sửa đổi, bổ sung Quyết định 18/2019/QĐ-TTg.	Các điểm sửa đổi liên quan tiêu chí, hồ sơ và thẩm quyền nếu áp dụng.	Cần rà bản hiện hành/hợp nhất khi lập hồ sơ.
Luật/Nghị định chất lượng	Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 05/2007/QH12; Nghị định 132/2008/NĐ-CP và văn bản sửa đổi	Quốc hội / Chính phủ	Cần rà hiệu lực tại thời điểm áp dụng	Nền tảng hàng hóa nhóm 2, đánh giá sự phù hợp, chỉ định tổ chức đánh giá.	Các quy định về sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn.	Nếu máy thuộc nhóm 2 thì có thể chuyển sang chính sách KTCL/hợp quy chuyên ngành.
Thông tư chuyên biệt	Thông tư 30/2025/TT-BKHCN	Bộ KH&CN	Có hiệu lực từ 01/01/2026	Tiêu chí đối với dây chuyền, thiết bị, máy móc, công cụ đã qua sử dụng phục vụ trực tiếp dự án chip bán dẫn và R&D sản phẩm/dịch vụ công nghệ số.	Phạm vi và tiêu chí áp dụng theo dự án/hoạt động cụ thể.	Không áp dụng đại trà cho mọi máy cũ; chỉ rà khi hồ sơ dự án thuộc phạm vi.
Biểu thuế	Biểu thuế xuất khẩu, nhập khẩu ưu đãi, thông thường và biểu ưu đãi đặc biệt FTA	Bộ Tài chính / Chính phủ	Theo kỳ biểu thuế hiện hành	Xác định thuế nhập khẩu, VAT và ưu đãi C/O.	HS cuối cùng, xuất xứ, form C/O, điều kiện vận chuyển trực tiếp.	Không chốt thuế theo tên thương mại; cần rà theo HS 8 số và ngày mở tờ khai.

2. MA TRẬN ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH THEO TÌNH HUỐNG HÀNG HÓA

Tình huống hàng hóa	Căn cứ/văn bản cần đối chiếu	Chính sách có thể áp dụng	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Điều kiện kích hoạt chính sách
Máy cũ thuộc Chương 84/85, dùng trực tiếp cho sản xuất, vượt tuổi thông thường nhưng cần duy trì sản xuất	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, Quyết định 28/2022/QĐ-TTg	Có thể phải xin văn bản chấp thuận của Bộ KH&CN theo nhóm “trường hợp khác”.	Bộ KH&CN sau khi có chấp thuận thì nộp hồ sơ tại cơ quan hải quan nơi mở tờ khai.	Doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam; máy vẫn đạt công suất/hiệu suất còn lại từ 85% trở lên và mức tiêu hao không vượt quá 15% so với thiết kế.
Máy cũ còn trong tuổi thiết bị cho phép	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg	Làm thủ tục nhập khẩu máy cũ thông thường, không nhất thiết thuộc nhóm “khác”.	Cơ quan hải quan; tổ chức giám định nếu cần.	Tuổi thiết bị không vượt tiêu chí; có giấy xác nhận nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định hợp lệ.
Dây chuyền công nghệ cũ đồng bộ	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg	Áp tiêu chí dây chuyền công nghệ, không chỉ tiêu chí từng máy.	Cơ quan hải quan; tổ chức giám định được chỉ định/thừa nhận.	Có line layout, process flow, công suất/hiệu suất còn lại, tiêu hao năng lượng/nguyên liệu và chứng thư giám định.
Máy thuộc hàng hóa nhóm 2 hoặc quản lý chuyên ngành riêng	Luật Chất lượng SPHH, Nghị định 132/2008, QCVN/Thông tư chuyên ngành	Có thể phải KTCL, chứng nhận hợp quy, kiểm định an toàn hoặc giấy phép chuyên ngành.	Bộ/cơ quan quản lý chuyên ngành, tổ chức chứng nhận/kiểm định, hải quan.	Model/công năng/HS nằm trong danh mục nhóm 2 hoặc văn bản chuyên ngành.
Máy cũ nhập cho dự án bán dẫn/R&D công nghệ số	Thông tư 30/2025/TT-BKHCN và Luật Công nghiệp công nghệ số nếu phù hợp	Có thể áp tiêu chí riêng cho dự án/hoạt động được quy định.	Cơ quan quản lý theo hướng dẫn của Bộ KH&CN và cơ quan hải quan.	Máy phục vụ trực tiếp dự án sản xuất, đóng gói, kiểm thử chip bán dẫn hoặc đào tạo/R&D sản phẩm, dịch vụ công nghệ số.
Máy cũ có pin, bộ điều khiển, phần mềm, module truyền dữ liệu hoặc mã hóa	QCVN/TCVN và văn bản ICT/MMDS/ATTT nếu có	Có thể phát sinh chính sách phụ ngoài máy cũ.	Cơ quan chuyên ngành tương ứng nếu kích hoạt chính sách.	Module/phụ kiện đi kèm làm thay đổi bản chất hàng hoặc tạo thêm điều kiện quản lý.

THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO

Thời gian xử lý phụ thuộc vào độ đầy đủ của hồ sơ, tổ chức giám định, việc lấy ý kiến cơ quan chuyên ngành và luồng kiểm tra hải quan. Không nên chờ hàng về mới phân nhánh vì máy cũ thường cần chứng thư hoặc văn bản chấp thuận trước khi hoàn tất thông quan.

Bước	Thời điểm nên thực hiện	Thời gian/lệ phí tham khảo	Chi phí rủi ro nếu chậm	Điểm kiểm soát
Rà phân nhánh chính sách	Trước khi đặt hàng hoặc trước ETD	Phụ thuộc độ đầy đủ của catalogue/nameplate/chứng thư sơ bộ.	Nếu phân nhánh sai, có thể nộp sai cơ quan hoặc thiếu văn bản chấp thuận.	Chốt máy thuộc Điều 8, Điều 9, dây chuyền, nhóm 2 hay luật chuyên ngành riêng.
Giám định máy cũ	Trước khi hàng chạy hoặc trong giai đoạn đưa về bảo quản nếu được phép	Phụ thuộc lịch giám định, địa điểm, tình trạng máy và tổ chức giám định.	Chậm chứng thư dẫn tới lưu kho/lưu bãi, chưa đủ điều kiện thông quan.	Chứng thư phải còn hiệu lực và kết luận rõ đáp ứng tiêu chí.
Hồ sơ đề nghị Bộ KH&CN theo trường hợp khác	Nên chuẩn bị trước ETD/ETA, không chờ hàng về mới làm	Theo Quyết định 18: thời hạn kiểm tra/bổ sung và lấy ý kiến được tính theo hồ sơ đầy đủ; cần dự phòng thời gian lấy ý kiến bộ ngành/chuyên gia.	Chậm văn bản chấp thuận, tắc thông quan, phát sinh DEM/DET.	Bộ hồ sơ phải chứng minh nhu cầu duy trì sản xuất, hiệu suất/công suất và tiêu hao.
Mở tờ khai hải quan	Khi có bộ chứng từ và hồ sơ chuyên ngành cần thiết	Theo xử lý luồng và mức độ đầy đủ hồ sơ.	Bị yêu cầu giải trình HS, tuổi thiết bị, tình trạng đã qua sử dụng hoặc C/O.	Khớp invoice, packing list, B/L, catalogue, chứng thư, văn bản chấp thuận.
Lưu hồ sơ sau thông quan	Ngay sau khi lấy hàng và lắp đặt	Duy trì theo quy định lưu hồ sơ nội bộ và yêu cầu hậu kiểm.	Không đủ tài liệu khi kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra chuyên ngành.	Lưu theo lô, model, serial, tờ khai, chứng thư và ảnh máy.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Quy trình nên bắt đầu trước ETA, vì điểm nghẽn của máy cũ không nằm ở một chứng từ riêng lẻ mà nằm ở khả năng chứng minh đồng thời: hàng được phép nhập, đủ tiêu chí kỹ thuật, đúng tuyến hồ sơ, đúng HS và đủ hồ sơ hải quan.

Bước	Giai đoạn	Việc cần làm	Đầu ra cần có
1	Rà soát trước ETA	Chốt nhóm hàng: máy cũ thông thường, trường hợp khác, dây chuyền, hàng nhóm 2 hay luật chuyên ngành riêng.	Memo phân nhánh chính sách, danh sách hồ sơ cần xin nhà cung cấp.
2	Khóa chứng từ và hồ sơ kỹ thuật	Khóa invoice, packing list, B/L/AWB, catalogue, nameplate, model/serial, năm sản xuất, tiêu chuẩn chế tạo.	Bộ chứng từ thống nhất tên hàng, model, số lượng, xuất xứ, năm sản xuất.
3	Xác định nhu cầu giám định/chấp thuận	Đánh giá tuổi thiết bị, hiệu suất/công suất còn lại, mức tiêu hao, tổ chức giám định và khả năng cần Bộ KH&CN chấp thuận.	Kế hoạch giám định và/hoặc hồ sơ đề nghị trường hợp khác.
4	Nộp hồ sơ nếu thuộc trường hợp khác	Chuẩn bị văn bản đề nghị, giấy ĐKDN, chứng thư giám định, giải trình sự cần thiết và phương án sử dụng.	Hồ sơ gửi Bộ KH&CN và theo dõi phản hồi/bổ sung nếu có.
5	Mở tờ khai và xử lý luồng	Khai HS, trị giá, C/O, tình trạng máy cũ, hồ sơ giám định/văn bản chấp thuận. Luồng Xanh xử lý theo hệ thống; Luồng Vàng kiểm hồ sơ; Luồng Đỏ kiểm hồ sơ và thực tế.	Tờ khai và bộ hồ sơ hải quan phù hợp với thực tế hàng.
6	Lấy hàng và hoàn tất sau thông quan	Kéo hàng về kho/nhà máy, kiểm tra tình trạng, lắp đặt, lưu chứng thư, ảnh máy, hồ sơ vận hành và tài liệu hậu kiểm.	Bộ hồ sơ lưu theo lô và nghĩa vụ sau thông quan được kiểm soát.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Máy móc đã qua sử dụng nhập khẩu khác là nhóm nào?

Là nhóm cần phân nhánh ngoài trường hợp máy cũ thông thường, thường gặp khi máy vượt tiêu chí tuổi thiết bị nhưng doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam cần nhập để duy trì sản xuất hoặc hồ sơ có yếu tố đặc thù cần cơ quan quản lý xem xét.

2. Máy cũ trên 10 năm có nhập được không?

Cần xem theo điều kiện cụ thể, không chỉ theo số năm. Theo Quyết định 18, trường hợp vượt tiêu chí tuổi thiết bị có thể được xem xét nếu doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam, máy cần thiết để duy trì sản xuất, công suất/hiệu suất còn lại đạt từ 85% trở lên và mức tiêu hao không vượt quá 15% so với thiết kế, kèm hồ sơ theo quy định.

3. Có phải máy cũ nào cũng cần văn bản chấp thuận của Bộ KH&CN không?

Không. Máy cũ còn trong tiêu chí thông thường có thể đi theo thủ tục hồ sơ tại hải quan. Văn bản chấp thuận thường phát sinh với trường hợp khác theo Điều 9 hoặc hồ sơ vượt tiêu chí cần xem xét riêng.

4. Chứng thư giám định cần có những nội dung nào?

Cần thể hiện tên máy, năm sản xuất, nhãn hiệu, model, nước sản xuất, tình trạng hoạt động, phương pháp giám định, tiêu chuẩn/QCVN/TCVN sử dụng, đánh giá hiệu suất/công suất, tiêu hao và hình ảnh màu nếu thuộc trường hợp cần đánh giá chuyên sâu.

5. Nếu máy thuộc hàng hóa nhóm 2 thì xử lý theo Quyết định 18 không?

Cần phân nhánh lại. Quyết định 18 loại trừ máy móc, thiết bị thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 hoặc lĩnh vực đã có văn bản chuyên ngành quản lý. Khi đó phải rà chính sách KTCL, hợp quy, kiểm định hoặc giấy phép riêng.

6. C/O có giúp giảm thuế cho máy cũ không?

Có thể, nếu HS cuối cùng nằm trong biểu ưu đãi đặc biệt và C/O/chứng từ xuất xứ hợp lệ. Tuy nhiên máy cũ dễ phát sinh sai mô tả hàng, sai HS, hóa đơn bên thứ ba hoặc nghi vấn vận chuyển trực tiếp nên cần kiểm tra trước ETA.

7. Có được đưa máy về bảo quản trước khi có chứng thư giám định không?

Một số trường hợp theo Quyết định 18 có cơ chế đưa hàng về bảo quản khi đã nộp văn bản đăng ký dịch vụ giám định có xác nhận của tổ chức giám định được chỉ định. Doanh nghiệp vẫn phải nộp chứng thư trong thời hạn quy định và chịu rủi ro nếu kết quả không đạt.

8. Máy nhập cho EPE/FDI/nhà máy có khác không?

Có thể khác về loại hình hải quan, quản lý tài sản, mục đích sử dụng và hồ sơ nội bộ, nhưng vẫn phải rà chính sách máy cũ, nhóm 2, chuyên ngành, C/O và nghĩa vụ sau thông quan theo bản chất hàng.

KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN / SAU CẤP PHÉP

Nhóm đầu ra	Nội dung cần kiểm soát
Kết quả đầu ra thường gặp	Văn bản chấp thuận của Bộ KH&CN nếu thuộc trường hợp khác; chứng thư giám định; tờ khai hải quan; hồ sơ nhập khẩu máy cũ; bộ chứng từ logistics và hồ sơ lưu theo lô.
Nghĩa vụ sau thông quan	Lưu hồ sơ chứng minh tuổi thiết bị, tình trạng hoạt động, chứng thư, ảnh máy, hồ sơ vận hành; chuẩn bị giải trình hậu kiểm; kiểm định/hợp quy/nhãn nếu phát sinh chính sách chuyên ngành.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với nhóm máy móc, thiết bị đã qua sử dụng nhập khẩu khác, trọng tâm không chỉ là mở tờ khai mà là kiểm soát đồng thời phân loại máy cũ – hồ sơ giám định – văn bản chấp thuận nếu có – HS/thuế/C/O – kế hoạch kéo hàng – hồ sơ hậu kiểm. Doanh nghiệp nên triển khai rà soát trước ETA để giảm rủi ro lưu bãi, bổ sung chứng từ và gián đoạn tiến độ lắp đặt.

1. Rà HS & phân nhánh chính sách

Đối chiếu mã HS, Chương 84/85, tình trạng đã qua sử dụng, Điều 8/Điều 9, hàng nhóm 2 và chính sách chuyên ngành riêng.

2. Kiểm soát hồ sơ giám định

Rà chứng thư, năm sản xuất, model/serial, tình trạng hoạt động, công suất/hiệu suất, mức tiêu hao và ảnh màu máy.

3. Chuẩn bị hồ sơ Bộ KH&CN nếu cần

Hỗ trợ lập checklist giải trình nhu cầu duy trì sản xuất, phương án sử dụng, giấy ĐKDN và hồ sơ kỹ thuật đi kèm.

4. Rà C/O & landed cost

Kiểm tra form C/O, tiêu chí xuất xứ, HS trên C/O, thuế MFN/FTA, VAT và rủi ro không được hưởng ưu đãi.

5. Phối hợp thông quan – kéo hàng

Theo dõi ETA, chứng từ pre-alert, lệnh giao hàng, khai báo hải quan, xử lý luồng và kế hoạch kéo hàng về kho/nhà máy.

6. Lưu hồ sơ sau thông quan

Thiết lập bộ hồ sơ lưu theo lô gồm tờ khai, chứng thư, văn bản chấp thuận, ảnh máy, catalogue và tài liệu bàn giao vận hành.

Luồng hỗ trợ theo giai đoạn

Giai đoạn	Đầu việc trọng tâm	Đầu ra doanh nghiệp nhận được
Trước đặt hàng	Rà HS, tuổi thiết bị, tình trạng máy, khả năng thuộc Điều 8/Điều 9/nhóm 2, C/O và yêu cầu giám định.	Memo phân nhánh chính sách, checklist chứng từ cần yêu cầu nhà cung cấp.
Trước ETA	Khóa chứng từ, rà chứng thư giám định, hồ sơ đề nghị Bộ KH&CN nếu có, C/O và kế hoạch vận chuyển.	Bộ hồ sơ sẵn sàng nộp, danh sách điểm rủi ro còn mở.
Khi hàng về	Phối hợp mở tờ khai, xử lý luồng, theo dõi hồ sơ giám định/chấp thuận, kế hoạch kéo hàng/kho/cảng.	Tờ khai, hồ sơ xử lý hải quan và kế hoạch giao hàng an toàn.
Sau thông quan	Hoàn thiện bộ hồ sơ lưu, bàn giao chứng từ cho nhà máy/kế toán/compliance, rà nghĩa vụ kiểm định/hợp quy nếu có.	Bộ hồ sơ hậu kiểm theo lô, model và serial.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN