Đây là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics, procurement, legal, compliance và operation khi rà soát hồ sơ hàng hóa có chức năng mật mã dân sự trước khi mở tờ khai, khóa chứng từ và lập kế hoạch thông quan. Bài viết đặt quy định này trong bối cảnh áp dụng thực tế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, làm rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng chịu tác động và các đầu việc cần rà soát trước khi dùng văn bản làm căn cứ xử lý hồ sơ. Khi triển khai, doanh nghiệp nên đối chiếu hiệu lực, văn bản sửa đổi hoặc hướng dẫn liên quan tại đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, đồng thời lưu lại căn cứ và phiên bản tài liệu đã sử dụng để thuận tiện giải trình.

TÓM TẮT NHANH

Thủ tục cần rà

Cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự, mã TTHC trên DVCQG: 1.013203.

Cơ quan xử lý

Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã / Ban Cơ yếu Chính phủ.

Việc cần làm ngay

Rà danh mục sản phẩm, giấy phép kinh doanh MMDS, hợp quy, mã HS, model, mục đích sử dụng và phương án nộp hồ sơ trực tuyến có ký số.

Lưu ý hiệu lực: Nghị định 211/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 09/09/2025 và là căn cứ hiện hành cho hoạt động mật mã dân sự. DVCQG có thể cập nhật phiên bản thủ tục theo quyết định công bố mới; doanh nghiệp cần đối chiếu trực tiếp trang thủ tục đang hoạt động tại thời điểm nộp hồ sơ. Hiện trang DVCQG hiển thị thành phần hồ sơ nộp là Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu số 07; các giấy tờ về giấy phép kinh doanh MMDS và hợp quy cần được chuẩn bị để chứng minh điều kiện khi hệ thống/cơ quan xử lý yêu cầu đối chiếu.

Minh họa THỦ TỤC XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MẬT MÃ DÂN SỰ TRÊN DVCQG: HỒ SƠ, ĐIỀU KIỆN VÀ LƯU Ý CHO DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU — Minh họa văn bản pháp lý và nhóm đối tượng chịu tác động trong hoạt động xuất nhập khẩu.

THÔNG TIN THỦ TỤC

Trường thông tin	Nội dung cần ghi nhận	Lưu ý vận hành
Tên thủ tục	Thủ tục cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự	Áp dụng khi sản phẩm thuộc danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép.
Mã thủ tục	1.013203	Tra cứu trên DVCQG trước khi nộp để xác nhận trạng thái mới nhất.
Cấp thực hiện	Cấp Bộ	Không xử lý như thủ tục chuyên ngành địa phương.
Lĩnh vực	Mật mã dân sự	Gắn với an toàn thông tin, quốc phòng, an ninh quốc gia và quản lý chuyên ngành của cơ quan cơ yếu.
Cơ quan giải quyết	Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã / Ban Cơ yếu Chính phủ	Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật bằng tiếng Việt hoặc bản dịch đối chiếu nếu catalogue/datasheet bằng tiếng nước ngoài.
Cơ quan có thẩm quyền	Ban Cơ yếu Chính phủ	Kết quả là Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự.
Cách thức thực hiện	Trực tuyến, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính	Với hồ sơ trực tuyến, cần rà chữ ký số và tài khoản DVCQG/doanh nghiệp.
Thời hạn xử lý	DVCQG hiện hiển thị 06 ngày làm việc cho trực tiếp/trực tuyến/bưu chính; trang NACIS/Nghị định 211/2025/NĐ-CP nêu cơ chế kiểm tra hồ sơ trong 01 ngày làm việc và cấp giấy phép trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.	Nếu hệ thống trả yêu cầu bổ sung, timeline thông quan phải tính lại theo ngày hồ sơ hợp lệ.
Phí/lệ phí	Rà theo Thông tư 249/2016/TT-BTC và quy định giảm/miễn nếu còn hiệu lực tại thời điểm nộp.	Không chốt chi phí nếu chưa đối chiếu thông báo thanh toán trên cổng nộp hồ sơ.

NỘI DUNG CHÍNH CẦN LƯU Ý

Nhóm nội dung	Quy định/điều kiện cần rà	Tác động đến hồ sơ xuất nhập khẩu
Điều kiện cấp phép	Doanh nghiệp phải có Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự.	Nếu chưa có giấy phép kinh doanh MMDS, không nên khóa lịch nhập khẩu/xuất khẩu đối với hàng thuộc diện cấp phép.
Hợp quy đối với hàng nhập khẩu	Sản phẩm mật mã dân sự nhập khẩu phải được chứng nhận, công bố hợp quy theo quy định về đánh giá sự phù hợp.	Cần rà test report, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, model và phiên bản firmware/software.
Mục đích sử dụng	Đối tượng và mục đích sử dụng không được gây phương hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội.	Cần mô tả người dùng cuối, mục đích triển khai, dự án, hệ thống mạng hoặc giải pháp bảo mật liên quan.
Hồ sơ hiện hành	Theo DVCQG hiện hành, thành phần hồ sơ nộp hiển thị là Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu số 07; các điều kiện về giấy phép kinh doanh MMDS và hợp quy vẫn phải được rà soát theo Nghị định 211/2025/NĐ-CP/NACIS.	Dù một số giấy tờ có thể được tra cứu qua cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị dữ liệu chứng minh để xử lý khi hệ thống yêu cầu bổ sung.
Bản kê khai danh mục sản phẩm	Bản kê khai thường phải thể hiện tên sản phẩm, hãng, model, mã HS, nước sản xuất, năm sản xuất, số lượng, tiêu chuẩn/quy chuẩn kỹ thuật, đặc tính kỹ thuật và mục đích XNK.	Invoice, Packing List, catalogue, datasheet, hợp đồng và tờ khai phải khớp dữ liệu này.

ĐỐI TƯỢNG / NHÓM HÀNG CHỊU TÁC ĐỘNG

Nhóm phân tích	Phạm vi cần rà	Tài liệu cần đối chiếu
Doanh nghiệp	Doanh nghiệp nhập khẩu/xuất khẩu, phân phối, tích hợp hệ thống, cung cấp giải pháp bảo mật, doanh nghiệp dự án CNTT, EPE/FDI nếu có hàng liên quan.	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy phép kinh doanh sản phẩm/dịch vụ MMDS, hợp đồng/PO, mục đích sử dụng.
Nhóm sản phẩm	Sản phẩm thuộc Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép tại Nghị định 211/2025/NĐ-CP và phụ lục liên quan.	Catalogue, datasheet, user manual, encryption spec, firmware/software version, model list.
Khâu bị tác động	Trước thông quan, khai báo hải quan, kiểm tra chính sách mặt hàng, lưu hồ sơ sau thông quan và lưu thông thị trường.	Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O nếu có, giấy phép, chứng nhận/công bố hợp quy.
Điều kiện kích hoạt	Không chỉ dựa vào tên thương mại; cần rà theo công năng mã hóa, bảo mật dữ liệu, bảo mật luồng/kênh, chức năng quản lý khóa hoặc xử lý dữ liệu an toàn.	Mô tả kỹ thuật sản phẩm, thông tin mã hóa, đối tượng sử dụng và cấu hình triển khai thực tế.

TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU / LOGISTICS

Khâu vận hành	Rủi ro nếu chưa có giấy phép/dữ liệu	Điểm chặn trước ETA
Rà chính sách mặt hàng	Hàng có thể bị yêu cầu giải trình hoặc bổ sung giấy phép nếu thuộc danh mục MMDS theo giấy phép.	Rà catalogue/datasheet trước khi đặt booking hoặc trước khi supplier giao hàng.
Khai báo hải quan	Tên hàng, mã HS, model và chức năng bảo mật nếu mô tả chung chung sẽ làm tăng nguy cơ phân luồng hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.	Chuẩn hóa tên hàng song ngữ, mã HS tham khảo, model, serial và thông số kỹ thuật trên bộ chứng từ.
Tiến độ logistics	Hồ sơ cấp phép kéo dài có thể làm phát sinh lưu bãi, lưu container, storage hoặc chậm bàn giao dự án.	Lập timeline ngược từ ETA, chốt ngày nộp hồ sơ và ngày dự kiến được cấp phép.
Compliance sau thông quan	Nếu hàng nhập để kinh doanh/lưu thông, doanh nghiệp còn phải lưu hồ sơ hợp quy, giấy phép, chứng từ nhập khẩu và tài liệu kỹ thuật.	Tạo folder hồ sơ theo lô: tờ khai, giấy phép, chứng từ thương mại, bản kê sản phẩm, hồ sơ kỹ thuật, trao đổi với cơ quan xử lý.

CHECKLIST DOANH NGHIỆP CẦN RÀ SOÁT

Nhóm hồ sơ	Tài liệu/dữ liệu cần chuẩn bị	Ghi chú kiểm soát
Pháp lý doanh nghiệp	Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự; thông tin pháp nhân; chữ ký số/tài khoản DVCQG.	Chuẩn bị để chứng minh điều kiện và đối chiếu khi được yêu cầu; không mặc định là file phải tải lên nếu DVCQG không hiển thị trong thành phần hồ sơ.
Hồ sơ đề nghị cấp phép	Thành phần nộp theo DVCQG: Đơn đề nghị cấp Giấy phép XNK sản phẩm MMDS theo mẫu số 07; bản kê/dữ liệu sản phẩm nếu được thể hiện trong mẫu hoặc hệ thống yêu cầu.	Dữ liệu kê khai phải khớp invoice, packing list, catalogue và model thực tế.
Hồ sơ kỹ thuật	Catalogue, datasheet, user manual, thông tin thuật toán/chức năng bảo mật, firmware/software, test report nếu có.	Không mô tả chung “thiết bị mạng”, “security appliance” nếu sản phẩm có chức năng mật mã.
Hồ sơ hợp quy	Giấy chứng nhận hợp quy/công bố hợp quy đối với sản phẩm nhập khẩu nếu thuộc diện áp dụng.	Rà hiệu lực chứng nhận, model, tiêu chuẩn/quy chuẩn và tổ chức đánh giá sự phù hợp.
Bộ chứng từ XNK	Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, hợp đồng/PO, C/O nếu có, thông tin HS, xuất xứ, số lượng, trị giá.	Tên hàng, model, mã HS và số lượng phải thống nhất.
Timeline	Ngày supplier sẵn hàng, ETD/ETA, ngày nộp hồ sơ, ngày dự kiến cấp phép, ngày mở tờ khai.	Không nên đưa hàng về cửa khẩu/cảng khi giấy phép chưa rõ trạng thái nếu hàng chắc chắn thuộc diện cấp phép.

GHI CHÚ THUẬT NGỮ CHUYÊN NGÀNH

Mật mã dân sự (MMDS)

Sản phẩm, dịch vụ mật mã sử dụng ngoài phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước, nhưng vẫn thuộc quản lý chuyên ngành do liên quan an toàn thông tin và an ninh quốc gia.

DVCQG

Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nơi doanh nghiệp tra cứu và thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.

NACIS

Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã, đơn vị chuyên ngành thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.

Hợp quy

Việc chứng nhận/công bố sản phẩm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật tương ứng; cần rà theo model và hồ sơ kỹ thuật thực tế.

VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu	Cơ quan ban hành	Vai trò trong thủ tục	Ghi chú rà soát
Luật	Luật An toàn thông tin mạng 86/2015/QH13	Quốc hội	Căn cứ gốc về quản lý sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự; Điều 34 và Điều 39 cần được đối chiếu khi cấp phép và hợp quy.	Cần đọc theo văn bản đang có hiệu lực và văn bản sửa đổi nếu có.
Nghị định	Nghị định 211/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Quy định hoạt động mật mã dân sự, danh mục, điều kiện, hồ sơ, thủ tục và chế tài liên quan.	Có hiệu lực từ 09/09/2025; là căn cứ hiện hành được DVCQG/NACIS viện dẫn cho thủ tục này.
Nghị quyết	Nghị quyết 66.16/2026/NQ-CP	Chính phủ	Cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, quy định liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; DVCQG đang liệt kê trong căn cứ pháp lý của thủ tục.	Có hiệu lực từ 15/04/2026; cần đối chiếu phụ lục liên quan Bộ Quốc phòng và dữ liệu DVCQG.
Nghị quyết	Nghị quyết 24/2026/NQ-CP	Chính phủ	DVCQG đang liệt kê trong căn cứ pháp lý của thủ tục; cần dùng để rà bối cảnh đơn giản hóa/cập nhật thủ tục nếu có.	Cần đối chiếu bản PDF gốc và tình trạng áp dụng trên DVCQG.
Quyết định công bố TTHC	Quyết định 2505/QĐ-BQP; cần rà thêm Quyết định 2863/QĐ-BQP nếu DVCQG/Bộ Quốc phòng đã cập nhật	Bộ Quốc phòng	Công bố thủ tục hành chính lĩnh vực mật mã dân sự và mã thủ tục 1.013203.	Ưu tiên dữ liệu thủ tục đang hiển thị trên DVCQG tại thời điểm nộp hồ sơ.
Thông tư phí/lệ phí	Thông tư 249/2016/TT-BTC	Bộ Tài chính	Căn cứ phí, lệ phí liên quan cấp phép và chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy sản phẩm mật mã dân sự.	Cần rà quy định giảm/miễn phí nếu còn hiệu lực tại thời điểm nộp.
Hệ thống thủ tục công	DVCQG và DVC trực tuyến NACIS	Văn phòng Chính phủ / Ban Cơ yếu Chính phủ	Nguồn tra cứu thủ tục, biểu mẫu, cách thức nộp và trạng thái hồ sơ trực tuyến.	Không thay thế việc kiểm tra phản hồi trên tài khoản nộp hồ sơ.

XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC

Doanh nghiệp nên ưu tiên đối chiếu nguồn chính thống trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt với thủ tục đã được đơn giản hóa trong năm 2026.

Mở thủ tục trên DVCQG Mở DVC chuyên ngành NACIS Xem Nghị định 211/2025/NĐ-CP Xem NQ 66.16/2026/NQ-CP Xem/Tải PDF NQ 24/2026/NQ-CP

TOÀN VĂN / KHUNG TRA CỨU THỦ TỤC TRÊN DVCQG

KHUNG XEM TRƯỚC PDF NGHỊ ĐỊNH 211/2025/NĐ-CP – CĂN CỨ THỦ TỤC XNK SẢN PHẨM MẬT MÃ DÂN SỰ

Lưu ý hiển thị: Khung iframe bên dưới nhúng trực tiếp PDF ký số của Nghị định 211/2025/NĐ-CP từ Cổng văn bản Chính phủ. Riêng trang thủ tục trên DVCQG/NACIS được giữ bằng nút mở nguồn chính thống để doanh nghiệp đối chiếu trạng thái thủ tục, biểu mẫu và thành phần hồ sơ tại thời điểm nộp.

Mở thủ tục trên DVCQG Mở DVC chuyên ngành NACIS Tải/Xem PDF ký số

Nguồn ưu tiên: Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công trực tuyến Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã, Cổng văn bản Chính phủ. PDF trong khung là văn bản pháp lý nền tảng; trang thủ tục DVCQG/NACIS cần được mở trực tiếp bằng nút phía trên để kiểm tra trạng thái nộp hồ sơ thực tế.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Có phải mọi thiết bị bảo mật đều cần giấy phép MMDS không?

Không. Cần rà theo Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép và chức năng kỹ thuật thực tế. Tên thương mại như firewall, VPN, gateway, appliance chưa đủ để kết luận.

2. Hồ sơ hiện nay chỉ còn Đơn đề nghị mẫu 07 có đúng không?

Theo DVCQG hiện hành, thành phần hồ sơ hiển thị là Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu số 07. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng điều kiện về giấy phép kinh doanh MMDS và hồ sơ hợp quy/hồ sơ kỹ thuật nếu sản phẩm nhập khẩu thuộc diện áp dụng; các tài liệu này cần sẵn sàng để đối chiếu khi cơ quan xử lý yêu cầu.

3. Nộp hồ sơ online có cần ký số không?

Có. Hồ sơ nộp qua dịch vụ công trực tuyến cần dùng tài khoản và chữ ký số theo yêu cầu của hệ thống.

4. Có thể mở tờ khai trước khi được cấp giấy phép không?

Với hàng chắc chắn thuộc diện cấp phép, doanh nghiệp nên hoàn tất giấy phép trước khi làm thủ tục thông quan để hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, kéo dài lưu bãi hoặc chậm giao hàng.

5. Thủ tục này có làm thay đổi mã HS hoặc thuế không?

Thủ tục cấp phép không tự quyết định mã HS/thuế. Tuy nhiên, bản kê sản phẩm có trường mã HS nên doanh nghiệp phải rà HS, mô tả hàng, C/O và biểu thuế theo hồ sơ thực tế.

6. Sau thông quan cần lưu những gì?

Nên lưu giấy phép, hồ sơ nộp DVCQG, bản kê danh mục sản phẩm, chứng nhận/công bố hợp quy, bộ chứng từ XNK, tờ khai và trao đổi với cơ quan xử lý để phục vụ hậu kiểm.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với nhóm hàng có yếu tố mật mã dân sự, rủi ro lớn nhất không nằm ở một chứng từ riêng lẻ mà ở việc dữ liệu kỹ thuật, giấy phép, chứng từ thương mại và tờ khai không khớp từ đầu.

Rà soát pháp lý

Đọc nguồn DVCQG, Nghị định 211/2025/NĐ-CP, danh mục sản phẩm, điều kiện cấp phép và văn bản công bố thủ tục mới nhất.

Kiểm soát chứng từ

Đối chiếu Invoice, Packing List, B/L/AWB, catalogue, datasheet, model, mã HS, giấy phép, hợp quy và bản kê sản phẩm.

Phối hợp vận hành

Lập timeline trước ETA, xác định điểm chặn rủi ro, phối hợp khai báo hải quan, nộp hồ sơ chuyên ngành và xử lý yêu cầu bổ sung.

Sau thông quan

Lưu hồ sơ theo lô, chuẩn bị dữ liệu hậu kiểm, rà nghĩa vụ lưu thông thị trường và hoàn thiện chứng từ còn thiếu nếu pháp luật cho phép.

Khuyến nghị vận hành: doanh nghiệp nên rà thủ tục MMDS trước khi khóa chứng từ và trước ETA để hạn chế rủi ro lưu bãi, chuyển luồng, bổ sung hồ sơ hoặc chậm tiến độ dự án.

Cần áp dụng văn bản này cho một lô hàng cụ thể? TGIMEX hỗ trợ rà hiệu lực, phạm vi, chứng từ và mốc thực hiện trước ETA.

Trao đổi phương án thực thi

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN