Với máy móc, thiết bị công nghiệp, thiết bị nâng, thiết bị áp lực, hệ thống lạnh hoặc vật tư đặc thù, rủi ro không chỉ nằm ở khâu nhập khẩu. Sau khi thiết bị được đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần rà nghĩa vụ kiểm định và khai báo sử dụng để tránh thiếu hồ sơ ATVSLĐ (an toàn, vệ sinh lao động) khi thanh tra, hậu kiểm hoặc nghiệm thu dự án.

TÓM TẮT NHANH

Mã thủ tục

2.000134

Cơ quan thực hiện

Sở Nội vụ địa phương.

Thời hạn giải quyết

Không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trọng tâm của thủ tục là khai báo việc đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động. Với hàng nhập khẩu, cần kiểm soát dữ liệu từ chứng từ XNK đến hồ sơ kiểm định và hồ sơ khai báo tại địa phương.

THÔNG TIN THỦ TỤC

Trường thông tin	Nội dung cần ghi nhận
Tên thủ tục	Khai báo với Sở Nội vụ địa phương khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
Mã thủ tục	2.000134
Số quyết định công bố	323/QĐ-BNV
Lĩnh vực	An toàn, vệ sinh lao động
Cấp thực hiện	Cấp tỉnh, cấp xã theo dữ liệu công bố trên Cổng DVCQG
Cơ quan thực hiện	Sở Nội vụ địa phương
Đối tượng thực hiện	Công dân Việt Nam; doanh nghiệp
Thời hạn giải quyết	Không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Kết quả	Giấy xác nhận khai báo sử dụng hoặc công văn thông báo lý do không cấp giấy xác nhận
Phí/lệ phí	Cổng DVCQG không thể hiện mức phí/lệ phí cụ thể; doanh nghiệp cần đối chiếu thêm trên cổng dịch vụ công địa phương tại thời điểm nộp hồ sơ

Lưu ý cơ quan tiếp nhận: Cổng DVCQG hiện ghi cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ. Các hồ sơ cũ có thể vẫn dùng tên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; doanh nghiệp nên đối chiếu lại trên cổng dịch vụ công địa phương tại thời điểm nộp.

NỘI DUNG CHÍNH CẦN LƯU Ý

Điều kiện kích hoạt thủ tục: thiết bị/vật tư thuộc danh mục có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ và được đưa vào sử dụng tại địa phương.
Hồ sơ cốt lõi: Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định và bản sao phô tô Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của thiết bị.
Kết quả đầu ra: Giấy xác nhận khai báo hoặc công văn thông báo lý do không cấp xác nhận.
Điểm kiểm soát vận hành: dữ liệu trên tờ khai nhập khẩu, invoice, packing list, catalogue, giấy kiểm định và phiếu khai báo phải thống nhất về tên thiết bị, model, serial, thông số và địa điểm sử dụng.

ĐỐI TƯỢNG / NHÓM HÀNG CHỊU TÁC ĐỘNG

Nhóm phân tích	Cách triển khai trong hồ sơ thực tế
Nhóm doanh nghiệp	Importer, nhà máy sản xuất, doanh nghiệp FDI/EPE, nhà thầu dự án, đơn vị vận hành kho/xưởng, đơn vị logistics xử lý thiết bị dự án.
Nhóm thiết bị	Máy, thiết bị, vật tư, chất thuộc danh mục có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ như thiết bị nâng, thiết bị áp lực, hệ thống lạnh, thiết bị thi công và các nhóm theo danh mục chuyên ngành.
Khâu bị tác động	Sau nhập khẩu, trước/lúc đưa vào sử dụng, nghiệm thu lắp đặt, kiểm định định kỳ, thanh tra ATVSLĐ, hậu kiểm nội bộ.
Tài liệu cần đối chiếu	Catalogue, datasheet, invoice, packing list, B/L/AWB, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận kiểm định, hình ảnh nhãn, model/serial list, biên bản lắp đặt.
Điều kiện áp dụng	Không kết luận theo tên thương mại chung. Cần rà theo danh mục, công năng, thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị và mục đích sử dụng thực tế.

TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU / LOGISTICS

Khâu vận hành	Tác động cần kiểm soát	Tài liệu cần rà
Trước nhập khẩu	Rà xem thiết bị có thuộc Danh mục máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ không.	Tên hàng, mã HS, catalogue, công năng, công suất, áp suất, dung tích, serial/model.
Trước thông quan	Không phải mọi thiết bị đều phát sinh thủ tục khai báo tại thời điểm thông quan; tuy nhiên hồ sơ nhập khẩu phải đủ dữ liệu để phục vụ kiểm định/khai báo sau đó.	Invoice, Packing List, B/L/AWB, tờ khai, C/O, catalogue, hình ảnh nhãn, chứng từ kỹ thuật.
Sau lắp đặt/đưa vào sử dụng	Trong khoảng thời gian pháp luật quy định, doanh nghiệp phải thực hiện khai báo với cơ quan quản lý địa phương khi đưa thiết bị vào sử dụng.	Phiếu khai báo, giấy chứng nhận kiểm định, địa điểm sử dụng, thông tin tổ chức/cá nhân sử dụng.
Hậu kiểm/compliance	Cần lưu hồ sơ theo vòng đời thiết bị, thời hạn kiểm định, hồ sơ bảo trì và xác nhận khai báo để phục vụ thanh tra ATVSLĐ.	Số giấy chứng nhận, ngày kiểm định, ngày hết hạn, đơn vị kiểm định, hồ sơ khai báo.

CHECKLIST HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Vai trò	Lỗi thường gặp
Hồ sơ khai báo	Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định	Dùng để khai báo thông tin thiết bị, chủ sử dụng, địa điểm sử dụng, thông số chính.	Thiếu chữ ký/sai thông tin thiết bị/sai địa điểm sử dụng.
Hồ sơ kiểm định	Bản sao phô tô Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của thiết bị	Chứng minh thiết bị đã được kiểm định trước khi đưa vào sử dụng.	Giấy chứng nhận hết hiệu lực, không đúng serial/model hoặc không đúng tổ chức kiểm định.
Hồ sơ kỹ thuật	Catalogue, datasheet, C/Q, hồ sơ xuất xứ, ảnh nhãn, serial list	Dùng để đối chiếu tên thiết bị, thông số, nguồn gốc, công năng và tình trạng.	Tên hàng trên chứng từ nhập khẩu không khớp hồ sơ kiểm định/khai báo.
Chứng từ XNK	Invoice, Packing List, B/L/AWB, tờ khai hải quan, C/O nếu có	Dùng để nối dữ liệu nhập khẩu với tài sản đưa vào sử dụng tại nhà máy/kho/dự án.	Lệch model, số lượng, số serial, xuất xứ hoặc thông số kỹ thuật.
Hồ sơ nội bộ	Biên bản nghiệm thu/lắp đặt, vị trí sử dụng, người phụ trách an toàn, lịch bảo trì	Dùng cho vận hành sau khi có xác nhận khai báo.	Không chứng minh được địa điểm và tình trạng đưa vào sử dụng khi hậu kiểm.

GHI CHÚ THUẬT NGỮ

ATVSLĐ: An toàn, vệ sinh lao động; hệ thống yêu cầu pháp lý nhằm kiểm soát rủi ro tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và sự cố kỹ thuật.
Đối tượng kiểm định: máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt cần được kiểm định kỹ thuật an toàn lao động trước/sau quá trình sử dụng theo quy định.
Giấy chứng nhận kết quả kiểm định: chứng từ do tổ chức kiểm định phát hành, thể hiện tình trạng kỹ thuật an toàn của thiết bị tại thời điểm kiểm định.
Serial list: danh sách số serial/định danh thiết bị, dùng để khớp hàng nhập khẩu với thiết bị thực tế đưa vào vận hành.

VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu	Cơ quan ban hành	Thời điểm	Vai trò	Ghi chú rà soát
Luật	Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13	Quốc hội	Ban hành 25/06/2015	Khung pháp lý nền về an toàn, vệ sinh lao động, trách nhiệm của người sử dụng lao động và quản lý nhà nước.	Cần rà các điều về trách nhiệm sử dụng máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt theo hồ sơ thực tế.
Nghị định	Nghị định 44/2016/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành 15/05/2016; hiệu lực 01/07/2016	Quy định chi tiết hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động, huấn luyện ATVSLĐ và quan trắc môi trường lao động.	Là căn cứ chính của thủ tục khai báo, đặc biệt nhóm quy định về kiểm định và khai báo sử dụng.
Nghị định sửa đổi	Nghị định 04/2023/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành và hiệu lực 13/02/2023	Sửa đổi các nghị định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh và thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ LĐTBXH.	Liên quan biểu mẫu khai báo và cách thức thực hiện sau sửa đổi.
Thông tư	Thông tư 16/2017/TT-BLĐTBXH	Bộ LĐTBXH	Ban hành 08/06/2017; hiệu lực 22/08/2017	Quy định chi tiết một số nội dung về kiểm định kỹ thuật an toàn lao động đối với máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt.	Cần rà cùng chứng nhận kiểm định, tổ chức kiểm định, hồ sơ kỹ thuật.
Thông tư danh mục	Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH	Bộ LĐTBXH	Ban hành 30/12/2019; hiệu lực 01/03/2020	Ban hành Danh mục máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ.	Dùng để xác định thiết bị có thuộc diện phải kiểm định/khai báo không.
Nghị quyết	Nghị quyết 190/2025/QH15	Quốc hội	Ban hành và hiệu lực 19/02/2025	Quy định xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước.	Cần rà để hiểu cơ sở chuyển tiếp thẩm quyền/cơ quan khi tên cơ quan thay đổi.
Nghị định tổ chức bộ máy	Nghị định 25/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành 21/02/2025; hiệu lực 01/03/2025	Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.	Liên quan việc Bộ Nội vụ quản lý lĩnh vực an toàn, vệ sinh lao động sau sắp xếp.
Nghị định tổ chức địa phương	Nghị định 45/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành 28/02/2025; hiệu lực 01/03/2025	Quy định tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh/cấp huyện.	Cần rà cùng cổng dịch vụ công địa phương để xác định cơ quan tiếp nhận thực tế.
Văn bản công bố TTHC	Quyết định 323/QĐ-BNV năm 2025	Bộ Nội vụ	Ban hành 08/04/2025	Công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ lĩnh vực ATVSLĐ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ.	Cơ sở cập nhật tên cơ quan thực hiện hiện nay là Sở Nội vụ.

XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC

NGUỒN XEM / TẢI THỦ TỤC VÀ VĂN BẢN GỐC

Xem thủ tục trên Cổng DVCQG Xem Nghị định 44/2016/NĐ-CP Xem Nghị định 04/2023/NĐ-CP Xem Thông tư 16/2017/TT-BLĐTBXH Xem Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH Xem Nghị quyết 190/2025/QH15 Xem Nghị định 25/2025/NĐ-CP Xem Nghị định 45/2025/NĐ-CP

Nguồn ưu tiên: Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Cổng văn bản/Công báo Chính phủ. Không dùng khung nhúng PDF để tránh lỗi khung đen hoặc lỗi từ chối kết nối trên WordPress.

TOÀN VĂN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
KHAI BÁO SỬ DỤNG MÁY, THIẾT BỊ, VẬT TƯ CÓ YÊU CẦU NGHIÊM NGẶT VỀ AN TOÀN LAO ĐỘNG

Mã thủ tục: 2.000134Cơ quan công bố: Bộ Nội vụ

KHAI BÁO VỚI SỞ NỘI VỤ ĐỊA PHƯƠNG KHI ĐƯA VÀO SỬ DỤNG CÁC LOẠI MÁY, THIẾT BỊ, VẬT TƯ CÓ YÊU CẦU NGHIÊM NGẶT VỀ AN TOÀN LAO ĐỘNG

1. Lĩnh vực: An toàn, vệ sinh lao động.

2. Cấp thực hiện: Cấp tỉnh, cấp xã theo dữ liệu công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

3. Đối tượng thực hiện: Công dân Việt Nam; doanh nghiệp.

4. Cơ quan thực hiện: Sở Nội vụ địa phương.

5. Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, thông qua dịch vụ bưu chính, nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

6. Thời hạn giải quyết: Không quá 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

7. Thành phần hồ sơ:

a) Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định.

b) Bản sao phô tô Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của thiết bị.

8. Số lượng hồ sơ: Theo thông tin công bố trên Cổng DVCQG: 01 bản chính đối với Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định; 01 bản chính/bản nộp theo yêu cầu hệ thống đối với bản sao phô tô Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của thiết bị. Khi nộp trực tuyến, doanh nghiệp cần đối chiếu yêu cầu định dạng hồ sơ điện tử tại cổng dịch vụ công địa phương.

9. Kết quả thực hiện: Giấy xác nhận khai báo sử dụng máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động hoặc công văn thông báo lý do không cấp Giấy xác nhận khai báo, trong đó nêu rõ lý do từ chối.

10. Căn cứ pháp lý công bố trên Cổng DVCQG:

a) Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13.

b) Nghị định 44/2016/NĐ-CP ngày 15/05/2016 của Chính phủ.

c) Thông tư 16/2017/TT-BLĐTBXH ngày 08/06/2017 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

d) Nghị định 04/2023/NĐ-CP ngày 13/02/2023 của Chính phủ.

đ) Nghị quyết 190/2025/QH15 ngày 19/02/2025 của Quốc hội về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước.

e) Nghị định 25/2025/NĐ-CP ngày 21/02/2025 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.

g) Nghị định 45/2025/NĐ-CP ngày 28/02/2025 của Chính phủ quy định tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh và cấp huyện.

11. Lưu ý áp dụng: Tên thủ tục hiện hành dùng “Sở Nội vụ”. Một số hồ sơ, mẫu biểu hoặc hướng dẫn cũ có thể còn ghi “Sở Lao động – Thương binh và Xã hội”; khi nộp hồ sơ cần thực hiện theo cơ quan tiếp nhận được công bố trên Cổng DVCQG/cổng dịch vụ công địa phương tại thời điểm nộp.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Thủ tục này áp dụng khi nào?

Áp dụng khi tổ chức, cá nhân đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư thuộc diện có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động. Việc xác định thuộc diện áp dụng phải rà theo danh mục chuyên ngành và hồ sơ kỹ thuật thực tế.

2. Cơ quan tiếp nhận hiện nay là cơ quan nào?

Theo dữ liệu hiện hành trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cơ quan thực hiện là Sở Nội vụ địa phương. Một số tài liệu cũ có thể còn ghi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội do thay đổi tổ chức bộ máy.

3. Hồ sơ tối thiểu gồm những gì?

Gồm Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định và bản sao phô tô Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của thiết bị. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm catalogue, datasheet, serial list và chứng từ nhập khẩu để đối chiếu.

4. Thời hạn giải quyết là bao lâu?

Cổng DVCQG công bố thời hạn giải quyết không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ thiếu hoặc thông tin không khớp, cơ quan xử lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc thông báo lý do không cấp xác nhận.

5. Thiết bị nhập khẩu có phải khai báo ngay tại cửa khẩu không?

Thủ tục khai báo này gắn với thời điểm đưa thiết bị vào sử dụng tại địa phương. Tuy nhiên, hồ sơ nhập khẩu cần được chuẩn hóa từ đầu để phục vụ kiểm định, khai báo và lưu hồ sơ sau thông quan.

6. Rà theo tên hàng hay theo mã HS?

Không nên chỉ rà theo tên thương mại hoặc mã HS. Cần đối chiếu đồng thời tên thiết bị, công năng, thông số kỹ thuật, catalogue, serial/model, quy chuẩn/danh mục quản lý và mục đích sử dụng thực tế.

7. Nếu thiết bị đã có giấy kiểm định thì có cần khai báo nữa không?

Giấy chứng nhận kiểm định là một thành phần hồ sơ quan trọng, nhưng không thay thế hoàn toàn thủ tục khai báo sử dụng nếu thiết bị thuộc diện phải khai báo khi đưa vào sử dụng.

8. Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ gì sau khi được xác nhận?

Nên lưu giấy xác nhận khai báo, phiếu khai báo, giấy chứng nhận kiểm định, hồ sơ kỹ thuật, chứng từ nhập khẩu, hồ sơ lắp đặt/bàn giao và lịch kiểm định định kỳ.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với thiết bị nhập khẩu có yêu cầu nghiêm ngặt về ATVSLĐ, doanh nghiệp nên khóa dữ liệu kỹ thuật và chứng từ ngay từ trước ETA để hạn chế lệch hồ sơ khi kiểm định, khai báo sử dụng hoặc nghiệm thu dự án.

Rà soát pháp lý

Đối chiếu danh mục thiết bị, văn bản nền, điều kiện kích hoạt thủ tục và cơ quan tiếp nhận theo địa phương sử dụng thiết bị.

Kiểm soát chứng từ

So khớp Invoice, Packing List, B/L/AWB, tờ khai, catalogue, nhãn, model/serial và giấy kiểm định trước khi nộp hồ sơ.

Phối hợp vận hành

Lập timeline nhập khẩu – lắp đặt – kiểm định – khai báo, xác định điểm chặn rủi ro trước khi thiết bị được đưa vào sử dụng.

Sau thông quan / hậu kiểm

Lưu hồ sơ theo vòng đời thiết bị, theo dõi thời hạn kiểm định, hồ sơ bảo trì, giấy xác nhận khai báo và dữ liệu phục vụ thanh tra ATVSLĐ.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN