Với sản phẩm điện, điện tử, rủi ro không chỉ nằm ở mã HS hay thuế nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát RoHS (giới hạn một số hóa chất độc hại trong vật liệu đồng nhất), lô hàng có thể bị yêu cầu giải trình hồ sơ, bị rà soát sau thông quan hoặc gặp rủi ro khi lưu thông thị trường. Bài viết này cung cấp bản đồ rà soát E2E về phạm vi áp dụng, hồ sơ kỹ thuật, HS – thuế – C/O, công bố thông tin và nghĩa vụ lưu hồ sơ trước khi sản phẩm đưa ra thị trường Việt Nam.

Tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩuNhóm chính sách: RoHS / hóa chất độc hạiCần đối chiếu theo model, catalogue và hồ sơ thực tế

Nhóm hàng trong bài “Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hàng RoHS / hàng rà hóa chất độc hại” tại khu vực kiểm tra nhập khẩu ở cảng — Minh họa nhóm hàng và bối cảnh rà soát hồ sơ trước thông quan.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC

RoHS (Restriction of Hazardous Substances – hạn chế sử dụng một số chất độc hại) trong bối cảnh Việt Nam được hiểu theo quy định về giới hạn hàm lượng cho phép của một số hóa chất độc hại trong sản phẩm điện, điện tử lưu thông trên thị trường Việt Nam.

Hóa chất bị giới hạn

Gồm Pb, Cd, Hg, Cr6+, PBB, PBDE. Mức giới hạn tham chiếu: 0,1% khối lượng cho Pb/Hg/Cr6+/PBB/PBDE và 0,01% khối lượng cho Cd.

Vật liệu đồng nhất

Là phần vật liệu không thể tách thành vật liệu khác bằng phương pháp cơ học. Kiểm soát RoHS thường phải rà theo linh kiện, nhựa, mạch in, lớp phủ, dây cáp, mối hàn.

Tác động vận hành

RoHS thường không được xử lý như một giấy phép nhập khẩu độc lập, nhưng là nghĩa vụ compliance trước lưu thông và cần hồ sơ chứng minh khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Lưu ý nghiệp vụ: Một sản phẩm có thể đồng thời chịu nhiều lớp chính sách: RoHS, nhãn hàng hóa, kiểm tra chất lượng/hợp quy ICT, hiệu suất năng lượng, pin lithium, ATTT/MMDS hoặc yêu cầu riêng theo dự án. Không nên chỉ nhìn tên thương mại để kết luận.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT

Bài viết áp dụng cho nhóm sản phẩm điện, điện tử phải rà giới hạn hàm lượng hóa chất độc hại trước khi lưu thông tại Việt Nam, đặc biệt hàng gia dụng, thiết bị ICT, thiết bị tiêu dùng, chiếu sáng, công cụ điện, đồ chơi điện tử và dụng cụ đo lường tự động. Không tự động áp dụng chung cho linh kiện rời, pin/ắc quy, phụ tùng thay thế, hàng triển lãm, hàng tạm nhập tái xuất hoặc hàng không đưa ra lưu thông thương mại nếu thuộc nhóm loại trừ theo hồ sơ thực tế.

Cần đối chiếu tại thời điểm áp dụng theo catalogue, datasheet, model, công năng, cấu tạo vật liệu, BOM (Bill of Materials – bảng kê vật liệu), mục đích nhập khẩu và kênh lưu thông.

Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa	Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra	Ví dụ model/công năng	Tài liệu chứng minh	Chính sách có thể phát sinh	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
Thiết bị gia dụng điện, điện tử	Vỏ nhựa, mạch điều khiển, dây điện, motor, lớp phủ, mối hàn	Tủ lạnh, máy giặt, lò vi sóng, bếp điện, quạt điện	Catalogue, datasheet, manual, BOM, chứng thư RoHS	Rà RoHS, nhãn hàng hóa, hiệu suất năng lượng nếu thuộc diện	Invoice, Packing List, catalogue, nhãn gốc, RoHS declaration/test report	Cần tách máy chính, phụ kiện, adapter, dây nguồn và linh kiện thay thế.
Thiết bị công nghệ thông tin và truyền thông	Bo mạch, cáp, màn hình, adapter, module phát sóng, pin	Laptop, router, switch, server, camera, máy in	Datasheet, model list, test report, QCVN nếu có wireless	RoHS; có thể phát sinh KTCL/hợp quy ICT, ATTT/MMDS	Catalogue, datasheet, test report, hợp quy nếu thuộc nhóm 2	RoHS không thay thế thủ tục hợp quy ICT nếu sản phẩm có kết nối vô tuyến.
Thiết bị chiếu sáng và thiết bị tiêu dùng	LED chip, driver, vỏ nhôm/nhựa, sơn phủ, dây điện	Đèn LED, TV, màn hình, loa, thiết bị âm thanh	Catalogue, chứng nhận RoHS, chứng thư thử nghiệm vật liệu	RoHS, nhãn hàng hóa, có thể phát sinh hiệu suất năng lượng	Nhãn gốc, datasheet, test report, thông tin nhà sản xuất	Rủi ro thường nằm ở driver, dây cáp, sơn phủ và vật liệu nhựa.
Công cụ điện, đồ chơi, thiết bị thể thao điện tử	Pin, motor, mạch điều khiển, cảm biến, vỏ nhựa	Máy khoan điện, đồ chơi điều khiển, máy tập điện tử	Catalogue, BOM, MSDS nếu có, test report	RoHS; có thể phát sinh tiêu chuẩn an toàn hoặc pin lithium	Bộ hồ sơ kỹ thuật, hình ảnh hàng hóa, nhãn cảnh báo	Không gom hàng dùng pin với hàng cắm điện vì chính sách vận chuyển/pin khác nhau.
Hàng mẫu, hàng bảo hành, hàng dự án, EPE/FDI	Mục đích nhập khẩu, số lượng, điều kiện lưu thông, nơi sử dụng	Mẫu thử nghiệm, hàng thay thế, hàng phục vụ dự án nhà máy	Hợp đồng, PO, công văn mục đích sử dụng, chứng từ nội bộ	Có thể được xử lý khác nhau về lưu thông, nhãn, hậu kiểm	Invoice, Packing List, tài liệu dự án, chứng từ điều chuyển	Cần xác định có đưa ra thị trường Việt Nam hay chỉ dùng nội bộ/dự án.

HS CODE – THUẾ – C/O

RoHS không phải căn cứ phân loại HS. Mã HS vẫn phải xác định theo công năng chính, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, tình trạng hàng hóa và bộ phận/phụ kiện đi kèm. Tuy nhiên, việc chốt HS đúng giúp doanh nghiệp nhận diện nhóm sản phẩm điện – điện tử có khả năng phải kiểm soát hàm lượng hóa chất độc hại trước khi lưu thông tại Việt Nam.

Nguyên tắc kiểm soát: Không chốt thuế chỉ theo tên thương mại như “hàng RoHS”, “thiết bị điện tử” hoặc “linh kiện điện tử”. Cần đối chiếu catalogue, datasheet, hình ảnh nhãn, model, công năng, vật liệu/cấu tạo và cách đóng gói thực tế của từng lô hàng.

Mã HS tham khảo	Mô tả/nhóm hàng phù hợp	Cơ sở phân loại	Điều kiện áp dụng	Thuế nhập khẩu thông thường	Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ cần đối chiếu
8471	Máy xử lý dữ liệu tự động, máy tính, server, thiết bị lưu trữ và bộ phận phù hợp.	Công năng xử lý/lưu trữ dữ liệu; cấu hình CPU/RAM/storage; dạng máy hoàn chỉnh hay bộ phận.	Áp dụng khi bản chất hàng là ADP hoặc bộ phận ADP; không dùng cho mọi thiết bị điện tử nói chung.	Cần đối chiếu biểu thuế thông thường theo HS cuối cùng.	Nhiều dòng IT tham khảo MFN 0%; phải tra theo phân nhóm cuối cùng.	Thường 10% hoặc 8% nếu thuộc diện giảm VAT từng thời kỳ.	RCEP, CPTPP, AKFTA, VKFTA, EVFTA nếu có tuyến phù hợp.	Catalogue, datasheet, invoice, C/O, model list, mô tả công năng.
8517	Router, switch, modem, gateway, thiết bị truyền dẫn, terminal viễn thông.	Chức năng truyền/nhận dữ liệu; chuẩn kết nối; cổng mạng; module Wi-Fi/Bluetooth/4G/5G.	Nếu có truyền phát vô tuyến phải rà thêm hợp quy ICT, QCVN và hồ sơ chuyên ngành liên quan.	Cần đối chiếu biểu thuế theo phân nhóm 8517 cụ thể.	Nhiều mã thiết bị mạng tham khảo MFN 0%; không chốt nếu chưa có HS 8 số.	Thường 10% hoặc 8% nếu đủ điều kiện giảm.	ACFTA, RCEP, AKFTA, VKFTA, CPTPP, EVFTA.	Datasheet, thông tin module wireless, C/O, nhãn, test report nếu có.
8528	Màn hình, TV, thiết bị hiển thị, display chuyên dụng.	Công năng hiển thị; kích thước; khả năng thu tín hiệu; tích hợp hệ điều hành hoặc tuner.	Phân biệt monitor, TV, panel rời, display công nghiệp và thiết bị chuyên dụng.	Cần tra biểu thuế theo HS cuối cùng và tình trạng hàng.	MFN thay đổi theo chủng loại; cần đối chiếu biểu thuế hiện hành.	Thường 10% hoặc 8% nếu thuộc diện giảm.	EVFTA, CPTPP, RCEP, ACFTA nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ.	Catalogue, thông số hiển thị, C/O, nhãn, hồ sơ năng lượng nếu phát sinh.
8504	Nguồn điện, adapter, bộ sạc, bộ biến đổi điện, power supply.	Chức năng chuyển đổi điện áp/dòng điện; công suất; loại dùng riêng hay độc lập.	Nếu đi kèm máy chính cần xác định khai chung bộ hàng hay tách riêng theo bản chất thương mại.	Cần đối chiếu biểu thuế theo công suất, chủng loại và mục đích sử dụng.	MFN tùy phân nhóm; cần tra theo HS cuối cùng.	Thường 10% hoặc 8% nếu đủ điều kiện.	ACFTA, RCEP, AKFTA, VKFTA, EVFTA tùy xuất xứ.	Datasheet, thông số điện, ảnh nhãn, safety report/RoHS report nếu có.
8516 / 8418 / 8451 / 8422	Thiết bị gia dụng điện: gia nhiệt, làm lạnh, giặt, rửa, sấy, xử lý thực phẩm.	Công năng chính; cơ chế gia nhiệt/làm lạnh/giặt/rửa; cấu tạo và công suất.	Rà đồng thời RoHS, nhãn hàng hóa, hiệu suất năng lượng, an toàn điện nếu thuộc diện áp dụng.	Cần tra biểu thuế theo từng nhóm thiết bị và model thực tế.	MFN có thể khoảng 0%–25% tùy HS; không chốt nếu chưa có model.	Thường 10% hoặc 8% nếu đủ điều kiện.	ATIGA, ACFTA, RCEP, EVFTA, CPTPP tùy tuyến.	Catalogue, nhãn năng lượng nếu có, C/O, thông số kỹ thuật, RoHS declaration.

Bảng trên dùng để định hướng rà soát. Thuế nhập khẩu thông thường, MFN, VAT và ưu đãi đặc biệt chỉ được chốt theo HS cuối cùng, thời điểm đăng ký tờ khai và hồ sơ thực tế.

Tuyến/xuất xứ	FTA/hiệp định	Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ	Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
ASEAN	ATIGA	C/O form D hoặc chứng từ xuất xứ hợp lệ.	Có thể về 0% nếu PSR đáp ứng.	Đúng tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp, mô tả hàng khớp chứng từ.	C/O, invoice, packing list, B/L, catalogue, tiêu chí xuất xứ.	Kiểm tra HS 6 số, ngày cấp, nước xuất xứ và dấu/chữ ký.
Trung Quốc	ACFTA / RCEP	C/O form E hoặc RCEP C/O/statement nếu áp dụng.	Có thể 0% theo lộ trình từng HS.	Đúng form, tiêu chí xuất xứ, hóa đơn bên thứ ba nếu có.	C/O, invoice bên thứ ba, B/L, catalogue, model list.	Dễ sai ở model, mô tả hàng và HS trên C/O.
Hàn Quốc	AKFTA / VKFTA / RCEP	C/O form AK, VK hoặc RCEP.	Có thể 0% theo biểu ưu đãi đặc biệt.	Đáp ứng RVC/CTH/CTSH theo PSR của HS cuối cùng.	C/O, BOM nếu cần chứng minh xuất xứ, invoice, packing list.	Chọn hiệp định có lợi nhất nhưng phải đủ hồ sơ chứng minh.
Nhật Bản	VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP	C/O form VJ/AJ hoặc chứng từ theo CPTPP/RCEP.	Rà theo biểu ưu đãi đặc biệt của từng hiệp định.	Đáp ứng PSR, vận chuyển trực tiếp và chứng từ xuất xứ hợp lệ.	C/O/chứng từ xuất xứ, invoice, B/L, catalogue.	Không dùng chung một form C/O cho mọi hiệp định.
EU / UK	EVFTA / UKVFTA	EUR.1 hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ nếu đủ điều kiện.	Có thể hưởng ưu đãi theo lộ trình từng HS.	Đúng cơ chế chứng nhận xuất xứ, xuất xứ EU/UK hợp lệ.	Statement on origin/EUR.1, invoice, chứng từ vận tải.	Kiểm tra quy định hóa đơn bên thứ ba và vận chuyển trực tiếp.
Úc – New Zealand	AANZFTA / CPTPP / RCEP	C/O form AANZ, CPTPP/RCEP chứng từ phù hợp.	Rà theo từng HS và từng tuyến.	Đáp ứng PSR và hồ sơ chứng minh xuất xứ.	C/O, invoice, packing list, B/L, catalogue.	Ưu tiên hiệp định có lợi nhưng phải tránh sai form.

Checklist kiểm tra C/O: rà đúng form, tiêu chí WO/RVC/CTH/CTSH, hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển trực tiếp, mô tả hàng, HS, số lượng, trọng lượng, nước xuất xứ, dấu/chữ ký, ngày cấp và thời hạn hiệu lực.

BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ

Với hàng RoHS, trọng tâm không chỉ là “nộp hồ sơ tại cảng”, mà là xây dựng bộ chứng từ kỹ thuật đủ để chứng minh sản phẩm đáp ứng giới hạn hóa chất độc hại trước khi lưu thông. Hồ sơ có thể được kiểm tra trong quá trình hậu kiểm, kiểm tra thị trường hoặc khi khách hàng dự án yêu cầu.

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Hồ sơ thương mại	Commercial Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, hợp đồng/PO, C/O nếu xin ưu đãi thuế	Mở tờ khai, khai trị giá, khai xuất xứ, đối chiếu model	Nhà nhập khẩu, shipper, forwarder, bộ phận docs	Tên hàng/model lệch giữa chứng từ và catalogue	Khóa tên hàng, model, số lượng, xuất xứ trước ETA.
Hồ sơ kỹ thuật sản phẩm	Catalogue, datasheet, user manual, hình ảnh nhãn, model list/serial list	Phân loại HS, xác định nhóm sản phẩm, rà RoHS và chính sách khác	Nhà cung cấp, procurement, technical team	Catalogue chỉ là bản marketing, thiếu thông số vật liệu	Yêu cầu datasheet chính thức, bản vẽ, BOM nếu cần.
Hồ sơ RoHS / hóa chất độc hại	RoHS declaration, test report IEC 62321 hoặc tương đương, BOM, quy trình quản lý vật liệu	Chứng minh giới hạn Pb/Cd/Hg/Cr6+/PBB/PBDE	Nhà sản xuất, phòng lab, nhà nhập khẩu	Test report hết hạn, không đúng model, không đúng vật liệu đồng nhất	Đối chiếu model, revision, part number, phòng thử nghiệm.
Hồ sơ chính sách liên quan	Hợp quy ICT, hiệu suất năng lượng, nhãn phụ, pin lithium, ATTT/MMDS nếu phát sinh	Bổ sung nghĩa vụ chuyên ngành ngoài RoHS	Compliance, legal, đơn vị logistics, tổ chức chứng nhận	Chỉ có RoHS nhưng thiếu hợp quy/nhãn/giấy phép khác	Rà từng chức năng: wireless, mã hóa, pin, adapter, công suất.
Hồ sơ lưu sau thông quan	Tờ khai, chứng từ nộp thuế, C/O, hồ sơ RoHS, công bố thông tin, nhãn sản phẩm	Lưu hồ sơ, giải trình hậu kiểm, kiểm tra thị trường	Importer, legal, compliance, kế toán	Không lưu đủ bản gốc/chứng thư theo lô	Lập folder theo số tờ khai, PO, model, serial và nhà cung cấp.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Thông tư chuyên ngành	Thông tư 30/2011/TT-BCT	Bộ Công Thương	Có hiệu lực từ 23/09/2011; áp dụng cho đến khi có QCVN tương ứng thay thế	Trục chính về giới hạn hóa chất độc hại trong sản phẩm điện, điện tử	Điều 1, 4, 5, 6, 9; Phụ lục 1, 2, 3	Cần đối chiếu nhóm sản phẩm và ngoại lệ theo hồ sơ thực tế.
Văn bản đính chính	Quyết định 4693/QĐ-BCT	Bộ Công Thương	Ngày ban hành 16/09/2011	Đính chính một số nội dung và phụ lục của Thông tư 30/2011/TT-BCT	Nội dung đính chính Điều 5, Điều 6, Điều 9 và phụ lục	Cần dùng bản đã đính chính khi trích dẫn hồ sơ.
Luật chuyên ngành hóa chất	Luật Hóa chất 69/2025/QH15	Quốc hội	Hiệu lực từ 01/01/2026	Khung quản lý hóa chất hiện hành cần rà khi bài áp dụng sau 2026	Các quy định liên quan hoạt động hóa chất, trách nhiệm quản lý	Cần theo dõi nghị định/thông tư hướng dẫn mới nếu có.
Luật chất lượng hàng hóa	Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 05/2007/QH12	Quốc hội	Hiệu lực từ 01/07/2008	Khung chất lượng sản phẩm lưu thông, kiểm tra và trách nhiệm tổ chức/cá nhân	Cần rà theo nhóm hàng và quy định quản lý chất lượng liên quan	Không dùng thay cho hồ sơ RoHS cụ thể.
Tiêu chuẩn thử nghiệm	IEC 62321 hoặc tiêu chuẩn tương đương	IEC / phòng thử nghiệm được công nhận	Áp dụng khi chưa có QCVN tương ứng theo quy định được dẫn chiếu	Phương pháp xác định hàm lượng sáu chất bị giới hạn	Điều 5 Thông tư 30/2011/TT-BCT và nội dung đính chính	Cần kiểm tra scope của phòng thử nghiệm và model/part được test.
Biểu thuế và FTA	Biểu thuế XNK hiện hành, biểu ưu đãi đặc biệt theo FTA	Bộ Tài chính/Chính phủ	Theo từng giai đoạn hiệu lực	Xác định thuế nhập khẩu, VAT, ưu đãi C/O	HS cuối cùng, xuất xứ, form C/O	Không chốt thuế nếu chưa có HS chính thức và C/O.
Nghị định hướng dẫn Luật Hóa chất	Nghị định 26/2026/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực theo văn bản; cần rà soát bản chính thức tại thời điểm áp dụng	Quy định chi tiết một số điều của Luật Hóa chất về quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa	Cần rà các phụ lục/danh mục nếu hàng hóa chứa hóa chất nguy hiểm hoặc cần công bố thông tin	Không thay thế Thông tư 30/2011/TT-BCT đối với giới hạn RoHS; dùng để rà bổ sung khi hàng có hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm/hàng hóa.
Thông tư hướng dẫn Luật Hóa chất	Thông tư 01/2026/TT-BCT	Bộ Công Thương	Có hiệu lực từ 17/01/2026	Hướng dẫn thi hành Luật Hóa chất và Nghị định 26/2026/NĐ-CP; có nội dung về hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa	Điều 1 và các phụ lục/danh mục liên quan nếu phát sinh	Cần rà khi hồ sơ áp dụng từ năm 2026, đặc biệt trường hợp hàng điện – điện tử có chứa hóa chất nguy hiểm ngoài phạm vi RoHS.

Tình huống hàng hóa	Căn cứ/văn bản cần đối chiếu	Chính sách có thể áp dụng	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Điều kiện kích hoạt chính sách
Sản phẩm điện, điện tử thuộc Phụ lục 2	Thông tư 30/2011/TT-BCT và phụ lục đã đính chính	Đảm bảo giới hạn hóa chất độc hại; công bố thông tin; lưu hồ sơ quản lý	Bộ Công Thương/Cục Hóa chất; cơ quan quản lý thị trường khi kiểm tra lưu thông	Hàng đưa ra lưu thông tại Việt Nam và thuộc nhóm sản phẩm điều chỉnh.
Hàng có wireless/ICT	Thông tư RoHS + quy định ICT/QCVN liên quan	RoHS + có thể phát sinh KTCL, chứng nhận/công bố hợp quy ICT	Cơ quan chuyên ngành ICT, tổ chức chứng nhận, hải quan	Có Wi-Fi/Bluetooth/4G/5G, module phát sóng hoặc chức năng viễn thông.
Hàng có pin/adapter/bộ sạc	Thông tư RoHS + quy định vận chuyển pin/nhãn/an toàn nếu có	Rà RoHS cho thiết bị; rà riêng pin, adapter, nhãn và an toàn vận chuyển	Hãng vận chuyển, hải quan, cơ quan chuyên ngành nếu phát sinh	Có pin lithium, adapter rời, bộ sạc hoặc pin thay thế đi kèm.
Linh kiện, phụ tùng thay thế, hàng triển lãm	Điều 1 Thông tư 30/2011/TT-BCT	Có thể thuộc nhóm ngoại lệ RoHS theo điều kiện cụ thể	Hải quan/cơ quan quản lý thị trường tùy tình huống	Không đưa ra lưu thông như sản phẩm hoàn chỉnh hoặc thuộc trường hợp loại trừ.
Hàng nhập cho dự án/EPE/FDI/nhà máy	Thông tư RoHS + quy định hải quan/đầu tư/khu chế xuất	Rà mục đích sử dụng nội bộ, lưu thông, bàn giao cho dự án	Hải quan, bộ phận compliance nội bộ, chủ dự án	Hàng lắp đặt nội bộ nhưng vẫn có thể cần hồ sơ kỹ thuật khi kiểm tra.

Xem Thông tư 30/2011/TT-BCT Tải bản Công báo/PDF Xem Luật Hóa chất 69/2025/QH15

THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO

Bước xử lý	Thời điểm nên thực hiện	Kết quả cần có	Chi phí/lệ phí cần lưu ý	Rủi ro nếu chậm
Rà nhóm hàng và phạm vi RoHS	Trước khi đặt hàng hoặc trước ETD	Xác định hàng có thuộc phạm vi RoHS và có ngoại lệ không	Không có lệ phí nhà nước riêng nếu chỉ rà hồ sơ nội bộ	Mua nhầm hàng thiếu hồ sơ vật liệu/test report.
Xin hồ sơ RoHS từ nhà cung cấp	Trước ETA tối thiểu 7–15 ngày làm việc nếu hàng kỹ thuật phức tạp	Có RoHS declaration, test report, BOM hoặc quy trình quản lý vật liệu	Có thể phát sinh phí test/report nếu phải thử nghiệm mới	Hàng về nhưng thiếu chứng cứ compliance để giải trình.
Rà HS, thuế, C/O và chính sách khác	Trước khi mở tờ khai	Bộ hồ sơ khai báo thống nhất và phương án thuế/C/O	Phí tư vấn/kiểm tra hồ sơ nếu thuê ngoài; thuế theo HS	Sai HS, C/O không được chấp nhận, phát sinh truy thu.
Mở tờ khai và xử lý luồng	Theo ETA/lịch hàng về	Tờ khai hợp lệ, hồ sơ giải trình sẵn sàng	Thuế, phí cảng/kho/bãi theo thực tế	DEM/DET, lưu bãi nếu bị hỏi hồ sơ kỹ thuật kéo dài.
Công bố thông tin và lưu hồ sơ sau thông quan	Trước khi lưu thông thị trường	Thông tin RoHS trên website/manual/bao bì/sản phẩm và hồ sơ lưu theo lô	Chi phí quản trị hồ sơ, in ấn nhãn/tài liệu nếu có	Bị kiểm tra thị trường nhưng không chứng minh được tính xác thực thông tin công bố.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Với hàng RoHS / hàng rà hóa chất độc hại, quy trình nên được vận hành như một chuỗi kiểm soát từ trước khi hàng chạy đến sau khi hàng lưu thông. Điểm trọng yếu là không đợi hàng về cảng mới xin hồ sơ RoHS, vì khi đó doanh nghiệp rất dễ bị động nếu thiếu test report, sai model hoặc thiếu chứng cứ kiểm soát vật liệu.

Bước	Giai đoạn xử lý	Việc cần làm	Điểm kiểm soát rủi ro	Hồ sơ đầu ra
1	Rà soát trước ETA	Xác định sản phẩm có thuộc nhóm điện, điện tử phải kiểm soát RoHS không; tách máy chính, adapter, dây cáp, phụ kiện, pin, linh kiện và bộ phận thay thế.	Không gom mọi model thành một kết luận; kiểm tra ngoại lệ như pin/ắc quy, linh kiện, hàng mẫu, hàng triển lãm hoặc hàng không lưu thông thương mại.	Bảng phân loại model và phạm vi áp dụng RoHS.
2	Khóa dữ liệu kỹ thuật	Yêu cầu nhà cung cấp gửi catalogue, datasheet, BOM, model list, serial list, ảnh nhãn và tài liệu thành phần vật liệu nếu có.	Model trên hồ sơ RoHS phải khớp với invoice, packing list, nhãn hàng và catalogue; tránh dùng report cho phiên bản/model khác.	Model list, datasheet, BOM/tài liệu vật liệu.
3	Kiểm tra hồ sơ RoHS	Rà RoHS declaration, test report theo IEC 62321 hoặc tiêu chuẩn tương đương, phạm vi test và danh mục chất bị giới hạn.	Kiểm tra đủ Pb, Hg, Cd, Cr6+, PBB, PBDE; đối chiếu ngưỡng 0,1% và 0,01% theo nhóm chất.	RoHS declaration/test report hợp lệ theo model.
4	Khóa chứng từ thương mại	Đồng bộ Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, hợp đồng/PO, mô tả hàng và dữ liệu kỹ thuật.	Chặn lỗi lệch tên hàng, số lượng, model, xuất xứ, HS, phụ kiện đi kèm và tình trạng hàng mới/cũ.	Bộ chứng từ thương mại đã rà khớp 100%.
5	Xác định chính sách đồng thời	Rà RoHS song song với nhãn phụ, hợp quy ICT, hiệu suất năng lượng, pin lithium, hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, ATTT/MMDS nếu có.	RoHS không thay thế giấy phép/hợp quy khác; hàng có wireless, pin, adapter hoặc phần mềm bảo mật phải rà riêng.	Ma trận chính sách chuyên ngành theo model.
6	Mở tờ khai và xử lý luồng	Chuẩn bị giải trình HS, trị giá, C/O, tên hàng, model, công năng và hồ sơ chuyên ngành khi gặp luồng Vàng/Đỏ.	Luồng Vàng kiểm tra hồ sơ; luồng Đỏ kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa; cần chuẩn bị sẵn catalogue, nhãn, model list và hồ sơ RoHS.	Tờ khai, bộ giải trình HS/chính sách, hồ sơ bổ sung nếu có.
7	Lấy hàng & lưu thông	Kéo hàng về kho, hoàn thiện nhãn/công bố thông tin nếu áp dụng, tổ chức hồ sơ theo PO, tờ khai, model/serial và nhà cung cấp.	Không để hồ sơ RoHS rời rạc theo email; cần lưu theo lô để phục vụ hậu kiểm, kiểm tra thị trường hoặc yêu cầu từ chủ dự án.	Bộ hồ sơ lưu thông và hồ sơ hậu kiểm theo lô hàng.

Luồng hải quan cần hiểu đúng: Luồng Xanh thường thông quan trên hệ thống theo điều kiện khai báo; Luồng Vàng kiểm tra hồ sơ; Luồng Đỏ kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Với hàng điện, điện tử, các điểm dễ bị hỏi là HS, model, C/O, catalogue, chức năng wireless, pin/adapter, nhãn và hồ sơ RoHS.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Hàng RoHS có phải xin giấy phép nhập khẩu riêng không?

Không nên hiểu RoHS là một giấy phép nhập khẩu độc lập. Trọng tâm là đảm bảo giới hạn hóa chất độc hại, công bố thông tin và lưu hồ sơ quản lý trước khi sản phẩm lưu thông. Tuy nhiên, hàng vẫn có thể phát sinh giấy phép/hợp quy khác theo model và công năng.

2. Chỉ cần RoHS declaration của nhà sản xuất có đủ không?

Có thể chưa đủ nếu declaration không thể hiện đúng model, scope, phiên bản sản phẩm hoặc không có cơ sở test/kiểm soát vật liệu. Với hàng dự án hoặc rủi ro cao, nên có test report hoặc quy trình quản lý vật liệu kèm theo.

3. Linh kiện điện tử nhập về có thuộc RoHS không?

Thông tư 30/2011/TT-BCT loại trừ một số linh kiện điện, điện tử khỏi phạm vi điều chỉnh. Tuy nhiên phải rà đúng tình trạng hàng: linh kiện rời, bộ phận thay thế, bộ sản phẩm hoàn chỉnh hoặc phụ kiện bán kèm có thể dẫn tới kết luận khác nhau.

4. Hàng có pin lithium có cần rà RoHS không?

Thiết bị chính vẫn có thể cần rà RoHS; riêng pin/ắc quy có thể thuộc nhóm loại trừ theo RoHS nhưng lại phát sinh yêu cầu vận chuyển, đóng gói, MSDS, UN38.3 hoặc quy định an toàn khác tùy tuyến vận tải.

5. RoHS có thay thế kiểm tra chất lượng/hợp quy ICT không?

Không. Nếu sản phẩm có Wi-Fi, Bluetooth, 4G/5G hoặc thuộc danh mục ICT nhóm 2, doanh nghiệp vẫn phải rà chính sách KTCL/chứng nhận/công bố hợp quy riêng.

6. Hàng mẫu hoặc hàng triển lãm có phải làm RoHS không?

Có thể thuộc trường hợp loại trừ nếu đúng bản chất hàng mẫu, quà tặng, triển lãm, tạm nhập tái xuất hoặc không lưu thông thương mại. Cần chứng minh bằng hồ sơ mục đích nhập khẩu, số lượng và phương án xử lý sau nhập.

7. Test report RoHS nên theo tiêu chuẩn nào?

Khi chưa có QCVN tương ứng, quy định dẫn chiếu IEC 62321 hoặc tiêu chuẩn tương đương. Cần kiểm tra phòng thử nghiệm, scope, model, vật liệu được test và thời điểm phát hành report.

8. Sau thông quan cần lưu gì?

Nên lưu tờ khai, invoice, packing list, vận đơn, C/O, catalogue, datasheet, RoHS declaration, test report, BOM/quy trình quản lý vật liệu, ảnh nhãn và bằng chứng công bố thông tin theo từng lô hàng.

KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN / SAU CẤP PHÉP

Kết quả đầu ra của quy trình rà RoHS không nhất thiết là một “giấy phép” tại cửa khẩu, mà là bộ hồ sơ compliance đủ để chứng minh sản phẩm điện, điện tử đáp ứng giới hạn hàm lượng hóa chất độc hại khi lưu thông tại Việt Nam.

Hồ sơ kỹ thuật hoàn chỉnh: catalogue, datasheet, model list, BOM hoặc tài liệu tương đương.
Hồ sơ RoHS: declaration, test report, quy trình quản lý vật liệu hoặc tài liệu chứng minh tương đương.
Công bố thông tin: thông tin có thể thể hiện trên website, hướng dẫn sử dụng, tài liệu điện tử, bao bì hoặc sản phẩm theo phương án doanh nghiệp lựa chọn.
Hồ sơ lưu theo lô: lưu theo tờ khai, PO, model/serial và nhà cung cấp để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra thị trường.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với nhóm hàng RoHS / hàng rà hóa chất độc hại, trọng tâm không chỉ là khai báo thông quan mà là thiết lập một bộ hồ sơ compliance đủ chặt trước ETA, có khả năng chứng minh nguồn gốc kỹ thuật, giới hạn hóa chất độc hại, tính nhất quán của model và nghĩa vụ lưu hồ sơ sau thông quan. Cách tiếp cận phù hợp là phối hợp đồng thời giữa logistics, hải quan, chứng từ, nhà cung cấp và bộ phận compliance của doanh nghiệp.

1. Rà soát phạm vi áp dụng theo từng model

Đối chiếu catalogue, datasheet, BOM, phụ kiện, adapter, pin, dây cáp, tình trạng hàng và mục đích nhập khẩu để xác định sản phẩm thuộc phạm vi RoHS, thuộc ngoại lệ hay cần rà thêm chính sách chuyên ngành khác.

2. Chuẩn hóa bộ hồ sơ RoHS từ nhà cung cấp

Kiểm tra RoHS declaration, test report IEC 62321/tương đương, model list, phạm vi test, ngày phát hành, tên nhà sản xuất và mức giới hạn hóa chất độc hại để tránh dùng chứng từ không khớp lô hàng.

3. Rà HS – thuế – C/O cùng hồ sơ kỹ thuật

Đối chiếu HS theo công năng chính, cấu tạo và bộ phụ kiện; kiểm tra C/O theo tuyến nhập, mô tả hàng, HS 6 số, tiêu chí xuất xứ và vận chuyển trực tiếp để hạn chế rủi ro mất ưu đãi thuế.

4. Kiểm soát chính sách đồng thời

Rà thêm nhãn phụ, hợp quy ICT, hiệu suất năng lượng, pin lithium, hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, ATTT/MMDS hoặc yêu cầu dự án nếu sản phẩm có wireless, phần mềm bảo mật, pin/adapter hoặc dùng cho nhà máy.

5. Phối hợp vận hành logistics – thông quan

Theo dõi ETA, pre-alert, lệnh giao hàng, kế hoạch kéo hàng, phương án kho/cảng và kịch bản xử lý luồng Vàng/Đỏ để giảm rủi ro lưu bãi, DEM/DET, sửa chứng từ hoặc bổ sung hồ sơ sát ngày hàng về.

6. Tổ chức hồ sơ sau thông quan

Lưu bộ hồ sơ theo PO, tờ khai, invoice, model/serial, nhà cung cấp và lô hàng; chuẩn bị sẵn hồ sơ giải trình khi có kiểm tra sau thông quan, kiểm tra thị trường hoặc yêu cầu từ chủ đầu tư/dự án.

Checklist phối hợp: HS code, C/O, nhãn, catalogue, datasheet, BOM, RoHS declaration, test report, model list, ảnh nhãn, chứng từ vận tải, tờ khai, hồ sơ lưu thông và nghĩa vụ hậu kiểm.

Trao đổi hồ sơ lô hàng Xem nhóm thủ tục chuyên ngành

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN