Một báo giá ghi “7 ngày Free Time” chưa đủ để doanh nghiệp biết mình thực sự được miễn khoản phí nào, tính từ mốc nào và đến ngày nào. Nếu không tách rõ Demurrage, Detention, Storage, cách đếm ngày và phạm vi container, bộ phận mua hàng có thể tưởng chi phí đã được kiểm soát nhưng vận hành vẫn phát sinh phí theo ngày. Bài viết này xây dựng phương pháp kiểm tra Free Time theo từng đồng hồ chi phí, từng chiều hàng và từng container trước khi xác nhận booking.

TÓM TẮT NHANH

Không đọc một con số độc lập

Free Time phải đi cùng loại phí, chiều hàng, cảng/terminal, loại container, ngày áp dụng và mốc bắt đầu–kết thúc.

Tách từng đồng hồ

DEM, DET và Storage có thể được gộp hoặc tách; miễn D&D không mặc nhiên đồng nghĩa được miễn Storage.

Xác nhận cách đếm ngày

Calendar days bao gồm ngày nghỉ; working days loại trừ ngày không làm việc theo điều kiện địa phương.

Khóa bằng chứng

Điều kiện phải gắn với số quotation/booking, phiên bản tariff và văn bản chi phối; quotation đơn lẻ không mặc nhiên thay thế tariff được dẫn chiếu.

Minh họa Cách kiểm tra điều kiện Free Time trong báo giá hãng tàu — Minh họa chủ đề, chứng từ hoặc hoạt động logistics được phân tích trong bài.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho hàng container FCL xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm dry, reefer, special equipment và NOR nếu tariff cho phép. Bài tập trung vào điều kiện miễn phí sử dụng container và thời gian nằm tại cảng/terminal/depot; không thay thế biểu phí riêng của cảng, ICD, depot, hãng tàu hoặc hợp đồng dịch vụ cụ thể.

Giới hạn: Free Time của hàng LCL, hàng rời, tàu chuyến, container của chủ hàng và dịch vụ kho CFS có cơ chế khác; cần kiểm tra theo hợp đồng riêng.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa nghiệp vụ	Điểm phải kiểm tra
Free Time	Khoảng thời gian hãng tàu cho phép sử dụng container hoặc lưu tại khu vực xác định mà chưa thu D&D theo điều kiện áp dụng.	Bao phủ DEM, DET hay combined D&D có bao gồm Storage hay không.
Demurrage – DEM	Phí phát sinh khi container ở trong cảng, terminal hoặc depot quá thời gian miễn phí theo cơ chế của hãng.	Mốc discharge/gate-in/release; ngày gate-out hoặc load-on-board kết thúc.
Detention – DET	Phí phát sinh khi container của hãng ở ngoài cảng/terminal/depot quá thời gian miễn phí.	Mốc gate-out vỏ đầy/rỗng; mốc trả vỏ rỗng hoặc gate-in container đầy.
Combined D&D	DEM và DET được gộp thành một khoảng thời gian duy nhất.	Tổng ngày, điểm bắt đầu, điểm kết thúc và cách xử lý khi đổi lịch tàu.
Storage	Phí sử dụng mặt bằng cảng, terminal, ICD, depot hoặc kho.	Bên thu, có nằm trong D&D hay thu riêng, biểu phí và LFD riêng.
Last Free Day – LFD	Ngày cuối cùng còn nằm trong thời gian miễn phí của một đồng hồ phí.	Không dùng một LFD chung nếu DEM, DET và Storage tách riêng.
Calendar Day / Working Day	Ngày liên tục / ngày làm việc theo quy định địa phương.	Có tính cuối tuần, ngày lễ, ngày đóng cửa terminal hay không.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

Free Time là điều kiện thương mại gắn với việc sử dụng thiết bị và hạ tầng. Một lô hàng có thể đồng thời chịu quotation, booking confirmation, service contract, SPOT terms và tariff được dẫn chiếu. Không nên mặc định một tài liệu luôn ưu tiên trong mọi trường hợp; cần xác định rõ văn bản nào chi phối, phiên bản nào có hiệu lực và điều khoản nào được chấp thuận cho đúng số booking.

Nguyên tắc kiểm tra: mỗi container = một hồ sơ Free Time gồm: charge code + direction + location + equipment + counting basis + start event + end event + free days + rate slabs + governing document.

CMA CGM quy định merged D&D không mặc nhiên bao gồm Storage và reefer services, trừ khi tariff quốc gia ghi rõ. Ngược lại, tariff nhập khẩu Maersk Việt Nam hiện mô tả Demurrage có bao gồm terminal storage costs. Sự khác biệt này cho thấy không thể dùng một định nghĩa chung thay cho tariff của đúng hãng, địa điểm và lô hàng.

MA TRẬN KIỂM TRA 12 TRƯỜNG THÔNG TIN

Trường kiểm tra	Câu hỏi phải trả lời	Bằng chứng ưu tiên	Rủi ro nếu bỏ qua
1. Chiều hàng	Import hay Export?	Quotation/booking	Dùng nhầm mốc discharge với empty pickup.
2. Loại cơ chế	Separate DEM/DET hay Combined D&D?	Tariff/booking terms	Cộng hoặc trừ ngày sai.
3. Số ngày	Bao nhiêu ngày miễn phí cho từng phí?	Booking confirmation	Hiểu một con số áp cho tất cả.
4. Cách đếm	Calendar hay Working day? Start event là Day 1 hay ngày kế tiếp mới là Day 1? Có tính phần ngày không?	Tariff footnote	LFD lệch một ngày hoặc tính nhầm cuối tuần/ngày lễ.
5. Mốc bắt đầu	Discharge, availability, release, gate-out hay empty pickup?	Tariff definition	LFD lệch 1–nhiều ngày.
6. Mốc kết thúc	Full gate-out, empty return, full gate-in hay load-on-board?	Tariff definition	Không biết hành động nào dừng đồng hồ.
7. Location	Cảng, terminal, ICD, rail ramp hay depot nào?	Booking/routing	Tariff địa điểm khác không áp dụng.
8. Equipment	20/40/45, dry/reefer/special/NOR?	Booking equipment	Reefer và special thường có điều kiện riêng.
9. Storage	Đã gồm hay thu riêng? Bên nào thu?	Carrier/terminal tariff	Tưởng miễn D&D là miễn lưu bãi.
10. Slab phí	Mức phí sau free time tăng theo bậc nào?	Tariff effective date	Không dự toán được chi phí trễ.
11. Ngày áp dụng	PCD, booking date, gate-in, discharge hay ngày khác?	Quotation validity/PCD	Dùng tariff cũ hoặc sai phiên bản.
12. Ngoại lệ	Hold, terminal/depot closure, rollover hoặc change of vessel có được loại trừ, gia hạn hay miễn giảm không?	Terms/email confirmation	Tranh chấp khi sự kiện ngoài kế hoạch.

PHÂN BIỆT FREE TIME HÀNG NHẬP VÀ HÀNG XUẤT

Chiều hàng	Đồng hồ thường gặp	Mốc thường gặp	Hành động kiểm soát
Nhập – Demurrage	Container đầy trong terminal	Từ discharge/availability/release đến full gate-out, tùy tariff	Hoàn thiện D/O, hải quan, kiểm tra chuyên ngành và kế hoạch xe trước LFD.
Nhập – Detention	Container ngoài terminal	Từ full gate-out đến empty return	Chốt lịch rút hàng, nhân lực kho và depot trả vỏ.
Nhập – Combined D&D	Một khoảng liên tục	Từ discharge đến empty return	Quản trị tổng chu trình nhận hàng–rút hàng–trả vỏ.
Xuất – Detention	Vỏ rỗng ngoài depot/terminal	Từ empty pickup đến full gate-in	Không lấy vỏ quá sớm; hàng và chứng từ phải sẵn sàng.
Xuất – Demurrage	Container đầy nằm tại terminal	Từ full gate-in đến load-on-board	Kiểm soát CY cut-off, rollover và thay đổi ETD.
Xuất – Combined D&D	Một khoảng liên tục	Từ empty pickup đến load-on-board	Tính lùi từ ETD/cut-off và khóa thời điểm lấy vỏ.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Tài liệu/dữ liệu	Bên phát hành hoặc chuẩn bị	Dùng ở bước nào	Trường phải khớp
Quotation	Hãng tàu/NVOCC/forwarder	Trước lựa chọn nhà cung cấp	Scope, validity, free days, type of days, exclusions.
Booking Confirmation	Carrier/NVOCC	Sau xác nhận booking	Vessel/voyage, equipment, port/terminal, SPOT/service contract terms.
Service Contract / Rate Agreement	Carrier và khách hàng	Khi có giá hợp đồng	Named account, commodity, route, effective period, exceptions.
D&D Tariff	Carrier	Đối chiếu chuẩn và bậc phí	Country, direction, location, equipment, effective date, currency.
Terminal/Depot Tariff	Terminal/ICD/depot	Kiểm tra Storage và dịch vụ	Storage free days, working/calendar days, pass-through charges.
Tracking Event	Carrier/terminal system	Tính ngày thực tế	Discharge, availability, gate-out, gate-in, empty return, load-on-board.
Email xác nhận ngoại lệ	Carrier/forwarder	Trước khi vận hành	Số booking, container, số ngày gia hạn, phí mua thêm, điều kiện.

QUY TRÌNH 07 BƯỚC KIỂM TRA TRƯỚC KHI CHỐT BÁO GIÁ

Chuẩn hóa phạm vi lô hàng

Ghi rõ POL/POD, terminal, chiều hàng, loại container, commodity, ETD/ETA dự kiến và phương án kéo hàng.

Tách charge code

Yêu cầu báo giá ghi riêng DEM, DET/combined D&D, Storage và reefer monitoring nếu có.

Khóa cách đếm ngày

Xác nhận calendar hay working days; start event được tính là Day 1 hay Day 0; phần ngày có bị tính đủ hay không.

Khóa start/end event

Viết rõ sự kiện vận hành bắt đầu và dừng từng đồng hồ, tránh chỉ ghi “7 free days”.

Đối chiếu tariff hiệu lực

Kiểm tra quốc gia, terminal, equipment, effective date, PCD hoặc điều kiện giá chi phối.

Tính thử LFD

Lập hai kịch bản: lịch bình thường và lịch có cuối tuần/ngày lễ/rollover; ghi riêng LFD của từng phí.

Lưu bằng chứng chấp thuận

Lưu quotation, booking confirmation, tariff/version và email phê duyệt cùng số booking/container; yêu cầu xác nhận thứ tự áp dụng khi tài liệu có khác biệt.

CÁCH TÍNH LAST FREE DAY VÀ NGÀY PHÁT SINH PHÍ

Không nên tính LFD bằng phép cộng cơ học từ ETA. Trước hết phải xác định đúng start event, loại ngày và quy tắc Day 1/Day 0 trong tariff áp dụng.

Nếu start event được tính là Day 1: LFD là ngày đủ điều kiện thứ N kể từ start event; với calendar days, tương đương ngày bắt đầu + (N − 1) ngày.

Nếu ngày kế tiếp mới là Day 1: LFD là ngày đủ điều kiện thứ N sau start event; với calendar days, tương đương ngày bắt đầu + N ngày.

Với working days: chỉ đếm các ngày được tariff coi là ngày làm việc; không suy ra bằng cách cộng ngày lịch thông thường.

Ngày tính phí đầu tiên thường là ngày tính tiền kế tiếp sau LFD theo cùng days type. Một số tariff quy định mỗi ngày hoặc phần ngày đều bị tính đủ, vì vậy cần kiểm tra cả event timestamp, cut-off và quy tắc partial day.

Ví dụ quản trị: nếu DEM nhập “commences on and includes the day of discharge”, ngày discharge là Day 1; nếu DET bắt đầu “on and includes full gate-out”, ngày gate-out cũng có thể là Day 1. Không chuyển LFD DEM sang DET khi hai đồng hồ được tách riêng.

CÁCH ĐỌC MỘT DÒNG FREE TIME TRONG BÁO GIÁ

Cách ghi	Đánh giá	Thông tin còn thiếu cần hỏi
“7 days free time”	Không đủ để phê duyệt	7 ngày cho phí nào; calendar/working; start/end; container nào; location nào.
“7 days combined D&D, calendar days, import dry”	Đã rõ cơ chế cơ bản	Mốc discharge/return; Storage included/excluded; effective basis; rate slabs.
“DEM 5 days + DET 3 days”	Đã tách đồng hồ	Day 1, start/end event, Storage, terminal/depot, loại equipment.
“As per carrier tariff”	Chưa khóa được ngân sách	Tên hãng, tariff link/version, effective date, country/location, PCD.
“Special free time subject to approval”	Chưa có hiệu lực	Ai phê duyệt, deadline, phí mua thêm, chứng từ xác nhận.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Biện pháp kiểm soát
Dùng ETA để tính mọi LFD	Không đọc start event	Sai ngày miễn phí	Dùng actual event từ carrier/terminal.
Gộp DEM, DET và Storage	Báo giá viết ngắn	Thiếu ngân sách lưu bãi	Yêu cầu charge matrix riêng.
Bỏ qua calendar days	Giả định ngày làm việc	Phát sinh phí cuối tuần/lễ	Ghi days type trong booking file.
Áp một điều kiện cho mọi container	Không kiểm tra equipment/location	Container reefer/special bị tính khác	Theo dõi từng container/equipment.
Tin tariff website hơn booking	Không kiểm tra SPOT/contract	Tranh chấp điều kiện chi phối	Ưu tiên governing document của lô hàng.
Mua thêm free time nhưng không có xác nhận	Xác nhận miệng	Không chứng minh được quyền lợi	Lưu approval có booking và số ngày.
Không cập nhật khi đổi lịch tàu	Rollover/vessel change	Export D&D kéo dài	Theo dõi ETD/cut-off và xin xác nhận tác động.

NGUỒN TRA CỨU VÀ PHẠM VI PHÁP LÝ

Nguồn	Tình trạng/Phạm vi	Vai trò sử dụng
CMA CGM – General Terms D&D	Điều khoản hãng tàu, cập nhật theo website	Định nghĩa DEM, DET, combined D&D, Storage; start/end event và calendar/working day.
Maersk Việt Nam – Import / Export	Thông tin địa phương, hiệu lực đến khi có thay đổi trên trang	Đối chiếu start/end event, calendar days, PCD, equipment, Storage và SPOT terms.
Hapag-Lloyd – D&D Tariffs	Cổng tra cứu theo quốc gia	Đối chiếu tariff hiện hành và Additional Freetime.
FMC – D&D Billing Rule update	Chỉ áp dụng trong phạm vi pháp luật Hoa Kỳ	Tham khảo yêu cầu hóa đơn và thời hạn; không coi là quy tắc toàn cầu.

Ghi chú Hoa Kỳ: Tòa án Hoa Kỳ năm 2025 chỉ hủy 46 C.F.R. 541.4; các phần còn lại của quy tắc FMC về thông tin hóa đơn và thời hạn phát hành vẫn tiếp tục có hiệu lực. Nội dung này không tự động áp dụng cho lô hàng ngoài thẩm quyền Hoa Kỳ.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

Free Time 7 ngày có nghĩa là được miễn cả DEM và DET không?

Không mặc định. Phải kiểm tra báo giá ghi separate DEM/DET hay combined D&D.

Free Time có bao gồm phí lưu bãi Storage không?

Chỉ khi tariff hoặc quotation ghi rõ. Nhiều hãng coi Storage là khoản thu riêng của carrier hoặc terminal.

Ngày tàu đến ETA có phải luôn là ngày bắt đầu tính DEM?

Không. Tariff có thể dùng discharge, availability, release hoặc một event khác.

Cuối tuần và ngày lễ có được loại khỏi Free Time không?

Phụ thuộc days type. Calendar days thường tính liên tục; working days loại trừ theo điều kiện địa phương.

SPOT booking có dùng Free Time tiêu chuẩn trên website không?

Không nhất thiết. Điều kiện chấp nhận khi xác nhận SPOT/booking có thể khác tariff tiêu chuẩn.

Có thể cộng số ngày DEM và DET để thành tổng Free Time không?

Không khi hai đồng hồ tách riêng. Chỉ quản trị theo tổng khi điều kiện ghi combined D&D.

Nên xin mua thêm Free Time khi nào?

Trước khi booking hoặc trước deadline hãng quy định, sau khi đã ước tính thời gian hải quan, rút hàng, giao kho và trả vỏ.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Điều kiện thực tế phụ thuộc hãng tàu/NVOCC, quốc gia, terminal/depot, chiều hàng, equipment, service contract, SPOT terms, PCD và actual event. Khi tài liệu khác nhau, phải yêu cầu bên báo giá xác nhận bằng văn bản văn bản nào chi phối đúng số booking; không mặc định quotation luôn ghi đè tariff hoặc ngược lại.

GIẢI PHÁP THỰC THI TỪ TGIMEX

TGIMEX hỗ trợ doanh nghiệp chuyển nội dung của bài viết thành checklist có thể dùng trực tiếp cho từng lô hàng, từ khâu rà soát dữ liệu đầu vào đến hoàn thiện hồ sơ và phối hợp xử lý.

Chuyển thành checklist

Biến khái niệm thành các điểm kiểm tra có người phụ trách và thời hạn.

Đối chiếu dữ liệu

So khớp booking, vận tải, thương mại, hải quan và bằng chứng giao nhận.

Kiểm soát rủi ro

Ghi nhận sai lệch, phương án xử lý và căn cứ quyết định để tránh lặp lỗi.

Trao đổi hồ sơ lô hàng

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN TỬ – LINH KIỆN – ICT

MÁY MÓC – CƠ KHÍ – THIẾT BỊ

DỆT MAY – DA GIÀY – NGUYÊN PHỤ LIỆU

GỖ – NỘI THẤT – SẢN PHẨM GỖ

NÔNG SẢN

THỦY SẢN – SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT

F&B – THỰC PHẨM CHẾ BIẾN – ĐỒ UỐNG

HÓA CHẤT – NHỰA – CAO SU – NGUYÊN LIỆU

THÉP – NHÔM – KIM LOẠI – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

HÀNG DỰ ÁN – DG – REEFER – OOG

BAO BÌ – GIẤY – IN ẤN

GỐM SỨ – THỦ CÔNG MỸ NGHỆ – ĐÁ – TRE MÂY

DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ – CHĂM SÓC SỨC KHỎE

MỸ PHẨM – PERSONAL CARE – HOUSEHOLD CARE

PHỤ TÙNG Ô TÔ – XE MÁY – EV

CÁCH KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN FREE TIME TRONG BÁO GIÁ HÃNG TÀU