Không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 18/2019/QĐ-TTg không đồng nghĩa với “không có rủi ro”. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được vì sao lô hàng nằm ngoài phạm vi QĐ 18, hoặc bỏ sót chính sách chuyên ngành khác, lô hàng vẫn có thể bị yêu cầu giải trình HS, công năng, tình trạng đã qua sử dụng, mục đích nhập khẩu, hồ sơ EPE/thanh lý, giấy phép chuyên ngành, nhãn và nghĩa vụ thuế. Bài viết này cung cấp bản đồ E2E để rà soát trước ETA: phân loại phạm vi, HS – thuế – C/O, bộ hồ sơ, pháp lý, timeline, quy trình và nghĩa vụ sau thông quan.

Tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho doanh nghiệp nhập khẩu, procurement, legal, compliance, operation và docs logistics.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC

Máy móc, thiết bị đã qua sử dụng là máy móc, thiết bị sau khi xuất xưởng đã được lắp ráp và vận hành. Với nhóm không thuộc phạm vi QĐ 18, trọng tâm nghiệp vụ không phải là “xin miễn QĐ 18”, mà là chứng minh đúng căn cứ không áp dụng QĐ 18 và rà xem có chính sách chuyên ngành khác đang chi phối hay không.

QĐ 18/2019/QĐ-TTg

Quy định tiêu chí, hồ sơ, trình tự và hoạt động giám định đối với máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng thuộc phạm vi điều chỉnh.

Không thuộc phạm vi QĐ 18

Lô hàng có thể nằm ngoài QĐ 18 do HS không thuộc Chương 84/85, không nhập để sản xuất tại Việt Nam, hoặc thuộc nhóm loại trừ tại Điều 1 QĐ 18.

Hàng hóa nhóm 2

Nhóm sản phẩm có khả năng gây mất an toàn, chịu quản lý chất lượng/hợp quy theo bộ quản lý chuyên ngành; QĐ 18 không áp dụng nếu đã có cơ chế chuyên ngành riêng.

Refurbished

Hàng tân trang/sửa chữa lại; cần phân biệt với hàng cũ nguyên trạng, hàng sửa chữa, hàng bảo hành, hàng tạm nhập tái xuất hoặc hàng thanh lý EPE.

EPE

Doanh nghiệp chế xuất; giao dịch bán tài sản thanh lý vào nội địa hoặc chuyển giao giữa các chủ thể có thể tạo hồ sơ riêng, không xử lý như một lô nhập khẩu mua bán thông thường.

ETA

Estimated Time of Arrival – thời gian dự kiến hàng đến. Với máy móc cũ, việc rà trước ETA giúp chặn rủi ro lưu bãi, kiểm hóa kéo dài và bổ sung chứng từ muộn.

Nguyên tắc kiểm soát: nếu lô hàng thực tế vẫn là máy móc/thiết bị đã qua sử dụng thuộc Chương 84/85, nhập khẩu để sử dụng cho hoạt động sản xuất tại Việt Nam và không thuộc trường hợp loại trừ, doanh nghiệp cần rà lại khả năng áp dụng QĐ 18 thay vì ghi chung “không thuộc”.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT

Bài viết này áp dụng cho nhóm máy móc, thiết bị, công cụ, tài sản kỹ thuật đã qua sử dụng mà doanh nghiệp có cơ sở xác định không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 18/2019/QĐ-TTg. Không tự động áp dụng chung cho mọi máy cũ, dây chuyền công nghệ cũ hoặc thiết bị công nghiệp cũ.

Cần đối chiếu tại thời điểm áp dụng theo catalogue, datasheet, model, serial, năm sản xuất, công năng chính, tình trạng hàng, mục đích nhập khẩu, HS dự kiến, hợp đồng và luồng giao dịch thực tế. Nếu thiếu dữ liệu, phải ghi nhận theo hướng cần rà soát thêm, không kết luận tuyệt đối.

BẢNG PHÂN LOẠI SẢN PHẨM CHI TIẾT

Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa	Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra	Ví dụ model/công năng	Tài liệu chứng minh	Chính sách có thể phát sinh	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
Thiết bị/công cụ không thuộc Chương 84/85	HS dự kiến ngoài Chương 84/85; không phải máy hoàn chỉnh thuộc phạm vi QĐ 18	Đồ gá, khuôn, dụng cụ, bệ gá, thiết bị đo/kiểm ngoài phạm vi máy sản xuất	Catalogue, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, mô tả cấu tạo	Hải quan, nhãn hàng hóa, có thể có quản lý chuyên ngành theo HS	HS proposal, hình ảnh, catalogue, invoice, packing list	Không chỉ dựa vào tên thương mại; phải chứng minh bằng HS và bản chất kỹ thuật.
Hàng thuộc nhóm loại trừ tại Điều 1 QĐ 18	Tạm nhập tái xuất, sửa chữa/bảo dưỡng, chuyển giao EPE, thanh lý tài sản, nghiên cứu khoa học, an ninh/quốc phòng	Máy tạm nhập để sửa chữa; máy EPE thanh lý; thiết bị nhận lại sau hợp đồng thuê/mượn	Hợp đồng, quyết định thanh lý, hợp đồng sửa chữa, hồ sơ EPE, tờ khai cũ	Hải quan theo loại hình; thuế; quản lý chuyên ngành nếu có	Hợp đồng dịch vụ, công văn giải trình, chứng từ sở hữu, hồ sơ tạm nhập/tái xuất	Cần xác định đúng loại hình tờ khai và bản chất giao dịch.
Hàng hóa nhóm 2 hoặc thiết bị chuyên ngành đã có cơ chế riêng	Có QCVN/TCVN, kiểm tra chất lượng, hợp quy, giấy phép chuyên ngành	Thiết bị đo lường, thiết bị y tế, thiết bị có radio, thiết bị an toàn, thiết bị ngành in nếu thuộc danh mục	Danh mục chuyên ngành, test report, chứng nhận, giấy phép	KTCL/CNHQ/CBHQ, giấy phép chuyên ngành, công bố hợp quy	Văn bản chuyên ngành, model list, test report, chứng nhận	QĐ 18 có thể không áp dụng nhưng chính sách chuyên ngành khác vẫn có thể rất nặng.
Linh kiện/phụ tùng/bộ phận không phải máy hoàn chỉnh	Không có khả năng vận hành độc lập; là part/spare part; không tạo dây chuyền công nghệ	Bộ phận thay thế, motor rời, board điều khiển, cụm cơ khí, khuôn hoặc jig	Catalogue, exploded view, part number, BOM	HS theo bộ phận; kiểm tra hàng đã qua sử dụng; chính sách chuyên ngành nếu có	Part list, invoice, PL, catalogue, hình ảnh	Không mô tả thành “used machine” nếu bản chất là linh kiện/phụ tùng.
Máy cũ nhập cho mục đích không phải sản xuất tại Việt Nam	Không phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất; ví dụ triển lãm, thử nghiệm, demo, cho thuê/tạm nhập	Thiết bị demo, thiết bị thử nghiệm, máy thuê tạm thời	Hợp đồng thuê/mượn, thư mời triển lãm, kế hoạch tái xuất	Tạm nhập tái xuất, bảo lãnh thuế, quản lý chuyên ngành nếu có	Hồ sơ mục đích nhập, thời hạn lưu tại Việt Nam, cam kết tái xuất	Cần rà chặt để tránh bị đánh giá là nhập khẩu sử dụng sản xuất trá hình.

Cảnh báo bắt buộc: việc gọi tên chung chung như “used equipment”, “old machine”, “second-hand industrial tool” có thể dẫn đến áp sai HS, sai loại hình tờ khai, sai chính sách chuyên ngành, sai nhãn hàng hóa hoặc bị yêu cầu chứng minh tại sao không áp dụng QĐ 18.

HS CODE – THUẾ – C/O

Mã HS phải xác định theo công năng chính, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, vật liệu, tình trạng hàng, bộ phận/phụ kiện đi kèm và hồ sơ kỹ thuật. Với bài này, bảng dưới đây chỉ là khung tham khảo cho các tình huống thường gặp khi doanh nghiệp cho rằng lô hàng không thuộc QĐ 18. Thuế suất cuối cùng phải chốt theo mã HS cuối cùng, biểu thuế hiện hành và hồ sơ thực tế tại ngày đăng ký tờ khai.

BẢNG HS CODE – THUẾ – C/O ĐỀ XUẤT

Mã HS tham khảo	Mô tả/nhóm hàng phù hợp	Cơ sở phân loại	Điều kiện áp dụng	Thuế nhập khẩu thông thường	Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ cần đối chiếu
8207.30.00	Dụng cụ ép, dập, đột hoặc dụng cụ thay thế dùng cho máy móc; không phải máy hoàn chỉnh.	Chương 82; phân loại theo công cụ/thay thế, không phải máy vận hành độc lập.	Áp dụng khi hàng là dụng cụ/khuôn/die rời, không phải dây chuyền hoặc máy sản xuất hoàn chỉnh.	Cần rà biểu thuế thông thường theo HS 8207.30.00.	Rà MFN hiện hành theo HS cuối cùng; nhiều dòng công cụ có MFN thấp nhưng không mặc định.	Thông thường rà 8%/10% theo chính sách VAT tại thời điểm khai.	ATIGA, ACFTA, RCEP, VKFTA, EVFTA nếu có xuất xứ phù hợp.	Catalogue, hình ảnh, part list, invoice, packing list, C/O.
8480.71.90	Khuôn dùng cho cao su/nhựa; đã qua sử dụng; thường không phải “máy” nếu là khuôn rời.	Chương 84 nhưng bản chất là khuôn; cần giải trình không phải máy móc/dây chuyền công nghệ.	Chỉ dùng khi là khuôn rời, không tự vận hành; nếu đi kèm máy/dây chuyền cần rà QĐ 18.	Rà mức thông thường theo HS 8480.71.90.	Cần đối chiếu MFN theo biểu hiện hành và mô tả khuôn cụ thể.	Rà VAT 8%/10% hoặc chính sách giảm VAT từng thời kỳ.	RCEP/ACFTA/ATIGA/EVFTA/VKFTA tùy xuất xứ.	Bản vẽ khuôn, ảnh thực tế, catalogue, hợp đồng mua bán, C/O.
9031.80.90	Thiết bị đo, kiểm tra, kiểm định khác; có thể là thiết bị cũ không thuộc Chương 84/85.	Chương 90; phân loại theo chức năng đo/kiểm tra.	Áp dụng khi thiết bị chủ yếu dùng đo lường/kiểm tra, không phải máy sản xuất.	Rà mức thông thường theo HS 9031.80.90.	Rà MFN theo thiết bị đo cụ thể; không lấy chung cho toàn Chương 90.	Thường rà 10%, trừ trường hợp chính sách VAT đặc thù.	RCEP, EVFTA, CPTPP, VKFTA nếu có chứng từ xuất xứ hợp lệ.	Datasheet, calibration certificate nếu có, catalogue, C/O, serial list.
9403.20.90	Bàn thao tác, tủ/kệ công nghiệp bằng kim loại, workstation cơ khí không có cơ cấu máy.	Chương 94; phân loại theo đồ nội thất/fixture, không phải máy móc sản xuất.	Áp dụng nếu là khung, bàn, tủ, fixture không tích hợp động cơ hoặc module vận hành.	Rà biểu thuế thông thường theo HS 9403.20.90.	MFN phụ thuộc mô tả/vật liệu; cần tra đúng dòng HS.	Rà VAT 8%/10% theo thời điểm khai.	ATIGA/ACFTA/RCEP nếu xuất xứ phù hợp.	Ảnh hàng, vật liệu cấu tạo, catalogue, invoice, PL, C/O.
7326.90.99	Đồ bằng sắt thép khác: giá gá, khung đỡ, bệ gá công nghiệp đã qua sử dụng.	Chương 73; phân loại theo vật liệu và cấu tạo, không phải máy hoàn chỉnh.	Áp dụng khi là kết cấu kim loại, không có cơ cấu vận hành như máy.	Rà mức thông thường theo HS 7326.90.99.	MFN thường phải đối chiếu theo dòng thép/kết cấu thực tế.	Rà VAT 8%/10% theo chính sách hiện hành.	ACFTA/RCEP/ATIGA/VKFTA nếu đáp ứng xuất xứ.	Hình ảnh, bản vẽ, vật liệu, invoice, PL, C/O.
8479.89.69	Máy có chức năng riêng biệt khác; chỉ đặt trong bảng để cảnh báo rủi ro.	Chương 84; nếu là máy cũ phục vụ sản xuất, có nguy cơ thuộc QĐ 18.	Chỉ được coi “không thuộc” nếu thuộc trường hợp loại trừ rõ hoặc chính sách chuyên ngành riêng.	Rà mức thông thường theo HS cuối cùng.	Rà MFN theo HS 8 số; không ghi chung nếu chưa chốt máy cụ thể.	Rà VAT 8%/10%.	C/O/FTA theo tuyến nhập, nhưng phải chứng minh HS và xuất xứ.	Catalogue, model, năm sản xuất, mục đích nhập, chứng từ loại hình.

BẢNG C/O/FTA ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT CẦN RÀ THEO TUYẾN NHẬP

Tuyến/xuất xứ	FTA/hiệp định	Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ	Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
ASEAN	ATIGA	Form D	Có thể thấp hơn MFN nếu HS nằm trong biểu cam kết.	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và vận chuyển trực tiếp.	C/O, invoice, packing list, B/L, mô tả hàng.	Đối chiếu trị giá và mô tả hàng cũ trên C/O.
Trung Quốc	ACFTA hoặc RCEP	Form E hoặc C/O RCEP	Cần so sánh ACFTA và RCEP theo HS cuối cùng.	Đúng tiêu chí xuất xứ, invoice bên thứ ba nếu có.	C/O, invoice, hợp đồng, chứng từ vận tải.	Rủi ro thường nằm ở mô tả hàng cũ/máy đã qua sử dụng.
Hàn Quốc	AKFTA/VKFTA/RCEP	Form AK, VK hoặc RCEP	Chọn hiệp định có mức thuế và điều kiện phù hợp nhất.	Đáp ứng PSR và chứng từ xuất xứ hợp lệ.	C/O, catalogue, invoice, packing list.	Không chỉ chọn theo thuế thấp, phải xét tiêu chí xuất xứ.
Nhật Bản	VJEPA/AJCEP/CPTPP/RCEP	Form VJ/AJ hoặc chứng từ CPTPP/RCEP	Cần tra từng HS và từng năm hiệu lực.	Có chứng từ xuất xứ hợp lệ và vận chuyển trực tiếp.	C/O/chứng từ xuất xứ, invoice, B/L.	Máy/thiết bị cũ từ Nhật cần rà thêm năm sản xuất và policy.
EU/UK	EVFTA/UKVFTA	EUR.1 hoặc chứng từ tự chứng nhận nếu đủ điều kiện	Có thể hưởng ưu đãi nếu HS nằm trong biểu cam kết.	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và điều kiện chứng từ.	EUR.1/statement, invoice, packing list, vận đơn.	Không dùng lẫn chứng từ EVFTA cho tuyến UK.
Úc/New Zealand	AANZFTA/CPTPP/RCEP	Form AANZ hoặc chứng từ CPTPP/RCEP	So sánh từng hiệp định theo HS thực tế.	Đáp ứng PSR, vận chuyển và chứng từ hợp lệ.	C/O, invoice, chứng từ vận tải.	Rà kỹ nếu hàng là thiết bị đã qua sử dụng mua qua bên thứ ba.

Checklist kiểm tra C/O: form C/O; tiêu chí xuất xứ WO/RVC/CTH/CTSH; hóa đơn bên thứ ba; vận chuyển trực tiếp; mô tả hàng; HS; số lượng; trọng lượng; nước xuất xứ; dấu/chữ ký; ngày cấp và thời hạn hiệu lực.

BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ

Hồ sơ nên tách thành ba lớp: hồ sơ thương mại, hồ sơ kỹ thuật/chứng minh không thuộc QĐ 18 và hồ sơ nộp cơ quan/cổng xử lý nếu phát sinh chính sách chuyên ngành. Việc nộp hồ sơ thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử, Cổng một cửa quốc gia hoặc cổng chuyên ngành tùy nhóm hàng.

CHECKLIST HỒ SƠ THEO NGHIỆP VỤ

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Hồ sơ thương mại	Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, Sales Contract/Purchase Order	Mở tờ khai, kiểm tra trị giá, kiểm tra số lượng	Nhà xuất khẩu, procurement, docs, forwarder	Mô tả hàng quá chung; thiếu tình trạng “used”; sai số lượng/serial	Đối chiếu từng dòng hàng với hình ảnh, catalogue và packing list.
Hồ sơ kỹ thuật	Catalogue, datasheet, user manual, hình ảnh, model/serial list, năm sản xuất nếu có	Giải trình HS, công năng, tình trạng hàng	Nhà sản xuất, seller, importer, kỹ thuật nhà máy	Thiếu model; không chứng minh được hàng là công cụ/part/fixture hay máy hoàn chỉnh	Yêu cầu nhà cung cấp gửi bộ ảnh thực tế và tài liệu kỹ thuật trước khi hàng chạy.
Hồ sơ chứng minh không thuộc QĐ 18	Bảng giải trình phạm vi: HS, mục đích nhập, trường hợp loại trừ, cơ sở pháp lý	Trả lời hải quan khi bị hỏi QĐ 18	Importer, legal/compliance, customs broker	Chỉ ghi “không thuộc QĐ 18” nhưng không có căn cứ	Chuẩn bị memo nêu rõ vì sao không thuộc Điều 1 QĐ 18.
Hồ sơ C/O	C/O ưu đãi hoặc chứng từ xuất xứ, invoice bên thứ ba nếu có	Xin ưu đãi thuế nhập khẩu đặc biệt	Exporter, docs, importer	Sai mô tả hàng, sai HS, sai tiêu chí xuất xứ	Rà form, HS, mô tả, số invoice, ngày cấp và vận chuyển trực tiếp.
Hồ sơ chuyên ngành nếu có	Giấy phép, đăng ký KTCL, công bố hợp quy, kiểm định, hồ sơ đo lường, nhãn	Xử lý chính sách ngoài QĐ 18	Importer, compliance, tổ chức thử nghiệm/chứng nhận	Tưởng không QĐ 18 là không cần policy khác	Tra danh mục nhóm 2 và văn bản chuyên ngành theo HS/model.
Hồ sơ EPE/thanh lý/tạm nhập	Quyết định thanh lý, hợp đồng dịch vụ, tờ khai cũ, hồ sơ thuê/mượn, văn bản ủy quyền	Chứng minh bản chất giao dịch và loại hình tờ khai	EPE, importer, kế toán, legal, customs broker	Sai loại hình, thiếu hồ sơ sở hữu/tình trạng tài sản	Rà lịch sử tài sản, hợp đồng và nghĩa vụ thuế trước khi mở tờ khai.

Nguyên tắc khớp 100%: tên hàng, model, serial, tình trạng đã qua sử dụng, số lượng, xuất xứ, mô tả kỹ thuật và mục đích nhập khẩu phải thống nhất giữa Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, catalogue, hình ảnh hàng, hồ sơ chuyên ngành và tờ khai hải quan.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

BẢNG CĂN CỨ PHÁP LÝ CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng nếu xác định được	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý nếu có	Ghi chú rà soát
Quyết định	Quyết định 18/2019/QĐ-TTg	Thủ tướng Chính phủ	Hiệu lực từ 15/06/2019	Xác định phạm vi quản lý máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng	Điều 1, Điều 3, Điều 4, Điều 6, Điều 8, Điều 9	Trọng tâm của bài là chứng minh hàng không thuộc phạm vi điều chỉnh, không phải né chính sách.
Nghị định	Nghị định 69/2018/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành 15/05/2018	Quản lý ngoại thương, danh mục cấm/hạn chế/tạm nhập tái xuất	Các phụ lục và quy định về hàng hóa cấm, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu	Cần rà nếu hàng cũ thuộc nhóm cấm/hạn chế hoặc giao dịch đặc thù.
Luật	Luật Quản lý ngoại thương 2017	Quốc hội	Có hiệu lực từ 01/01/2018	Khung pháp lý quản lý hoạt động xuất nhập khẩu	Nhóm quy định về biện pháp quản lý ngoại thương	Cơ sở để đối chiếu Nghị định 69 và chính sách hàng cũ.
Luật	Luật Hải quan 54/2014/QH13	Quốc hội	Có hiệu lực từ 01/01/2015	Quy định hồ sơ, khai báo, kiểm tra, thông quan, kiểm tra sau thông quan	Hồ sơ hải quan, phân loại hàng hóa, trị giá, kiểm tra sau thông quan	Luôn áp dụng dù hàng không thuộc QĐ 18.
Nghị định/Thông tư hải quan	Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Nghị định 59/2018/NĐ-CP, Thông tư 38/2015/TT-BTC, Thông tư 39/2018/TT-BTC	Chính phủ/Bộ Tài chính	Cần đối chiếu hiệu lực tại thời điểm áp dụng	Hồ sơ hải quan, phân loại, trị giá, kiểm tra sau thông quan	Quy định khai báo, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa	Cần rà phiên bản hợp nhất/sửa đổi mới nhất khi triển khai.
Chất lượng/chuyên ngành	Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 05/2007/QH12 và văn bản nhóm 2 của bộ quản lý	Quốc hội/Bộ quản lý chuyên ngành	Tùy văn bản chuyên ngành	Xác định KTCL, chứng nhận/công bố hợp quy nếu hàng là nhóm 2	Danh mục hàng hóa nhóm 2, QCVN/TCVN liên quan	QĐ 18 không áp dụng nếu nhóm hàng đã có văn bản chuyên ngành riêng nhưng vẫn phải làm policy tương ứng.
Nhãn hàng hóa	Nghị định 43/2017/NĐ-CP, Nghị định 111/2021/NĐ-CP	Chính phủ	NĐ 111 hiệu lực từ 15/02/2022	Quy định nhãn hàng hóa nhập khẩu và nhãn phụ khi lưu thông	Nội dung bắt buộc trên nhãn hàng hóa	Máy/thiết bị cũ nhập khẩu vẫn cần kiểm soát nhãn nếu lưu thông/bán/đưa vào sử dụng.
Biểu thuế	Nghị định biểu thuế nhập khẩu ưu đãi, biểu thuế ưu đãi đặc biệt theo từng FTA	Chính phủ/Bộ Tài chính	Theo từng giai đoạn biểu thuế	Xác định thuế thông thường, MFN, VAT, FTA	Mã HS 8 số và biểu ưu đãi tương ứng	Không chốt thuế nếu chưa chốt HS cuối cùng.

MA TRẬN ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH THEO TÌNH HUỐNG HÀNG HÓA

Tình huống hàng hóa	Căn cứ/văn bản cần đối chiếu	Chính sách có thể áp dụng	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Điều kiện kích hoạt chính sách
HS không thuộc Chương 84/85	QĐ 18 Điều 1; Danh mục hàng hóa XNK Việt Nam	Không xử lý theo tiêu chí QĐ 18, nhưng vẫn khai hải quan và rà policy khác	Cơ quan hải quan; bộ chuyên ngành nếu phát sinh	HS cuối cùng nằm ngoài Chương 84/85 và hàng không thuộc chính sách khác.
Hàng thuộc Chương 84/85 nhưng là linh kiện, phụ tùng, khuôn, đồ gá	QĐ 18; chú giải HS; hồ sơ kỹ thuật	Có thể cần giải trình không phải máy/thiết bị/dây chuyền công nghệ hoàn chỉnh	Cơ quan hải quan	Hàng không vận hành độc lập, không phải máy sản xuất hoàn chỉnh; hồ sơ phải chứng minh rõ.
EPE thanh lý tài sản vào nội địa	QĐ 18 Điều 1; quy định hải quan/EPE	Không xử lý như lô nhập khẩu QĐ 18 thông thường; vẫn phải làm thủ tục chuyển tiêu thụ nội địa/thuế nếu có	Hải quan quản lý EPE và hải quan nơi làm thủ tục	Có hồ sơ tài sản, quyết định thanh lý, chứng từ nguồn gốc và nghĩa vụ thuế.
Tạm nhập để sửa chữa, bảo dưỡng, thuê/mượn, tái xuất	QĐ 18 Điều 1; NĐ 69/2018; quy định hải quan	Loại hình tạm nhập tái xuất/sửa chữa; có thể cần bảo lãnh/giám sát tái xuất	Cơ quan hải quan; cổng hải quan điện tử	Có hợp đồng dịch vụ, thời hạn tái xuất, mô tả hàng rõ.
Hàng hóa nhóm 2 hoặc chuyên ngành riêng	Luật CLSPHH; danh mục nhóm 2; QCVN/TCVN; văn bản bộ quản lý	KTCL, CNHQ/CBHQ, giấy phép chuyên ngành, kiểm định	Cổng một cửa quốc gia hoặc cổng chuyên ngành	HS/model thuộc danh mục nhóm 2 hoặc lĩnh vực chuyên ngành.
Hàng cũ nhập để sản xuất, Chương 84/85, không có căn cứ loại trừ	QĐ 18/2019/QĐ-TTg	Có khả năng thuộc QĐ 18: tuổi thiết bị, tiêu chuẩn, chứng thư giám định/giấy xác nhận	Cơ quan hải quan; tổ chức giám định được chỉ định	Tình trạng đã qua sử dụng, nhập để phục vụ hoạt động sản xuất tại Việt Nam.

THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO

Thời gian xử lý phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có chứng minh được căn cứ không thuộc QĐ 18 ngay từ đầu hay không. Nếu thiếu memo giải trình, thiếu catalogue/model/serial hoặc sai loại hình, thời gian thông quan có thể kéo dài do phải bổ sung hồ sơ, kiểm hóa hoặc xin ý kiến chuyên ngành.

Bước xử lý	Thời điểm nên chuẩn bị	Thời gian/lệ phí tham khảo	Chi phí rủi ro nếu chậm	Điểm kiểm soát
Rà HS và phạm vi QĐ 18	Trước khi ký hợp đồng/booking	Không có thời hạn nhà nước cố định; phụ thuộc dữ liệu kỹ thuật	Sai policy, phải bổ sung chứng thư hoặc giải trình muộn	HS, Chương 84/85, mục đích nhập, tình trạng hàng.
Khóa hồ sơ kỹ thuật	Trước khi hàng rời cảng xuất	Theo tốc độ cung cấp tài liệu của seller/manufacturer	Thiếu catalogue/model/serial gây kiểm hóa hoặc yêu cầu giải trình	Catalogue, datasheet, ảnh, serial list, năm sản xuất.
Chuẩn bị memo không thuộc QĐ 18	Trước ETA	Nội bộ doanh nghiệp/đơn vị khai báo chuẩn bị	Bị hỏi QĐ 18 tại khâu thông quan nhưng chưa có căn cứ trả lời	Nêu rõ điều khoản loại trừ hoặc lý do ngoài phạm vi.
Xử lý chuyên ngành nếu có	Trước hoặc ngay khi hàng về	Theo cơ quan/cổng chuyên ngành; không ghi số tuyệt đối nếu chưa có căn cứ	Lưu bãi, DEM/DET, chậm kéo hàng	Danh mục nhóm 2, QCVN/TCVN, giấy phép.
Mở tờ khai và thông quan	Khi chứng từ đã khóa	Theo luồng Xanh/Vàng/Đỏ và yêu cầu kiểm tra thực tế	Lưu container, lưu kho, chỉnh sửa tờ khai	HS, trị giá, C/O, loại hình, mô tả hàng.
Hoàn tất sau thông quan	Sau khi lấy hàng, trước khi đưa vào sử dụng/lưu thông	Theo quy trình nội bộ và yêu cầu chuyên ngành	Rủi ro kiểm tra sau thông quan, truy thu, xử phạt	Lưu hồ sơ theo lô, nhãn, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ chuyên ngành.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Bước	Nội dung thực hiện	Điểm chặn rủi ro	Thời điểm nên làm trước ETA
1. Rà soát trước ETA	Xác định HS, tình trạng đã qua sử dụng, mục đích nhập, có thuộc Chương 84/85 không, có thuộc loại trừ QĐ 18 không.	Không để đến lúc hàng về mới tranh luận phạm vi QĐ 18.	Từ lúc hỏi giá/mua hàng.
2. Khóa chứng từ và tài liệu kỹ thuật	Chốt Invoice, Packing List, B/L/AWB, catalogue, datasheet, hình ảnh, model/serial, C/O nếu có.	Lệch tên hàng, model, serial hoặc mô tả hàng quá chung.	Trước khi seller phát hành chứng từ cuối.
3. Lập memo giải trình không thuộc QĐ 18	Nêu rõ căn cứ: HS ngoài 84/85, hàng không phải máy hoàn chỉnh, loại hình loại trừ, EPE/thanh lý/sửa chữa/tạm nhập…	Không có căn cứ pháp lý và kỹ thuật khi hải quan hỏi.	Trước ETA và trước khi truyền tờ khai.
4. Xác định thủ tục chuyên ngành khác	Rà hàng nhóm 2, giấy phép, kiểm định, nhãn, đo lường, hiệu suất năng lượng, thiết bị y tế/ICT nếu có.	Tưởng không QĐ 18 là không còn policy nào khác.	Tối thiểu trước ETA.
5. Mở tờ khai hải quan	Khai HS, trị giá, C/O, loại hình, mô tả hàng, tình trạng used và đính kèm hồ sơ phù hợp. Luồng Xanh: hệ thống cho thông quan theo điều kiện; Luồng Vàng: kiểm tra hồ sơ; Luồng Đỏ: kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng.	Dễ bị hỏi HS, tình trạng used, mục đích nhập, chứng từ loại hình.	Khi bộ hồ sơ đã đầy đủ.
6. Xử lý luồng và lấy hàng	Phối hợp kiểm hóa, giải trình, bổ sung chứng từ, lấy hàng về kho/công trình/nhà máy.	Chậm phản hồi làm phát sinh lưu bãi/DEM/DET.	Ngay khi có yêu cầu từ hải quan/cơ quan chuyên ngành.
7. Hoàn tất nghĩa vụ sau thông quan	Lưu hồ sơ theo lô, nhãn, C/O, hồ sơ kỹ thuật, memo QĐ 18, hồ sơ chuyên ngành và chứng từ thuế.	Không đủ hồ sơ khi kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra nội bộ dự án.	Sau thông quan và trước khi đưa vào sử dụng/lưu thông.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Máy móc đã qua sử dụng không thuộc QĐ 18 có cần chứng thư giám định QĐ 18 không?

Nếu đã có đủ căn cứ xác định lô hàng không thuộc phạm vi điều chỉnh của QĐ 18 thì không xử lý theo bộ hồ sơ QĐ 18. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ giải trình phạm vi để tránh bị yêu cầu bổ sung khi thông quan.

2. Chỉ cần HS không thuộc Chương 84/85 là chắc chắn không thuộc QĐ 18?

Đây là một căn cứ quan trọng, nhưng vẫn cần rà bản chất hàng hóa và chính sách chuyên ngành khác. Hàng ngoài Chương 84/85 vẫn có thể chịu quản lý theo nhãn, đo lường, an toàn, môi trường hoặc văn bản chuyên ngành.

3. Hàng thuộc Chương 84/85 nhưng là khuôn, đồ gá hoặc phụ tùng thì xử lý thế nào?

Cần chứng minh hàng không phải máy móc, thiết bị hoặc dây chuyền công nghệ hoàn chỉnh. Hồ sơ nên có catalogue, bản vẽ, part number, hình ảnh thực tế và memo giải trình.

4. Hàng EPE thanh lý vào nội địa có thuộc QĐ 18 không?

QĐ 18 có quy định trường hợp doanh nghiệp chế xuất bán tài sản thanh lý vào nội địa là nhóm không áp dụng. Tuy nhiên, vẫn phải rà hồ sơ EPE, loại hình tờ khai, nghĩa vụ thuế và chính sách chuyên ngành nếu có.

5. Hàng tạm nhập để sửa chữa/bảo dưỡng có áp dụng QĐ 18 không?

Cần rà đúng bản chất hợp đồng dịch vụ và nghĩa vụ tái xuất. Nếu là hợp đồng sửa chữa/bảo dưỡng với thương nhân nước ngoài và thuộc trường hợp loại trừ, không xử lý như nhập khẩu máy cũ để sản xuất tại Việt Nam.

6. C/O có giúp giảm thuế cho máy móc, thiết bị cũ không?

Có thể, nếu C/O/chứng từ xuất xứ đúng form, đúng tiêu chí xuất xứ, đúng HS và đáp ứng điều kiện vận chuyển. Hàng cũ vẫn cần rà mô tả, trị giá và chứng từ mua bán để tránh bị từ chối ưu đãi.

7. Nếu hải quan yêu cầu giải trình QĐ 18 thì nên chuẩn bị gì?

Nên chuẩn bị bảng phân tích HS, công năng, hình ảnh, catalogue, tình trạng hàng, mục đích nhập khẩu, loại hình giao dịch và căn cứ điều khoản cho thấy lô hàng không thuộc phạm vi QĐ 18.

8. Có thể khai tên hàng là “used equipment” không?

Không nên. Tên hàng cần đủ rõ: tên kỹ thuật, công năng, model/serial nếu có, vật liệu/cấu tạo, tình trạng đã qua sử dụng và mục đích dùng. Tên quá chung dễ bị hỏi HS và policy.

9. Không thuộc QĐ 18 có cần dán nhãn phụ không?

Nếu hàng nhập khẩu lưu thông hoặc đưa ra thị trường Việt Nam, vẫn cần rà nghĩa vụ nhãn hàng hóa theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và 111/2021/NĐ-CP. Nếu là tài sản nội bộ/dự án, cần rà theo tình huống thực tế.

KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN / SAU CẤP PHÉP

Nhóm kết quả đầu ra	Tài liệu/kết quả có thể phát sinh	Dùng để làm gì	Nghĩa vụ sau kết quả
Hải quan	Tờ khai thông quan, chứng từ nộp thuế, quyết định/ghi nhận kiểm tra nếu có	Chứng minh hàng đã hoàn tất thủ tục nhập khẩu	Lưu hồ sơ theo lô, sẵn sàng giải trình HS, trị giá, loại hình, tình trạng hàng.
Giải trình không thuộc QĐ 18	Memo/bảng phân tích phạm vi, hồ sơ kỹ thuật, email/chứng từ nhà cung cấp	Làm căn cứ trả lời khi bị hỏi QĐ 18 hoặc kiểm tra sau thông quan	Lưu cùng bộ hồ sơ nhập khẩu; cập nhật nếu model/HS thay đổi.
Chuyên ngành nếu có	Giấy phép, xác nhận kiểm tra chất lượng, chứng nhận/công bố hợp quy, kiểm định	Điều kiện để thông quan hoặc đưa hàng vào sử dụng/lưu thông	Theo dõi nghĩa vụ sau cấp phép, tem/dấu, lưu test report.
C/O và thuế	C/O/chứng từ xuất xứ, hồ sơ ưu đãi thuế, bảng tra FTA	Chứng minh điều kiện hưởng thuế ưu đãi đặc biệt	Lưu C/O bản gốc/điện tử và chứng từ vận chuyển trực tiếp.
Nhãn và lưu thông	Nhãn phụ, nhãn gốc, tài liệu hướng dẫn, thông tin đơn vị chịu trách nhiệm	Phục vụ đưa hàng vào sử dụng/bán/chuyển giao tại Việt Nam	Rà nội dung bắt buộc, cảnh báo an toàn và hướng dẫn sử dụng nếu có.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với nhóm máy móc, thiết bị đã qua sử dụng không thuộc phạm vi QĐ 18, giá trị vận hành nằm ở khả năng chốt đúng phạm vi trước ETA: chứng minh vì sao không áp dụng QĐ 18, nhưng đồng thời không bỏ sót chính sách hải quan, chuyên ngành, C/O, nhãn và hồ sơ sau thông quan.

PHẠM VI HỖ TRỢ THỰC THI

Phạm vi hỗ trợ được thiết kế theo chuỗi kiểm soát E2E: từ phân loại HS, rà Điều 1 QĐ 18, khóa chứng từ nhà cung cấp đến phối hợp thông quan, kéo hàng và lưu hồ sơ sau thông quan.

Nhóm hỗ trợ	Nội dung rà soát/thực hiện	Điểm kiểm soát bắt buộc	Giá trị vận hành cho doanh nghiệp
Rà phạm vi QĐ 18	Đối chiếu HS, Chương 84/85, công năng, tình trạng hàng, mục đích nhập khẩu và trường hợp loại trừ.	Điều 1 QĐ 18, HS 8 số, catalogue, mục đích nhập.	Giảm rủi ro bị yêu cầu chứng thư/giải trình muộn.
Rà HS – thuế – C/O	Xác định HS tham khảo, thuế MFN/thông thường, VAT và khả năng hưởng FTA.	HS cuối cùng, biểu thuế, form C/O, tiêu chí xuất xứ.	Kiểm soát landed cost và tránh mất ưu đãi thuế.
Khóa chứng từ kỹ thuật	Rà invoice, PL, B/L/AWB, catalogue, hình ảnh, model/serial, năm sản xuất nếu có.	Tên hàng, model, serial, tình trạng used, xuất xứ, mô tả kỹ thuật.	Giảm lệch chứng từ và rủi ro bị phân luồng kiểm tra.
Rà chính sách chuyên ngành	Kiểm tra hàng nhóm 2, giấy phép, KTCL, hợp quy, đo lường, nhãn, hiệu suất năng lượng nếu có.	Danh mục chuyên ngành, QCVN/TCVN, test report.	Không bỏ sót policy ngoài QĐ 18.
Phối hợp cảng – kho – thông quan	Theo dõi ETA, D/O, lịch kiểm hóa, phương án kéo hàng và xử lý phát sinh.	ETA, free time, DEM/DET, địa điểm kiểm hóa/kho.	Giảm lưu bãi và chậm tiến độ lắp đặt/dự án.
Lưu hồ sơ sau thông quan	Thiết lập bộ hồ sơ lô gồm tờ khai, memo QĐ 18, tài liệu kỹ thuật, C/O, thuế, nhãn.	Hồ sơ theo lô, dữ liệu truy xuất, chứng từ hải quan.	Sẵn sàng giải trình khi kiểm tra sau thông quan hoặc audit nội bộ.

Nguyên tắc triển khai

Rà trước khi hàng chạy; không đợi hàng cập cảng mới xác định có thuộc QĐ 18 hay không.

Đầu ra kỳ vọng

Bộ hồ sơ thống nhất giữa chứng từ thương mại, chứng từ kỹ thuật, tờ khai hải quan và hồ sơ lưu sau thông quan.

Trao đổi hồ sơ lô hàng Xem nhóm Máy móc

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN