Hàng mẫu mỹ phẩm thường bị xử lý nhầm như “hàng nhỏ, không đáng kể”. Thực tế, nếu mẫu được bán, tặng, dùng thử cho người tiêu dùng hoặc lưu thông thương mại, doanh nghiệp vẫn phải rà số công bố, nhãn, HS, thuế, C/O và hồ sơ chứng minh mục đích nhập khẩu. Bài viết này là bản đồ rà soát E2E cho lô hàng mẫu, tester, hàng hội chợ và mẫu nghiên cứu trong nhóm mỹ phẩm – chăm sóc cá nhân. Phần hướng dẫn tập trung vào điều kiện áp dụng chính sách, hồ sơ cần chuẩn bị, thời điểm thực hiện và những rủi ro thường khiến doanh nghiệp phải bổ sung chứng từ hoặc kéo dài thời gian thông quan. Trước khi triển khai, cần chốt mô tả hàng, mã HS, model hoặc thành phần kỹ thuật, đối chiếu cơ quan tiếp nhận và chuẩn hóa dữ liệu giữa hồ sơ chuyên ngành với bộ chứng từ hải quan.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC

Hàng mẫu mỹ phẩm

Sản phẩm mỹ phẩm nhập số lượng nhỏ để đánh giá thị trường, kiểm nghiệm, phát triển sản phẩm, chào hàng B2B hoặc làm mẫu đối chiếu nội bộ.

Tester

Sản phẩm dùng thử tại điểm bán, showroom, hội chợ hoặc kênh bán hàng. Nếu người tiêu dùng được tiếp xúc/sử dụng, cần rà như hàng lưu thông.

Hàng nghiên cứu / lab sample

Mẫu dùng cho R&D, kiểm nghiệm, đánh giá công thức hoặc stability test (thử ổn định), không bán và không đưa ra thị trường.

Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là dữ liệu quản lý trước khi sản phẩm mỹ phẩm được đưa ra lưu thông tại Việt Nam. Với hàng mẫu/tester, câu hỏi nghiệp vụ không chỉ là “có bán không”, mà là sản phẩm có được đưa đến người tiêu dùng, phát dùng thử, bán kèm, tặng kèm, trưng bày có sử dụng trực tiếp hay chỉ dùng trong phạm vi nội bộ có kiểm soát.

Minh họa Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hàng mẫu / tester / hội chợ / nghiên cứu mỹ phẩm — Minh họa nhóm hàng và bối cảnh rà soát hồ sơ trước thông quan.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT

Bài viết áp dụng cho nhóm mỹ phẩm mẫu/tester/hội chợ/nghiên cứu thuộc mỹ phẩm – chăm sóc cá nhân: skincare, makeup, haircare, bodycare, perfume/fragrance mist, oral care dạng mỹ phẩm, set sample, mini size, sachet, sample vial và tester bottle. Không tự động áp dụng cho thuốc, thực phẩm uống làm đẹp, thiết bị y tế, dung dịch sát khuẩn/diệt khuẩn hoặc sản phẩm có claim vượt ranh giới mỹ phẩm.

Cảnh báo phạm vi: cùng là “mẫu”, nhưng mẫu bán/tặng cho khách, mẫu trưng bày có dùng thử và mẫu nghiên cứu nội bộ là ba logic xử lý khác nhau. Cần đối chiếu theo artwork, nhãn gốc, INCI, claim, số lượng, kế hoạch sử dụng và mục đích nhập khẩu thực tế.

BẢNG PHÂN LOẠI SẢN PHẨM CHI TIẾT

Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa	Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra	Ví dụ model/công năng	Tài liệu chứng minh	Chính sách có thể phát sinh	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
Tester tại điểm bán / showroom	Có nhãn tester, dung tích nhỏ/không bán, dùng trực tiếp trên người	son môi tester, nước hoa tester, serum tester	Artwork, label, INCI, hình ảnh sản phẩm, kế hoạch sử dụng	Công bố mỹ phẩm nếu phát sinh lưu thông/dùng thử cho người tiêu dùng	Số công bố, nhãn phụ, invoice, packing list	Không xem là “nội bộ” nếu khách hàng được sử dụng.
Sample phát miễn phí / hàng khuyến mại	Sachet, mini size, sample vial, hàng tặng kèm	gói serum, kem mini, body lotion dung tích du lịch	Kế hoạch phân phối, campaign, nhãn gốc/nhãn phụ	Thường phải rà như hàng lưu thông nếu đến tay người tiêu dùng	Công bố, nhãn, hồ sơ nhập khẩu, hồ sơ khuyến mại nếu có	“Không bán” không đồng nghĩa “không lưu thông”.
Mẫu nghiên cứu / kiểm nghiệm / phát triển sản phẩm	Số lượng nhỏ, dùng nội bộ, không bán, không tặng khách	mẫu lab, mẫu thử độ ổn định, mẫu đánh giá công thức	Thư mục đích nhập khẩu, đề cương test, chỉ định bộ phận sử dụng	Có thể xử lý theo mục đích nghiên cứu nếu chứng minh được kiểm soát nội bộ	Hồ sơ kỹ thuật, MSDS nếu có, cam kết không lưu thông	Phải quản lý số lượng, nơi lưu mẫu và tiêu hủy/tái xuất nếu cần.
Hàng hội chợ / triển lãm chỉ trưng bày	Dùng để display, booth demo, có kế hoạch tái xuất/thu hồi	bộ trưng bày, mockup, chai tester tại gian hàng	Thư mời hội chợ, hợp đồng gian hàng, danh mục hàng tạm nhập	Tạm nhập tái xuất/hội chợ; nếu bán/tặng tại hội chợ phải rà chính sách mỹ phẩm	Hồ sơ hải quan, danh sách hàng, kế hoạch xử lý sau hội chợ	Cần tách rõ hàng trưng bày và hàng phát cho khách.
Mẫu có cồn/aerosol/pin/phụ kiện	tỷ lệ cồn, dạng aerosol, bình có áp suất, thiết bị có pin, sản phẩm hương thơm	body mist, mẫu nước hoa, sản phẩm xịt, mẫu thiết bị làm đẹp	MSDS, SDS, DG declaration, battery test nếu có	DG logistics, an toàn vận chuyển, chính sách thiết bị nếu có pin/điện	MSDS, packing instruction, catalogue, HS phụ kiện	Rủi ro thường nằm ở vận chuyển trước khi tới hải quan.
Mẫu có claim nhạy cảm	trị mụn, kháng khuẩn, làm trắng kiểu điều trị, làm lành, kháng viêm	mẫu kem trị mụn, mẫu sữa rửa mặt/gel rửa có claim kháng khuẩn	Artwork, claim list, website/social content, label	Rà ranh giới mỹ phẩm – thuốc – diệt khuẩn – thiết bị y tế	INCI, claim substantiation, công bố/giải trình	Không dùng “sample” để né bản chất pháp lý của claim.

HS CODE – THUẾ – C/O

HS của hàng mẫu/tester không xác định theo dòng chữ “sample”, “tester” hoặc “no commercial value”, mà theo bản chất sản phẩm: công dụng chính, thành phần, dạng bào chế, vị trí sử dụng, bao bì đóng gói, bộ hàng đi kèm và tình trạng đưa vào lưu thông. Với hàng không thanh toán, doanh nghiệp vẫn cần có cơ sở xác định trị giá hải quan hợp lý, thể hiện rõ trên invoice và tài liệu giải trình.

Điểm kiểm soát: cùng là hàng mẫu mỹ phẩm nhưng HS, thuế, C/O và hồ sơ có thể khác nhau giữa serum dưỡng da, son tester, nước hoa vial, dầu gội sachet, kem đánh răng sample, xà phòng làm sạch hoặc sản phẩm có cồn/aerosol. Không nên gom toàn bộ thành “cosmetic samples” trên chứng từ.

BẢNG HS CODE – THUẾ – C/O ĐỀ XUẤT

Mã HS tham khảo	Mô tả/nhóm hàng phù hợp	Cơ sở phân loại	Điều kiện áp dụng	Thuế nhập khẩu thông thường	Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ cần đối chiếu
3304.99.xx	Mẫu dưỡng da: serum, essence, kem, lotion, mặt nạ, body lotion, sachet skincare	Chế phẩm chăm sóc da; không phải thuốc; không dùng cho điều trị bệnh lý	Claim nằm trong phạm vi mỹ phẩm; có INCI, artwork, nhãn gốc và mục đích nhập mẫu rõ	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành theo HS cuối cùng	Tham khảo nghiệp vụ nhóm mỹ phẩm thường gặp khoảng 20%, cần tra lại theo biểu thuế tại thời điểm mở tờ khai	10%	ACFTA, RCEP, AKFTA/VKFTA, AJCEP/VJEPA, EVFTA, CPTPP tùy xuất xứ	INCI, artwork, nhãn gốc/nhãn phụ nếu lưu thông, invoice, packing list, C/O draft, kế hoạch sử dụng mẫu
3304.10	Son môi tester, lip tint, lip balm có màu, sample dùng thử tại điểm bán	Chế phẩm trang điểm môi	Phải rà công bố/nhãn nếu khách hàng được sử dụng trực tiếp hoặc phát mẫu	Cần đối chiếu theo HS cuối cùng	Tham khảo thường gặp khoảng 20%	10%	FTA theo nước xuất xứ thực tế	Shade list, SKU, artwork, INCI, số lượng từng màu, kế hoạch phân bổ tester
3304.20	Mascara, eyeliner, eyeshadow tester hoặc sample mắt	Chế phẩm trang điểm mắt	Rà rủi ro an toàn sử dụng, hạn dùng, nhãn cảnh báo nếu người tiêu dùng dùng thử	Cần đối chiếu theo biểu thuế hiện hành	Tham khảo thường gặp khoảng 20%	10%	FTA theo tuyến nhập	INCI, màu/shade, nhãn, artwork, hướng dẫn sử dụng, công bố nếu lưu thông
3304.30	Sơn móng, sản phẩm chăm sóc móng dạng mẫu/tester	Chế phẩm dùng cho móng tay/chân	Cần rà thành phần dễ cháy/dung môi và điều kiện vận chuyển nếu phát sinh	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành	Tham khảo thường gặp khoảng 20%	10%	RCEP/ACFTA/CPTPP nếu phù hợp	MSDS/SDS nếu có dung môi, label, thành phần, packing instruction, C/O
3305.10 / 3305.90	Dầu gội sachet, dầu xả mini, hair mask, serum tóc, sample chăm sóc tóc	Chế phẩm dùng cho tóc	Không có claim điều trị bệnh lý da đầu, rụng tóc bệnh lý hoặc mọc tóc kiểu thuốc	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành	Tham khảo thường gặp khoảng 20%	10%	RCEP/ACFTA/AKFTA/VKFTA nếu phù hợp	INCI, claim, nhãn, dung tích, số lượng mẫu, công bố nếu phát sinh lưu thông
3303.00.xx	Nước hoa vial, fragrance tester, body mist sample, mini perfume	Nước hoa/chế phẩm tạo hương	Cần rà nồng độ cồn, aerosol/pressurized container và quy định DG của hãng vận chuyển	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành	Cần tra theo HS cuối cùng; không suy từ việc “mẫu miễn phí”	10%	FTA theo tuyến nhập và xuất xứ	MSDS/SDS, alcohol %, packing, DG declaration, invoice, C/O, kế hoạch trưng bày/phát mẫu
3306.xx	Kem đánh răng, nước súc miệng, xịt thơm miệng dạng mỹ phẩm sample	Chế phẩm vệ sinh răng miệng trong phạm vi mỹ phẩm	Claim không chuyển sang điều trị nha khoa/bệnh lý; rà thành phần hoạt tính và nhãn cảnh báo	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành	Tham khảo thường gặp khoảng 20%	10%	FTA theo nguồn nhập	Formula/INCI, label, claim, CFS/ủy quyền nếu công bố, C/O
3307.20 / 3307.30 / 3307.90	Lăn/xịt khử mùi, bath preparation, shaving cream, sample vệ sinh cá nhân	Chế phẩm vệ sinh/cạo râu/tắm trong phạm vi mỹ phẩm	Không phải chế phẩm diệt khuẩn y tế, không có claim sát khuẩn vượt ranh giới	Cần đối chiếu biểu thuế hiện hành	Cần tra theo HS cuối cùng	10%	FTA nếu đáp ứng xuất xứ	INCI, claim, label, MSDS nếu aerosol/cồn, hồ sơ công bố nếu lưu thông
3401.xx	Xà phòng, cleansing bar, sample làm sạch dạng bánh/thanh nếu phù hợp	Đặc tính xà phòng/chế phẩm làm sạch	Cần phân biệt với sữa rửa mặt/gel/cream thuộc nhóm khác; rà thành phần và dạng hàng	Cần đối chiếu theo HS cuối cùng	Cần tra biểu thuế hiện hành	10%	FTA theo xuất xứ	Thành phần, công dụng, dạng sản phẩm, nhãn, hình ảnh hàng thật

Ghi chú thuế – trị giá: mức MFN trong bảng là mức tham khảo nghiệp vụ cho một số nhóm mỹ phẩm thường gặp, không thay thế việc tra biểu thuế chính thức theo HS cuối cùng. Với invoice ghi no commercial value, doanh nghiệp vẫn cần thể hiện trị giá khai báo hợp lý, điều kiện giao hàng, căn cứ xác định trị giá và lý do hàng không thanh toán.

BẢNG C/O/FTA ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT CẦN RÀ THEO TUYẾN NHẬP

Tuyến/xuất xứ	FTA/hiệp định	Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ	Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
ASEAN	ATIGA	Form D	Theo biểu ATIGA hiện hành	Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp	C/O, invoice, packing, HS	Kiểm tra mô tả sample/tester trên C/O.
Trung Quốc	ACFTA / RCEP	Form E hoặc RCEP C/O	Theo biểu ACFTA/RCEP	Đúng tiêu chí xuất xứ và tuyến vận chuyển	C/O, hóa đơn bên thứ ba nếu có	Rà kỹ model/SKU và nước xuất xứ.
Hàn Quốc	AKFTA / VKFTA / RCEP	Form AK, VK hoặc RCEP C/O	Theo biểu tương ứng	Chọn hiệp định có mức thuế và điều kiện phù hợp	C/O, invoice, chứng từ vận tải	Không chọn form chỉ theo thói quen.
Nhật Bản	VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP	Form VJ, AJ, CPTPP/RCEP chứng từ xuất xứ	Theo biểu tương ứng	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ	C/O/chứng từ xuất xứ, HS, mô tả hàng	Rà từng dòng shade/SKU nếu nhiều loại.
EU / UK	EVFTA / UKVFTA	EUR.1 hoặc chứng từ tự chứng nhận nếu phù hợp	Theo biểu EVFTA/UKVFTA	Đúng quy tắc xuất xứ và chứng từ hợp lệ	Statement, invoice, vận chuyển	Rà điều kiện chia nhỏ lô/ vận chuyển qua nước thứ ba.

BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ

Hồ sơ cần được tách thành ba lớp: chứng từ thương mại, hồ sơ kỹ thuật/mục đích sử dụng mẫu và hồ sơ chuyên ngành nếu hàng được đưa ra thị trường. Trường hợp khai hàng mẫu không thanh toán, doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát trị giá, mô tả hàng, số lượng và lý do nhập khẩu.

CHECKLIST HỒ SƠ THEO NGHIỆP VỤ

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Thương mại	Invoice, Packing List, B/L/AWB, contract/PO nếu có, chứng từ không thanh toán nếu là free sample	Khai hải quan, trị giá, thuế	Shipper, buyer, logistics/docs	Invoice ghi “no commercial value” nhưng không có trị giá khai báo hợp lý	Khóa tên hàng, trị giá, điều kiện giao hàng, số lượng trước khi hàng chạy.
Kỹ thuật sản phẩm	INCI, artwork/label, catalogue, ảnh sản phẩm, dung tích, SKU/shade list	Phân loại HS, rà mỹ phẩm/claim	Brand, supplier, regulatory team	Thiếu INCI, claim trên web khác nhãn, không tách shade/SKU	Đối chiếu nhãn gốc, website, catalogue và invoice.
Mục đích nhập khẩu	Thư giải trình hàng mẫu/tester/hội chợ/nghiên cứu, kế hoạch sử dụng, danh sách người/bộ phận nhận mẫu	Giải trình với hải quan/chuyên ngành	Importer, marketing, R&D, compliance	Không chứng minh được vì sao số lượng mẫu lớn	Chuẩn hóa lý do, địa điểm dùng mẫu, số lượng và thời gian sử dụng.
Công bố/nhãn	Số tiếp nhận Phiếu công bố, nhãn phụ tiếng Việt, CFS/ủy quyền nếu hàng lưu thông	Trước khi đưa ra thị trường	Regulatory, importer	Tester phát khách nhưng chưa công bố hoặc chưa có nhãn phụ	Tách hàng dùng nội bộ và hàng đưa tới người tiêu dùng.
Vận chuyển đặc thù	MSDS/SDS, DG declaration, battery document nếu có	Booking, vận chuyển quốc tế, khai báo DG	Supplier, forwarder, carrier	Nước hoa/body mist có cồn nhưng không khai DG	Rà alcohol %, aerosol, pin, pressurized packaging trước booking.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Bảng căn cứ pháp lý cần rà soát

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Thông tư	Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm	Bộ Y tế	Còn áp dụng nhưng đã được sửa đổi/bổ sung	Khung quản lý công bố, lưu thông, claim và trách nhiệm mỹ phẩm	Phần công bố mỹ phẩm, hồ sơ, nhãn, phụ lục claim	Đối chiếu với văn bản sửa đổi mới nhất.
Thông tư sửa đổi	Thông tư 34/2025/TT-BYT	Bộ Y tế	18/08/2025	Sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT	Biểu mẫu, nghĩa vụ hồ sơ, nội dung sửa đổi liên quan	Phải rà tại thời điểm nộp hồ sơ công bố.
Quy trình Cục Quản lý Dược	QT.MP.01.03	Cục Quản lý Dược	Áp dụng theo phiên bản công khai	Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu	Luồng xử lý hồ sơ công bố	Dùng khi hàng mẫu chuyển sang lưu thông.
Luật thương mại	Luật Thương mại 2005	Quốc hội	Còn hiệu lực theo phạm vi áp dụng	Hàng hội chợ, triển lãm, bán/tặng tại hội chợ	Điều về hàng hóa tham gia hội chợ, triển lãm	Nếu chỉ trưng bày hoặc tạm nhập tái xuất cần rà riêng.
Nghị định ngoại thương	Nghị định 69/2018/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực từ ngày ký ban hành	Khung quản lý ngoại thương, tạm nhập tái xuất, hàng mẫu/hội chợ theo trường hợp	Danh mục cấm/hạn chế, quản lý chuyên ngành	Không thay thế quy định mỹ phẩm chuyên ngành.
Hải quan/thuế	Biểu thuế XNK, quy định trị giá hải quan và hồ sơ hải quan	Bộ Tài chính/Hải quan	Theo thời điểm mở tờ khai	HS, thuế, trị giá, C/O	HS cuối cùng, trị giá hàng mẫu, C/O	Không ghi trị giá bằng 0 nếu không có cơ sở phù hợp.

Ma trận áp dụng chính sách chuyên ngành theo tình huống hàng hóa

Tình huống hàng hóa	Căn cứ/văn bản cần đối chiếu	Chính sách có thể áp dụng	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Điều kiện kích hoạt chính sách
Sample/tester phát cho người tiêu dùng	TT 06/2011, TT 34/2025, quy định nhãn	Công bố mỹ phẩm, nhãn phụ, lưu hồ sơ sản phẩm	Cục Quản lý Dược/cơ quan được phân quyền, hải quan	Hàng được bán, tặng, phát dùng thử hoặc lưu thông.
Mẫu nghiên cứu nội bộ	TT 06/2011, quy định hải quan, hồ sơ mục đích nhập khẩu	Giải trình mục đích nhập mẫu; kiểm soát không lưu thông	Hải quan, bộ phận compliance nội bộ	Số lượng hợp lý, có kế hoạch sử dụng và không đưa ra thị trường.
Hàng hội chợ chỉ trưng bày	Luật Thương mại, NĐ 69/2018, quy định hải quan	Tạm nhập/tái xuất hoặc xử lý sau hội chợ theo hồ sơ	Hải quan, ban tổ chức hội chợ nếu có	Có thư mời, danh sách hàng, kế hoạch trưng bày/tái xuất.
Bán/tặng tại hội chợ	Luật Thương mại, TT 06/2011, TT 34/2025	Phải rà nghĩa vụ mỹ phẩm lưu thông, thuế và hồ sơ chuyên ngành	Hải quan và cơ quan quản lý mỹ phẩm	Hàng được bán/tặng/cung ứng cho khách tại Việt Nam.
Mẫu có claim nhạy cảm	Phụ lục claim mỹ phẩm, TT 06/2011, TT 34/2025	Rà ranh giới mỹ phẩm/thuốc/diệt khuẩn/thiết bị y tế	Cơ quan quản lý dược hoặc cơ quan chuyên ngành liên quan	Claim điều trị, sát khuẩn, kháng viêm, chữa bệnh, uống làm đẹp.

THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO

Bước xử lý	Việc cần làm	Thời điểm khuyến nghị	Lệ phí/phí nếu có	Rủi ro chi phí	Ghi chú kiểm soát
Trước đặt hàng	Phân loại mẫu, mục đích sử dụng, claim, DG	Trước PO	Chưa xác định	Đổi phương án nhập, phát sinh test/giải trình	Khóa ngay sample dùng nội bộ hay lưu thông.
Trước ETD	Khóa invoice, packing, HS, MSDS, label	Trước hàng chạy	Theo phí logistics thực tế	Sửa chứng từ sau ETD, delay booking	Đặc biệt với perfume/aerosol có cồn.
Trước ETA	Chuẩn bị giải trình mẫu, công bố nếu lưu thông	5–10 ngày trước ETA	Phí hồ sơ/công bố nếu phát sinh	Lưu kho, DEM/DET, bổ sung hồ sơ	Không đợi hàng đến cảng mới rà công bố.
Thông quan	Mở tờ khai, xử lý luồng, giải trình trị giá/hàng mẫu	Khi đủ chứng từ	Thuế/VAT theo HS và trị giá	Tham vấn trị giá, kiểm hóa, lưu bãi	Trị giá hàng mẫu phải có cơ sở.
Sau thông quan	Quản lý mẫu, không lưu thông nếu chưa đủ điều kiện	Ngay sau nhập kho	Chi phí lưu kho/tiêu hủy/tái xuất nếu có	Rủi ro hậu kiểm, quản lý thị trường	Lưu hồ sơ theo lô và kế hoạch sử dụng mẫu.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Bước	Thời điểm nên làm	Việc cần khóa	Điểm chặn rủi ro	Đầu ra/hồ sơ cần lưu
1	Trước PO/booking	Phân nhánh mục đích: nội bộ, tester điểm bán, mẫu phát khách, hội chợ, R&D hoặc kiểm nghiệm.	Không để một lô vừa khai “nghiên cứu” vừa dùng cho marketing/phát khách nhưng không tách hồ sơ.	Thư mục đích nhập khẩu, kế hoạch sử dụng mẫu, danh sách SKU/shade, số lượng theo từng mục đích.
2	Trước khi nhà cung cấp phát hành invoice	Khóa bản chất mỹ phẩm, INCI, artwork, claim, nhãn gốc, dung tích, dạng đóng gói và tình trạng hàng.	Claim trị mụn, diệt khuẩn, điều trị, uống làm đẹp, thiết bị làm đẹp hoặc claim y tế phải chuyển luồng rà chính sách riêng.	File INCI/artwork, ảnh nhãn, claim list, catalogue, MSDS/SDS nếu có cồn/aerosol.
3	Trước ETD	Chốt HS, thuế, trị giá hải quan, điều kiện giao hàng, C/O/FTA và mô tả hàng trên chứng từ.	Không ghi chung “cosmetic sample”; không dùng “no commercial value” để suy trị giá bằng 0.	Draft invoice, packing list, C/O draft, bảng giải trình trị giá, bảng đối chiếu HS theo nhóm sản phẩm.
4	Trước ETA	Rà nghĩa vụ công bố mỹ phẩm, nhãn phụ, quản lý mẫu, điều kiện lưu thông hoặc không lưu thông.	Tester đặt tại điểm bán, mẫu phát khách hoặc hàng hội chợ có người tiêu dùng sử dụng không được xử lý như mẫu nội bộ thuần túy.	Số tiếp nhận Phiếu công bố nếu cần, nhãn phụ/artwork tiếng Việt, kế hoạch phân bổ mẫu hoặc kế hoạch thu hồi/tái xuất.
5	Khi hàng về cảng/sân bay	Mở tờ khai, xử lý luồng Xanh/Vàng/Đỏ, chuẩn bị giải trình mục đích nhập và trị giá.	Luồng Vàng/Đỏ thường vướng tại mô tả hàng, số lượng mẫu lớn, nhãn, claim, trị giá, C/O và hồ sơ mục đích.	Tờ khai, bộ chứng từ thông quan, tài liệu giải trình, hình ảnh hàng/nhãn nếu kiểm hóa.
6	Sau thông quan	Nhập kho, tách khu vực lưu mẫu nội bộ, tester, hàng hội chợ, mẫu nghiên cứu và hàng đủ điều kiện lưu thông.	Không để hàng khai mục đích nghiên cứu bị phân phối ra thị trường khi chưa có hồ sơ phù hợp.	Biên bản nhập kho, danh sách phân bổ mẫu, phiếu xuất mẫu, biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng.
7	Sau sử dụng/hội chợ/chiến dịch	Hoàn tất nghĩa vụ sau thông quan: lưu hồ sơ, quyết toán mẫu, tiêu hủy, thu hồi hoặc tái xuất nếu có.	Thiếu dấu vết sử dụng mẫu, thiếu hồ sơ tiêu hủy/tái xuất hoặc không chứng minh được mẫu không lưu thông.	Hồ sơ lưu theo lô, biên bản tiêu hủy/tái xuất, báo cáo sử dụng mẫu, hồ sơ hậu kiểm.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Hàng mẫu mỹ phẩm có cần công bố không?

Cần phân biệt theo mục đích sử dụng thực tế. Nếu mẫu được bán, tặng, phát dùng thử hoặc đưa ra thị trường, cần rà nghĩa vụ công bố và nhãn. Nếu chỉ dùng nội bộ/lab, doanh nghiệp phải chứng minh mục đích nhập khẩu và có cơ chế kiểm soát không lưu thông.

2. Tester không bán có cần nhãn phụ không?

Nếu tester được đặt tại điểm bán hoặc người tiêu dùng sử dụng trực tiếp, cần rà nhãn phụ và thông tin an toàn sử dụng. Nếu chỉ là mẫu đối chiếu nội bộ, cách xử lý phụ thuộc hồ sơ mục đích nhập khẩu và quản lý sau thông quan.

3. Hàng hội chợ mỹ phẩm có được bán/tặng tại hội chợ không?

Có thể phát sinh nghĩa vụ hải quan, thuế và quản lý chuyên ngành. Nếu bán/tặng cho khách tại Việt Nam, cần rà như hàng lưu thông, không chỉ xử lý như hàng trưng bày.

4. Hàng mẫu không thanh toán có phải nộp thuế không?

Có thể vẫn phải khai trị giá và tính thuế/VAT theo quy định hải quan. “No commercial value” trên invoice không đồng nghĩa trị giá hải quan bằng 0.

5. Có thể nhập nhiều tester cho hệ thống cửa hàng không?

Cần chứng minh số lượng hợp lý theo số điểm bán, kế hoạch sử dụng, chu kỳ thay tester và kiểm soát không bán. Số lượng lớn làm tăng rủi ro bị xem là hàng thương mại.

6. Mẫu nước hoa/body mist có cần kiểm tra DG không?

Cần rà MSDS/SDS, nồng độ cồn, dạng aerosol/pressurized container và quy định của hãng vận chuyển. Rủi ro DG thường phát sinh từ khâu booking quốc tế trước khi tới hải quan.

7. Mẫu mỹ phẩm có claim trị mụn hoặc diệt khuẩn xử lý thế nào?

Cần rà ranh giới mỹ phẩm với thuốc, chế phẩm diệt khuẩn, thiết bị y tế hoặc nhóm khác. Không nên dùng hình thức “sample” để bỏ qua bản chất claim.

8. Sau thông quan cần lưu gì?

Lưu bộ chứng từ nhập khẩu, thư mục đích nhập mẫu, danh sách phân bổ/nhận mẫu, hồ sơ công bố nếu có, nhãn, INCI, MSDS và biên bản tiêu hủy/tái xuất nếu phát sinh.

KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN / SAU CẤP PHÉP

Kết quả đầu ra có thể có

Tờ khai thông quan, số tiếp nhận Phiếu công bố nếu hàng lưu thông, hồ sơ nhãn phụ, biên bản phân bổ mẫu, hồ sơ hội chợ/tái xuất, chứng từ lưu kho hoặc tiêu hủy.

Nghĩa vụ sau thông quan

Quản lý mẫu theo mục đích đã khai, không bán/phát nếu chưa đủ điều kiện, lưu hồ sơ theo lô, chuẩn bị giải trình hậu kiểm và quản lý chứng từ vận hành nội bộ.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với hàng mẫu/tester/hội chợ/nghiên cứu mỹ phẩm, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời mục đích nhập khẩu, khả năng lưu thông, hồ sơ công bố, nhãn hàng, trị giá hải quan và điều kiện vận chuyển. Một lô hàng nhỏ vẫn có thể phát sinh rủi ro nếu chứng từ không chứng minh được “mẫu dùng để làm gì”, “ai sử dụng”, “có phát cho người tiêu dùng hay không” và “sau thông quan sẽ quản lý thế nào”.

1. Phân nhánh mục đích nhập khẩu ngay từ đầu

Rà riêng từng tình huống: mẫu nội bộ, tester tại điểm bán, mẫu phát khách, hàng trưng bày hội chợ, mẫu nghiên cứu công thức, mẫu gửi phòng lab hoặc mẫu phục vụ đăng ký/công bố. Mỗi nhánh được xác định nghĩa vụ tương ứng về công bố mỹ phẩm, nhãn phụ, lưu hồ sơ, tái xuất/thu hồi hoặc giới hạn không bán thương mại.

2. Rà bản chất sản phẩm và claim trước khi chốt hồ sơ

Đối chiếu INCI, công dụng, artwork, claim list, dạng sản phẩm, hàm lượng cồn/aerosol và tài liệu kỹ thuật để nhận diện sản phẩm còn thuộc mỹ phẩm hay đã có dấu hiệu vượt ranh giới sang thuốc, thực phẩm, diệt khuẩn, thiết bị y tế hoặc hàng nguy hiểm khi vận chuyển.

3. Khóa HS, trị giá, thuế và C/O theo từng SKU

Rà HS theo bản chất từng dòng hàng như skincare, makeup, haircare, fragrance, oral care hoặc xà phòng/chế phẩm rửa; chuẩn hóa trị giá khai báo cho mẫu không thanh toán, quà tặng, sample set và tester; đối chiếu C/O nếu doanh nghiệp cần tối ưu thuế hoặc chứng minh xuất xứ.

4. Chuẩn hóa bộ chứng từ trước ETA

Kiểm tra sự khớp nhau giữa Invoice, Packing List, AWB/B/L, catalogue, nhãn gốc, model/SKU/shade, thư giải trình mục đích nhập mẫu, kế hoạch sử dụng mẫu và hồ sơ công bố nếu hàng có khả năng lưu thông hoặc dùng cho người tiêu dùng.

5. Kiểm soát vận chuyển, kho và phân bổ mẫu

Rà SDS/MSDS, cồn, aerosol, pin/phụ kiện nếu có; phối hợp booking, khai báo vận chuyển, kéo hàng, nhập kho, tách khu vực hàng mẫu/hàng hội chợ/hàng nghiên cứu và lập bảng phân bổ mẫu để tránh nhầm với hàng kinh doanh thương mại.

6. Lưu hồ sơ sau thông quan và chuẩn bị hậu kiểm

Sắp xếp bộ hồ sơ theo từng lô: tờ khai, invoice, packing list, vận đơn, C/O nếu có, INCI, artwork, claim list, nhãn, MSDS, thư mục đích nhập khẩu, phiếu phân bổ, biên bản thu hồi/tái xuất/tiêu hủy nếu phát sinh. Trọng tâm là chứng minh hàng được dùng đúng mục đích đã khai.

Hồ sơ nên gửi để rà soát trước khi hàng chạy: catalogue/artwork, bảng INCI, claim list, ảnh nhãn gốc, số lượng từng SKU/shade, mục đích nhập khẩu, kế hoạch sử dụng mẫu, invoice/packing draft, C/O draft, SDS/MSDS, thông tin cồn/aerosol/pin nếu có, danh sách người nhận mẫu hoặc kế hoạch hội chợ/nghiên cứu. Càng khóa sớm trước ETA, rủi ro bổ sung chứng từ, lưu kho, lưu bãi và giải trình sau thông quan càng thấp.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN TỬ – LINH KIỆN – ICT

MÁY MÓC – CƠ KHÍ – THIẾT BỊ

DỆT MAY – DA GIÀY – NGUYÊN PHỤ LIỆU

GỖ – NỘI THẤT – SẢN PHẨM GỖ

NÔNG SẢN

THỦY SẢN – SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT

F&B – THỰC PHẨM CHẾ BIẾN – ĐỒ UỐNG

HÓA CHẤT – NHỰA – CAO SU – NGUYÊN LIỆU

THÉP – NHÔM – KIM LOẠI – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

HÀNG DỰ ÁN – DG – REEFER – OOG

BAO BÌ – GIẤY – IN ẤN

GỐM SỨ – THỦ CÔNG MỸ NGHỆ – ĐÁ – TRE MÂY

DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ – CHĂM SÓC SỨC KHỎE

MỸ PHẨM – PERSONAL CARE – HOUSEHOLD CARE

PHỤ TÙNG Ô TÔ – XE MÁY – EV

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG MẪU / TESTER / HỘI CHỢ / NGHIÊN CỨU MỸ PHẨM