Nguyên liệu mỹ phẩm không phải lúc nào cũng xử lý như mỹ phẩm thành phẩm. Một lô glycerin, hương liệu, pigment, chất bảo quản, silicone, surfactant hoặc premix có thể vướng cùng lúc HS code, thuế, C/O, SDS/MSDS, quản lý hóa chất, hàng nguy hiểm khi vận chuyển, nhãn nguyên liệu và hồ sơ QA sau thông quan. Bài viết này là bản đồ rà soát E2E giúp doanh nghiệp khóa chứng từ, nhận diện rủi ro và giảm chi phí phát sinh trước ETA.

TÓM TẮT NHANH

Bản chất hàng hóa

Nguyên liệu mỹ phẩm là đầu vào để sản xuất mỹ phẩm, có thể là dầu nền, sáp, bơ, chất hoạt động bề mặt, chất tạo gel, hương liệu, màu, chất bảo quản, dung môi, hoạt chất chăm sóc da/tóc hoặc bán thành phẩm. Không mặc định xử lý giống mỹ phẩm thành phẩm.

Điểm rủi ro chính

Rủi ro nằm ở HS code, SDS/MSDS, quản lý hóa chất, hàng nguy hiểm khi vận chuyển, nhãn nguyên liệu, COA/specification, C/O và mục đích nhập khẩu thực tế.

Hồ sơ trọng tâm

Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, COA, SDS/MSDS, specification, ingredient name/INCI, CAS/EC number, catalogue/TDS, nhãn gốc, C/O và chứng từ kiểm soát chất lượng lô.

Phạm vi áp dụng: bài viết dùng cho nguyên liệu nhập khẩu phục vụ sản xuất/gia công mỹ phẩm, kinh doanh nguyên liệu B2B, hàng mẫu R&D và nguyên liệu nhập cho nhà máy/EPE/FDI. Cần đối chiếu tại thời điểm áp dụng theo COA, SDS/MSDS, CAS/INCI, specification, mục đích nhập khẩu và tình trạng đóng gói thực tế.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC

Với nguyên liệu mỹ phẩm, thuật ngữ kỹ thuật chính là căn cứ để phân loại hàng và kiểm soát rủi ro. Một tên thương mại như “beauty active”, “fragrance blend” hoặc “cream base” thường chưa đủ để chốt HS, chính sách hóa chất hoặc điều kiện vận chuyển.

INCI

International Nomenclature of Cosmetic Ingredients – tên danh pháp thành phần mỹ phẩm dùng để đồng bộ hồ sơ công thức, nhãn và PIF.

CAS/EC number

Mã nhận diện hóa chất quốc tế; dùng để rà thành phần có thuộc danh mục hóa chất quản lý, hạn chế, tiền chất hoặc hàng nguy hiểm hay không.

COA

Certificate of Analysis – Phiếu phân tích chất lượng của lô/nguyên liệu; thường thể hiện chỉ tiêu cảm quan, assay, độ tinh khiết, vi sinh, kim loại nặng hoặc chỉ tiêu đặc thù.

SDS/MSDS

Safety Data Sheet – Phiếu an toàn hóa chất; dùng để xác định nguy cơ cháy nổ, độc tính, phân loại vận chuyển DG (dangerous goods – hàng nguy hiểm) và điều kiện lưu kho.

PIF

Product Information File – hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm; nguyên liệu nhập khẩu không phải PIF, nhưng dữ liệu nguyên liệu là đầu vào để lập PIF cho mỹ phẩm thành phẩm.

Khai báo hóa chất

Nghĩa vụ khai báo/kiểm soát hóa chất theo danh mục pháp luật hóa chất hiện hành nếu nguyên liệu là hóa chất hoặc hỗn hợp chất thuộc diện quản lý.

PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT

Không nên khai chung là “cosmetic raw material”. Cần bóc tách theo bản chất hóa học, công dụng trong công thức, dạng thương mại, nồng độ, CAS/INCI, nguy cơ DG, nguồn gốc và mục đích nhập khẩu.

BẢNG PHÂN LOẠI SẢN PHẨM CHI TIẾT

Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa	Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra	Ví dụ model/công năng	Tài liệu chứng minh	Chính sách có thể phát sinh	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
Dầu nền, bơ, sáp, ester, silicone	Nguồn gốc thực vật/khoáng/tổng hợp; trạng thái lỏng/rắn; chỉ số acid, peroxide, iodine; mức tinh luyện	Jojoba oil, shea butter, beeswax, caprylic/capric triglyceride, dimethicone	COA, SDS, TDS/specification, quy trình tinh luyện nếu có	HS theo Chương 15/29/34/39; rà nhãn, C/O, DG nếu dễ cháy	Invoice, PL, SDS, COA, TDS, C/O	Không gom dầu thực vật dùng mỹ phẩm với dầu ăn/thực phẩm nếu mục đích và hồ sơ khác nhau.
Chất hoạt động bề mặt / emulsifier	Dạng anionic/cationic/non-ionic/amphoteric; nồng độ hoạt chất; dung môi; pH; tính ăn mòn	SLES, CAPB, Polysorbate, PEG emulsifier, glyceryl stearate	SDS, COA, TDS, CAS/EC, spec nồng độ	HS thường rà Chương 34; có thể phát sinh hóa chất/DG nếu corrosive hoặc hazardous	SDS bản mới nhất, COA lô, TDS, label	Cần đối chiếu hoạt chất chính, dung môi mang và nồng độ thương mại.
Hương liệu, tinh dầu, flavor/fragrance compound	Natural/synthetic; flash point; allergen declaration; IFRA certificate; tỷ lệ dung môi	Fragrance oil, essential oil, aroma compound dùng mỹ phẩm	SDS, IFRA, allergen statement, COA, TDS	HS thường rà 3301/3302; nguy cơ DG khi flash point thấp	SDS, IFRA, COA, packing declaration	Tinh dầu/hương liệu có thể bị hãng bay/hãng tàu yêu cầu SDS và DG declaration.
Màu, pigment, lake, mica, powder	CI number, particle size, coating, heavy metal, microbiology, color additive status	Iron oxides, titanium dioxide cosmetic grade, mica, ultramarine, lakes	COA, heavy metal test, microbiology, TDS, SDS	HS rà 3204/3206/25/28; kiểm soát claim cosmetic grade	COA, SDS, test report, nhãn gốc	Không chỉ ghi “pigment” chung; cần CI number và grade.
Chất bảo quản, dung môi, hoạt chất	CAS, purity, concentration, restricted ingredient limit, solvent carrier, hazard class	Phenoxyethanol, sodium benzoate, panthenol, niacinamide, salicylic acid, ethanol	COA, SDS, TDS, purity assay, CAS/EC	HS thường rà Chương 29/28; có thể thuộc hóa chất quản lý, tiền chất, DG hoặc hạn chế sử dụng trong mỹ phẩm	SDS, COA, CAS list, công dụng thực tế	Phải rà giới hạn sử dụng trong công thức thành phẩm; không chỉ rà thông quan.
Bán thành phẩm / base / premix mỹ phẩm	Có phải sản phẩm dùng trực tiếp không; công thức nền; mục đích nhập để sản xuất hay bán lại	Cream base, shampoo base, gel base, premix active blend	Formula summary, COA, SDS, TDS, manufacturing statement	Có thể bị phân loại như mỹ phẩm thành phẩm nếu dùng trực tiếp/đóng gói bán lẻ	Hồ sơ mục đích nhập, nhãn, COA, SDS	Nếu đã có công dụng dùng trực tiếp cho người tiêu dùng, phải rà công bố mỹ phẩm như thành phẩm.
Nguyên liệu có nguồn gốc động/thực vật đặc thù	Nguồn gốc loài, xuất xứ, xử lý nhiệt/chiết xuất, CITES nếu có	Collagen, lanolin, sáp ong, chiết xuất thực vật, botanical extract	COA, SDS, origin statement, CITES/health certificate nếu áp dụng	Có thể phát sinh kiểm dịch/CITES hoặc chứng từ nguồn gốc	Origin statement, CITES, COA, SDS	Không mặc định mọi chiết xuất thực vật đều thông thường; rà theo loài, bộ phận cây/con và tuyến nhập.

BẢNG DỮ LIỆU PHẢI XIN TỪ NHÀ CUNG CẤP TRƯỚC ETD

Nhóm dữ liệu	Nội dung cần xin	Mục đích nghiệp vụ	Lỗi thường gặp nếu thiếu	Thời điểm khóa
Định danh nguyên liệu	Tên thương mại, INCI, CAS/EC, tỷ lệ thành phần chính	Chốt bản chất hàng, HS, hóa chất, công thức sản xuất	Supplier chỉ ghi “cosmetic ingredient” hoặc “active blend”, không đủ phân loại	Trước PO/booking
COA theo lô	Batch/lot, assay, purity, pH, độ ẩm, vi sinh, kim loại nặng nếu có	Chứng minh chất lượng nguyên liệu và phục vụ QA đầu vào	COA mẫu không theo lô, thiếu ngày phát hành hoặc thiếu chỉ tiêu đặc thù	Trước ETD
SDS/MSDS	Bản 16 mục, thể hiện hazard, flash point, UN number, packing group nếu có	Rà DG, an toàn vận chuyển, hóa chất quản lý, lưu kho	SDS cũ, thiếu mục 14, không khớp tên hàng trên Invoice	Trước booking
TDS/specification	Ứng dụng, liều dùng gợi ý, trạng thái, độ tinh khiết, điều kiện bảo quản	Giải trình công dụng nguyên liệu và kiểm soát lưu kho	Spec quá chung, không thể hiện cosmetic grade hoặc mục đích dùng	Trước ETA
IFRA/allergen	IFRA certificate, allergen declaration, fragrance compound declaration	Bắt buộc hữu ích với hương liệu/tinh dầu/fragrance blend	Hương liệu có dung môi dễ cháy nhưng không khai DG	Trước booking
Dữ liệu xuất xứ	Form C/O, tiêu chí xuất xứ, manufacturer, country of origin, third-party invoice nếu có	Xin ưu đãi thuế và giảm rủi ro bác C/O	C/O ghi tên hàng khác COA/SDS hoặc sai HS 6 số	Trước phát hành C/O
Điều kiện bảo quản	Nhiệt độ, độ ẩm, tránh sáng, hạn dùng, shelf life, container condition	Kéo hàng, lưu kho, bàn giao QA và truy xuất	Hàng nóng/chảy/oxy hóa nhưng không có yêu cầu bảo quản	Trước ETA

HS CODE – THUẾ – C/O

Mã HS của nguyên liệu mỹ phẩm phụ thuộc vào bản chất hàng hóa, không phụ thuộc duy nhất vào ngành sử dụng cuối cùng. Các mức thuế dưới đây là định hướng rà soát ban đầu; khi làm tờ khai cần chốt theo biểu thuế hiện hành, hồ sơ kỹ thuật, kết quả phân loại nếu có và chính sách VAT tại ngày mở tờ khai.

BẢNG HS CODE – THUẾ – C/O ĐỀ XUẤT

Mã HS tham khảo	Mô tả/nhóm hàng phù hợp	Cơ sở phân loại	Điều kiện áp dụng	Thuế nhập khẩu thông thường	Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ cần đối chiếu
2905.45.00	Glycerol/glycerin dạng đơn chất	Phân loại theo cấu tạo hóa học: alcohol đa chức thuộc Chương 29	Nguyên liệu rời, không đóng gói như mỹ phẩm thành phẩm; có COA/SDS/CAS rõ	Tham khảo 0%; rà biểu thuế tại ngày mở tờ khai	Tham khảo 0%	8%/10% tùy chính sách VAT hiện hành	ATIGA, ACFTA/RCEP, VKFTA/AKFTA, EVFTA nếu có C/O hợp lệ	COA, SDS, CAS, Invoice, C/O, mục đích nhập khẩu
2905.32.00	Propylene glycol và glycol tương tự	Chương 29 theo thành phần hóa học xác định	Dạng kỹ thuật/cosmetic grade; không phải thành phẩm bôi da bán lẻ	Tham khảo 0%–5%; cần rà mã chi tiết	Tham khảo 0%–5%	8%/10%	FTA theo xuất xứ và tiêu chí CTH/RVC nếu có	SDS, COA, CAS/EC, TDS, C/O
3301.xx.xx	Tinh dầu, oleoresin, resinoid dùng trong mỹ phẩm	Theo bản chất tinh dầu/chiết xuất thơm; không phải hương liệu pha sẵn nếu là essential oil đơn lẻ	Cần xác định loại tinh dầu, nguồn gốc, flash point, đóng gói	Tham khảo 5% hoặc theo phân nhóm chi tiết	Tham khảo 5%	8%/10%	ASEAN/Trung Quốc/EU/UK/Úc tùy xuất xứ	SDS, COA, IFRA nếu dùng hương, origin statement, C/O
3302.90.xx	Hỗn hợp chất thơm/hương liệu dùng làm nguyên liệu mỹ phẩm	Hỗn hợp odoriferous substances dùng trong công nghiệp mỹ phẩm	Có fragrance compound, solvent carrier, IFRA, allergen declaration	Tham khảo 5% hoặc theo mã chi tiết	Tham khảo 5%	8%/10%	ACFTA/RCEP/EVFTA/CPTPP nếu đủ quy tắc xuất xứ	IFRA, SDS, allergen statement, COA, C/O
3402.xx.xx	Chất hoạt động bề mặt, chất nhũ hóa, chế phẩm tẩy rửa nền	Theo hoạt tính bề mặt và dạng chế phẩm	Cần xác định anionic/non-ionic/cationic/amphoteric, nồng độ hoạt chất	Tham khảo 0%–10% theo phân nhóm	Tham khảo 0%–10%	8%/10%	FTA theo tuyến nhập; kiểm tra mô tả C/O khớp surfactant	SDS, COA, TDS, nồng độ hoạt chất, C/O
3204/3206	Màu, pigment, lake, titanium dioxide, mica phủ màu	Phân loại theo chất màu hữu cơ/vô cơ hoặc pigment	Cần CI number, grade, particle size, coating, heavy metal	Tham khảo 0%–10% theo mã	Tham khảo 0%–10%	8%/10%	FTA theo xuất xứ; kiểm tra C/O mô tả pigment/colorant	COA, SDS, test kim loại nặng, CI number, C/O
3910/3906/3912	Silicone, polymer làm đặc/tạo màng, acrylate/cellulose derivative	Theo polymer nền và dạng nguyên liệu	Xác định monomer/polymer, dạng lỏng/bột, dung môi, công dụng	Tham khảo 0%–5% theo mã	Tham khảo 0%–5%	8%/10%	FTA theo tuyến; rà rule of origin cho polymer	SDS, COA, TDS, polymer description, C/O
2936/2939/29xx	Vitamin, hoạt chất, chất bảo quản, acid, ester, dẫn xuất hữu cơ	Chương 29 theo cấu trúc hóa học riêng biệt	Phải rà CAS, purity, giới hạn sử dụng trong mỹ phẩm, tiền chất/hạn chế nếu có	Tham khảo 0%–10% theo mã chi tiết	Tham khảo 0%–10%	8%/10%	FTA theo từng mã HS; C/O phải khớp CAS/tên hóa học	SDS, COA, CAS, purity assay, TDS, C/O
1515.xx.xx	Dầu thực vật cố định dùng làm dầu nền mỹ phẩm: jojoba, castor, argan, avocado, các oil blend chưa pha hương/hoạt chất	Phân loại theo bản chất dầu thực vật, mức tinh luyện và mục đích nguyên liệu	Hàng ở dạng nguyên liệu bulk, có COA/SDS/TDS, không trình bày như mỹ phẩm bán lẻ	Tham khảo 0%–5% tùy phân nhóm	Tham khảo 0%–5%; chốt theo HS cuối cùng	8%/10% tùy chính sách VAT tại ngày mở tờ khai	ATIGA, ACFTA/RCEP, EVFTA, CPTPP nếu có C/O hợp lệ	COA, SDS, TDS, nguồn gốc thực vật, quy cách đóng gói, C/O
1521.xx.xx / 3404.xx.xx	Sáp tự nhiên, sáp ong, sáp thực vật, sáp tổng hợp, wax blend dùng tạo cấu trúc son/kem	Phân loại theo nguồn gốc tự nhiên/tổng hợp và trạng thái sáp	Cần tách beeswax/carnauba/candelilla/synthetic wax/microcrystalline wax	Tham khảo 0%–5% hoặc theo mã chi tiết	Tham khảo 0%–5%	8%/10%	FTA theo xuất xứ; C/O phải mô tả đúng wax type	COA, SDS, melting point, source declaration, C/O
2712.xx.xx	Petroleum jelly, paraffin wax, microcrystalline wax, mineral wax dùng mỹ phẩm	Phân loại theo sản phẩm dầu khoáng/sáp khoáng	Áp dụng khi bản chất hàng là petroleum/mineral wax, không phải chế phẩm mỹ phẩm thành phẩm	Tham khảo theo biểu thuế nhóm 2712	Rà MFN theo mã 8 số	8%/10%	Rà C/O nếu nhập từ ASEAN, Trung Quốc, Hàn Quốc, EU	COA, SDS, TDS, purity/grade, nhãn gốc, C/O
2915/2916/2917/2922/2933/2934.xx	Acid, ester, amine, preservative, solvent, active đơn chất: lactic acid, citric acid, salicylic acid, phenoxyethanol, allantoin…	Phân loại theo cấu trúc hóa học cụ thể và CAS	Cần xác định purity, hydrate/salt/ester form, dung môi mang và giới hạn dùng trong mỹ phẩm	Tham khảo 0%–10% tùy mã	Tham khảo 0%–10%	8%/10%	FTA theo HS cuối cùng; C/O phải khớp tên hóa học/CAS nếu thể hiện	SDS, COA, CAS, purity assay, TDS, giới hạn sử dụng, C/O
3824.99.xx	Premix, blend hoạt chất, base nguyên liệu chưa được chi tiết ở nơi khác	Phân loại theo chế phẩm hóa học hỗn hợp, công dụng và thành phần chính	Chỉ dùng khi không phân loại được vào nhóm cụ thể hơn; cần bảng thành phần và tỷ lệ	Tham khảo theo mã chi tiết nhóm 3824	Rà MFN theo HS cuối cùng	8%/10%	FTA cần rà kỹ tiêu chí xuất xứ do hàng hỗn hợp dễ vướng RVC/CTH	Formula summary, SDS, COA, CAS list, TDS, C/O

BẢNG C/O/FTA ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT CẦN RÀ THEO TUYẾN NHẬP

Tuyến/xuất xứ	FTA/hiệp định	Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ	Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Lưu ý áp dụng
ASEAN	ATIGA	Form D hoặc chứng từ xuất xứ điện tử nếu được chấp nhận	Có thể về 0% với nhiều mã nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ	Hàng có xuất xứ ASEAN, vận chuyển trực tiếp, mô tả/HS khớp	C/O, Invoice, B/L, packing, tiêu chí WO/RVC/CTH	Rà kỹ nước sản xuất thật, không chỉ nước xuất khẩu.
Trung Quốc	ACFTA hoặc RCEP	Form E / RCEP C/O	Nhiều mã nguyên liệu có thể hưởng 0%–5% tùy HS và lộ trình	Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, hóa đơn bên thứ ba nếu có phải khai đúng	C/O, Invoice, manufacturer info, HS 6 số	Sai mô tả hóa chất/tên thương mại có thể bị bác ưu đãi.
Hàn Quốc	AKFTA / VKFTA / RCEP	Form AK, VK hoặc RCEP	Có thể thấp hơn MFN; cần rà theo HS cuối cùng	Xuất xứ Hàn Quốc và tiêu chí CTH/RVC phù hợp	C/O, BOM nếu cần, Invoice, B/L	Không tự áp VKFTA nếu nhà cung cấp chỉ cấp AK/RCEP.
Nhật Bản	VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP	Form VJ, AJ, CPTPP chứng từ tự chứng nhận nếu áp dụng, RCEP C/O	Có thể ưu đãi theo lộ trình từng FTA	Đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ hợp lệ	C/O/chứng từ xuất xứ, Invoice, vận chuyển trực tiếp	Rà kỹ quy định tự chứng nhận CPTPP nếu dùng.
EU/UK	EVFTA / UKVFTA	EUR.1 hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ theo quy định	Có thể giảm sâu theo lộ trình, nhiều mã về 0% sau giai đoạn cắt giảm	Nhà xuất khẩu đủ điều kiện, mô tả hàng và mã HS phù hợp	Statement on origin/EUR.1, Invoice, transport doc	Rà mã HS 4/6 số giữa C/O và tờ khai.
Úc – New Zealand / Ấn Độ / Hong Kong	AANZFTA, CPTPP, AIFTA, AHKFTA nếu phù hợp	Form tương ứng hoặc chứng từ xuất xứ theo hiệp định	Tùy mã HS và lộ trình cam kết	Có xuất xứ thực tế tại nước thành viên, vận chuyển đáp ứng điều kiện	C/O, Invoice, B/L, chứng từ trung chuyển nếu có	Đừng gộp nhiều FTA; chọn tuyến có chứng từ thật và lợi nhất.

Checklist kiểm tra C/O: form C/O, tiêu chí xuất xứ WO/RVC/CTH/CTSH, hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển trực tiếp, mô tả hàng, HS, số lượng, trọng lượng, nước xuất xứ, dấu/chữ ký, ngày cấp và thời hạn hiệu lực.

CHECKLIST KIỂM TRA C/O TRƯỚC ETA

Điểm kiểm tra	Yêu cầu đối chiếu	Rủi ro nếu sai	Cách xử lý trước ETA
Form C/O	Form D/E/AK/VK/EUR.1/RCEP/CPTPP statement phải đúng tuyến và đúng nước xuất xứ	Bị bác ưu đãi thuế, chuyển sang MFN	Xin bản draft C/O trước khi tàu chạy nếu tuyến cho phép.
Tiêu chí xuất xứ	WO, RVC, CTH/CTSH hoặc tiêu chí riêng theo FTA; hàng blend/premix cần rà RVC kỹ	Không chứng minh được xuất xứ thực chất của nguyên liệu	Yêu cầu supplier giải trình BOM/origin statement nếu hàng hỗn hợp.
Mô tả hàng	Tên hàng trên C/O phải khớp Invoice, SDS/COA/TDS ở mức đủ nhận diện	C/O mô tả chung “chemical” dễ bị nghi ngờ	Thống nhất tên thương mại + tên hóa học/INCI nếu cần.
HS code	HS trên C/O nên khớp ít nhất 6 số với HS dự kiến khai báo	Sai HS có thể bị yêu cầu giải trình hoặc không chấp nhận ưu đãi	Chốt HS 6 số với supplier trước khi phát hành C/O.
Vận chuyển trực tiếp	Rà transit, non-manipulation, through B/L, chứng từ trung chuyển	Mất điều kiện hưởng ưu đãi đặc biệt	Xin chứng từ trung chuyển nếu tuyến đi qua nước thứ ba.
Thời hạn và chữ ký	Ngày cấp, dấu/chữ ký, bản điện tử/bản giấy theo từng FTA	C/O quá hạn hoặc sai hình thức	Kiểm tra ngày cấp ngay khi nhận draft/bản scan.

BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ

Hồ sơ nên tách thành ba lớp: chứng từ thương mại, hồ sơ kỹ thuật/chuyên ngành và hồ sơ nộp/đối chiếu với cơ quan hoặc hệ thống liên quan. Với nguyên liệu mỹ phẩm, COA và SDS thường quan trọng không kém Invoice/Packing List.

CHECKLIST HỒ SƠ THEO NGHIỆP VỤ

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Hồ sơ thương mại	Invoice, Packing List, Sales Contract/PO, B/L/AWB, arrival notice	Mở tờ khai, đối chiếu giá, số lượng, điều kiện giao hàng	Buyer/Docs/Forwarder/Shipper	Tên hàng thương mại không khớp tên hóa học/INCI; sai net weight/gross weight	Đối chiếu với COA, SDS, packing, nhãn gốc trước ETA.
Hồ sơ kỹ thuật nguyên liệu	COA, SDS/MSDS, TDS/specification, CAS/EC, INCI, batch/lot certificate	Phân loại HS, rà hóa chất/DG, chứng minh chất lượng	Nhà cung cấp/QA/R&D/Compliance	Thiếu CAS, SDS cũ, COA không theo lô, spec quá chung	Yêu cầu supplier gửi bản PDF có số lô, ngày cấp, người phát hành.
Hồ sơ hóa chất/DG	SDS 16 mục, DG declaration nếu có, flash point, UN number, hazard class	Booking, vận chuyển, lưu kho, khai báo hóa chất nếu thuộc diện	Shipper/Forwarder/Compliance	Không khai DG dù SDS thể hiện flammable/corrosive/toxic	Rà mục 2, 3, 9, 14 của SDS trước khi book tàu/bay.
Hồ sơ xuất xứ	C/O Form D/E/AK/VK/EUR.1/RCEP/CPTPP statement…	Xin ưu đãi thuế nhập khẩu đặc biệt	Shipper/Supplier/Docs	Sai HS, mô tả, nước xuất xứ, hóa đơn bên thứ ba, ngày cấp	Check form, tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp, số lượng/trọng lượng.
Hồ sơ nhãn và lưu kho	Nhãn gốc, nhãn phụ nguyên liệu nếu lưu thông, tên hàng, cảnh báo, hạn dùng, điều kiện bảo quản	Kiểm soát lưu thông nội bộ/bán nguyên liệu	Warehouse/QA/Compliance	Không có lot/expiry/storage; nhãn không thể hiện hazard	Đối chiếu nhãn với COA/SDS và quy cách đóng gói.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm nếu hàng là thành phẩm/base dùng trực tiếp	POA, CFS nếu áp dụng, Phiếu công bố, formula, label artwork, PIF data	Chỉ dùng khi hàng thực chất là mỹ phẩm thành phẩm hoặc đưa trực tiếp ra thị trường	Regulatory/Brand owner/Importer	Nhầm nguyên liệu với mỹ phẩm thành phẩm hoặc ngược lại	Rà mục đích nhập: sản xuất nội bộ, bán nguyên liệu B2B hay bán lẻ cho người tiêu dùng.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Phần pháp lý cần đọc theo từng tình huống hàng hóa. Một nguyên liệu đơn chất có CAS rõ sẽ khác với fragrance compound, botanical extract, premix base hoặc thành phẩm bán lẻ.

BẢNG CĂN CỨ PHÁP LÝ CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Mỹ phẩm	Thông tư 06/2011/TT-BYT	Bộ Y tế	Hiệu lực 01/04/2011; đã được sửa đổi một phần	Quản lý mỹ phẩm, công bố mỹ phẩm thành phẩm, PIF, yêu cầu hồ sơ	Điều về công bố, POA, CFS, PIF	Áp dụng khi hàng là mỹ phẩm thành phẩm hoặc nguyên liệu bị đóng gói/lưu thông như sản phẩm dùng trực tiếp.
Mỹ phẩm	Thông tư 34/2025/TT-BYT	Bộ Y tế	Hiệu lực 18/08/2025	Sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT	Các nội dung sửa đổi hồ sơ/quản lý mỹ phẩm	Cần rà tại thời điểm nộp công bố hoặc hậu kiểm.
Hóa chất	Luật Hóa chất 69/2025/QH15 và Nghị định 26/2026/NĐ-CP	Quốc hội/Chính phủ	NĐ 26/2026 có hiệu lực 17/01/2026	Quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa	Danh mục, khai báo, an toàn hóa chất, SDS	Nghị định 113/2017/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 17/01/2026; không dùng như căn cứ hiện hành.
Hóa chất	Thông tư 01/2026/TT-BCT	Bộ Công Thương	Hiệu lực 17/01/2026	Hướng dẫn Nghị định 26/2026/NĐ-CP	Hồ sơ, danh mục, biểu mẫu nếu áp dụng	Rà khi nguyên liệu là hóa chất/hỗn hợp chất thuộc diện quản lý.
Nhãn hàng hóa	Nghị định 43/2017/NĐ-CP, Nghị định 111/2021/NĐ-CP	Chính phủ	NĐ 43 hiệu lực 01/06/2017; NĐ 111 sửa đổi một phần	Nhãn hàng hóa nhập khẩu, nhãn phụ, nội dung bắt buộc	Tên hàng, xuất xứ, tổ chức chịu trách nhiệm, cảnh báo	Nguyên liệu B2B vẫn cần kiểm soát nhãn gốc/nhãn phụ theo cách lưu thông.
Hải quan	Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và văn bản sửa đổi	Quốc hội/Chính phủ/Bộ Tài chính	Theo hiệu lực từng văn bản	Hồ sơ hải quan, khai báo, kiểm tra hồ sơ/thực tế hàng hóa	Quy định về hồ sơ khai hải quan	Hồ sơ kỹ thuật là căn cứ giải trình HS và chính sách.
Biểu thuế	Nghị định 26/2023/NĐ-CP và biểu thuế ưu đãi/ưu đãi đặc biệt	Chính phủ/Bộ Tài chính	Theo thời điểm mở tờ khai	Thuế nhập khẩu thường/MFN, VAT, ưu đãi FTA	Mã HS, mô tả hàng, lộ trình FTA	Phải rà theo HS cuối cùng, không chốt thuế chỉ bằng tên thương mại.
Vận chuyển hàng nguy hiểm	IMDG Code / IATA DGR và quy định hãng vận chuyển	IMO/IATA/hãng tàu/hãng bay	Theo phiên bản áp dụng của hãng	Booking, đóng gói, khai DG, hạn chế bay/tàu	UN number, class, packing group, flash point	Bắt buộc rà SDS mục 14 với hương liệu, dung môi, alcohol, acid/base mạnh.

MA TRẬN ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH

Tình huống hàng hóa	Căn cứ/văn bản cần đối chiếu	Chính sách có thể áp dụng	Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được	Điều kiện kích hoạt chính sách
Nguyên liệu mỹ phẩm thông thường dùng cho sản xuất nội bộ	Thông tư 06/2011, TT 34/2025, hồ sơ sản xuất/PIF thành phẩm	Không xử lý như mỹ phẩm thành phẩm nếu chỉ là nguyên liệu sản xuất; vẫn cần COA/SDS và lưu hồ sơ đầu vào	Hải quan/QA doanh nghiệp	Mục đích nhập là sản xuất, không bán trực tiếp cho người tiêu dùng.
Nguyên liệu là hóa chất/hỗn hợp chất có CAS và nguy cơ hóa chất	Luật Hóa chất 69/2025, NĐ 26/2026, TT 01/2026-BCT	Có thể phải khai báo hóa chất, kiểm soát an toàn hóa chất, SDS, nhãn cảnh báo	Cổng/ cơ quan quản lý hóa chất nếu áp dụng	Nằm trong danh mục hoặc có tính nguy hiểm theo hồ sơ SDS/CAS.
Hương liệu/tinh dầu/dung môi dễ cháy	SDS/MSDS, IMDG/IATA DGR	Rà hàng nguy hiểm khi vận chuyển, đóng gói, nhãn DG, booking điều kiện	Hãng tàu/hãng bay/kho/cảng	SDS có flash point thấp, UN number, hazard class.
Bán thành phẩm/base dùng trực tiếp cho da/tóc	Thông tư 06/2011, TT 34/2025	Có thể phải công bố mỹ phẩm nếu được đưa ra thị trường như sản phẩm dùng trực tiếp	Cục Quản lý Dược/NSW nếu là hàng nhập khẩu công bố	Có công dụng mỹ phẩm, nhãn, bao bì bán lẻ hoặc dùng trực tiếp cho người tiêu dùng.
Nguyên liệu có nguồn gốc động/thực vật đặc thù	CITES, kiểm dịch, quy định nguồn gốc nếu áp dụng	Có thể cần chứng từ nguồn gốc, kiểm dịch hoặc giấy phép CITES	Cơ quan chuyên ngành tương ứng	Loài thuộc danh mục, nguyên liệu từ động vật/thực vật được kiểm soát.
Nguyên liệu nhập cho EPE/FDI/nhà máy gia công	Luật Hải quan, quy định loại hình, định mức, báo cáo quyết toán	Rà loại hình nhập, quản lý tồn kho, định mức sản xuất, hồ sơ gia công/sản xuất xuất khẩu	Hải quan quản lý doanh nghiệp	Nhập để sản xuất xuất khẩu/gia công/nội địa có chế độ quản lý khác nhau.
Hàng mẫu R&D/lab sample	Quy định hải quan, SDS, mục đích sử dụng	Rà định lượng, mục đích thử nghiệm, không lưu thông, không bán	Hải quan/QA/R&D	Hàng nhỏ lẻ nhưng có hóa chất/DG vẫn phải kiểm soát vận chuyển và an toàn.

XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC

Xem Thông tư 06/2011/TT-BYT Xem Thông tư 34/2025/TT-BYT Xem Nghị định 26/2026/NĐ-CP Xem Thông tư 01/2026/TT-BCT

THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO

Bước	Thời điểm nên thực hiện	Thời gian/lệ phí nếu có căn cứ	Chi phí rủi ro nếu chậm	Ghi chú kiểm soát
Rà dữ liệu supplier	Trước khi đặt hàng/ETD	Không có thời hạn cố định	Sai HS, sai DG, thiếu COA/SDS dẫn đến hold booking hoặc hold hàng	Xin COA, SDS, TDS, CAS/INCI, spec, origin trước khi book.
Rà hóa chất/DG	Trước booking	Theo quy định hãng tàu/hãng bay	Bị từ chối vận chuyển, đổi phương thức, phát sinh phí kho nguy hiểm	Check SDS mục 2, 3, 9, 14; xác định UN/class/packing group.
Rà HS – thuế – C/O	Trước khi phát hành C/O	Phụ thuộc shipper/cơ quan cấp C/O	Mất ưu đãi thuế, sửa C/O, truy thu nếu sai	Chốt HS 6 số và mô tả hàng với supplier.
Thông quan	Khi hàng đến cảng/sân bay	Theo phân luồng hải quan	Lưu bãi, DEM/DET, kiểm hóa, bổ sung hồ sơ kỹ thuật	Chuẩn bị sẵn SDS/COA/TDS/nhãn để giải trình.
Sau thông quan	Trước khi đưa vào sản xuất/lưu kho	Theo quy trình QA doanh nghiệp	Không truy xuất được lô, rủi ro hậu kiểm/hồ sơ PIF thành phẩm	Lưu hồ sơ lô nguyên liệu, hạn dùng, điều kiện bảo quản.

QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN

Rà soát trước ETA

Chốt bản chất hàng: nguyên liệu rời, bán thành phẩm, hương liệu, hóa chất đơn chất/hỗn hợp, hàng mẫu hay sản phẩm dùng trực tiếp.

Khóa dữ liệu kỹ thuật

Thu COA, SDS/MSDS, TDS, CAS/EC, INCI, specification, lot/batch, shelf life, storage condition và nhãn gốc.

Xác định HS – thuế – C/O

Phân loại theo thành phần/công dụng chính, không chỉ theo tên thương mại; rà C/O trước khi shipper phát hành.

Rà chính sách hóa chất/DG

Đối chiếu Luật Hóa chất, Nghị định 26/2026, Thông tư 01/2026-BCT và SDS để xác định khai báo hóa chất hoặc vận chuyển DG nếu có.

Mở tờ khai hải quan

Khai theo bộ chứng từ đã khóa; chuẩn bị hồ sơ giải trình cho luồng Vàng/Đỏ như SDS, COA, TDS, CAS và mục đích nhập khẩu.

Kéo hàng – lưu kho – bàn giao QA

Kiểm tra điều kiện bảo quản, bao bì, lot/expiry, nhãn cảnh báo, nhiệt độ/độ ẩm nếu có yêu cầu.

Hoàn tất nghĩa vụ sau thông quan

Lưu hồ sơ lô, phục vụ truy xuất, báo cáo quyết toán nếu EPE/sản xuất xuất khẩu và dữ liệu PIF cho thành phẩm.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Nguyên liệu mỹ phẩm nhập khẩu có phải công bố mỹ phẩm không?

Không mặc định. Nếu hàng chỉ là nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, trọng tâm là hải quan, HS, hóa chất/DG, COA/SDS và hồ sơ QA. Nếu hàng được đóng gói/ghi công dụng dùng trực tiếp cho người tiêu dùng như mỹ phẩm thành phẩm, cần rà công bố mỹ phẩm.

2. Nguyên liệu mỹ phẩm có cần CFS không?

CFS là tài liệu thường gắn với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu thành phẩm. Với nguyên liệu rời dùng sản xuất, không mặc định yêu cầu CFS; tuy nhiên supplier vẫn nên cung cấp COA, SDS, TDS, origin statement và chứng từ chất lượng.

3. HS của nguyên liệu mỹ phẩm xác định thế nào?

Xác định theo thành phần hóa học, công dụng chính, dạng thương mại, mức độ pha trộn, nguồn gốc và hồ sơ kỹ thuật. Nhóm này có thể rơi vào Chương 15, 29, 32, 33, 34, 38 hoặc 39 tùy hàng.

4. Hương liệu/tinh dầu có phải hàng nguy hiểm không?

Không phải mọi hương liệu/tinh dầu đều là DG, nhưng phải rà SDS, đặc biệt mục flash point, UN number, hazard class và packing group. Hàng dễ cháy thường bị kiểm soát khi bay/tàu.

5. Thiếu SDS có thông quan được không?

Có thể vẫn mở tờ khai với một số hàng, nhưng SDS là tài liệu quan trọng để giải trình HS, hóa chất, DG và điều kiện an toàn. Với nguyên liệu hóa chất/hương liệu/dung môi, thiếu SDS rất dễ bị yêu cầu bổ sung.

6. Nguyên liệu nhập cho nhà máy EPE có khác nhập kinh doanh nội địa không?

Có. EPE/sản xuất xuất khẩu cần kiểm soát loại hình, định mức, tồn kho, báo cáo quyết toán và mục đích sử dụng. Không nên dùng một bộ logic hồ sơ cho mọi loại hình.

7. C/O có giúp giảm thuế nguyên liệu mỹ phẩm không?

Có thể. Ưu đãi phụ thuộc HS cuối cùng, xuất xứ thực tế, form C/O, tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp và mô tả hàng. C/O sai CAS/tên hàng/HS có thể bị bác ưu đãi.

8. Nguyên liệu có nguồn gốc động thực vật có cần giấy phép không?

Có thể phát sinh CITES, kiểm dịch hoặc chứng từ nguồn gốc nếu thuộc loài/nhóm được kiểm soát. Cần rà theo tên khoa học, nguồn gốc, bộ phận sử dụng và nước xuất khẩu.

KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN

Kết quả đầu ra thường gặp

Tờ khai thông quan, hồ sơ C/O được chấp nhận nếu hợp lệ, kết quả khai báo hóa chất nếu thuộc diện, bộ hồ sơ QA nguyên liệu, biên bản bàn giao kho và chứng từ lô phục vụ truy xuất.

Nghĩa vụ sau thông quan

Lưu COA, SDS, TDS, CAS/INCI, nhãn, C/O, tờ khai, chứng từ vận tải; kiểm soát lot/expiry/storage; liên kết dữ liệu nguyên liệu với BMR, hồ sơ sản xuất và PIF của mỹ phẩm thành phẩm.

Điểm cần rà định kỳ

Cập nhật danh mục hóa chất quản lý, chính sách VAT/FTA, quy định nhãn, giới hạn thành phần mỹ phẩm và thay đổi công thức/nhà sản xuất/nguồn cung.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với nguyên liệu mỹ phẩm, rủi ro thường phát sinh trước khi hàng về: supplier gửi thiếu SDS/COA, C/O không khớp tên hàng, SDS thể hiện DG nhưng booking khai thường, hoặc lô hàng bị yêu cầu giải trình bản chất hóa chất. Trọng tâm triển khai là rà soát trước ETA để giảm lưu bãi, hạn chế sửa chứng từ và bảo vệ tính truy xuất của hồ sơ sản xuất.

Rà HS – thuế – C/O

Tách theo nhóm dầu/sáp, hương liệu, surfactant, pigment, polymer, hoạt chất; rà MFN, VAT 8%/10% và ưu đãi FTA theo chứng từ xuất xứ.

Rà hóa chất & DG

Đối chiếu CAS, SDS mục 2/3/9/14, UN number, flash point, hazard class, điều kiện đóng gói và khai báo hóa chất nếu thuộc diện.

Rà hồ sơ kỹ thuật

Chuẩn hóa COA, SDS, TDS, specification, INCI, CAS/EC, allergen/IFRA, heavy metal, microbiology và nguồn gốc nguyên liệu.

Phối hợp logistics

Kiểm soát booking, vận chuyển, kéo hàng, kho/cảng, điều kiện lưu kho, hàng nguy hiểm và xử lý luồng hải quan.

Kiểm soát QA sau thông quan

Liên kết hồ sơ nhập khẩu với lot nguyên liệu, BMR, hồ sơ sản xuất, PIF, claim và truy xuất khi hậu kiểm.

Rà theo mục đích nhập

Phân biệt nhập sản xuất nội bộ, kinh doanh nguyên liệu, hàng mẫu R&D, EPE/FDI hoặc bán thành phẩm dùng trực tiếp.

Rà hồ sơ nguyên liệu mỹ phẩm Xem nhóm thủ tục chuyên ngành

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN