English
中文 (中国)
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU MỸ PHẨM
Nguyên liệu mỹ phẩm không phải lúc nào cũng xử lý như mỹ phẩm thành phẩm. Một lô glycerin, hương liệu, pigment, chất bảo quản, silicone, surfactant hoặc premix có thể vướng cùng lúc HS code, thuế, C/O, SDS/MSDS, quản lý hóa chất, hàng nguy hiểm khi vận chuyển, nhãn nguyên liệu và hồ sơ QA sau thông quan. Bài viết này là bản đồ rà soát E2E giúp doanh nghiệp khóa chứng từ, nhận diện rủi ro và giảm chi phí phát sinh trước ETA. Phần hướng dẫn tập trung vào điều kiện áp dụng chính sách, hồ sơ cần chuẩn bị, thời điểm thực hiện và những rủi ro thường khiến doanh nghiệp phải bổ sung chứng từ hoặc kéo dài thời gian thông quan. Trước khi triển khai, cần chốt mô tả hàng, mã HS, model hoặc thành phần kỹ thuật, đối chiếu cơ quan tiếp nhận và chuẩn hóa dữ liệu giữa hồ sơ chuyên ngành với bộ chứng từ hải quan.
TÓM TẮT NHANH
Nguyên liệu mỹ phẩm là đầu vào để sản xuất mỹ phẩm, có thể là dầu nền, sáp, bơ, chất hoạt động bề mặt, chất tạo gel, hương liệu, màu, chất bảo quản, dung môi, hoạt chất chăm sóc da/tóc hoặc bán thành phẩm. Không mặc định xử lý giống mỹ phẩm thành phẩm.
Rủi ro nằm ở HS code, SDS/MSDS, quản lý hóa chất, hàng nguy hiểm khi vận chuyển, nhãn nguyên liệu, COA/specification, C/O và mục đích nhập khẩu thực tế.
Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, COA, SDS/MSDS, specification, ingredient name/INCI, CAS/EC number, catalogue/TDS, nhãn gốc, C/O và chứng từ kiểm soát chất lượng lô.
GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ & TẦM QUAN TRỌNG CỦA THỦ TỤC
Với nguyên liệu mỹ phẩm, thuật ngữ kỹ thuật chính là căn cứ để phân loại hàng và kiểm soát rủi ro. Một tên thương mại như “beauty active”, “fragrance blend” hoặc “cream base” thường chưa đủ để chốt HS, chính sách hóa chất hoặc điều kiện vận chuyển.
International Nomenclature of Cosmetic Ingredients – tên danh pháp thành phần mỹ phẩm dùng để đồng bộ hồ sơ công thức, nhãn và PIF.
Mã nhận diện hóa chất quốc tế; dùng để rà thành phần có thuộc danh mục hóa chất quản lý, hạn chế, tiền chất hoặc hàng nguy hiểm hay không.
Certificate of Analysis – Phiếu phân tích chất lượng của lô/nguyên liệu; thường thể hiện chỉ tiêu cảm quan, assay, độ tinh khiết, vi sinh, kim loại nặng hoặc chỉ tiêu đặc thù.
Safety Data Sheet – Phiếu an toàn hóa chất; dùng để xác định nguy cơ cháy nổ, độc tính, phân loại vận chuyển DG (dangerous goods – hàng nguy hiểm) và điều kiện lưu kho.
Product Information File – hồ sơ thông tin sản phẩm mỹ phẩm; nguyên liệu nhập khẩu không phải PIF, nhưng dữ liệu nguyên liệu là đầu vào để lập PIF cho mỹ phẩm thành phẩm.
Nghĩa vụ khai báo/kiểm soát hóa chất theo danh mục pháp luật hóa chất hiện hành nếu nguyên liệu là hóa chất hoặc hỗn hợp chất thuộc diện quản lý.
PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN SẢN PHẨM CHI TIẾT
Không nên khai chung là “cosmetic raw material”. Cần bóc tách theo bản chất hóa học, công dụng trong công thức, dạng thương mại, nồng độ, CAS/INCI, nguy cơ DG, nguồn gốc và mục đích nhập khẩu.
BẢNG PHÂN LOẠI SẢN PHẨM CHI TIẾT
| Nhóm sản phẩm/tình huống hàng hóa | Dấu hiệu kỹ thuật cần kiểm tra | Ví dụ model/công năng | Tài liệu chứng minh | Chính sách có thể phát sinh | Hồ sơ cần đối chiếu | Lưu ý áp dụng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dầu nền, bơ, sáp, ester, silicone | Nguồn gốc thực vật/khoáng/tổng hợp; trạng thái lỏng/rắn; chỉ số acid, peroxide, iodine; mức tinh luyện | Jojoba oil, shea butter, beeswax, caprylic/capric triglyceride, dimethicone | COA, SDS, TDS/specification, quy trình tinh luyện nếu có | HS theo Chương 15/29/34/39; rà nhãn, C/O, DG nếu dễ cháy | Invoice, PL, SDS, COA, TDS, C/O | Không gom dầu thực vật dùng mỹ phẩm với dầu ăn/thực phẩm nếu mục đích và hồ sơ khác nhau. |
| Chất hoạt động bề mặt / emulsifier | Dạng anionic/cationic/non-ionic/amphoteric; nồng độ hoạt chất; dung môi; pH; tính ăn mòn | SLES, CAPB, Polysorbate, PEG emulsifier, glyceryl stearate | SDS, COA, TDS, CAS/EC, spec nồng độ | HS thường rà Chương 34; có thể phát sinh hóa chất/DG nếu corrosive hoặc hazardous | SDS bản mới nhất, COA lô, TDS, label | Cần đối chiếu hoạt chất chính, dung môi mang và nồng độ thương mại. |
| Hương liệu, tinh dầu, flavor/fragrance compound | Natural/synthetic; flash point; allergen declaration; IFRA certificate; tỷ lệ dung môi | Fragrance oil, essential oil, aroma compound dùng mỹ phẩm | SDS, IFRA, allergen statement, COA, TDS | HS thường rà 3301/3302; nguy cơ DG khi flash point thấp | SDS, IFRA, COA, packing declaration | Tinh dầu/hương liệu có thể bị hãng bay/hãng tàu yêu cầu SDS và DG declaration. |
| Màu, pigment, lake, mica, powder | CI number, particle size, coating, heavy metal, microbiology, color additive status | Iron oxides, titanium dioxide cosmetic grade, mica, ultramarine, lakes | COA, heavy metal test, microbiology, TDS, SDS | HS rà 3204/3206/25/28; kiểm soát claim cosmetic grade | COA, SDS, test report, nhãn gốc | Không chỉ ghi “pigment” chung; cần CI number và grade. |
| Chất bảo quản, dung môi, hoạt chất | CAS, purity, concentration, restricted ingredient limit, solvent carrier, hazard class | Phenoxyethanol, sodium benzoate, panthenol, niacinamide, salicylic acid, ethanol | COA, SDS, TDS, purity assay, CAS/EC | HS thường rà Chương 29/28; có thể thuộc hóa chất quản lý, tiền chất, DG hoặc hạn chế sử dụng trong mỹ phẩm | SDS, COA, CAS list, công dụng thực tế | Phải rà giới hạn sử dụng trong công thức thành phẩm; không chỉ rà thông quan. |
| Bán thành phẩm / base / premix mỹ phẩm | Có phải sản phẩm dùng trực tiếp không; công thức nền; mục đích nhập để sản xuất hay bán lại | Cream base, shampoo base, gel base, premix active blend | Formula summary, COA, SDS, TDS, manufacturing statement | Có thể bị phân loại như mỹ phẩm thành phẩm nếu dùng trực tiếp/đóng gói bán lẻ | Hồ sơ mục đích nhập, nhãn, COA, SDS | Nếu đã có công dụng dùng trực tiếp cho người tiêu dùng, phải rà công bố mỹ phẩm như thành phẩm. |
| Nguyên liệu có nguồn gốc động/thực vật đặc thù | Nguồn gốc loài, xuất xứ, xử lý nhiệt/chiết xuất, CITES nếu có | Collagen, lanolin, sáp ong, chiết xuất thực vật, botanical extract | COA, SDS, origin statement, CITES/health certificate nếu áp dụng | Có thể phát sinh kiểm dịch/CITES hoặc chứng từ nguồn gốc | Origin statement, CITES, COA, SDS | Không mặc định mọi chiết xuất thực vật đều thông thường; rà theo loài, bộ phận cây/con và tuyến nhập. |
BẢNG DỮ LIỆU PHẢI XIN TỪ NHÀ CUNG CẤP TRƯỚC ETD
| Nhóm dữ liệu | Nội dung cần xin | Mục đích nghiệp vụ | Lỗi thường gặp nếu thiếu | Thời điểm khóa |
|---|---|---|---|---|
| Định danh nguyên liệu | Tên thương mại, INCI, CAS/EC, tỷ lệ thành phần chính | Chốt bản chất hàng, HS, hóa chất, công thức sản xuất | Supplier chỉ ghi “cosmetic ingredient” hoặc “active blend”, không đủ phân loại | Trước PO/booking |
| COA theo lô | Batch/lot, assay, purity, pH, độ ẩm, vi sinh, kim loại nặng nếu có | Chứng minh chất lượng nguyên liệu và phục vụ QA đầu vào | COA mẫu không theo lô, thiếu ngày phát hành hoặc thiếu chỉ tiêu đặc thù | Trước ETD |
| SDS/MSDS | Bản 16 mục, thể hiện hazard, flash point, UN number, packing group nếu có | Rà DG, an toàn vận chuyển, hóa chất quản lý, lưu kho | SDS cũ, thiếu mục 14, không khớp tên hàng trên Invoice | Trước booking |
| TDS/specification | Ứng dụng, liều dùng gợi ý, trạng thái, độ tinh khiết, điều kiện bảo quản | Giải trình công dụng nguyên liệu và kiểm soát lưu kho | Spec quá chung, không thể hiện cosmetic grade hoặc mục đích dùng | Trước ETA |
| IFRA/allergen | IFRA certificate, allergen declaration, fragrance compound declaration | Bắt buộc hữu ích với hương liệu/tinh dầu/fragrance blend | Hương liệu có dung môi dễ cháy nhưng không khai DG | Trước booking |
| Dữ liệu xuất xứ | Form C/O, tiêu chí xuất xứ, manufacturer, country of origin, third-party invoice nếu có | Xin ưu đãi thuế và giảm rủi ro bác C/O | C/O ghi tên hàng khác COA/SDS hoặc sai HS 6 số | Trước phát hành C/O |
| Điều kiện bảo quản | Nhiệt độ, độ ẩm, tránh sáng, hạn dùng, shelf life, container condition | Kéo hàng, lưu kho, bàn giao QA và truy xuất | Hàng nóng/chảy/oxy hóa nhưng không có yêu cầu bảo quản | Trước ETA |
HS CODE – THUẾ – C/O
Mã HS của nguyên liệu mỹ phẩm phụ thuộc vào bản chất hàng hóa, không phụ thuộc duy nhất vào ngành sử dụng cuối cùng. Các mức thuế dưới đây là định hướng rà soát ban đầu; khi làm tờ khai cần chốt theo biểu thuế hiện hành, hồ sơ kỹ thuật, kết quả phân loại nếu có và chính sách VAT tại ngày mở tờ khai.
BẢNG HS CODE – THUẾ – C/O ĐỀ XUẤT
| Mã HS tham khảo | Mô tả/nhóm hàng phù hợp | Cơ sở phân loại | Điều kiện áp dụng | Thuế nhập khẩu thông thường | Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN | VAT | C/O/FTA cần rà | Hồ sơ cần đối chiếu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2905.45.00 | Glycerol/glycerin dạng đơn chất | Phân loại theo cấu tạo hóa học: alcohol đa chức thuộc Chương 29 | Nguyên liệu rời, không đóng gói như mỹ phẩm thành phẩm; có COA/SDS/CAS rõ | Tham khảo 0%; rà biểu thuế tại ngày mở tờ khai | Tham khảo 0% | 8%/10% tùy chính sách VAT hiện hành | ATIGA, ACFTA/RCEP, VKFTA/AKFTA, EVFTA nếu có C/O hợp lệ | COA, SDS, CAS, Invoice, C/O, mục đích nhập khẩu |
| 2905.32.00 | Propylene glycol và glycol tương tự | Chương 29 theo thành phần hóa học xác định | Dạng kỹ thuật/cosmetic grade; không phải thành phẩm bôi da bán lẻ | Tham khảo 0%–5%; cần rà mã chi tiết | Tham khảo 0%–5% | 8%/10% | FTA theo xuất xứ và tiêu chí CTH/RVC nếu có | SDS, COA, CAS/EC, TDS, C/O |
| 3301.xx.xx | Tinh dầu, oleoresin, resinoid dùng trong mỹ phẩm | Theo bản chất tinh dầu/chiết xuất thơm; không phải hương liệu pha sẵn nếu là essential oil đơn lẻ | Cần xác định loại tinh dầu, nguồn gốc, flash point, đóng gói | Tham khảo 5% hoặc theo phân nhóm chi tiết | Tham khảo 5% | 8%/10% | ASEAN/Trung Quốc/EU/UK/Úc tùy xuất xứ | SDS, COA, IFRA nếu dùng hương, origin statement, C/O |
| 3302.90.xx | Hỗn hợp chất thơm/hương liệu dùng làm nguyên liệu mỹ phẩm | Hỗn hợp odoriferous substances dùng trong công nghiệp mỹ phẩm | Có fragrance compound, solvent carrier, IFRA, allergen declaration | Tham khảo 5% hoặc theo mã chi tiết | Tham khảo 5% | 8%/10% | ACFTA/RCEP/EVFTA/CPTPP nếu đủ quy tắc xuất xứ | IFRA, SDS, allergen statement, COA, C/O |
| 3402.xx.xx | Chất hoạt động bề mặt, chất nhũ hóa, chế phẩm tẩy rửa nền | Theo hoạt tính bề mặt và dạng chế phẩm | Cần xác định anionic/non-ionic/cationic/amphoteric, nồng độ hoạt chất | Tham khảo 0%–10% theo phân nhóm | Tham khảo 0%–10% | 8%/10% | FTA theo tuyến nhập; kiểm tra mô tả C/O khớp surfactant | SDS, COA, TDS, nồng độ hoạt chất, C/O |
| 3204/3206 | Màu, pigment, lake, titanium dioxide, mica phủ màu | Phân loại theo chất màu hữu cơ/vô cơ hoặc pigment | Cần CI number, grade, particle size, coating, heavy metal | Tham khảo 0%–10% theo mã | Tham khảo 0%–10% | 8%/10% | FTA theo xuất xứ; kiểm tra C/O mô tả pigment/colorant | COA, SDS, test kim loại nặng, CI number, C/O |
| 3910/3906/3912 | Silicone, polymer làm đặc/tạo màng, acrylate/cellulose derivative | Theo polymer nền và dạng nguyên liệu | Xác định monomer/polymer, dạng lỏng/bột, dung môi, công dụng | Tham khảo 0%–5% theo mã | Tham khảo 0%–5% | 8%/10% | FTA theo tuyến; rà rule of origin cho polymer | SDS, COA, TDS, polymer description, C/O |
| 2936/2939/29xx | Vitamin, hoạt chất, chất bảo quản, acid, ester, dẫn xuất hữu cơ | Chương 29 theo cấu trúc hóa học riêng biệt | Phải rà CAS, purity, giới hạn sử dụng trong mỹ phẩm, tiền chất/hạn chế nếu có | Tham khảo 0%–10% theo mã chi tiết | Tham khảo 0%–10% | 8%/10% | FTA theo từng mã HS; C/O phải khớp CAS/tên hóa học | SDS, COA, CAS, purity assay, TDS, C/O |
| 1515.xx.xx | Dầu thực vật cố định dùng làm dầu nền mỹ phẩm: jojoba, castor, argan, avocado, các oil blend chưa pha hương/hoạt chất | Phân loại theo bản chất dầu thực vật, mức tinh luyện và mục đích nguyên liệu | Hàng ở dạng nguyên liệu bulk, có COA/SDS/TDS, không trình bày như mỹ phẩm bán lẻ | Tham khảo 0%–5% tùy phân nhóm | Tham khảo 0%–5%; chốt theo HS cuối cùng | 8%/10% tùy chính sách VAT tại ngày mở tờ khai | ATIGA, ACFTA/RCEP, EVFTA, CPTPP nếu có C/O hợp lệ | COA, SDS, TDS, nguồn gốc thực vật, quy cách đóng gói, C/O |
| 1521.xx.xx / 3404.xx.xx | Sáp tự nhiên, sáp ong, sáp thực vật, sáp tổng hợp, wax blend dùng tạo cấu trúc son/kem | Phân loại theo nguồn gốc tự nhiên/tổng hợp và trạng thái sáp | Cần tách beeswax/carnauba/candelilla/synthetic wax/microcrystalline wax | Tham khảo 0%–5% hoặc theo mã chi tiết | Tham khảo 0%–5% | 8%/10% | FTA theo xuất xứ; C/O phải mô tả đúng wax type | COA, SDS, melting point, source declaration, C/O |
| 2712.xx.xx | Petroleum jelly, paraffin wax, microcrystalline wax, mineral wax dùng mỹ phẩm | Phân loại theo sản phẩm dầu khoáng/sáp khoáng | Áp dụng khi bản chất hàng là petroleum/mineral wax, không phải chế phẩm mỹ phẩm thành phẩm | Tham khảo theo biểu thuế nhóm 2712 | Rà MFN theo mã 8 số | 8%/10% | Rà C/O nếu nhập từ ASEAN, Trung Quốc, Hàn Quốc, EU | COA, SDS, TDS, purity/grade, nhãn gốc, C/O |
| 2915/2916/2917/2922/2933/2934.xx | Acid, ester, amine, preservative, solvent, active đơn chất: lactic acid, citric acid, salicylic acid, phenoxyethanol, allantoin… | Phân loại theo cấu trúc hóa học cụ thể và CAS | Cần xác định purity, hydrate/salt/ester form, dung môi mang và giới hạn dùng trong mỹ phẩm | Tham khảo 0%–10% tùy mã | Tham khảo 0%–10% | 8%/10% | FTA theo HS cuối cùng; C/O phải khớp tên hóa học/CAS nếu thể hiện | SDS, COA, CAS, purity assay, TDS, giới hạn sử dụng, C/O |
| 3824.99.xx | Premix, blend hoạt chất, base nguyên liệu chưa được chi tiết ở nơi khác | Phân loại theo chế phẩm hóa học hỗn hợp, công dụng và thành phần chính | Chỉ dùng khi không phân loại được vào nhóm cụ thể hơn; cần bảng thành phần và tỷ lệ | Tham khảo theo mã chi tiết nhóm 3824 | Rà MFN theo HS cuối cùng | 8%/10% | FTA cần rà kỹ tiêu chí xuất xứ do hàng hỗn hợp dễ vướng RVC/CTH | Formula summary, SDS, COA, CAS list, TDS, C/O |
BẢNG C/O/FTA ƯU ĐÃI ĐẶC BIỆT CẦN RÀ THEO TUYẾN NHẬP
| Tuyến/xuất xứ | FTA/hiệp định | Form C/O hoặc chứng từ xuất xứ | Mức thuế ưu đãi đặc biệt nếu có căn cứ | Điều kiện áp dụng | Hồ sơ cần đối chiếu | Lưu ý áp dụng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ASEAN | ATIGA | Form D hoặc chứng từ xuất xứ điện tử nếu được chấp nhận | Có thể về 0% với nhiều mã nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ | Hàng có xuất xứ ASEAN, vận chuyển trực tiếp, mô tả/HS khớp | C/O, Invoice, B/L, packing, tiêu chí WO/RVC/CTH | Rà kỹ nước sản xuất thật, không chỉ nước xuất khẩu. |
| Trung Quốc | ACFTA hoặc RCEP | Form E / RCEP C/O | Nhiều mã nguyên liệu có thể hưởng 0%–5% tùy HS và lộ trình | Đáp ứng tiêu chí xuất xứ, hóa đơn bên thứ ba nếu có phải khai đúng | C/O, Invoice, manufacturer info, HS 6 số | Sai mô tả hóa chất/tên thương mại có thể bị bác ưu đãi. |
| Hàn Quốc | AKFTA / VKFTA / RCEP | Form AK, VK hoặc RCEP | Có thể thấp hơn MFN; cần rà theo HS cuối cùng | Xuất xứ Hàn Quốc và tiêu chí CTH/RVC phù hợp | C/O, BOM nếu cần, Invoice, B/L | Không tự áp VKFTA nếu nhà cung cấp chỉ cấp AK/RCEP. |
| Nhật Bản | VJEPA / AJCEP / CPTPP / RCEP | Form VJ, AJ, CPTPP chứng từ tự chứng nhận nếu áp dụng, RCEP C/O | Có thể ưu đãi theo lộ trình từng FTA | Đáp ứng quy tắc xuất xứ và chứng từ hợp lệ | C/O/chứng từ xuất xứ, Invoice, vận chuyển trực tiếp | Rà kỹ quy định tự chứng nhận CPTPP nếu dùng. |
| EU/UK | EVFTA / UKVFTA | EUR.1 hoặc chứng từ tự chứng nhận xuất xứ theo quy định | Có thể giảm sâu theo lộ trình, nhiều mã về 0% sau giai đoạn cắt giảm | Nhà xuất khẩu đủ điều kiện, mô tả hàng và mã HS phù hợp | Statement on origin/EUR.1, Invoice, transport doc | Rà mã HS 4/6 số giữa C/O và tờ khai. |
| Úc – New Zealand / Ấn Độ / Hong Kong | AANZFTA, CPTPP, AIFTA, AHKFTA nếu phù hợp | Form tương ứng hoặc chứng từ xuất xứ theo hiệp định | Tùy mã HS và lộ trình cam kết | Có xuất xứ thực tế tại nước thành viên, vận chuyển đáp ứng điều kiện | C/O, Invoice, B/L, chứng từ trung chuyển nếu có | Đừng gộp nhiều FTA; chọn tuyến có chứng từ thật và lợi nhất. |
CHECKLIST KIỂM TRA C/O TRƯỚC ETA
| Điểm kiểm tra | Yêu cầu đối chiếu | Rủi ro nếu sai | Cách xử lý trước ETA |
|---|---|---|---|
| Form C/O | Form D/E/AK/VK/EUR.1/RCEP/CPTPP statement phải đúng tuyến và đúng nước xuất xứ | Bị bác ưu đãi thuế, chuyển sang MFN | Xin bản draft C/O trước khi tàu chạy nếu tuyến cho phép. |
| Tiêu chí xuất xứ | WO, RVC, CTH/CTSH hoặc tiêu chí riêng theo FTA; hàng blend/premix cần rà RVC kỹ | Không chứng minh được xuất xứ thực chất của nguyên liệu | Yêu cầu supplier giải trình BOM/origin statement nếu hàng hỗn hợp. |
| Mô tả hàng | Tên hàng trên C/O phải khớp Invoice, SDS/COA/TDS ở mức đủ nhận diện | C/O mô tả chung “chemical” dễ bị nghi ngờ | Thống nhất tên thương mại + tên hóa học/INCI nếu cần. |
| HS code | HS trên C/O nên khớp ít nhất 6 số với HS dự kiến khai báo | Sai HS có thể bị yêu cầu giải trình hoặc không chấp nhận ưu đãi | Chốt HS 6 số với supplier trước khi phát hành C/O. |
| Vận chuyển trực tiếp | Rà transit, non-manipulation, through B/L, chứng từ trung chuyển | Mất điều kiện hưởng ưu đãi đặc biệt | Xin chứng từ trung chuyển nếu tuyến đi qua nước thứ ba. |
| Thời hạn và chữ ký | Ngày cấp, dấu/chữ ký, bản điện tử/bản giấy theo từng FTA | C/O quá hạn hoặc sai hình thức | Kiểm tra ngày cấp ngay khi nhận draft/bản scan. |
BỘ HỒ SƠ & CÁCH THỨC NỘP HỒ SƠ
Hồ sơ nên tách thành ba lớp: chứng từ thương mại, hồ sơ kỹ thuật/chuyên ngành và hồ sơ nộp/đối chiếu với cơ quan hoặc hệ thống liên quan. Với nguyên liệu mỹ phẩm, COA và SDS thường quan trọng không kém Invoice/Packing List.
CHECKLIST HỒ SƠ THEO NGHIỆP VỤ
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần có | Dùng cho bước nào | Ai thường chuẩn bị | Lỗi thường gặp | Cách kiểm tra trước ETA |
|---|---|---|---|---|---|
| Hồ sơ thương mại | Invoice, Packing List, Sales Contract/PO, B/L/AWB, arrival notice | Mở tờ khai, đối chiếu giá, số lượng, điều kiện giao hàng | Buyer/Docs/Forwarder/Shipper | Tên hàng thương mại không khớp tên hóa học/INCI; sai net weight/gross weight | Đối chiếu với COA, SDS, packing, nhãn gốc trước ETA. |
| Hồ sơ kỹ thuật nguyên liệu | COA, SDS/MSDS, TDS/specification, CAS/EC, INCI, batch/lot certificate | Phân loại HS, rà hóa chất/DG, chứng minh chất lượng | Nhà cung cấp/QA/R&D/Compliance | Thiếu CAS, SDS cũ, COA không theo lô, spec quá chung | Yêu cầu supplier gửi bản PDF có số lô, ngày cấp, người phát hành. |
| Hồ sơ hóa chất/DG | SDS 16 mục, DG declaration nếu có, flash point, UN number, hazard class | Booking, vận chuyển, lưu kho, khai báo hóa chất nếu thuộc diện | Shipper/Forwarder/Compliance | Không khai DG dù SDS thể hiện flammable/corrosive/toxic | Rà mục 2, 3, 9, 14 của SDS trước khi book tàu/bay. |
| Hồ sơ xuất xứ | C/O Form D/E/AK/VK/EUR.1/RCEP/CPTPP statement… | Xin ưu đãi thuế nhập khẩu đặc biệt | Shipper/Supplier/Docs | Sai HS, mô tả, nước xuất xứ, hóa đơn bên thứ ba, ngày cấp | Check form, tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp, số lượng/trọng lượng. |
| Hồ sơ nhãn và lưu kho | Nhãn gốc, nhãn phụ nguyên liệu nếu lưu thông, tên hàng, cảnh báo, hạn dùng, điều kiện bảo quản | Kiểm soát lưu thông nội bộ/bán nguyên liệu | Warehouse/QA/Compliance | Không có lot/expiry/storage; nhãn không thể hiện hazard | Đối chiếu nhãn với COA/SDS và quy cách đóng gói. |
| Hồ sơ công bố mỹ phẩm nếu hàng là thành phẩm/base dùng trực tiếp | POA, CFS nếu áp dụng, Phiếu công bố, formula, label artwork, PIF data | Chỉ dùng khi hàng thực chất là mỹ phẩm thành phẩm hoặc đưa trực tiếp ra thị trường | Regulatory/Brand owner/Importer | Nhầm nguyên liệu với mỹ phẩm thành phẩm hoặc ngược lại | Rà mục đích nhập: sản xuất nội bộ, bán nguyên liệu B2B hay bán lẻ cho người tiêu dùng. |
CĂN CỨ PHÁP LÝ – MA TRẬN CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH
Phần pháp lý cần đọc theo từng tình huống hàng hóa. Một nguyên liệu đơn chất có CAS rõ sẽ khác với fragrance compound, botanical extract, premix base hoặc thành phẩm bán lẻ.
BẢNG CĂN CỨ PHÁP LÝ CẦN RÀ SOÁT
| Nhóm văn bản | Tên/số hiệu văn bản | Cơ quan ban hành | Hiệu lực/thời điểm áp dụng | Vai trò trong thủ tục | Điều/khoản/phụ lục cần chú ý | Ghi chú rà soát |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mỹ phẩm | Thông tư 06/2011/TT-BYT | Bộ Y tế | Hiệu lực 01/04/2011; đã được sửa đổi một phần | Quản lý mỹ phẩm, công bố mỹ phẩm thành phẩm, PIF, yêu cầu hồ sơ | Điều về công bố, POA, CFS, PIF | Áp dụng khi hàng là mỹ phẩm thành phẩm hoặc nguyên liệu bị đóng gói/lưu thông như sản phẩm dùng trực tiếp. |
| Mỹ phẩm | Thông tư 34/2025/TT-BYT | Bộ Y tế | Hiệu lực 18/08/2025 | Sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT | Các nội dung sửa đổi hồ sơ/quản lý mỹ phẩm | Cần rà tại thời điểm nộp công bố hoặc hậu kiểm. |
| Hóa chất | Luật Hóa chất 69/2025/QH15 và Nghị định 26/2026/NĐ-CP | Quốc hội/Chính phủ | NĐ 26/2026 có hiệu lực 17/01/2026 | Quản lý hoạt động hóa chất và hóa chất nguy hiểm trong sản phẩm, hàng hóa | Danh mục, khai báo, an toàn hóa chất, SDS | Nghị định 113/2017/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 17/01/2026; không dùng như căn cứ hiện hành. |
| Hóa chất | Thông tư 01/2026/TT-BCT | Bộ Công Thương | Hiệu lực 17/01/2026 | Hướng dẫn Nghị định 26/2026/NĐ-CP | Hồ sơ, danh mục, biểu mẫu nếu áp dụng | Rà khi nguyên liệu là hóa chất/hỗn hợp chất thuộc diện quản lý. |
| Nhãn hàng hóa | Nghị định 43/2017/NĐ-CP, Nghị định 111/2021/NĐ-CP | Chính phủ | NĐ 43 hiệu lực 01/06/2017; NĐ 111 sửa đổi một phần | Nhãn hàng hóa nhập khẩu, nhãn phụ, nội dung bắt buộc | Tên hàng, xuất xứ, tổ chức chịu trách nhiệm, cảnh báo | Nguyên liệu B2B vẫn cần kiểm soát nhãn gốc/nhãn phụ theo cách lưu thông. |
| Hải quan | Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và văn bản sửa đổi | Quốc hội/Chính phủ/Bộ Tài chính | Theo hiệu lực từng văn bản | Hồ sơ hải quan, khai báo, kiểm tra hồ sơ/thực tế hàng hóa | Quy định về hồ sơ khai hải quan | Hồ sơ kỹ thuật là căn cứ giải trình HS và chính sách. |
| Biểu thuế | Nghị định 26/2023/NĐ-CP và biểu thuế ưu đãi/ưu đãi đặc biệt | Chính phủ/Bộ Tài chính | Theo thời điểm mở tờ khai | Thuế nhập khẩu thường/MFN, VAT, ưu đãi FTA | Mã HS, mô tả hàng, lộ trình FTA | Phải rà theo HS cuối cùng, không chốt thuế chỉ bằng tên thương mại. |
| Vận chuyển hàng nguy hiểm | IMDG Code / IATA DGR và quy định hãng vận chuyển | IMO/IATA/hãng tàu/hãng bay | Theo phiên bản áp dụng của hãng | Booking, đóng gói, khai DG, hạn chế bay/tàu | UN number, class, packing group, flash point | Bắt buộc rà SDS mục 14 với hương liệu, dung môi, alcohol, acid/base mạnh. |
MA TRẬN ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH
| Tình huống hàng hóa | Căn cứ/văn bản cần đối chiếu | Chính sách có thể áp dụng | Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được | Điều kiện kích hoạt chính sách |
|---|---|---|---|---|
| Nguyên liệu mỹ phẩm thông thường dùng cho sản xuất nội bộ | Thông tư 06/2011, TT 34/2025, hồ sơ sản xuất/PIF thành phẩm | Không xử lý như mỹ phẩm thành phẩm nếu chỉ là nguyên liệu sản xuất; vẫn cần COA/SDS và lưu hồ sơ đầu vào | Hải quan/QA doanh nghiệp | Mục đích nhập là sản xuất, không bán trực tiếp cho người tiêu dùng. |
| Nguyên liệu là hóa chất/hỗn hợp chất có CAS và nguy cơ hóa chất | Luật Hóa chất 69/2025, NĐ 26/2026, TT 01/2026-BCT | Có thể phải khai báo hóa chất, kiểm soát an toàn hóa chất, SDS, nhãn cảnh báo | Cổng/ cơ quan quản lý hóa chất nếu áp dụng | Nằm trong danh mục hoặc có tính nguy hiểm theo hồ sơ SDS/CAS. |
| Hương liệu/tinh dầu/dung môi dễ cháy | SDS/MSDS, IMDG/IATA DGR | Rà hàng nguy hiểm khi vận chuyển, đóng gói, nhãn DG, booking điều kiện | Hãng tàu/hãng bay/kho/cảng | SDS có flash point thấp, UN number, hazard class. |
| Bán thành phẩm/base dùng trực tiếp cho da/tóc | Thông tư 06/2011, TT 34/2025 | Có thể phải công bố mỹ phẩm nếu được đưa ra thị trường như sản phẩm dùng trực tiếp | Cục Quản lý Dược/NSW nếu là hàng nhập khẩu công bố | Có công dụng mỹ phẩm, nhãn, bao bì bán lẻ hoặc dùng trực tiếp cho người tiêu dùng. |
| Nguyên liệu có nguồn gốc động/thực vật đặc thù | CITES, kiểm dịch, quy định nguồn gốc nếu áp dụng | Có thể cần chứng từ nguồn gốc, kiểm dịch hoặc giấy phép CITES | Cơ quan chuyên ngành tương ứng | Loài thuộc danh mục, nguyên liệu từ động vật/thực vật được kiểm soát. |
| Nguyên liệu nhập cho EPE/FDI/nhà máy gia công | Luật Hải quan, quy định loại hình, định mức, báo cáo quyết toán | Rà loại hình nhập, quản lý tồn kho, định mức sản xuất, hồ sơ gia công/sản xuất xuất khẩu | Hải quan quản lý doanh nghiệp | Nhập để sản xuất xuất khẩu/gia công/nội địa có chế độ quản lý khác nhau. |
| Hàng mẫu R&D/lab sample | Quy định hải quan, SDS, mục đích sử dụng | Rà định lượng, mục đích thử nghiệm, không lưu thông, không bán | Hải quan/QA/R&D | Hàng nhỏ lẻ nhưng có hóa chất/DG vẫn phải kiểm soát vận chuyển và an toàn. |
XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC
THỜI GIAN XỬ LÝ, LỆ PHÍ & CHI PHÍ RỦI RO
| Bước | Thời điểm nên thực hiện | Thời gian/lệ phí nếu có căn cứ | Chi phí rủi ro nếu chậm | Ghi chú kiểm soát |
|---|---|---|---|---|
| Rà dữ liệu supplier | Trước khi đặt hàng/ETD | Không có thời hạn cố định | Sai HS, sai DG, thiếu COA/SDS dẫn đến hold booking hoặc hold hàng | Xin COA, SDS, TDS, CAS/INCI, spec, origin trước khi book. |
| Rà hóa chất/DG | Trước booking | Theo quy định hãng tàu/hãng bay | Bị từ chối vận chuyển, đổi phương thức, phát sinh phí kho nguy hiểm | Check SDS mục 2, 3, 9, 14; xác định UN/class/packing group. |
| Rà HS – thuế – C/O | Trước khi phát hành C/O | Phụ thuộc shipper/cơ quan cấp C/O | Mất ưu đãi thuế, sửa C/O, truy thu nếu sai | Chốt HS 6 số và mô tả hàng với supplier. |
| Thông quan | Khi hàng đến cảng/sân bay | Theo phân luồng hải quan | Lưu bãi, DEM/DET, kiểm hóa, bổ sung hồ sơ kỹ thuật | Chuẩn bị sẵn SDS/COA/TDS/nhãn để giải trình. |
| Sau thông quan | Trước khi đưa vào sản xuất/lưu kho | Theo quy trình QA doanh nghiệp | Không truy xuất được lô, rủi ro hậu kiểm/hồ sơ PIF thành phẩm | Lưu hồ sơ lô nguyên liệu, hạn dùng, điều kiện bảo quản. |
QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN
Rà soát trước ETA
Chốt bản chất hàng: nguyên liệu rời, bán thành phẩm, hương liệu, hóa chất đơn chất/hỗn hợp, hàng mẫu hay sản phẩm dùng trực tiếp.
Khóa dữ liệu kỹ thuật
Thu COA, SDS/MSDS, TDS, CAS/EC, INCI, specification, lot/batch, shelf life, storage condition và nhãn gốc.
Xác định HS – thuế – C/O
Phân loại theo thành phần/công dụng chính, không chỉ theo tên thương mại; rà C/O trước khi shipper phát hành.
Rà chính sách hóa chất/DG
Đối chiếu Luật Hóa chất, Nghị định 26/2026, Thông tư 01/2026-BCT và SDS để xác định khai báo hóa chất hoặc vận chuyển DG nếu có.
Mở tờ khai hải quan
Khai theo bộ chứng từ đã khóa; chuẩn bị hồ sơ giải trình cho luồng Vàng/Đỏ như SDS, COA, TDS, CAS và mục đích nhập khẩu.
Kéo hàng – lưu kho – bàn giao QA
Kiểm tra điều kiện bảo quản, bao bì, lot/expiry, nhãn cảnh báo, nhiệt độ/độ ẩm nếu có yêu cầu.
Hoàn tất nghĩa vụ sau thông quan
Lưu hồ sơ lô, phục vụ truy xuất, báo cáo quyết toán nếu EPE/sản xuất xuất khẩu và dữ liệu PIF cho thành phẩm.
FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP
1. Nguyên liệu mỹ phẩm nhập khẩu có phải công bố mỹ phẩm không?
Không mặc định. Nếu hàng chỉ là nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, trọng tâm là hải quan, HS, hóa chất/DG, COA/SDS và hồ sơ QA. Nếu hàng được đóng gói/ghi công dụng dùng trực tiếp cho người tiêu dùng như mỹ phẩm thành phẩm, cần rà công bố mỹ phẩm.
2. Nguyên liệu mỹ phẩm có cần CFS không?
CFS là tài liệu thường gắn với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu thành phẩm. Với nguyên liệu rời dùng sản xuất, không mặc định yêu cầu CFS; tuy nhiên supplier vẫn nên cung cấp COA, SDS, TDS, origin statement và chứng từ chất lượng.
3. HS của nguyên liệu mỹ phẩm xác định thế nào?
Xác định theo thành phần hóa học, công dụng chính, dạng thương mại, mức độ pha trộn, nguồn gốc và hồ sơ kỹ thuật. Nhóm này có thể rơi vào Chương 15, 29, 32, 33, 34, 38 hoặc 39 tùy hàng.
4. Hương liệu/tinh dầu có phải hàng nguy hiểm không?
Không phải mọi hương liệu/tinh dầu đều là DG, nhưng phải rà SDS, đặc biệt mục flash point, UN number, hazard class và packing group. Hàng dễ cháy thường bị kiểm soát khi bay/tàu.
5. Thiếu SDS có thông quan được không?
Có thể vẫn mở tờ khai với một số hàng, nhưng SDS là tài liệu quan trọng để giải trình HS, hóa chất, DG và điều kiện an toàn. Với nguyên liệu hóa chất/hương liệu/dung môi, thiếu SDS rất dễ bị yêu cầu bổ sung.
6. Nguyên liệu nhập cho nhà máy EPE có khác nhập kinh doanh nội địa không?
Có. EPE/sản xuất xuất khẩu cần kiểm soát loại hình, định mức, tồn kho, báo cáo quyết toán và mục đích sử dụng. Không nên dùng một bộ logic hồ sơ cho mọi loại hình.
7. C/O có giúp giảm thuế nguyên liệu mỹ phẩm không?
Có thể. Ưu đãi phụ thuộc HS cuối cùng, xuất xứ thực tế, form C/O, tiêu chí xuất xứ, vận chuyển trực tiếp và mô tả hàng. C/O sai CAS/tên hàng/HS có thể bị bác ưu đãi.
8. Nguyên liệu có nguồn gốc động thực vật có cần giấy phép không?
Có thể phát sinh CITES, kiểm dịch hoặc chứng từ nguồn gốc nếu thuộc loài/nhóm được kiểm soát. Cần rà theo tên khoa học, nguồn gốc, bộ phận sử dụng và nước xuất khẩu.
KẾT QUẢ ĐẦU RA & NGHĨA VỤ SAU THÔNG QUAN
Tờ khai thông quan, hồ sơ C/O được chấp nhận nếu hợp lệ, kết quả khai báo hóa chất nếu thuộc diện, bộ hồ sơ QA nguyên liệu, biên bản bàn giao kho và chứng từ lô phục vụ truy xuất.
Lưu COA, SDS, TDS, CAS/INCI, nhãn, C/O, tờ khai, chứng từ vận tải; kiểm soát lot/expiry/storage; liên kết dữ liệu nguyên liệu với BMR, hồ sơ sản xuất và PIF của mỹ phẩm thành phẩm.
Cập nhật danh mục hóa chất quản lý, chính sách VAT/FTA, quy định nhãn, giới hạn thành phần mỹ phẩm và thay đổi công thức/nhà sản xuất/nguồn cung.
CẦN RÀ SOÁT THỦ TỤC HOẶC PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi trước tên hàng, tuyến vận chuyển, hồ sơ hiện có hoặc yêu cầu triển khai để được định hướng phương án phù hợp, đúng trọng tâm và bám sát thực tế lô hàng.
Xuất khẩu máy thổi chai PET: HS, điều kiện, hồ sơ và vận chuyển
Thủ tục xuất khẩu máy đóng nắp: Mã HS, hồ sơ, C/O và thị trường
THỦ TỤC XUẤT KHẨU MÁY TRỘN HẠT NHỰA: HS, THỊ TRƯỜNG, C/O VÀ QUY TRÌNH
THỦ TỤC XUẤT KHẨU MÁY THERMOFORMING: HS, C/O, THỊ TRƯỜNG VÀ VẬN TẢI
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY NGHIỀN NHỰA: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI
Thủ tục xuất khẩu máy ép phun nhựa: thị trường, HS, C/O và vận tải
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY ÉP PHUN NHỰA: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY ĐÙN NHỰA: HS, C/O, THỊ TRƯỜNG VÀ QUY TRÌNH
Thủ tục xuất khẩu máy đóng gói đứng VFFS: HS, C/O, hồ sơ và vận tải
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY ĐÓNG GÓI NGANG HFFS: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY CHIẾT RÓT: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI
Hướng dẫn xuất khẩu máy dán nhãn: thị trường, HS, C/O và vận tải
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY CO MÀNG: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI
Hướng dẫn xuất khẩu máy dệt thoi: thị trường, HS, C/O và vận tải
HƯỚNG DẪN XUẤT KHẨU MÁY ĐỊNH HÌNH VẢI: THỊ TRƯỜNG, HS, C/O VÀ VẬN TẢI