Preservative (chất bảo quản dùng trong mỹ phẩm) là nhóm nguyên liệu dễ phát sinh sai lệch khi khai báo vì cùng tên thương mại có thể là đơn chất, hỗn hợp nhiều chất, dung dịch có dung môi hoặc chế phẩm bảo quản đã pha sẵn. Nếu chỉ ghi chung “preservative” trên Invoice/Packing List, doanh nghiệp có thể bị áp sai HS Code, sai khai báo hóa chất, thiếu MSDS/SDS, không kiểm soát thành phần nằm trong danh mục hạn chế của mỹ phẩm ASEAN, hoặc mất điều kiện hưởng ưu đãi C/O. Bài viết cung cấp bản đồ E2E để rà soát trước ETA, gồm HS, thuế, C/O, chính sách hóa chất, bộ hồ sơ và các điểm có thể làm lô hàng bị giữ.

Tóm tắt nhanh

Hạng mục	Nội dung rà soát	Ghi chú vận hành
Mặt hàng	Preservative – chất bảo quản dùng làm nguyên liệu mỹ phẩm, có thể ở dạng đơn chất, hỗn hợp, dung dịch hoặc blend thương mại.	Không áp chung cho surfactant, emollient, extract, fragrance oil, active hoặc colorant nếu bản chất hàng khác.
HS tham khảo	Không chốt một mã duy nhất. Thường cần rà theo CAS, assay, thành phần: 2909.49.00, 2916.31.00, 2916.19.00, 2918.29.00, 2933.99.xx, 3824.99.xx hoặc mã khác theo bản chất hóa học.	HS phải chốt bằng COA, SDS, TDS, CAS number, thành phần % và mục đích sử dụng.
Thuế tham khảo	VAT chuẩn 10%; Đã tách theo kịch bản: 2909.49.00: MFN 0%, 2916.31.00: MFN 5%, 2916.19.00/2918.29.00/2933.21.00/3824.99.99: rà theo bảng chi tiết bên dưới; VAT chuẩn 10%.	Không tự động dùng một mức thuế cho mọi preservative.
Chính sách chuyên ngành	Có thể phải khai báo hóa chất nhập khẩu nếu thuộc Phụ lục V Nghị định 113/2017/NĐ-CP và điều kiện tại Nghị định 82/2022/NĐ-CP.	Rà theo CAS và phân loại nguy hiểm, không chỉ theo tên thương mại.
Mỹ phẩm	Nếu chỉ nhập nguyên liệu để sản xuất/R&D, thường không xử lý như mỹ phẩm thành phẩm; tuy nhiên phải rà thành phần theo giới hạn/chất cấm trong quy định mỹ phẩm khi dùng vào công thức.	Nếu nhập thành phẩm bán ra thị trường dưới dạng cosmetic product thì chuyển sang thủ tục công bố mỹ phẩm.

Lưu ý pháp lý: Preservative là tên chức năng, không phải căn cứ phân loại HS. Doanh nghiệp cần rà soát theo catalogue, TDS, SDS/MSDS, COA, CAS number, thành phần %, model/mã nguyên liệu và mục đích nhập khẩu thực tế. Không khẳng định “không cần giấy phép/không cần khai báo hóa chất” nếu chưa kiểm tra danh mục hóa chất và hồ sơ kỹ thuật.

Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho

Chất bảo quản mỹ phẩm dạng đơn chất: phenoxyethanol, sodium benzoate, potassium sorbate, parabens, benzyl alcohol, chlorphenesin, DMDM hydantoin, iodopropynyl butylcarbamate, v.v.
Preservative blend thương mại: hỗn hợp chất bảo quản, dung môi, humectant hoặc booster.
Nguyên liệu nhập để sản xuất, R&D, kiểm nghiệm, thử công thức hoặc dùng trong nhà máy mỹ phẩm.

Không tự động áp dụng cho

Chế phẩm diệt khuẩn, sát trùng, biocide, disinfectant có claim ngoài phạm vi mỹ phẩm.
Phụ gia thực phẩm, dược chất, nguyên liệu thuốc, thuốc bảo vệ thực vật hoặc hóa chất dùng cho ngành khác.
Mỹ phẩm thành phẩm có chứa chất bảo quản, đã đóng gói bán lẻ cho người tiêu dùng.

Phân loại & nhận diện hàng hóa

Khi làm hồ sơ nhập khẩu preservative, cần nhận diện theo bản chất hóa học trước, rồi mới xét mục đích dùng trong mỹ phẩm. Một tên thương mại có thể là phenoxyethanol tinh khiết, phenoxyethanol blend với ethylhexylglycerin, muối benzoate/sorbate, hệ paraben, hoặc hỗn hợp bảo quản có dung môi. Các thông tin như CAS number, hàm lượng hoạt chất, độ tinh khiết, dung môi, trạng thái lỏng/bột, pH, flash point, UN number và phân loại GHS đều ảnh hưởng đến HS, an toàn vận chuyển và khai báo hóa chất.

Tiêu chí cần kiểm tra	Tài liệu cần đối chiếu	Rủi ro nếu mô tả sai	Gợi ý cách ghi tên hàng trên chứng từ/tờ khai
Tên thương mại và INCI/Chemical name	TDS, COA, SDS, specification	Gọi chung “preservative” có thể bị yêu cầu giải trình bản chất hàng hóa.	Ghi: “Cosmetic preservative – [tên hóa học/INCI], CAS…, dùng làm nguyên liệu mỹ phẩm”.
CAS number và thành phần %	SDS mục 3, COA, nhà sản xuất	Sai CAS dẫn đến sai HS, sai khai báo hóa chất và sai C/O.	Ghi CAS chính, tỷ lệ hoạt chất chính nếu chứng từ cho phép.
Đơn chất hay hỗn hợp	SDS, formulation sheet, assay	Đơn chất nhóm 29 khác với hỗn hợp/chế phẩm nhóm 38.	Nêu “single substance” hoặc “preservative blend/preparation”.
Tình trạng nguy hiểm/DG	SDS mục 2, 9, 14; UN/IMDG/IATA nếu có	Có thể sai booking vận chuyển, sai khai báo hàng nguy hiểm hoặc bị giữ tại cảng/kho.	Ghi tình trạng DG/non-DG theo SDS bản mới nhất.
Mục đích nhập khẩu	PO, hợp đồng, quy trình R&D/sản xuất	Nếu dùng cho thực phẩm/dược/diệt khuẩn, chính sách có thể đổi hoàn toàn.	Ghi rõ “raw material for cosmetic manufacturing/R&D, not for direct retail”.

HS Code – Thuế – C/O

Với preservative, điểm quyết định không nằm ở tên thương mại mà nằm ở CAS number, cấu trúc hóa học, nồng độ hoạt chất, dung môi nền, dạng đơn chất hay hỗn hợp. Vì vậy phần thuế cần tách theo từng kịch bản HS, không ghi một mức chung cho toàn bộ “chất bảo quản”. Bảng dưới đây dùng để rà soát trước ETA; khi khai chính thức vẫn phải đối chiếu biểu thuế tại ngày đăng ký tờ khai và hồ sơ C/O thực tế.

Nhóm preservative thường gặp	HS tham khảo	Điều kiện áp dụng	MFN tham khảo	Thuế thông thường tham khảo	VAT	C/O/FTA cần rà	Hồ sơ bắt buộc đối chiếu	Rủi ro nếu áp sai
Phenoxyethanol / ether-alcohol bảo quản	2909.49.00	Hàng là đơn chất, có CAS rõ; ví dụ phenoxyethanol CAS 122-99-6, không phải blend pha sẵn với ethylhexylglycerin, dung môi hoặc nhiều hoạt chất.	0%	0% nếu biểu thuế thông thường tại ngày khai không quy định mức riêng; vẫn phải rà lại trên hệ thống khai báo.	10%	C/O không tạo chênh lệch thuế nếu MFN đã 0%, nhưng vẫn cần nếu doanh nghiệp cần chứng minh xuất xứ hoặc theo yêu cầu hợp đồng.	COA assay, SDS mục 1–3, CAS, TDS, Invoice ghi đúng tên hóa học.	Nếu là blend có dung môi/hoạt chất khác, áp nhóm đơn chất có thể bị bác HS.
Benzoic acid / Sodium benzoate / Potassium benzoate	2916.31.00	Acid benzoic, muối hoặc este của acid benzoic dùng làm chất bảo quản mỹ phẩm/nguyên liệu công nghiệp.	5%	7.5%	10%	Rà ATIGA/Form D, ACFTA/Form E, RCEP, VKFTA/AKFTA, EVFTA/UKVFTA, CPTPP theo xuất xứ; nhiều tuyến có thể giảm về 0% nếu C/O hợp lệ.	CAS, COA, SDS, grade, hàm lượng, mục đích dùng cho mỹ phẩm hay thực phẩm.	Chứng từ ghi “food grade/food additive” có thể kéo sang chính sách phụ gia thực phẩm.
Sorbic acid / Potassium sorbate	2916.19.00	Acid monocarboxylic không no hoặc muối/derivative phù hợp phân nhóm 2916.19; chỉ áp khi không phải hỗn hợp preservative system.	0% định hướng cho dòng 2916.19.00; cần tra lại đúng biểu thuế tại ngày khai.	0% nếu không có mức thông thường riêng; cần kiểm tra trước khi truyền tờ khai.	10%	Nếu MFN 0%, C/O chủ yếu phục vụ chứng minh xuất xứ; nếu biểu thuế cập nhật khác, ưu đãi FTA phải rà theo HS 8 số.	CAS, COA, SDS, specification, grade, mục đích nhập khẩu.	Nhầm với phụ gia thực phẩm hoặc hỗn hợp bảo quản pha sẵn sẽ làm sai cả HS và chính sách.
Parabens – methylparaben, propylparaben, butylparaben	2918.29.00	Ester/dẫn xuất của p-hydroxybenzoic acid, có cấu trúc acid carboxylic có thêm chức oxy/phenol; hàng ở dạng đơn chất.	0% định hướng cho nhóm hóa chất đơn chất thuộc Chương 29; phải đối chiếu lại đúng mã 8 số.	0% nếu biểu thuế thông thường không quy định khác.	10%	C/O thường không làm giảm thêm nếu MFN 0%; vẫn kiểm tra nếu có yêu cầu chứng minh xuất xứ.	Tên hóa học, INCI, CAS, assay, COA, SDS, giới hạn dùng trong mỹ phẩm.	Nếu là hỗn hợp nhiều paraben trong dung môi, có thể phải chuyển sang nhóm chế phẩm.
DMDM hydantoin hoặc hydantoin derivatives	2933.21.00	Hợp chất dị vòng chỉ chứa dị tố nitơ, có vòng imidazol/hydantoin; áp khi cấu trúc hóa học khớp dòng hydantoin và dẫn xuất.	0% định hướng; cần tra lại biểu thuế hiện hành theo HS 8 số.	0% nếu không có mức thông thường riêng.	10%	FTA/C/O thường dùng để hoàn thiện hồ sơ xuất xứ; không tự động coi là điều kiện bắt buộc nếu MFN đã 0%.	CAS, cấu trúc hóa học, SDS, COA, INCI, giới hạn hàm lượng trong công thức.	Áp theo tên INCI mà không xét cấu trúc có thể sai Chương 29/38.
Imidazolidinyl urea / Diazolidinyl urea / nhóm dị vòng khác	2933.99.xx	Hợp chất dị vòng chứa nitơ nhưng không thuộc dòng cụ thể hơn; phải chốt mã 8 số sau khi xem cấu trúc.	0% định hướng cho nhiều dòng hợp chất dị vòng; cần tra lại mã 8 số cụ thể.	0% nếu không có mức thông thường riêng.	10%	Rà C/O theo tuyến nếu nhà cung cấp cấp chứng từ xuất xứ; cần khớp HS và mô tả hàng.	SDS, COA, CAS, cấu trúc, tên hóa học, INCI.	Rủi ro cao nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào trade name hoặc tên nhà sản xuất.
Preservative blend / hệ bảo quản pha sẵn	3824.99.99 hoặc mã 3824.99.xx phù hợp	Hỗn hợp nhiều hoạt chất bảo quản, có dung môi/chất ổn định, không còn là một đơn chất xác định riêng ở Chương 29.	0% định hướng cho mã 3824.99.99; cần rà lại nếu hàng rơi vào mã nhánh khác.	0% nếu không có mức thông thường riêng.	10%	C/O cần rà kỹ vì mô tả “preparation/blend” phải khớp Invoice, SDS và tiêu chí xuất xứ; không dùng C/O của từng nguyên liệu thành phần để thay cho C/O của hàng nhập.	SDS mục 3, formulation sheet, tỷ lệ hoạt chất, dung môi, TDS, COA blend.	Đây là nhóm dễ bị hỏi nhất: khai Chương 29 cho hàng blend có thể bị yêu cầu phân loại lại.
Biocide/disinfectant claim – chế phẩm diệt khuẩn/khử trùng	3808.94.xx hoặc nhóm chuyên ngành khác	Chỉ rà khi hàng có claim diệt khuẩn, disinfectant, biocide, surface sanitizer hoặc mục đích sử dụng không còn là nguyên liệu bảo quản mỹ phẩm thông thường.	Không áp dụng mặc định trong bài preservative mỹ phẩm.	Tra theo chính sách riêng của nhóm 3808 và giấy phép chuyên ngành.	10% hoặc theo chính sách VAT thực tế.	C/O không xử lý được rủi ro giấy phép nếu bản chất là chế phẩm diệt khuẩn.	Nhãn, claim, SDS, mục đích sử dụng, hồ sơ giấy phép/chuyên ngành nếu có.	Sai bản chất có thể kéo sang quản lý hóa chất/diệt khuẩn/dược/phụ gia, làm giữ hàng.

Ghi chú thuế: Các mức MFN/thuế thông thường/VAT trong bảng là mức định hướng để doanh nghiệp lập phương án chi phí trước ETA. Trước khi truyền tờ khai, bộ hồ sơ phải được đối chiếu lại theo Nghị định 26/2023/NĐ-CP, văn bản sửa đổi Nghị định 108/2025/NĐ-CP, biểu thuế ưu đãi đặc biệt theo C/O và dữ liệu thực tế trên hệ thống khai báo. Không dùng một mức thuế chung cho mọi preservative.

Bảng C/O/FTA cần rà riêng cho preservative

Tuyến/xuất xứ	Form/chứng từ xuất xứ	Mức ưu đãi cần kiểm tra	Điều kiện áp dụng	Hồ sơ cần đối chiếu	Điểm rủi ro thường gặp
ASEAN	Form D – ATIGA	Thường có khả năng 0% với nhiều mã hóa chất nếu đáp ứng PSR.	Đúng tiêu chí WO/RVC/CTH/CTSH; vận chuyển trực tiếp; mô tả hàng khớp HS.	C/O, Invoice, Packing List, B/L, SDS, COA, CAS, HS trên C/O.	C/O ghi tên thương mại chung “preservative” nhưng Invoice/SDS thể hiện blend nhiều chất.
Trung Quốc	Form E – ACFTA hoặc chứng từ RCEP	So sánh ACFTA/RCEP theo từng HS; nhiều mã có thể về 0% nếu đủ điều kiện.	Nhà sản xuất/xuất khẩu đủ điều kiện; tiêu chí xuất xứ đúng; vận chuyển trực tiếp hoặc có chứng từ trung chuyển.	Form E/RCEP, hóa đơn bên thứ ba nếu có, B/L, COA, SDS.	Hàng xuất từ Trung Quốc nhưng nguyên liệu/chế phẩm không đạt xuất xứ Trung Quốc.
Hàn Quốc	Form AK/VK hoặc RCEP	Rà AKFTA/VKFTA/RCEP để chọn biểu tốt hơn theo HS.	Đúng PSR, mô tả hàng và mã HS trên C/O phù hợp tờ khai.	C/O, Invoice, Packing List, B/L, COA, SDS.	Sai form AK/VK hoặc dùng C/O cho mã HS khác sẽ mất ưu đãi.
Nhật Bản	VJEPA/AJCEP/CPTPP/RCEP	Không mặc định 0%; kiểm tra theo từng hiệp định và HS 8 số.	C/O hoặc chứng từ xuất xứ hợp lệ; tiêu chí CTH/RVC phù hợp.	C/O, hợp đồng, Invoice, vận đơn, COA, SDS.	Tiêu chí xuất xứ không đủ vì hàng là blend từ nguyên liệu đa quốc gia.
EU/UK	EVFTA/UKVFTA	Ưu đãi phụ thuộc HS, lộ trình cắt giảm và chứng từ xuất xứ hợp lệ.	Statement on origin/C/O hợp lệ, đúng nhà xuất khẩu, đúng mô tả hàng.	Statement on origin, Invoice, Packing List, COA, SDS.	Thiếu mã REX/statement hoặc mô tả hàng không khớp SDS/Invoice.
Úc–New Zealand / Ấn Độ / Hong Kong	AANZFTA, CPTPP, AIFTA, AHKFTA nếu phù hợp	Tra biểu ưu đãi đặc biệt theo HS 8 số, không dùng chung cho mọi preservative.	Đúng form, tiêu chí xuất xứ, tuyến vận chuyển và nước được hưởng ưu đãi.	C/O, B/L, Invoice, Packing List, COA, SDS.	Không kiểm tra nước không được hưởng ưu đãi hoặc thiếu chứng từ vận chuyển trực tiếp.

Checklist chốt C/O trước ETA

Đối chiếu HS trên C/O với HS dự kiến trên tờ khai và mô tả hàng trên Invoice.
Kiểm tra tiêu chí xuất xứ: WO, RVC, CTH, CTSH hoặc tiêu chí riêng theo PSR của từng hiệp định.
Kiểm tra hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển trực tiếp, nước xuất khẩu – nước xuất xứ – nước quá cảnh.
Đối chiếu mô tả hàng với CAS, COA, SDS, TDS; tránh C/O ghi quá chung làm hải quan nghi ngờ bản chất hàng.
Kiểm tra ngày cấp C/O, chữ ký/dấu, số lượng, trọng lượng, điều kiện giao hàng và số Invoice/B/L.

Chính sách chuyên ngành áp dụng

Tình huống hàng hóa	Chính sách có thể áp dụng	Hồ sơ cần kiểm tra	Cơ quan/cổng xử lý	Thời điểm nên thực hiện	Ghi chú rủi ro
Preservative là hóa chất thuộc Phụ lục V hoặc hỗn hợp nguy hiểm chứa chất thuộc Phụ lục V	Khai báo hóa chất nhập khẩu theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 82/2022/NĐ-CP.	SDS, CAS, thành phần %, phân loại GHS, Invoice, Packing List, B/L/AWB.	Cổng thông tin một cửa quốc gia/Cổng dịch vụ công liên quan khai báo hóa chất.	Trước thông quan, không chờ hàng về mới xác định.	Thiếu khai báo hóa chất có thể làm chậm thông quan hoặc bị yêu cầu bổ sung.
Preservative không thuộc danh mục khai báo hóa chất	Vẫn phải lưu SDS/COA và chứng minh bản chất hàng khi hải quan yêu cầu.	SDS, COA, TDS, bản tự rà soát Phụ lục V.	Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai.	Trước ETA.	Không nên ghi “không cần khai báo” nếu chưa rà theo CAS.
Hàng có DG/UN number/flash point thấp	Yêu cầu vận tải hàng nguy hiểm theo IMDG/IATA/ADR nếu đi biển/air/trucking.	SDS mục 14, DG declaration, packing instruction.	Hãng tàu/hãng bay/forwarder/cảng/kho.	Trước booking.	Sai DG có thể bị từ chối xếp hàng hoặc phạt lưu kho.
Preservative dùng cho mỹ phẩm R&D/sản xuất	Rà quy định mỹ phẩm ASEAN/Thông tư 06 và TT34 về thành phần cấm/hạn chế khi đưa vào công thức.	INCI, CAS, giới hạn sử dụng, COA, PIF nội bộ nếu có.	Doanh nghiệp chịu trách nhiệm công thức; cơ quan y tế khi công bố thành phẩm.	Trước khi nhập lô nguyên liệu và trước khi đưa vào sản xuất.	Nguyên liệu được nhập không đồng nghĩa được dùng không giới hạn trong công thức mỹ phẩm.
Hàng nhập cho EPE/FDI/nhà máy	Có thể phát sinh quản lý kho, định mức, mục đích sử dụng, báo cáo tồn hóa chất.	Hợp đồng, PO, quy trình sản xuất, MSDS, mã nguyên liệu nội bộ.	Hải quan quản lý, cơ quan công thương/địa phương nếu có.	Trước khi lập tờ khai.	Sai mục đích nhập khẩu gây khó khi quyết toán hoặc kiểm tra sau thông quan.

Văn bản liên quan cần rà soát

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/khoản/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Luật	Luật Hóa chất 2007	Quốc hội	Đang áp dụng, cần rà tình trạng hiệu lực tại thời điểm nhập khẩu.	Nền pháp lý cho quản lý hoạt động hóa chất.	Các quy định về hoạt động hóa chất, an toàn hóa chất, phiếu an toàn hóa chất.	Áp dụng nếu hàng là hóa chất/hoạt động hóa chất.
Nghị định	Nghị định 113/2017/NĐ-CP	Chính phủ	Ban hành 09/10/2017, hiệu lực 25/11/2017, đã sửa đổi một phần.	Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hóa chất.	Phụ lục V về danh mục hóa chất phải khai báo; quy định khai báo hóa chất nhập khẩu.	Rà theo CAS và hỗn hợp nguy hiểm, không theo tên thương mại.
Nghị định	Nghị định 82/2022/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực 22/12/2022.	Sửa đổi, bổ sung Nghị định 113/2017/NĐ-CP.	Quy định về khai báo hóa chất nhập khẩu và miễn trừ cần rà.	Ưu tiên dùng cùng Nghị định 113.
Thông tư	Thông tư 06/2011/TT-BYT và 34/2025/TT-BYT	Bộ Y tế	TT06 hiệu lực 01/04/2011; TT34 hiệu lực 18/08/2025.	Căn cứ quản lý mỹ phẩm khi nguyên liệu được dùng trong công thức mỹ phẩm/thành phẩm.	Phiếu công bố, PIF, thành phần, nhãn và trách nhiệm tổ chức đưa sản phẩm ra thị trường.	Không dùng để công bố nguyên liệu đơn thuần như thành phẩm, nhưng cần rà khi đưa vào công thức.
Thông tư	Thông tư 31/2022/TT-BTC	Bộ Tài chính	Hiệu lực 01/12/2022.	Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.	Cấu trúc mã HS, chú giải chương/nhóm/phân nhóm.	Căn cứ phân loại ban đầu.
Biểu thuế	Nghị định 26/2023/NĐ-CP, Nghị định 108/2025/NĐ-CP	Chính phủ	NĐ26 hiệu lực 15/07/2023; NĐ108 hiệu lực 19/05/2025.	Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi MFN và sửa đổi liên quan.	Tra đúng HS 8 số và mức thuế tại ngày đăng ký tờ khai.	Không dùng mức thuế cũ nếu đã có sửa đổi.
VAT	Nghị định 174/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực 01/07/2025.	Rà chính sách giảm VAT nếu hàng đủ điều kiện.	Phụ lục loại trừ và thời hạn áp dụng.	Không mặc định 8%.

Xem / tải văn bản gốc

Doanh nghiệp nên đối chiếu thêm trên Cổng văn bản pháp luật hoặc website cơ quan ban hành trước khi áp dụng.

Xem văn bản: Nghị định 113/2017/NĐ-CP Xem văn bản: Nghị định 82/2022/NĐ-CP Xem văn bản: Khai báo hóa chất nhập khẩu Xem văn bản: TT 31/2022/TT-BTC Xem văn bản: NĐ 26/2023 & 108/2025 Xem văn bản: TT 06/2011 & TT 34/2025

Bộ hồ sơ chứng từ thông quan

Bộ chứng từ thương mại

Commercial Invoice – hóa đơn thương mại.
Packing List – phiếu đóng gói.
Bill of Lading/Air Waybill – vận đơn.
Sales Contract/Purchase Order nếu có.
C/O nếu xin ưu đãi thuế.
Catalogue/TDS, SDS/MSDS, COA, specification, ảnh nhãn gốc.

Hồ sơ chuyên ngành nếu có

Khai báo hóa chất nhập khẩu nếu thuộc diện.
Phiếu an toàn hóa chất (SDS) bản mới.
DG declaration nếu là hàng nguy hiểm.
Hồ sơ chứng minh dùng làm nguyên liệu mỹ phẩm/R&D/sản xuất.
Hồ sơ rà soát thành phần hạn chế/cấm khi đưa vào công thức mỹ phẩm.

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Ai thường chuẩn bị	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra trước ETA
Thương mại	Invoice, Packing List, hợp đồng/PO	Mở tờ khai, kiểm tra trị giá, số lượng	Purchasing/Docs	Tên hàng ghi quá chung, thiếu CAS, thiếu grade.	Yêu cầu shipper sửa mô tả trước khi phát hành chứng từ cuối.
Kỹ thuật	SDS, COA, TDS, specification	Chốt HS, DG, khai báo hóa chất	QA/R&D/Supplier	SDS cũ, không có mục 3 hoặc mục 14 rõ.	Dùng SDS mới nhất, có thông tin CAS và phân loại vận tải.
Hóa chất	Thông tin khai báo hóa chất, CAS, thành phần %, phân loại nguy hiểm	Khai báo hóa chất nếu thuộc diện	Compliance/Docs	Không rà Phụ lục V hoặc nhầm hóa chất đơn chất với thành phẩm.	Lập bảng đối chiếu CAS trước ETA.
Xuất xứ	C/O, chứng từ vận chuyển trực tiếp, Invoice bên thứ ba nếu có	Xin ưu đãi thuế	Supplier/Forwarder/Docs	C/O ghi mô tả không khớp hoặc HS khác tờ khai.	Đối chiếu C/O – Invoice – Packing List – B/L – COA.
Nhãn & lưu kho	Nhãn gốc, mã lot/batch, hạn dùng, điều kiện bảo quản	Kiểm tra thực tế hàng, nhập kho	Warehouse/QA	Lot trên COA không khớp bao bì.	Yêu cầu ảnh nhãn, số batch và shelf life trước khi hàng đi.

Các điểm quyết định có thể làm lô hàng bị giữ

Điểm quyết định	Câu hỏi cần trả lời	Tài liệu chứng minh	Hậu quả nếu không rõ	Cách xử lý khuyến nghị
HS đã đủ căn cứ chưa?	Hàng là đơn chất hay hỗn hợp? CAS nào là chính?	SDS, COA, TDS, cấu trúc hóa học	Bị bác HS, truy thu thuế hoặc yêu cầu phân tích phân loại.	Chốt HS trước ETA bằng bộ kỹ thuật đầy đủ.
Có phải khai báo hóa chất không?	CAS có thuộc Phụ lục V không? Hỗn hợp có phân loại nguy hiểm không?	SDS mục 2, 3; bảng đối chiếu Phụ lục V	Chậm thông quan, bổ sung hồ sơ sau khi hàng về.	Rà hóa chất trước booking/ETA.
C/O có đủ điều kiện không?	C/O đúng form, đúng HS, đúng mô tả, đúng tiêu chí xuất xứ chưa?	C/O, Invoice, B/L, COA	Không được hưởng ưu đãi thuế.	Check C/O bản draft trước khi cấp gốc.
Hàng có DG không?	SDS mục 14 có UN number/class/packing group không?	SDS, DG declaration	Hãng tàu/hãng bay từ chối nhận hàng hoặc phát sinh lưu kho.	Gửi SDS cho forwarder trước khi book.
Mục đích dùng có rõ không?	Nguyên liệu mỹ phẩm, R&D, sản xuất hay dùng cho thực phẩm/dược/diệt khuẩn?	PO, hợp đồng, tài liệu nội bộ	Chuyển chính sách chuyên ngành.	Ghi rõ mục đích nhập khẩu trong hồ sơ nội bộ và chứng từ khi cần.

Quy trình E2E thực chiến

Bước 1: Rà soát trước ETA

Chốt CAS, thành phần %, trạng thái hàng, HS dự kiến, thuế, C/O, DG và khả năng khai báo hóa chất.

Bước 2: Khóa chứng từ kỹ thuật

Yêu cầu SDS, COA, TDS, specification, ảnh nhãn, lot/batch và thông tin nhà sản xuất trước khi hàng đi.

Bước 3: Khai báo hóa chất nếu thuộc diện

Chuẩn bị dữ liệu khai báo qua cổng phù hợp, đối chiếu Phụ lục V và phân loại nguy hiểm.

Bước 4: Mở tờ khai hải quan

Kiểm soát luồng xanh/vàng/đỏ, giải trình HS, trị giá, mô tả hàng, C/O, SDS và chính sách hóa chất.

Bước 5: Thông quan và hậu kiểm

Lưu hồ sơ theo lô, kiểm tra nhãn/batch/shelf life, lưu SDS/COA phục vụ truy xuất và kiểm tra sau thông quan.

Bước 6: Nhập kho nguyên liệu

QA/R&D đối chiếu số lot, COA, điều kiện bảo quản và tình trạng bao bì trước khi đưa vào hệ thống nguyên liệu.

Checklist rủi ro chặn trước ETA

Rủi ro	Hậu quả	Cách chặn trước ETA	Tài liệu cần kiểm tra
Ghi tên hàng chung “preservative”	Không đủ căn cứ phân loại HS/chính sách.	Yêu cầu bổ sung INCI/chemical name/CAS/composition.	SDS, COA, TDS.
Không rà khai báo hóa chất	Bị yêu cầu bổ sung trước thông quan.	Lập bảng đối chiếu CAS với Phụ lục V NĐ113.	SDS mục 2–3, NĐ113/NĐ82.
Sai DG/non-DG	Bị hãng vận chuyển từ chối hoặc phát sinh lưu kho.	Gửi SDS cho forwarder trước booking.	SDS mục 9, 14.
C/O sai form/HS/mô tả	Mất ưu đãi thuế, phải nộp MFN.	Check C/O draft trước khi cấp.	C/O, Invoice, B/L, COA.
Lot/COA không khớp nhãn hàng	Khó nhập kho QA và giải trình khi kiểm tra.	Yêu cầu ảnh nhãn, batch, shelf life trước khi ship.	Nhãn gốc, COA, Packing List.
Hàng có claim diệt khuẩn/biocide	Chuyển chính sách chuyên ngành khác.	Rà label/claim/catalogue trước khi đặt hàng.	Catalogue, label, SDS, contract.

FAQ – câu hỏi doanh nghiệp hay gặp

Câu hỏi	Trả lời ngắn gọn
Preservative nhập khẩu có cần công bố mỹ phẩm không?	Nếu là nguyên liệu dùng trong sản xuất/R&D, thường không xử lý như mỹ phẩm thành phẩm. Nếu nhập sản phẩm hoàn chỉnh để lưu thông dưới dạng mỹ phẩm thì phải rà thủ tục công bố mỹ phẩm.
Preservative có cần khai báo hóa chất không?	Có thể có nếu CAS thuộc Phụ lục V Nghị định 113/2017/NĐ-CP hoặc hỗn hợp nguy hiểm đáp ứng điều kiện phải khai báo; cần rà theo SDS và thành phần thực tế.
HS nào dùng cho phenoxyethanol?	Thường rà 2909.49.00 nếu là phenoxyethanol đơn chất/tinh khiết; nếu là blend thì có thể phải chuyển sang nhóm hỗn hợp/chế phẩm.
C/O có giúp giảm thuế không?	Có thể, nhưng chỉ khi C/O đúng form, đúng HS, đúng mô tả, đáp ứng quy tắc xuất xứ và điều kiện vận chuyển trực tiếp.
Hàng dạng blend có dùng HS của hoạt chất chính không?	Không tự động. Nếu là hỗn hợp pha sẵn, cần xem thành phần, chức năng chính và quy tắc phân loại để quyết định HS.
SDS bản tiếng Anh có đủ không?	Thực tế thường dùng được để rà kỹ thuật, nhưng nếu cơ quan/đối tác yêu cầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị bản dịch hoặc bảng giải trình các mục trọng yếu.

Giải pháp thực thi từ TGIMEX

Với preservative, sai sót thường không nằm ở bộ chứng từ thương mại đơn thuần mà nằm ở việc không chứng minh được bản chất hóa học: CAS không rõ, SDS thiếu thành phần, COA không thể hiện assay, Invoice ghi tên thương mại chung hoặc C/O không khớp HS. Khi đó lô hàng có thể bị hỏi lại HS, trị giá, khai báo hóa chất, DG hoặc điều kiện ưu đãi thuế.

TGIMEX có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập phương án nhập khẩu theo hướng E2E, bắt đầu từ bước rà soát trước ETA đến thông quan và lưu hồ sơ sau thông quan, đặc biệt với các lô nguyên liệu mỹ phẩm có nhiều hoạt chất, nhiều CAS hoặc blend thương mại.

1. Chốt HS & thuế trước ETA

Lập bảng đối chiếu CAS – tên hóa học – INCI – HS – MFN – thuế thông thường – VAT – C/O/FTA; phân biệt rõ hàng đơn chất Chương 29, blend Chương 38 và trường hợp có claim biocide/diệt khuẩn.

2. Kiểm soát hồ sơ hóa chất

Rà SDS mục 1–3, COA, TDS, thành phần %, phân loại nguy hiểm, DG/MSDS, điều kiện khai báo hóa chất và cách ghi tên hàng trên Invoice/Packing List/tờ khai.

3. Kiểm tra C/O & ưu đãi thuế

Đối chiếu form C/O, tiêu chí xuất xứ, HS, mô tả hàng, hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển trực tiếp và tính khớp giữa C/O – Invoice – Packing List – B/L – COA – SDS.

4. Xử lý thông quan & hậu kiểm

Chuẩn bị bộ giải trình HS/chính sách, hỗ trợ xử lý luồng Vàng/Đỏ, lưu hồ sơ theo lô và thiết lập bộ chứng từ phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc truy xuất nguyên liệu.

Với các lô preservative có CAS nhạy cảm, hỗn hợp nhiều hoạt chất, hàng dạng dung dịch, hàng có dung môi dễ cháy hoặc C/O ưu đãi, doanh nghiệp nên rà soát trước khi hàng lên tàu. Một sai lệch nhỏ giữa SDS, COA, Invoice hoặc C/O có thể làm thay đổi HS, thuế, chính sách hóa chất và tiến độ thông quan.

Ghi chú áp dụng: Nội dung có tính tham khảo nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản hiệu lực, biểu thuế và hồ sơ hàng hóa thực tế trước khi khai báo.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN