Một lô hàng đã thông quan chưa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép xuất bán ngay. Với hàng nhập khẩu có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài, điểm kiểm soát quan trọng nằm giữa hai mốc: nhãn gốc phải đáp ứng dữ liệu tối thiểu khi làm thủ tục thông quan, còn nội dung tiếng Việt phải được hoàn thiện trước khi hàng hóa được đưa vào lưu thông tại thị trường Việt Nam. Nếu kho, bộ phận bán hàng và đơn vị vận chuyển không phân biệt rõ hai giai đoạn này, hàng có thể bị xuất khỏi khu cách ly khi nhãn phụ chưa được duyệt, dán thiếu SKU hoặc sai với hồ sơ công bố. Bài viết phân tích mốc pháp lý hiện hành, dữ liệu phải đối chiếu, trách nhiệm từng bộ phận và cách khóa trạng thái hàng từ khi thông quan đến khi được phép phát hành thương mại.

Biên soạn nghiệp vụ TGIMEX · Cập nhật pháp lý: 20/07/2026

TÓM TẮT NHANH

Mốc pháp lý chính

Nhãn phụ tiếng Việt phải hoàn thiện trước khi đưa hàng hóa vào lưu thông tại thị trường Việt Nam.

Thông quan chưa phải mốc hoàn tất

Tại khâu thông quan, nhãn gốc vật lý phải có dữ liệu tối thiểu. Phần tiếng Việt chỉ nên hoàn thiện sau thông quan trong phạm vi ngoại lệ chưa bị coi là lưu thông: vận chuyển từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và lưu giữ tại chính kho đó, trừ khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu sớm hơn.

Kho phải cách ly trạng thái

Hàng chờ nhãn phải được cách ly tại kho lưu giữ đầu tiên. Trước khi chuyển sang kho thứ hai, 3PL khác hoặc kênh thương mại, cần hoàn tất nhãn phụ, trừ khi có căn cứ pháp lý cụ thể cho phép khác.

Phải kiểm soát từng đơn vị bán

Không chỉ có file thiết kế: nhãn phải được gắn đúng lên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm và không che nội dung bắt buộc của nhãn gốc.

Kết luận nghiệp vụ: Nhãn phụ có thể được hoàn thiện sau thông quan tại kho lưu giữ đầu tiên, nhưng phải được phê duyệt và gắn hoàn tất trước khi hàng phát sinh bước được coi là lưu thông. Doanh nghiệp nên tách ba trạng thái: đã thông quan, đang cách ly tại kho đầu tiên và được phép lưu thông.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam có nhãn gốc bằng tiếng nước ngoài và dự kiến lưu thông tại thị trường Việt Nam. Bài tập trung vào mốc hoàn thiện nhãn phụ sau thông quan tại kho lưu giữ đầu tiên, điều kiện chuyển kho và phát hành thương mại. Hàng tạm nhập tái xuất, quá cảnh, chuyển khẩu, trung chuyển, hàng gửi kho ngoại quan để xuất sang nước thứ ba và các trường hợp thuộc phạm vi loại trừ hoặc quy định chuyên ngành cần được rà soát riêng.

Lưu ý pháp lý: Nghị định 37/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 23/01/2026; Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP hết hiệu lực từ cùng thời điểm. Tuy nhiên, Điều 98 có quy định chuyển tiếp đối với hàng hóa đã được sản xuất, nhập khẩu, lưu thông, sử dụng và đối với nhãn, bao bì đã in trước ngày 23/01/2026. Đối với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, trang thiết bị y tế, thuốc thú y, hóa chất và hàng hóa quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp còn phải đối chiếu văn bản chuyên ngành tương ứng.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò nghiệp vụ
Original label / Nhãn gốc	Nhãn được thể hiện lần đầu trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm.	Là đối tượng được kiểm tra về dữ liệu tối thiểu tại thời điểm làm thủ tục thông quan.
Supplementary label / Nhãn phụ	Nhãn bổ sung nội dung tiếng Việt từ nhãn gốc và các nội dung bắt buộc còn thiếu.	Hoàn thiện khả năng lưu thông hợp pháp tại Việt Nam mà vẫn giữ nguyên nhãn gốc.
Customs clearance / Thông quan	Giai đoạn hoàn tất thủ tục hải quan theo điều kiện của lô hàng.	Không tự động thay thế nghĩa vụ ghi nhãn trước lưu thông.
Release for circulation / Phát hành lưu thông	Toàn bộ hoạt động đưa hàng hóa ra thị trường, gồm trưng bày, khuyến mại, vận chuyển, bảo quản, lưu giữ và mua bán. Pháp luật loại trừ riêng chặng từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và việc lưu giữ tại kho này.	Là mốc nhãn phụ phải hoàn tất trước khi thực hiện; không nên đồng nhất với riêng thời điểm bán hàng hoặc giao khách.
Label quarantine / Cách ly chờ nhãn	Trạng thái kho nội bộ đối với hàng chưa được duyệt hoặc chưa dán nhãn phụ.	Ngăn hàng bị xuất nhầm trước khi đạt yêu cầu pháp lý và QA.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

Nghị định 37/2026/NĐ-CP thiết lập hai cổng dữ liệu khác nhau: dữ liệu nhãn gốc khi làm thủ tục thông quan và dữ liệu tiếng Việt trước khi hàng hóa được đưa vào lưu thông. Vì vậy, quy trình đúng không phải “mọi trường hợp đều phải dán nhãn phụ trước khi mở tờ khai”, cũng không phải “thông quan xong có thể chuyển hàng đi bất cứ đâu rồi mới dán”.

Khoản 9 Điều 3 quy định lưu thông bao gồm cả vận chuyển, bảo quản và lưu giữ; chỉ loại trừ việc vận chuyển hàng nhập khẩu từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và lưu giữ tại chính kho đó. Do đó, nếu doanh nghiệp dự kiến chuyển hàng từ kho đầu tiên sang kho thứ hai hoặc cơ sở 3PL để dán nhãn, phải đánh giá bước chuyển này trước và về nguyên tắc nên hoàn tất nhãn phụ trước khi chuyển, trừ khi có quy định chuyên ngành hoặc chấp thuận cụ thể khác.

Dữ liệu tối thiểu của nhãn gốc tại thông quan

Tên hàng hóa
Xuất xứ hàng hóa; nếu không xác định được xuất xứ thì ghi nơi thực hiện công đoạn cuối cùng để hoàn thiện hàng hóa theo quy định
Tên đầy đủ hoặc tên viết tắt và địa chỉ của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa ở nước ngoài; trường hợp nhãn gốc chưa thể hiện đầy đủ thì phải có trong tài liệu kèm theo hoặc chứng từ lô hàng

Điểm khóa: Nhãn phụ không thể bù cho việc nhãn gốc thiếu tên hàng hóa hoặc xuất xứ tại thời điểm thông quan, cũng không thể hợp thức hóa thông tin gốc sai hoặc gây hiểu nhầm. Riêng tên, địa chỉ của tổ chức sản xuất hoặc chịu trách nhiệm ở nước ngoài được phép thể hiện đầy đủ trong tài liệu kèm theo hoặc chứng từ lô hàng khi nhãn gốc chưa thể hiện đủ, theo điểm c khoản 2 Điều 42.

MỐC THỜI GIAN VÀ ĐIỀU KIỆN PHÁT HÀNH

Giai đoạn	Việc cần làm	Điều kiện đạt	Rủi ro nếu sai	Điểm kiểm soát
Trước và tại thời điểm thông quan	Kiểm tra nhãn gốc vật lý và hồ sơ lô hàng.	Tên hàng, xuất xứ, chủ thể nước ngoài phải đáp ứng quy định và thống nhất với hồ sơ.	Chưa đủ dữ liệu tối thiểu trên nhãn gốc/chứng từ theo cơ chế cho phép.	Không nên truyền tờ khai hoặc đưa hàng vào khâu thông quan khi chưa xử lý điểm thiếu.
Từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên	Vận chuyển trực tiếp về kho đầu tiên và tiếp nhận vào khu vực cách ly chờ nhãn.	Có chứng từ xác định đây là kho lưu giữ đầu tiên; khóa SKU, lô, số lượng và trạng thái thương mại.	Không chứng minh được điểm đến là kho đầu tiên hoặc hàng bị trộn với tồn khả dụng.	HOLD/LABEL PENDING; không phân bổ đơn bán, không xuất chuyển kho.
Trước khi chuyển khỏi kho lưu giữ đầu tiên	Hoàn thiện, gắn và kiểm tra nhãn phụ trước khi chuyển sang kho thứ hai, 3PL khác hoặc điểm phân phối.	Nhãn đúng nội dung, đúng SKU, không che nhãn gốc; hồ sơ release đầy đủ.	Việc vận chuyển hoặc lưu giữ tiếp theo có thể bị xem là lưu thông khi nhãn chưa đạt.	Chỉ cho phép chuyển sau trạng thái LABEL RELEASED, trừ trường hợp có căn cứ pháp lý cụ thể khác.
Trước khi đưa hàng vào lưu thông	Kiểm tra hoàn tất theo mẫu đã phê duyệt và xác nhận tỷ lệ dán.	Nhãn phụ đúng nội dung, đúng SKU, gắn chắc, dễ đọc, không che nhãn gốc.	Hàng đi vào kênh bán khi chưa đủ nhãn hoặc nhãn sai.	Chỉ phát hành khi QA/Compliance ký xác nhận RELEASED.
Sau khi phát hành	Lưu hồ sơ và giám sát thay đổi.	Bản nhãn đã duyệt, mẫu lưu, danh sách lô, biên bản dán, bằng chứng kiểm tra.	Không truy vết được phiên bản nhãn khi bị kiểm tra hoặc khiếu nại.	Quản lý version và liên kết nhãn với lô/SKU.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Trường dữ liệu	Nguồn đối chiếu	Yêu cầu kiểm soát	Chủ trì
Tên hàng hóa	Nhãn gốc, commercial invoice, hồ sơ công bố/đăng ký	Cùng bản chất và công dụng; không dịch làm thay đổi loại hàng.	QA/Regulatory
Xuất xứ	Nhãn gốc, C/O nếu có, hồ sơ nhập khẩu	Nhãn phụ thể hiện bằng tiếng Việt rõ ràng; không suy diễn từ nơi đóng gói nếu đó không phải xuất xứ.	XNK/Compliance
Chủ thể chịu trách nhiệm	Nhãn gốc, invoice/chứng từ lô hàng, đăng ký doanh nghiệp nhập khẩu	Phân biệt nhà sản xuất nước ngoài, chủ thể chịu trách nhiệm ở nước ngoài và tổ chức chịu trách nhiệm tại Việt Nam.	Pháp chế/Regulatory
Định lượng, thành phần, ngày tháng	Nhãn gốc, specification, COA, hồ sơ chuyên ngành	Đúng đơn vị, định dạng và phạm vi bắt buộc theo nhóm hàng.	QA/R&D/Regulatory
Hướng dẫn, bảo quản, cảnh báo	IFU, SDS, hồ sơ công bố, quy định chuyên ngành	Dịch đủ, không rút gọn làm giảm mức cảnh báo hoặc thay đổi điều kiện sử dụng.	QA/An toàn
Mã SKU, lô, barcode	Packing list, ERP/WMS, nhãn thùng và nhãn đơn vị bán	Đảm bảo nhãn đúng biến thể, dung tích, model, lot và không dán nhầm.	Kho/IT/QA
Tình trạng dán nhãn	Biên bản dán, sampling record, ảnh kiểm tra	Chứng minh số lượng đã dán và tiêu chí chấp nhận trước khi release.	Kho/QA

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM

Bên liên quan	Trách nhiệm	Quyền quyết định/điểm khóa
Importer / Chủ thể nhập khẩu	Chịu trách nhiệm tổ chức bổ sung nhãn tiếng Việt và bảo đảm hàng chưa đủ nhãn không được đưa ra lưu thông.	Phê duyệt phạm vi áp dụng, ngân sách, đầu mối chịu trách nhiệm.
Regulatory/Pháp chế	Xác định nội dung bắt buộc chung và chuyên ngành; rà soát bản dịch, claim, cảnh báo.	Phê duyệt master label và version.
Kho/3PL	Cách ly hàng, nhận diện SKU/lô, tổ chức dán và kiểm đếm.	Không xuất kho khi trạng thái chưa RELEASED.
QA/QC	Kiểm tra mẫu đầu, kiểm tra trong quá trình và xác nhận hoàn tất.	Ký release theo kế hoạch lấy mẫu hoặc kiểm tra 100% tùy rủi ro.
Sales/Distribution	Chỉ nhận và phân phối hàng đã được mở trạng thái.	Không đặt lịch giao, trưng bày hoặc chạy chương trình trước khi release.
Customs broker/Forwarder	Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu nhãn gốc tại khâu nhập khẩu theo phạm vi ủy quyền.	Không thay thế trách nhiệm pháp lý của tổ chức nhập khẩu đối với nhãn lưu thông.

QUY TRÌNH ÁP DỤNG

Nhận bộ nhãn gốc và hồ sơ sản phẩm

Tập hợp ảnh nhãn từng mặt, invoice, packing list, specification, giấy phép/công bố chuyên ngành và mẫu dịch.

Kiểm tra cổng thông quan

Xác nhận nhãn gốc vật lý có dữ liệu tối thiểu theo khoản 2 Điều 42 và hồ sơ bổ trợ hợp lệ nếu áp dụng.

Lập master nhãn phụ

Dịch nội dung bắt buộc, bổ sung thông tin còn thiếu, khóa tên hàng, xuất xứ, chủ thể và nội dung chuyên ngành.

Phê duyệt trước khi in đại trà

Regulatory, QA và chủ thể chịu trách nhiệm ký duyệt bản cuối; kiểm tra kích thước chữ, vị trí dán và khả năng không che nhãn gốc.

Cách ly tại kho lưu giữ đầu tiên

Mỗi SKU/lô được gắn trạng thái LABEL PENDING tại kho đầu tiên; hệ thống chặn đơn xuất, chuyển sang kho khác và chuyển vào khu vực tồn thương mại.

Dán nhãn và kiểm tra quá trình

Thực hiện theo hướng dẫn công việc; kiểm mẫu đầu, theo ca/lô và xử lý nhãn lỗi hoặc dán nhầm.

Xác nhận hoàn tất trước lưu thông

Đối chiếu số lượng, mẫu lưu, biên bản dán, kết quả kiểm tra và ký RELEASED.

Lưu hồ sơ và quản lý thay đổi

Liên kết version nhãn với SKU/lô; khi nhãn gốc, công thức, claim, địa chỉ hoặc pháp luật thay đổi phải tái duyệt.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Biện pháp kiểm soát
Hiểu thông quan là được phép bán	Hệ thống tự mở tồn khả dụng ngay khi nhập kho.	Hàng chưa có nhãn tiếng Việt có thể đi vào lưu thông.	Tách trạng thái customs cleared khỏi trạng thái commercial released.
Dán nhãn ở kho nhưng không cách ly	Hàng chờ dán nằm chung vị trí với hàng đạt.	Xuất nhầm, thiếu nhãn theo tỷ lệ không kiểm soát.	Khu vực HOLD riêng, biển nhận diện, khóa WMS và kiểm đếm hai người.
Chuyển sang kho thứ hai hoặc 3PL trước khi dán nhãn	Hiểu rằng mọi kho nội bộ hoặc kho thuê đều chưa phải lưu thông.	Chặng vận chuyển/lưu giữ tiếp theo có thể phát sinh khi hàng chưa đủ nhãn tiếng Việt.	Khóa chuyển kho; hoàn tất nhãn tại kho đầu tiên hoặc có ý kiến pháp lý/chuyên ngành rõ ràng trước khi di chuyển.
Dịch đúng từ nhưng sai hồ sơ	Nhãn phụ lấy dữ liệu từ email cũ hoặc catalog.	Mâu thuẫn với công bố, giấy phép, C/O hoặc nhãn gốc.	Quy định nguồn chủ cho từng trường dữ liệu và version approval.
Che khuất nhãn gốc hoặc mã truy vết	Vị trí dán không được thử nghiệm trước.	Mất nội dung bắt buộc, lot/date hoặc barcode.	Duyệt mock-up trên đúng bao bì thực tế.
Một master dùng cho nhiều biến thể	Tên gần giống, khác model/dung tích/thành phần.	Dán nhầm SKU hoặc sai nội dung bắt buộc.	Mã hóa master theo SKU và kiểm scan barcode trước dán.
Bỏ qua pháp luật chuyên ngành	Chỉ dựa vào Nghị định 37.	Thiếu số đăng ký, cảnh báo, hướng dẫn hoặc nội dung bắt buộc riêng.	Rà soát ma trận pháp lý theo nhóm hàng trước khi duyệt nhãn.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Nguồn	Cơ quan	Tình trạng	Vai trò
Luật 78/2025/QH15	Quốc hội	Hiệu lực 01/01/2026	Sửa đổi Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, là nền tảng cho khung quản lý mới.
Nghị định 37/2026/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực 23/01/2026	Khoản 9 Điều 3 xác định phạm vi “lưu thông”; Điều 39–40 quy định ngôn ngữ và nhãn phụ; khoản 2 Điều 42 quy định nhãn gốc tại thông quan và mốc bổ sung tiếng Việt; Điều 97–98 quy định hiệu lực và chuyển tiếp.
Hỏi đáp “Nhãn gốc hàng hóa nhập khẩu”	Bộ Khoa học và Công nghệ / Ủy ban TCĐLCLQG	Cập nhật 22/06/2026	Xác nhận nghĩa vụ bổ sung nhãn tiếng Việt trước khi đưa hàng vào lưu thông.
Hướng dẫn một số nội dung nhãn theo NĐ 37	Bộ Khoa học và Công nghệ	Cập nhật 10/03/2026	Làm rõ việc hoàn thiện nhãn phụ, dịch nội dung và ghi xuất xứ trước lưu thông.
Hỏi đáp về chủ thể chịu trách nhiệm trên nhãn	Bộ Khoa học và Công nghệ	Cập nhật 2026	Hướng dẫn cách ghi tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa trên nhãn.

Tra cứu Nghị định 37/2026/NĐ-CP Xem hướng dẫn của Bộ KH&CN

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

Có bắt buộc dán nhãn phụ trước khi mở tờ khai không?

Không phải trong mọi trường hợp. Tại thời điểm thông quan, nhãn gốc vật lý phải có các dữ liệu tối thiểu theo khoản 2 Điều 42. Phần tiếng Việt phải hoàn tất trước khi hàng được đưa vào lưu thông, trừ khi pháp luật chuyên ngành hoặc điều kiện của thủ tục cụ thể yêu cầu sớm hơn.

Hàng đã thông quan và nằm trong kho có bị coi là đã lưu thông không?

Theo khoản 9 Điều 3, vận chuyển từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và lưu giữ tại chính kho đó không được tính là lưu thông. Ngoài phạm vi này, vận chuyển, bảo quản và lưu giữ đều nằm trong khái niệm lưu thông; vì vậy không thể chỉ dựa vào việc hàng “vẫn ở trong kho” để kết luận.

Có thể dán nhãn tại kho của đơn vị 3PL không?

Có thể nếu kho 3PL đó là kho lưu giữ đầu tiên nhận hàng trực tiếp từ cửa khẩu và doanh nghiệp duy trì trạng thái cách ly, hồ sơ và kiểm soát phù hợp. Nếu phải chuyển từ kho đầu tiên sang một 3PL khác để dán nhãn, nên hoàn tất nhãn trước khi chuyển hoặc có căn cứ pháp lý cụ thể cho luồng này.

Chỉ cần có file nhãn phụ được duyệt là đủ chưa?

Chưa. Nghĩa vụ chỉ hoàn tất khi nhãn được gắn đúng trên hàng hóa hoặc bao bì thương phẩm theo phạm vi áp dụng, không che khuất nội dung bắt buộc của nhãn gốc và hàng đã được xác nhận đạt.

Nhãn phụ có thể thể hiện điện tử không?

Nghị định 37 cho phép nhãn phụ điện tử theo điều kiện tại Chương IV, nhưng không đồng nghĩa mọi nội dung đều được chuyển lên điện tử. Nhãn gốc nhập khẩu vẫn phải có bằng nhãn vật lý các dữ liệu tối thiểu khi thông quan; hàng rủi ro trung bình, cao và pháp luật chuyên ngành còn có thể yêu cầu các nội dung bắt buộc trên nhãn vật lý.

Nếu nhãn gốc sai xuất xứ thì có thể sửa bằng nhãn phụ không?

Không nên dùng nhãn phụ để hợp thức hóa nội dung nhãn gốc sai hoặc gây hiểu nhầm. Xuất xứ trên nhãn gốc là dữ liệu bắt buộc tại thông quan; trường hợp sai phải xử lý theo bản chất hồ sơ và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Hàng hoặc bao bì đã có trước ngày 23/01/2026 có phải đổi nhãn ngay không?

Không phải mọi trường hợp đều phải đổi ngay. Điều 98 cho phép hàng hóa đã được sản xuất, nhập khẩu, lưu thông hoặc sử dụng trước ngày Nghị định 37 có hiệu lực tiếp tục lưu thông đến hết hạn sử dụng; nhãn và bao bì đã in đúng quy định cũ trước thời điểm này được tiếp tục sử dụng nhưng không quá 02 năm kể từ 23/01/2026. Cần lưu bằng chứng về thời điểm sản xuất, nhập khẩu hoặc in ấn.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Mốc chính là “trước khi đưa hàng hóa vào lưu thông”, nhưng ngoại lệ kho chỉ giới hạn ở chặng từ cửa khẩu về kho lưu giữ đầu tiên và việc lưu giữ tại kho đó. Mô hình an toàn là dán nhãn ngay tại kho đầu tiên, khóa mọi lệnh bán và chuyển kho, rồi chỉ mở trạng thái lưu thông sau khi nội dung, số lượng và bằng chứng kiểm tra đã được xác nhận.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN