Trong lô máy móc và linh kiện điện tử nhập khẩu, chậm hồ sơ thường không bắt đầu từ việc “thiếu một tờ giấy”, mà từ việc không xác định rõ ai tạo dữ liệu gốc, ai phát hành chứng từ, ai kiểm tra và ai được quyền phê duyệt. Supplier có thể gửi Invoice nhưng không quyết định doanh nghiệp Việt Nam khai mã HS nào; Forwarder có thể lập nháp tờ khai nhưng không thể tự xác nhận công dụng, thành phần hoặc trị giá thay Buyer; Buyer chỉ chịu trách nhiệm pháp lý về nhập khẩu khi đồng thời là người nhập khẩu/người khai hoặc được giao vai trò phê duyệt nội bộ; Buyer không thể tự tạo chứng từ xuất xứ do phía xuất khẩu quản lý. Một bảng phân công hiệu quả phải tách bốn vai trò: thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng, được tham vấn và được thông báo. Bài viết dưới đây cung cấp ma trận RACI và cách khóa hồ sơ theo từng mốc để hạn chế sửa chứng từ, chậm thông quan và tranh chấp trách nhiệm.

Biên soạn: Nhóm nội dung logistics B2BCập nhật: 20/07/2026Nhóm hàng: Máy móc và linh kiện điện tử nhập khẩu

TÓM TẮT NHANH

Supplier tạo dữ liệu gốc

Phát hành Invoice, Packing List và cung cấp catalogue, datasheet, BOM, ảnh nhãn, thông tin xuất xứ theo giao dịch.

Buyer/Importer phải được tách đúng vai trò

Buyer phê duyệt giao dịch; người nhập khẩu/người khai chịu trách nhiệm pháp lý đối với dữ liệu hải quan. Nếu là hai pháp nhân khác nhau, phải bổ sung một cột trách nhiệm riêng.

Forwarder tổ chức và cảnh báo

Điều phối booking, Shipping Instruction, vận đơn và pre-alert. Forwarder chỉ trực tiếp làm thủ tục hải quan khi có tư cách đại lý làm thủ tục hải quan hoặc việc khai được thực hiện bởi người khai hợp pháp theo đúng ủy quyền.

Incoterms không thay thế RACI

Incoterms phân bổ một số nghĩa vụ giao hàng, chi phí và thủ tục; không tự động quy định ai duyệt mọi chứng từ nội bộ.

Minh họa Bảng phân công trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ giữa Buyer, Supplier và Forwarder — Minh họa chủ đề, chứng từ hoặc hoạt động logistics được phân tích trong bài.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Ma trận áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu máy móc, thiết bị, module và linh kiện điện tử theo các điều kiện EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP hoặc DDP; vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường bộ hoặc đường sắt.

Buyer

Doanh nghiệp mua hàng theo giao dịch thương mại. Buyer không mặc nhiên là người nhập khẩu hoặc người khai hải quan; nếu các chủ thể khác nhau, phải bổ sung Importer/đơn vị nhận ủy thác thành một vai trò riêng.

Supplier

Seller, trading company, exporter hoặc manufacturer. Một lô hàng có thể có nhiều pháp nhân phía xuất khẩu nên phải ghi rõ bên nào phát hành từng chứng từ.

Forwarder

Đơn vị giao nhận hoặc tổ chức vận tải; không mặc nhiên là đại lý làm thủ tục hải quan. Phạm vi thực hiện phụ thuộc hợp đồng dịch vụ, tư cách pháp lý của đơn vị khai và giấy ủy quyền.

Không áp dụng máy móc

Hàng nguy hiểm, hàng kiểm soát đặc biệt, thanh toán L/C, nhập khẩu ủy thác hoặc dự án miễn thuế cần bổ sung chủ thể và hồ sơ chuyên biệt.

Nguyên tắc: “Ai gửi file” không đồng nghĩa “ai chịu trách nhiệm cuối cùng”. Trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm phát hành và trách nhiệm kiểm tra phải được ghi riêng.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Cách dùng trong bài
Buyer	Người mua theo giao dịch thương mại; có thể đồng thời hoặc không đồng thời là người nhập khẩu.	Phê duyệt điều kiện mua, thông tin nhập khẩu và ngân sách.
Supplier	Nhà cung cấp; có thể là Seller, Manufacturer, Exporter hoặc trading company.	Tạo dữ liệu hàng hóa và phát hành/cung cấp chứng từ phía xuất khẩu.
Forwarder	Đơn vị giao nhận tổ chức vận tải. Forwarder chỉ trực tiếp làm thủ tục hải quan khi đồng thời đáp ứng điều kiện của đại lý làm thủ tục hải quan hoặc sử dụng người khai hải quan hợp pháp theo quy định.	Tổng hợp dữ liệu, lập nháp, truyền đạt cut-off và cảnh báo sai lệch trong phạm vi được giao.
RACI	Ma trận Responsible – Accountable – Consulted – Informed.	Tách người thực hiện, người chịu trách nhiệm cuối, bên tham vấn và bên được thông báo.
Document owner	Chủ thể chịu trách nhiệm kiểm soát phiên bản và phê duyệt chứng từ.	Không nhất thiết là người trực tiếp soạn file.
Source data	Dữ liệu gốc về hàng hóa, giao dịch, vận tải hoặc pháp nhân.	Dùng để lập Invoice, vận đơn, C/O, giấy phép và tờ khai.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ PHÂN CÔNG

Ma trận RACI là công cụ quản trị nội bộ, không phải mẫu pháp lý bắt buộc. Giá trị của ma trận nằm ở việc mỗi đầu việc chỉ có một bên chịu trách nhiệm cuối cùng (A), trong khi có thể có nhiều bên thực hiện hoặc phối hợp.

Ký hiệu	Vai trò	Quyền/nghĩa vụ thực tế	Lỗi thường gặp
R – Responsible	Thực hiện	Soạn, thu thập, truyền hoặc nộp hồ sơ theo hướng dẫn.	Được giao việc nhưng không có dữ liệu gốc hoặc không được cấp quyền.
A – Accountable	Chịu trách nhiệm cuối	Phê duyệt dữ liệu, chấp nhận rủi ro và xác nhận phiên bản được sử dụng.	Nhiều người cùng “A” khiến không ai ra quyết định cuối.
C – Consulted	Được tham vấn	Cung cấp chuyên môn về kỹ thuật, thuế, vận tải, ngân hàng hoặc pháp lý.	Ý kiến tư vấn bị hiểu nhầm thành phê duyệt.
I – Informed	Được thông báo	Nhận trạng thái, cut-off, ETA, kết quả phân luồng và thay đổi chứng từ.	Chỉ được biết sau khi quá hạn sửa hoặc phát sinh phí.

Chuỗi kiểm soát chuẩn: Supplier cung cấp dữ liệu gốc → Forwarder chuẩn hóa và đối chiếu nghiệp vụ → Buyer phê duyệt phần thương mại, Importer/người khai phê duyệt phần hải quan → đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người khai hợp pháp thực hiện → toàn bộ thay đổi được lưu vết.

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM THEO TỪNG CHỨNG TỪ

Chứng từ/dữ liệu	Buyer	Supplier	Forwarder	Điểm khóa bắt buộc
Hợp đồng/PO	A/R: chốt điều kiện mua, chủ thể, Incoterms, thanh toán, yêu cầu chứng từ.	R/C: xác nhận khả năng cung ứng và nghĩa vụ phía bán.	C/I: góp ý điều kiện vận tải, cut-off và yêu cầu chứng từ.	Tên pháp lý, điều kiện giao hàng kèm địa điểm, mô tả hàng, điều khoản C/O và chứng từ kỹ thuật.
Commercial Invoice	A/C: kiểm tra giá, tiền tệ, điều kiện giao hàng, người bán/người mua và thanh toán.	R: phát hành theo giao dịch.	C/I: kiểm tra khả năng sử dụng cho vận tải/khai báo; không tự sửa dữ liệu thương mại.	Số/ngày Invoice, tên hàng, model, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, Incoterms và khoản phí.
Packing List	A/C: đối chiếu PO và kế hoạch nhận kho.	R: lập từ đóng gói thực tế.	C: kiểm tra số kiện, trọng lượng, CBM, marks và booking.	Số kiện, N.W./G.W., kích thước, cách chia model/SKU và số serial nếu cần.
Catalogue/Datasheet/BOM/ảnh nhãn	A: xác định hồ sơ nào được dùng để đánh giá HS/chính sách.	R: cung cấp bản đúng model và cấu hình giao.	C: nêu thiếu dữ liệu, lập bảng đối chiếu; không tự xác nhận công năng.	Model, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, công suất, thành phần, mục đích sử dụng và cấu hình bộ hàng.
Booking request	A/R hoặc I: tùy Incoterms và bên chỉ định vận tải.	R hoặc I: cung cấp cargo ready date, địa chỉ lấy hàng và dữ liệu xuất khẩu.	R: xin chỗ, báo lịch, cut-off và điều kiện vận chuyển.	Điểm lấy/giao, loại hàng, DG/OOG/reefer, số kiện, trọng lượng, CBM và ngày sẵn sàng.
Shipping Instruction	A: phê duyệt Consignee/Notify và yêu cầu phát hành.	R/C: cung cấp Shipper, mô tả và thông tin xuất khẩu.	R: lập/gửi SI theo dữ liệu đã duyệt.	Shipper, Consignee, Notify, mô tả, số kiện, trọng lượng, cảng, freight term và loại release.
Draft B/L hoặc AWB	A: duyệt dữ liệu người nhận, routing và điều kiện release.	C/A phía xuất: duyệt Shipper và dữ liệu xuất khẩu.	R: nhận draft từ carrier, đối chiếu và chuyển duyệt.	Không phát hành bản cuối khi chưa có xác nhận bằng văn bản của các bên có thẩm quyền.
C/O hoặc chứng từ xuất xứ	A/C: kiểm tra mẫu, tiêu chí, dữ liệu và khả năng áp dụng ưu đãi.	R: chuẩn bị hồ sơ xuất xứ; cơ quan/tổ chức có thẩm quyền hoặc nhà xuất khẩu đủ điều kiện phát hành theo cơ chế áp dụng.	C/I: theo dõi tiến độ, đối chiếu nháp và chuyển bản phát hành.	Exporter/producer, Invoice, HS, mô tả, tiêu chí xuất xứ, vận tải và thời điểm phát hành.
Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành tại Việt Nam	A/R: xác định chính sách, ký hồ sơ, cung cấp tài khoản và chịu trách nhiệm pháp lý.	R/C: cung cấp chứng thư, test report, công bố, thành phần và tài liệu nhà sản xuất.	R/C: chuẩn bị/nộp theo ủy quyền, theo dõi và cảnh báo thiếu hồ sơ.	Đúng pháp nhân nhập khẩu, đúng model, tiêu chuẩn, cơ quan tiếp nhận và hiệu lực chứng từ.
Tờ khai hải quan	A: người nhập khẩu/người khai chịu trách nhiệm về dữ liệu và hồ sơ; Buyer chỉ là A nội bộ khi đồng thời là chủ thể này hoặc được phân công phê duyệt.	C: giải trình dữ liệu hàng, giá, xuất xứ và giao dịch khi được yêu cầu.	R/C: lập nháp và đối chiếu; chỉ trực tiếp truyền/làm thủ tục khi là đại lý làm thủ tục hải quan hoặc việc khai do người khai hợp pháp thực hiện theo đúng ủy quyền.	Loại hình, người nhập khẩu, đối tác, HS, mô tả, trị giá, thuế, xuất xứ, giấy phép và vận đơn.
Hồ sơ trị giá/thanh toán	A/R: hợp đồng, thanh toán, công nợ, phí bản quyền, hỗ trợ và khoản điều chỉnh.	R/C: Invoice, bảng giá, chiết khấu, xác nhận giao dịch và bên thụ hưởng.	C: tổng hợp theo yêu cầu; không tự xác nhận dòng tiền.	Giá thực trả/phải trả, điều kiện chiết khấu, phí vận tải/bảo hiểm và quan hệ giữa các bên.
Arrival Notice/D/O	A/R: kiểm tra, thanh toán khoản thuộc trách nhiệm và cấp ủy quyền nhận hàng.	I/C: hỗ trợ nếu vướng release/chứng từ gốc.	R: nhận thông báo, đối chiếu, lấy lệnh và điều phối giao hàng theo scope.	Consignee, B/L/AWB, ETA/ATA, free time, phí, release và địa điểm nhận.
Hồ sơ lưu sau thông quan	A/R: lưu bộ hồ sơ, phê duyệt, thanh toán và audit trail.	R/C: cung cấp bản phát hành và giải trình bổ sung theo cam kết.	R/C: bàn giao tờ khai, biên nhận, chứng từ vận tải và lịch sử xử lý.	Phiên bản cuối, nguồn phát hành, thời điểm nhận, người duyệt và liên kết giữa các chứng từ.

PHÂN CÔNG THEO INCOTERMS VÀ PHẠM VI DỊCH VỤ

Incoterms® 2020 giúp phân định một số nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua; nhưng ma trận hồ sơ vẫn phải ghi cụ thể theo hợp đồng. Forwarder không trở thành “chủ hồ sơ” chỉ vì được một bên chỉ định vận tải.

Nhóm điều kiện	Xu hướng phân công vận tải	Hồ sơ Buyer cần chủ động	Hồ sơ Supplier cần chủ động	Điểm cần ghi riêng
EXW	Buyer thường tổ chức lấy hàng và vận tải chính.	Chỉ định forwarder, dữ liệu lấy hàng, nhập khẩu, giấy phép và thông quan nhập.	Invoice/PL, giao hàng tại cơ sở và hỗ trợ thông tin xuất khẩu theo thỏa thuận.	Khả năng làm thủ tục xuất khẩu tại nước đi; không mặc định Buyer có thể tự đứng tên xuất khẩu.
FCA/FOB	Buyer thường chỉ định vận tải chính; Supplier thực hiện giao hàng và thủ tục xuất khẩu theo điều kiện áp dụng.	Booking instruction, Consignee/Notify, bảo hiểm nếu cần và nhập khẩu.	Hồ sơ xuất khẩu, giao hàng đúng điểm, SI phần Shipper/cargo và thông báo giao.	Điểm giao cụ thể, cut-off, ai chịu phí tại origin và ai duyệt B/L.
CFR/CIF/CPT/CIP	Supplier ký hợp đồng vận tải đến địa điểm/cảng đích theo điều kiện.	Nhập khẩu, kiểm tra vận đơn, C/O, bảo hiểm/claim theo điều kiện và nhận hàng.	Booking, vận tải, chứng từ giao hàng; bảo hiểm đối với CIF/CIP theo yêu cầu của quy tắc.	Người bán trả cước không đồng nghĩa chịu rủi ro đến cảng đích trong mọi điều kiện “C”.
DAP/DDP	Supplier tổ chức vận tải đến địa điểm đích; nghĩa vụ nhập khẩu khác nhau giữa DAP và DDP.	Phối hợp dữ liệu nhập khẩu; với DAP, Buyer thực hiện thủ tục nhập khẩu và thuế theo quy tắc.	Vận tải đến nơi, chứng từ giao hàng; với DDP, nghĩa vụ nhập khẩu thuộc Seller nhưng phải kiểm tra khả năng pháp lý tại Việt Nam.	Không nhận DDP máy móc nếu cấu trúc pháp nhân, người khai và nghĩa vụ thuế không khả thi.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KHÓA

Nhóm dữ liệu	Nguồn gốc	Người kiểm tra chính	Điểm phải khớp
Pháp nhân và giao dịch	Hợp đồng, PO, đăng ký doanh nghiệp, Invoice, tài khoản ngân hàng	Buyer/Finance/Legal	Seller, Buyer, beneficiary, địa chỉ, mã số thuế và quan hệ giữa các bên.
Thông tin kỹ thuật	Catalogue, datasheet, manual, BOM, ảnh nhãn, bản vẽ	Buyer/Engineering/Compliance	Model, cấu tạo, chức năng, công suất, vật liệu, thành phần và mục đích sử dụng.
Số lượng và đóng gói	PO, Invoice, Packing List, phiếu đóng gói thực tế	Supplier + Buyer + Forwarder	Quantity, package count, N.W./G.W., CBM, marks, serial và split shipment.
Vận tải	Booking, SI, draft B/L/AWB, manifest/pre-alert	Forwarder; Buyer/Supplier phê duyệt phần của mình	Shipper, Consignee, Notify, routing, freight term, số kiện, trọng lượng và release.
Hải quan và thuế	HS working file, trị giá, C/O, giấy phép, tờ khai nháp	Importer/người khai; Buyer tham gia khi đồng thời là chủ thể nhập khẩu hoặc được giao phê duyệt; Forwarder hỗ trợ	Mô tả, HS, xuất xứ, trị giá, khoản điều chỉnh, loại hình và điều kiện áp dụng.
Phiên bản và phê duyệt	Email, workflow, log hệ thống, biên bản họp	Document owner do Buyer chỉ định	Tên file, ngày giờ, người sửa, người duyệt, lý do thay đổi và phiên bản dùng để khai.

QUY TRÌNH ÁP DỤNG MA TRẬN TRÁCH NHIỆM

Mốc	Buyer	Supplier	Forwarder	Đầu ra
Trước ký PO	Chốt nhu cầu chứng từ, chính sách nhập khẩu và người phê duyệt.	Xác nhận khả năng cung cấp tài liệu kỹ thuật, C/O/chứng từ xuất xứ và lịch giao.	Tư vấn tuyến, Incoterms, cut-off và dữ liệu RFQ.	Document requirement list gắn vào PO/hợp đồng.
Trước cargo ready	Rà HS/policy, giấy phép, thông tin người nhập khẩu và ngân sách.	Gửi Invoice/PL nháp, catalogue, BOM, ảnh nhãn và dữ liệu đóng gói.	Mở shipment file, báo lịch và danh sách thiếu.	Bộ hồ sơ nháp có owner và hạn xử lý.
Trước booking/SI cut-off	Phê duyệt Consignee/Notify, routing, freight term và release.	Khóa Shipper, cargo description, số kiện/trọng lượng.	Đặt chỗ, gửi SI, lập bảng đối chiếu vận tải.	Booking/SI được xác nhận.
Trước phát hành chứng từ	Duyệt Invoice/PL, B/L/AWB và C/O nháp theo phạm vi.	Sửa và phát hành chứng từ phía xuất khẩu.	Theo dõi cut-off, manifest và luân chuyển bản phát hành.	Bộ chứng từ cuối có xác nhận.
Trước truyền tờ khai	Buyer phê duyệt phần thương mại; Importer/người khai phê duyệt HS, trị giá, thuế, giấy phép và dữ liệu tờ khai.	Giải trình thông tin còn mở.	Lập nháp, đối chiếu; chỉ truyền/làm thủ tục theo đúng tư cách pháp lý và ủy quyền sau khi được duyệt.	Tờ khai có audit trail phê duyệt.
Sau thông quan	Lưu hồ sơ, thanh toán, đối chiếu landed cost và xử lý chênh lệch.	Cung cấp bản bổ sung/giải trình nếu phát sinh.	Bàn giao hồ sơ tác nghiệp, chi phí và lịch sử xử lý.	Shipment file hoàn chỉnh phục vụ hậu kiểm.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Kiểm soát
Giao Forwarder “tự làm toàn bộ hồ sơ”	Không chỉ định document owner; Buyer và người nhập khẩu/người khai không tách vai trò phê duyệt.	HS, trị giá, model hoặc chính sách dựa trên giả định; khó xác định trách nhiệm.	Người nhập khẩu/người khai giữ trách nhiệm pháp lý đối với dữ liệu hải quan; Buyer giữ A nội bộ khi được phân công; Forwarder chỉ R/C theo scope và tư cách pháp lý.
Supplier phát hành Invoice/PL trước khi Buyer duyệt	Không có cut-off nội bộ hoặc version control.	Sai tên, model, Incoterms, trị giá hoặc số kiện; phải sửa chứng từ liên hoàn.	Duyệt bản nháp và khóa change log trước bản cuối.
Nhầm “nhà máy” với Seller/Exporter	Mua qua trading company nhưng không lập party matrix.	Invoice, C/O, vận đơn và thanh toán không giải thích được.	Ghi rõ từng pháp nhân và chứng từ họ chịu trách nhiệm.
C/O giao hoàn toàn cho Forwarder	Không yêu cầu Supplier chuẩn bị dữ liệu xuất xứ từ đầu.	Thiếu tiêu chí, producer, HS hoặc chứng từ nguồn; không kịp xin/sửa.	Đưa yêu cầu xuất xứ vào PO; Supplier sở hữu dữ liệu, Buyer kiểm tra, Forwarder theo dõi.
Phê duyệt bằng chat không lưu vết	Không có quy trình email/workflow.	Không chứng minh được ai chấp nhận thay đổi hoặc phiên bản nào dùng để khai.	Dùng file naming, approval log và một thư mục shipment chính thức.
RACI không điều chỉnh theo Incoterms	Dùng một bảng cho mọi lô.	Không rõ ai booking, ai làm xuất khẩu, ai mua bảo hiểm hoặc trả phí.	Khóa Incoterms kèm địa điểm và cập nhật RACI trước khi ký PO.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Văn bản/nguồn	Cơ quan	Hiệu lực/vai trò	Nội dung áp dụng
Luật Hải quan 54/2014/QH13	Quốc hội	Hiệu lực từ 01/01/2015; tra cứu cùng các luật sửa đổi.	Người khai hải quan chịu trách nhiệm về tính xác thực của nội dung khai, chứng từ đã nộp/xuất trình và sự thống nhất của hồ sơ.
Nghị định 167/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Hiệu lực từ 15/08/2025.	Sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thủ tục, kiểm tra, giám sát và kiểm soát hải quan.
Thông tư 121/2025/TT-BTC	Bộ Tài chính	Hiệu lực từ 01/02/2026.	Sửa đổi các Thông tư về hồ sơ, thủ tục hải quan; dùng để rà bộ chứng từ hiện hành.
Thông tư 83/2026/TT-BTC	Bộ Tài chính	Hiệu lực từ 01/07/2026.	Quy định tiêu chuẩn và quản lý hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan, nhân viên đại lý; là căn cứ để phân biệt Forwarder thông thường với đơn vị đủ điều kiện trực tiếp làm thủ tục hải quan.
Incoterms® 2020	International Chamber of Commerce	Bộ quy tắc thương mại quốc tế do các bên dẫn chiếu trong hợp đồng.	Phân bổ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa Seller và Buyer; không thay thế hợp đồng dịch vụ với Forwarder hoặc quy trình phê duyệt nội bộ.

Ngày rà soát nguồn: 20/07/2026. RACI là công cụ quản trị; khi có xung đột phải ưu tiên pháp luật áp dụng, hợp đồng mua bán, Incoterms được dẫn chiếu, hợp đồng dịch vụ và giấy ủy quyền.

TRA CỨU THÔNG TƯ 83/2026 TRA CỨU THÔNG TƯ 121/2025 TRA CỨU INCOTERMS® 2020

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Forwarder có phải chịu trách nhiệm nếu khai sai mã HS không?

Phải tách Forwarder thông thường với đại lý làm thủ tục hải quan và xác định ai là người khai. Trách nhiệm còn phụ thuộc hợp đồng, dữ liệu được cung cấp, lỗi nghiệp vụ và phạm vi ủy quyền; người nhập khẩu/người khai vẫn phải kiểm soát và chịu trách nhiệm theo pháp luật đối với nội dung khai thuộc trách nhiệm của mình.

2. Supplier có phải làm C/O cho mọi lô hàng không?

Không mặc nhiên. Nghĩa vụ phải được thỏa thuận trong PO/hợp đồng và phụ thuộc cơ chế xuất xứ áp dụng. Supplier/Exporter chuẩn bị dữ liệu; chứng từ có thể do cơ quan có thẩm quyền hoặc chủ thể đủ điều kiện tự chứng nhận phát hành.

3. Ai duyệt draft B/L?

Forwarder thường điều phối draft, nhưng Buyer/Importer phải duyệt Consignee, Notify, routing và release; Supplier/Shipper duyệt thông tin phía gửi và hàng hóa. Cần lưu xác nhận bằng văn bản.

4. Incoterms có quyết định ai khai hải quan không?

Incoterms phân bổ nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu/nhập khẩu giữa Seller và Buyer, nhưng không tự tạo tư cách người khai. Chủ thể trực tiếp khai phải đáp ứng pháp luật địa phương; tại Việt Nam cần phân biệt người khai hải quan với đại lý làm thủ tục hải quan đủ điều kiện và phạm vi ủy quyền.

5. Buyer có thể yêu cầu Forwarder tự lấy catalogue trên website không?

Forwarder có thể hỗ trợ tra cứu, nhưng catalogue dùng để phân loại và khai báo phải được Supplier/Manufacturer xác nhận đúng model, cấu hình và phiên bản hàng thực tế; Buyer chịu trách nhiệm phê duyệt hồ sơ sử dụng.

6. Một đầu việc có thể có hai bên cùng “A” không?

Nên tránh bằng cách tách đầu việc: Supplier là A đối với dữ liệu/phát hành phía xuất khẩu; Buyer là A đối với quyết định thương mại; Importer/người khai là A pháp lý đối với việc sử dụng dữ liệu trên hồ sơ hải quan. Hai vai trò sau chỉ gộp khi cùng một chủ thể.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Ma trận trong bài là khung tham chiếu. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo Incoterms, phương thức thanh toán, loại hàng, mô hình ủy thác, phạm vi Forwarder và quy trình phê duyệt nội bộ. Không sử dụng ma trận để chuyển giao trách nhiệm pháp lý trái với quy định hoặc hợp đồng.

GIẢI PHÁP THỰC THI TỪ TGIMEX

TGIMEX hỗ trợ doanh nghiệp chuyển nội dung của bài viết thành checklist có thể dùng trực tiếp cho từng lô hàng, từ khâu rà soát dữ liệu đầu vào đến hoàn thiện hồ sơ và phối hợp xử lý.

Chuyển thành checklist

Biến khái niệm thành các điểm kiểm tra có người phụ trách và thời hạn.

Đối chiếu dữ liệu

So khớp booking, vận tải, thương mại, hải quan và bằng chứng giao nhận.

Kiểm soát rủi ro

Ghi nhận sai lệch, phương án xử lý và căn cứ quyết định để tránh lặp lỗi.

Trao đổi hồ sơ lô hàng

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN TỬ – LINH KIỆN – ICT

MÁY MÓC – CƠ KHÍ – THIẾT BỊ

DỆT MAY – DA GIÀY – NGUYÊN PHỤ LIỆU

GỖ – NỘI THẤT – SẢN PHẨM GỖ

NÔNG SẢN

THỦY SẢN – SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT

F&B – THỰC PHẨM CHẾ BIẾN – ĐỒ UỐNG

HÓA CHẤT – NHỰA – CAO SU – NGUYÊN LIỆU

THÉP – NHÔM – KIM LOẠI – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

HÀNG DỰ ÁN – DG – REEFER – OOG

BAO BÌ – GIẤY – IN ẤN

GỐM SỨ – THỦ CÔNG MỸ NGHỆ – ĐÁ – TRE MÂY

DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ – CHĂM SÓC SỨC KHỎE

MỸ PHẨM – PERSONAL CARE – HOUSEHOLD CARE

PHỤ TÙNG Ô TÔ – XE MÁY – EV

BẢNG PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM CHUẨN BỊ HỒ SƠ GIỮA BUYER, SUPPLIER VÀ FORWARDER