PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết áp dụng cho lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu bằng đường biển, hàng không, đường bộ, đường sắt hoặc đa phương thức; bao gồm hàng nguyên container, hàng lẻ và hàng dự án. Phân tích tập trung vào quan hệ giữa Buyer – Supplier – Forwarder – Customs Broker – Carrier trong giao dịch B2B.

Các thuật ngữ có thể thay đổi theo chứng từ: Buyer có thể đồng thời là Importer/Consignee; Supplier có thể là Seller/Exporter/Shipper; Forwarder có thể đứng vai trò NVOCC hoặc người vận chuyển theo hợp đồng; Carrier có thể là hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị vận tải đường bộ hoặc đường sắt. Vì vậy, kết luận cho từng lô hàng phải dựa trên hợp đồng mua bán, Incoterms®, booking, vận đơn, hợp đồng dịch vụ logistics, giấy ủy quyền và tờ khai hải quan.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

1. BUYER: CHỦ THỂ KHÓA QUYẾT ĐỊNH VÀ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Buyer không chỉ “đặt hàng”. Trong vận hành xuất nhập khẩu, buyer phải biến nhu cầu mua thành bộ yêu cầu có thể thực thi: tên hàng và model, số lượng, tiêu chuẩn, điều kiện đóng gói, điều kiện giao hàng, điểm giao nhận, thời gian hàng sẵn sàng, yêu cầu chứng từ, chính sách C/O và phương án thanh toán. Nếu buyer chưa khóa các dữ liệu này, các bên sau chỉ có thể xử lý theo giả định.

Buyer cũng cần xác định ai là importer of record hoặc pháp nhân đứng tên tờ khai, ai có quyền phê duyệt HS/thuế, ai chịu chi phí phát sinh và ai được phép ra chỉ thị sửa chứng từ. Trong nhiều doanh nghiệp, buyer là đầu mối thương mại nhưng quyết định cuối cùng còn cần phối hợp với Compliance, Logistics, Kế toán và Ban dự án.

2. SUPPLIER: NGUỒN TẠO RA HÀNG HÓA VÀ BẰNG CHỨNG KỸ THUẬT

Supplier chịu trách nhiệm giao hàng phù hợp hợp đồng: đúng sản phẩm, model, quy cách, số lượng, chất lượng, đóng gói và thời điểm. Supplier đồng thời là nguồn phát hành hoặc cung cấp phần lớn dữ liệu gốc như Commercial Invoice, Packing List, catalogue, datasheet, COA/CQ, nhãn, hình ảnh kiện, số serial và tài liệu xuất xứ.

Đối với lô hàng có chính sách chuyên ngành, supplier phải cung cấp dữ liệu đủ sâu để buyer và customs broker phân loại hàng. Một tên thương mại chung chung như “parts”, “machine” hoặc “cosmetic ingredient” không đủ để chốt HS, giấy phép hoặc điều kiện vận chuyển.

3. FORWARDER: KIẾN TRÚC SƯ VÀ ĐIỀU PHỐI VIÊN CỦA CHUỖI VẬN CHUYỂN

Forwarder tiếp nhận dữ liệu lô hàng, đề xuất tuyến và phương thức, hỏi giá carrier/đại lý, đặt chỗ, tổ chức pickup, gom hàng, kho, đóng gói, theo dõi lịch, pre-alert, chứng từ vận tải và phối hợp giao hàng. Theo định nghĩa của FIATA, freight forwarding có thể bao gồm vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xử lý, đóng gói, phân phối và các dịch vụ tư vấn/phụ trợ liên quan.

Tuy nhiên, phạm vi trách nhiệm của forwarder phụ thuộc hợp đồng. Khi chỉ làm đại lý thu xếp vận chuyển, forwarder không phải bên trực tiếp vận hành tàu/máy bay/xe. Khi phát hành House B/L hoặc chứng từ vận tải dưới tên mình, forwarder có thể mang trách nhiệm của người vận chuyển theo hợp đồng đối với khách hàng, trong khi carrier thực tế vẫn thực hiện chặng vận tải.

4. CUSTOMS BROKER: ĐẠI DIỆN NGHIỆP VỤ HẢI QUAN, KHÔNG PHẢI “BÊN GÁNH MỌI RỦI RO”

Customs broker kiểm tra bộ hồ sơ, lập dữ liệu khai, truyền tờ khai, tiếp nhận kết quả phân luồng, phối hợp nộp/xuất trình hồ sơ, kiểm tra thực tế và xử lý yêu cầu bổ sung trong phạm vi ủy quyền. Theo Luật Hải quan, đại lý làm thủ tục hải quan và nhân viên đại lý thực hiện quyền, nghĩa vụ của người khai hải quan theo phạm vi pháp luật và ủy quyền.

Customs broker phải cảnh báo điểm chưa đủ căn cứ, nhưng không thể tự tạo catalogue, thành phần, trị giá, xuất xứ hoặc giấy phép thay cho chủ hàng. Buyer/importer vẫn phải kiểm soát tính xác thực của dữ liệu và quyết định nghiệp vụ có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, chính sách mặt hàng và hồ sơ lưu.

5. CARRIER: BÊN KIỂM SOÁT NĂNG LỰC CHUYÊN CHỞ VÀ CHỨNG TỪ VẬN TẢI

Carrier tiếp nhận booking, xác nhận chỗ hoặc phương tiện, nhận hàng, chuyên chở và giao hàng theo hợp đồng vận chuyển. Carrier hoặc đại lý của carrier thường phát hành vận đơn/AWB/consignment note, quy định cut-off, điều kiện tiếp nhận, giới hạn hàng, lịch trình, free time và điều kiện khiếu nại.

Carrier chịu trách nhiệm vận chuyển theo chứng từ và điều kiện chuyên chở áp dụng, nhưng không tự động chịu trách nhiệm về việc supplier giao sai model, buyer khai sai HS hoặc hồ sơ chuyên ngành bị thiếu. Mốc trách nhiệm phải được đọc cùng vận đơn, booking, điều kiện chuyên chở, pháp luật theo phương thức và thỏa thuận dịch vụ.

MA TRẬN VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU