在机械设备和电子零部件进口业务中，单证延误往往不是因为“少了一张纸”，而是因为没有明确谁提供原始数据、谁出具单证、谁复核以及谁拥有最终批准权。Supplier可以开具商业发票，但不能代替越南进口商决定申报的HS编码；Forwarder可以制作报关单草稿，但不能代替Buyer确认产品功能、成分或海关完税价格；只有当Buyer同时是进口商/海关申报人时，才依法对进口申报承担相应责任；企业内部的Buyer批准职责不得与法定申报人职责混同。Buyer也无法自行生成由出口方掌握的原产地证据。因此，责任分工应区分执行、最终负责、征询和知会四种角色。本文提供RACI矩阵及各节点的单证锁定方法，以减少改单、通关延误和责任争议。

编制：B2B物流内容组更新：2026年7月20日适用货类：进口机械设备与电子零部件

快速摘要

Supplier提供原始数据

出具发票、装箱单，并提供目录、数据表、BOM、标签图片及原产地资料。

区分Buyer与Importer职责

Buyer批准商业交易；进口商/海关申报人对报关数据承担法律责任。两者不是同一主体时，应增加独立责任栏。

Forwarder负责组织与预警

协调订舱、补料、运输单证和预报。只有具备越南报关代理资格，或由合法海关申报人按规定授权申报时，Forwarder才可直接办理相关海关手续。

Incoterms不能替代RACI

Incoterms分配部分交货、费用和海关手续义务，但不会自动规定全部内部单证审批。

Buyer、Supplier与Forwarder单证准备责任分工表示意图 — 文章所分析物流主题、单证或操作场景的示意图。

适用范围

本矩阵适用于越南企业以EXW、FCA、FOB、CFR、CIF、CPT、CIP、DAP或DDP条件，通过海运、空运、公路或铁路进口机械设备、电子模块及零部件。

Buyer

商业交易中的买方，不当然等于进口商或海关申报人。主体不同时，应增加Importer/受托进口方角色。

Supplier

可能是Seller、贸易公司、Exporter或Manufacturer。一票货可能涉及多个出口方主体。

Forwarder

货运代理或运输组织方，不当然具有报关代理资格。海关业务范围取决于法定资格、服务合同及有效授权。

需增加控制的情形

危险品、受管制商品、信用证、委托进口和免税项目需要增加相关主体及专门单证。

原则：发送文件的人不当然等于最终责任人。法律责任、出具责任和复核责任必须分别记录。

术语说明

术语	含义	本文中的作用
Buyer	交易中的买方，可能与进口商相同，也可能不同。	批准采购条件、进口信息和预算。
Supplier	供应商，可为Seller、Manufacturer、Exporter或贸易公司。	提供产品原始数据和出口方单证。
Forwarder	组织运输的物流服务商。只有具备报关代理资格，或由符合法律要求的海关申报人办理时，才可直接实施海关手续。	在约定范围内汇总数据、制作草稿、传达截关时间并提示差异。
RACI	Responsible、Accountable、Consulted、Informed。	区分执行、最终负责、征询和知会。
Document owner	控制已批准版本并对单证版本负责的主体。	不一定是实际制作文件的人。
Source data	产品、交易、运输或法人主体的原始数据。	用于发票、运输单证、原产地文件、许可证和报关。

责任分工机制

RACI是内部治理工具，并非法定强制表格。通常每项任务只设置一个最终负责方（A），但可以有多个执行或协作方。

代码	角色	实际权限/义务	常见错误
R – Responsible	执行	按照要求制作、收集、传输或提交资料。	被分配任务，但没有原始数据或授权。
A – Accountable	最终负责	批准数据、接受风险并确认正式使用版本。	同一任务存在多个“A”，无人最终决策。
C – Consulted	征询	提供技术、税务、运输、银行或法律意见。	将咨询意见误认为最终批准。
I – Informed	知会	接收截关、ETA、航线、海关通道及改单状态。	超过改单时限后才收到信息。

建议控制链：Supplier提供原始数据 → Forwarder标准化并核对业务一致性 → Buyer批准商业数据、Importer/申报人批准海关数据 → 合格报关代理或合法申报人执行 → 所有修改留痕。

按单证划分的责任矩阵

单证/数据	Buyer	Supplier	Forwarder	必须锁定的要点
合同/PO	A/R：确定主体、Incoterms、付款及单证要求。	R/C：确认供货及卖方义务。	C/I：就运输、截关和单证可操作性提供意见。	法定名称、指定地点、货物描述、原产地及技术文件条款。
Commercial Invoice	A/C：核对价格、币种、主体、Incoterms和付款。	R：按交易出具。	C/I：核对操作可用性，不自行修改商业事实。	号码/日期、型号、数量、单价、总价、Incoterms及费用。
Packing List	A/C：与PO及收货计划核对。	R：根据实际包装制作。	C：核对件数、重量、CBM、唛头和订舱数据。	件数、净/毛重、尺寸、型号/SKU拆分及必要的序列号。
目录/数据表/BOM/标签图片	A：批准用于HS及政策评估的证据。	R：提供与实际发货型号和配置一致的资料。	C：提示缺项并制作对照，不自行确认产品功能。	型号、结构、工作原理、功率、成分、用途及整套配置。
Booking request	A/R或I：取决于Incoterms及运输指定。	R或I：提供备货日期、提货地址和出口数据。	R：订舱并通知船期及截关。	提/送货点、货类、DG/OOG/冷藏、件数、重量、CBM和备货日期。
Shipping Instruction	A：批准Consignee、Notify和放单要求。	R/C：提供Shipper、货物及出口信息。	R：根据已批准数据制作并提交SI。	Shipper、Consignee、Notify、品名、件数、重量、港口、运费条款和放单方式。
B/L或AWB草稿	A：批准收货方、路线和放单。	C/A（出口方）：批准Shipper及出口数据。	R：获取、核对并发送草稿。	未经授权方书面确认，不得签发最终版本。
C/O或原产地证明	A/C：核对格式、标准、数据及优惠适用性。	R：准备原产地资料；由主管机构或符合条件的出口商按适用机制签发。	C/I：跟进进度、核对草稿并转交正式文件。	Exporter/Producer、Invoice、HS、描述、原产地标准、运输及签发时间。
越南许可证/专业检查	A/R：确认政策、签署资料、提供账户并承担法律责任。	R/C：提供证书、测试报告、成分及制造商文件。	R/C：按授权准备/提交并跟进缺项。	正确进口商、型号、标准、受理机关及文件有效期。
海关申报单	A：进口商/申报人批准并对申报数据及证据负责；Buyer仅在与其为同一主体或被正式指定内部批准时承担内部A角色。	C：按要求解释产品、价格、原产地和交易数据。	R/C：制作草稿并核对；只有作为合格报关代理，或由合法申报人按有效授权申报时，才可直接办理。	监管方式、进口商、交易方、HS、描述、估价、税、原产地、许可证和运输信息。
估价/付款资料	A/R：合同、付款、应付账款、特许权使用费、协助和调整项目。	R/C：发票、价格表、折扣、交易及收款方确认。	C：汇总资料，但不确认资金流。	实付/应付价格、折扣条件、运保费和关联关系。
Arrival Notice/D/O	A/R：核对、支付应付费用并出具提货授权。	I/C：在放单或正本受阻时协助。	R：接收通知、换单并按scope协调送货。	Consignee、B/L/AWB、ETA/ATA、免箱期、费用、放单状态和提货地点。
通关后归档	A/R：保存全套资料、批准、付款及审计轨迹。	R/C：提供正式文件和后续解释。	R/C：移交报关单、回执、运输资料和处理记录。	最终版本、出具方、接收时间、批准人及单证关联。

根据INCOTERMS与服务范围调整

Incoterms® 2020分配Seller与Buyer之间的部分任务、费用和风险，但具体单证矩阵仍应写入合同和操作流程。指定Forwarder并不意味着Forwarder成为全部单证数据的责任主体。

条件组	常见运输分工	Buyer应主导	Supplier应主导	需单独记录
EXW	通常由Buyer安排提货及主运输。	指定Forwarder、提货数据、进口许可和进口清关。	Invoice/PL、厂内交货及约定的出口信息支持。	出口国清关可行性，不要默认Buyer可以作为出口商。
FCA/FOB	通常Buyer指定主运输；Supplier按条件交货并办理出口手续。	订舱指示、Consignee/Notify、必要保险和进口清关。	出口单证、交货、Shipper/货物SI数据及交货通知。	具体交货点、截关、起运港费用及B/L批准人。
CFR/CIF/CPT/CIP	Supplier签订并支付至指定目的地的运输。	进口清关、运输单证复核、原产地及收货。	订舱、运输和交货单证；CIF/CIP按规则办理保险。	卖方支付运费不等于所有“C”条件下风险持续至目的地。
DAP/DDP	Supplier安排至指定目的地的运输；进口义务不同。	协调进口数据；DAP下Buyer按规则办理进口清关及税费。	运输和交货单证；DDP下Seller承担进口义务，但受当地法律可行性限制。	若法人主体、申报人和纳税结构不可行，不应机械采用DDP。

需要锁定的数据

数据组	来源	主要复核方	必须一致
主体与交易	合同、PO、注册信息、Invoice、银行账户	Buyer/Finance/Legal	Seller、Buyer、收款方、地址、税号及主体关系。
技术信息	目录、数据表、说明书、BOM、标签、图纸	Buyer/Engineering/Compliance	型号、结构、功能、功率、材料、成分和用途。
数量与包装	PO、Invoice、Packing List、实际包装记录	Supplier + Buyer + Forwarder	数量、件数、净/毛重、CBM、唛头、序列号及分批装运。
运输	Booking、SI、B/L/AWB草稿、Manifest/Pre-alert	Forwarder；各方批准本方数据	Shipper、Consignee、Notify、路线、运费条款、件数、重量和放单。
海关与税务	HS分析、估价、原产地、许可证、报关单草稿	Importer/申报人；Buyer仅在与进口主体相同或被指定批准时参与；Forwarder协助	描述、HS、原产地、估价、调整项目、监管方式及适用条件。
版本与批准	邮件、流程、系统日志、会议记录	Buyer指定的Document owner	文件名、时间、修改人、批准人、修改原因和申报版本。

责任矩阵实施流程

节点	Buyer	Supplier	Forwarder	输出
签PO前	确定单证要求、进口政策和批准人。	确认技术资料、原产地资料和交货单证能力。	提供路线、Incoterms、截关和RFQ数据建议。	随PO/合同附上的单证要求清单。
备货前	复核HS/政策、许可证、进口商数据和预算。	发送Invoice/PL草稿、目录、BOM、标签和包装数据。	建立Shipment file并发出缺项清单。	带责任人和期限的单证草稿包。
Booking/SI截关前	批准Consignee/Notify、路线、运费和放单方式。	锁定Shipper、品名、件数和重量。	订舱、提交SI并核对运输数据。	已确认的Booking/SI。
单证签发前	按范围批准Invoice/PL、B/L/AWB及C/O草稿。	修改并出具出口方单证。	跟进截关、Manifest和单证传递。	经确认的最终单证包。
报关前	Buyer批准商业数据；Importer/申报人批准HS、估价、税、许可证和申报数据。	解决未关闭的产品/交易问题。	制作并核对；仅在具备法定资格及有效授权时于批准后直接申报。	具有批准轨迹的报关单。
通关后	归档、对账付款和landed cost。	提供补充证据或解释。	移交操作记录、费用和处理历史。	可用于审计的完整Shipment file。

风险与常见错误

错误	原因	影响	控制措施
把“全部单证”交给Forwarder	未指定Document owner，也未区分Buyer与Importer/申报人的批准职责。	HS、估价或政策基于假设，责任不清。	Importer/申报人对海关数据承担法定责任；Buyer仅在被指定时承担内部A；Forwarder按服务范围和法定资格承担R/C。
Supplier未经复核直接出Invoice/PL	无内部截点和版本控制。	主体、型号、Incoterms、价值或件数错误连锁扩散。	先批准草稿，再锁定Change log并出正式版。
将Manufacturer等同于Seller/Exporter	未建立交易主体关系图。	发票、原产地、运输和付款无法对应。	明确每个法人主体负责的单证。
把C/O完全交给Forwarder	未提前要求Supplier提供原产地数据。	缺少标准、Producer、HS或支持资料。	将原产地要求写入PO；Supplier掌握源数据，Buyer复核，Forwarder跟进。
仅通过聊天批准	无正式邮件或流程。	无法证明批准版本和决策人。	使用命名规则、批准日志和唯一正式Shipment folder。
RACI未按Incoterms调整	所有货物套用同一矩阵。	订舱、出口清关、保险和费用责任不清。	在签PO前锁定Incoterms及指定地点并更新RACI。

法律依据与查询来源

文件/来源	发布机构	效力/作用	适用内容
越南《海关法》54/2014/QH13	越南国会	2015年1月1日起生效；需结合修订法查询。	海关申报人对申报内容、提交/出示的单证真实性及企业留存资料的一致性负责。
167/2025/NĐ-CP号法令	越南政府	2025年8月15日起生效。	修订有关海关手续、检查与监管的08/2015/NĐ-CP号法令。
121/2025/TT-BTC号通知	越南财政部	2026年2月1日起生效。	修订海关手续相关通知，用于核对现行申报资料。
83/2026/TT-BTC号通知	越南财政部	2026年7月1日起生效。	规定报关代理及其员工的现行运营标准和管理要求，用于区分普通Forwarder与具备直接办理海关手续资格的主体。
Incoterms® 2020	国际商会	由合同引用的国际贸易规则。	分配Seller与Buyer之间的部分任务、费用和风险；不替代Forwarder服务合同及内部批准。

资料复核日期：2026年7月20日。本中文版本仅供业务参考，不是越南法律的官方译本。

查询83/2026号通知查询121/2025号通知查询INCOTERMS® 2020

常见问题

1. HS编码错误时Forwarder是否承担责任？

应先区分普通Forwarder与合格报关代理，并确认法定申报人。责任取决于合同、所获数据、专业过失和授权范围；进口商/申报人仍需控制并承担法律规定由其负责的申报责任。

2. Supplier是否必须为每票货办理C/O？

不是当然义务。应在PO/合同中约定，并取决于适用的原产地机制。Supplier/Exporter准备源资料，证书可能由主管机关或符合条件的自我认证主体签发。

3. 谁批准B/L草稿？

Forwarder通常负责协调。Buyer/Importer批准Consignee、Notify、路线及放单；Supplier/Shipper批准出口方主体及货物数据。应保留书面确认。

4. Incoterms是否决定谁报关？

Incoterms分配Seller与Buyer之间的出口/进口手续义务，但不会自动赋予海关申报资格。实际申报主体必须符合当地法律；在越南应区分海关申报人与合格报关代理，并核实授权范围。

5. Forwarder可以自行从网上下载目录吗？

可以协助检索，但用于归类和申报的资料应由Supplier/Manufacturer确认与实际发货型号、配置和版本一致，并由Buyer批准使用。

6. 同一任务可以有两个“A”吗？

应尽量避免。可以拆分任务：Supplier对出口方源数据/出具负责；Buyer对接受并用于越南进口合规负责。

适用说明：本矩阵为参考框架，应根据Incoterms、付款方式、货物政策、委托进口结构、Forwarder服务范围和企业内部批准流程调整。不得利用该矩阵转移法律或合同规定的责任。

TGIMEX 实施支持

TGIMEX协助企业把本文内容转化为可直接用于实际货物的检查清单，覆盖输入资料核对、文件准备、节点控制以及相关方协调。

转化为检查清单

为每个操作控制点明确负责人和完成时限。

核对货运数据

比对订舱、运输、贸易、海关及交付证明。

管理操作风险

记录差异、处理措施和判断依据，避免重复发生。

沟通本票货物资料

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品 – 个人护理

电气－电子－IT设备

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机械设备

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化妆品－个人护理

电子产品 – 电子元器件 – ICT

机械 – 机械工程 – 工业设备

纺织 – 服装 – 鞋类 – 原辅料

木材 – 家具 – 木制品

农产品

水产品 – 动物源产品

食品饮料 – 加工食品 – 饮料

化学品 – 塑料 – 橡胶 – 原料

钢铁 – 铝 – 金属 – 建筑材料

项目货物 – 危险品 – 冷藏 – 超限货物

包装 – 纸张 – 印刷

陶瓷 – 手工艺品 – 石材 – 竹藤制品

药品 – 医疗器械 – 健康护理

化妆品 – 个人护理 – 家居护理

汽车 – 摩托车零部件 – 新能源汽车

BUYER、SUPPLIER与FORWARDER单证准备责任分工表