Hàng đã thông quan, đã nhập kho hoặc đã bán ra thị trường không làm chấm dứt trách nhiệm chứng minh sự phù hợp. Khi hậu kiểm chất lượng, kiểm tra lưu thông, thanh tra chuyên ngành, xử lý khiếu nại hoặc thu hồi, doanh nghiệp phải truy xuất được Test Report, hồ sơ công bố hợp quy, hồ sơ giám sát và bằng chứng liên kết với đúng sản phẩm, model hoặc lô hàng. Trong kiểm tra sau thông quan, các tài liệu này được yêu cầu khi có liên quan đến hồ sơ hải quan, chính sách quản lý chuyên ngành hoặc điều kiện lưu thông của lô hàng.

Biên soạn nghiệp vụ TGIMEX · Cập nhật ngày 20/07/2026

TÓM TẮT NHANH

Không được bỏ hồ sơ sau thông quan

Thông tư 14/2026/TT-BKHCN yêu cầu tổ chức, cá nhân lập và lưu giữ hồ sơ công bố hợp quy để phục vụ kiểm tra, thanh tra.

Test Report phải gắn đúng đối tượng

Kết quả thử nghiệm chỉ có giá trị chứng minh khi truy được mẫu thử, model, cấu hình, nhà sản xuất, địa điểm sản xuất và quy chuẩn áp dụng.

Không có một mốc lưu chung cho mọi hàng hóa

Thời gian lưu phải xác định theo quy định chuyên ngành, quy chuẩn, thời hạn chứng nhận, hồ sơ hải quan và vòng đời rủi ro của hàng hóa.

Mốc 05 năm không thay thế nghĩa vụ hợp quy

Năm năm là mốc lưu hồ sơ hải quan theo Luật Hải quan; không được tự động coi đây là thời hạn tối đa của toàn bộ hồ sơ chất lượng.

Có thay đổi phải đánh giá lại

Quy chuẩn, nội dung công bố, tính năng, công dụng hoặc đặc điểm sản phẩm thay đổi có thể làm phát sinh nghĩa vụ công bố lại.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu hoặc đứng tên công bố hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc địa phương; đặc biệt là hàng có mức độ rủi ro trung bình, cao hoặc thuộc quản lý chuyên ngành. Nội dung tập trung vào giai đoạn sau khi hàng đã thông quan và bắt đầu lưu thông tại Việt Nam.

Giới hạn: Hồ sơ và thời gian lưu cụ thể còn phụ thuộc QCVN, văn bản của Bộ quản lý ngành, phương thức đánh giá hợp quy, thời hạn giấy chứng nhận và đặc tính của từng sản phẩm. Bài viết không thay thế việc rà soát hồ sơ của một mã hàng cụ thể.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò nghiệp vụ
Test Report	Báo cáo kết quả thử nghiệm do tổ chức thử nghiệm phát hành.	Chứng minh các chỉ tiêu của mẫu thử so với tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn; phải kiểm tra phạm vi công nhận/chỉ định và nhận diện mẫu.
Hồ sơ công bố hợp quy	Tập hợp tài liệu tạo căn cứ cho việc đăng ký công bố sản phẩm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật.	Là hồ sơ doanh nghiệp phải lập, lưu giữ và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Chứng nhận hợp quy	Kết quả đánh giá của tổ chức chứng nhận đối với sự phù hợp với QCVN/QCĐP.	Là căn cứ công bố trong trường hợp áp dụng đánh giá bên thứ ba; thường kèm hoạt động giám sát.
Tự đánh giá hợp quy	Doanh nghiệp tự kết luận sự phù hợp trên cơ sở hồ sơ kỹ thuật và kết quả thử nghiệm hợp lệ.	Doanh nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung đánh giá, kế hoạch kiểm soát và giám sát định kỳ.
Post-market surveillance	Giám sát, kiểm tra chất lượng sau khi hàng đã lưu thông.	Có thể kiểm tra nhãn, dấu CR, hồ sơ đánh giá sự phù hợp, truy xuất và lấy mẫu thử nghiệm khi cần.
Change control	Kiểm soát thay đổi đối với sản phẩm và hồ sơ kỹ thuật.	Giúp xác định Test Report cũ còn đại diện hay phải thử nghiệm, chứng nhận hoặc công bố lại.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

1. Trách nhiệm chất lượng tiếp tục tồn tại sau khi hàng ra thị trường

Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa sau sửa đổi chuyển mạnh sang quản lý theo rủi ro và tăng hậu kiểm. Doanh nghiệp không chỉ hoàn thành thủ tục trước khi lưu thông mà còn phải duy trì liên tục sự phù hợp, kiểm soát chất lượng, thử nghiệm và giám sát định kỳ trong thời gian sản phẩm được kinh doanh hoặc sử dụng.

2. Test Report là một mắt xích, không phải toàn bộ hồ sơ

Một file Test Report đứng riêng không chứng minh được toàn bộ trách nhiệm hợp quy. Cơ quan kiểm tra có thể cần biết mẫu thử được lấy từ đâu, có đại diện đúng model đang bán không, phương pháp thử có đúng QCVN không, phòng thử nghiệm có đúng phạm vi công nhận/chỉ định không và sản phẩm sau thử nghiệm có thay đổi cấu hình hay không.

3. Không có một thời hạn chung: phải lập bảng thời hạn lưu theo từng lớp nghĩa vụ

Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định nghĩa vụ lập và lưu giữ hồ sơ nhưng không ấn định một con số chung cho mọi nhóm sản phẩm. Nguyên tắc “giữ đến mốc có căn cứ kết thúc muộn hơn” là biện pháp quản trị thận trọng, không phải một thời hạn pháp lý duy nhất do Thông tư 14 quy định. Doanh nghiệp cần lập bảng thời hạn lưu theo QCVN, văn bản chuyên ngành, thời hạn chứng nhận, hồ sơ hải quan, bảo hành, hợp đồng và tình trạng kiểm tra, khiếu nại hoặc thu hồi đang mở.

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM LƯU HỒ SƠ

Nhóm tài liệu	Ai chịu trách nhiệm chính	Cần lưu đến khi nào?	Điểm kiểm soát
Bản đăng ký công bố hợp quy và xác nhận trên cơ sở dữ liệu	Tổ chức/cá nhân đứng tên công bố	Thông tư 14 không đặt mốc chung; lưu theo QCVN/văn bản chuyên ngành và trong thời gian còn phải chứng minh sự phù hợp.	Mã xác nhận, phiên bản QCVN, tên pháp nhân, đối tượng công bố.
Giấy chứng nhận hợp quy và hồ sơ chứng nhận	Bên đứng tên chứng nhận/công bố	Lưu trong thời hạn hiệu lực và tiếp tục giữ làm bằng chứng cho sản phẩm/lô đã lưu thông đến khi hết các mốc áp dụng.	Phạm vi sản phẩm, nhà máy, phương thức chứng nhận, giám sát định kỳ.
Test Report	Bên công bố hoặc chủ hồ sơ kỹ thuật	Lưu cùng hồ sơ công bố/tự đánh giá; thời điểm kết thúc theo bảng thời hạn lưu và quy định chuyên ngành/hải quan có liên quan.	Số báo cáo, mẫu, model, serial/lô, ngày thử, phương pháp, phạm vi phòng thử nghiệm.
Hồ sơ tự đánh giá và kế hoạch kiểm soát chất lượng	Doanh nghiệp tự đánh giá	Duy trì trong thời gian công bố và lưu theo bảng thời hạn để phục vụ kiểm tra, thanh tra.	Báo cáo tự đánh giá, tần suất thử nghiệm, tiêu chí chấp nhận, hồ sơ giám sát.
Hồ sơ lô hàng nhập khẩu và hải quan	Người khai hải quan/chủ hàng	05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai đối với hồ sơ hải quan, trừ trường hợp pháp luật khác quy định.	Tờ khai, invoice, packing list, tài liệu kỹ thuật, giấy phép/kiểm tra chuyên ngành có liên quan.
Hồ sơ thay đổi, không phù hợp, thu hồi và khắc phục	Nhà sản xuất/nhập khẩu/chủ công bố	Lưu đến khi vụ việc đóng và hết các thời hạn pháp luật, chuyên ngành, hợp đồng hoặc tranh chấp liên quan.	Nguyên nhân, phạm vi lô ảnh hưởng, thông báo, CAPA, bằng chứng thu hồi/khắc phục.

Không đồng nhất “thời hạn hiệu lực” với “thời hạn lưu”: Test Report hoặc giấy chứng nhận có thể hết khả năng sử dụng cho lô mới nhưng vẫn phải được lưu làm bằng chứng đối với các lô đã đưa ra thị trường.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Tài liệu	Nguồn phát hành/chuẩn bị	Dữ liệu phải khớp	Rủi ro nếu thiếu
Bản đăng ký công bố hợp quy	Doanh nghiệp đứng tên công bố	Tên pháp nhân, sản phẩm, model, QCVN/QCĐP, phương thức đánh giá.	Không chứng minh được phạm vi đã đăng ký.
Xác nhận đăng ký trên CSDL quốc gia	Cơ quan/hệ thống tiếp nhận	Mã xác nhận, ngày đăng ký, phiên bản hồ sơ.	Khó chứng minh đã hoàn tất thủ tục.
Giấy chứng nhận hợp quy	Tổ chức chứng nhận	Model, nhà sản xuất, địa điểm, tiêu chuẩn/quy chuẩn, thời hạn.	Chứng nhận không bao phủ hàng đang lưu thông.
Test Report	Tổ chức thử nghiệm	Mẫu, chỉ tiêu, phương pháp, kết quả, đơn vị, chữ ký/số xác thực.	Báo cáo không đại diện hoặc không đủ chỉ tiêu.
Hồ sơ kỹ thuật	Nhà sản xuất/doanh nghiệp	Cấu tạo, thông số, BOM, ảnh, nhãn, bao gói, hướng dẫn.	Không đối chiếu được sản phẩm thật với mẫu thử.
Kế hoạch và kết quả giám sát	Doanh nghiệp/tổ chức chứng nhận	Tần suất, phương pháp, lô kiểm, kết quả và hành động.	Không chứng minh duy trì liên tục sự phù hợp.
Hồ sơ truy xuất lô	Kho, bán hàng, ERP, logistics	Lô/serial, ngày nhập, khách hàng/kênh bán, số lượng tồn và đã bán.	Không khoanh vùng được khi thu hồi.
Hồ sơ thay đổi	R&D, kỹ thuật, mua hàng, QA	Ngày thay đổi, linh kiện/nguyên liệu, nhà máy, đánh giá ảnh hưởng.	Dùng Test Report cũ cho sản phẩm đã khác mẫu thử.

QUY TRÌNH LƯU VÀ KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Mở hồ sơ gốc theo từng đối tượng công bố

Tạo một mã hồ sơ duy nhất cho từng sản phẩm/model/nhà máy/QCVN; không lưu chung nhiều cấu hình không tương đương.

Lập bảng liên kết bằng chứng

Liên kết Test Report, chứng nhận, bản công bố, nhãn, tờ khai và lô hàng bằng số hiệu rõ ràng.

Lập bảng thời hạn lưu và chọn mốc kết thúc an toàn

Rà QCVN, văn bản chuyên ngành, thời hạn chứng nhận, Luật Hải quan, bảo hành và hồ sơ tranh chấp/thu hồi. Nếu nhiều mốc cùng áp dụng, dùng mốc kết thúc muộn hơn hoặc xin ý kiến pháp chế; ghi rõ căn cứ trong danh mục lưu.

Khóa phiên bản và quyền truy cập

Lưu tài liệu theo đúng hình thức mà pháp luật và hồ sơ yêu cầu. Nếu lưu điện tử, phải bảo đảm giá trị pháp lý, khả năng truy cập, tính toàn vẹn và nguồn gốc; file scan thông thường chỉ là bản sao.

Thiết lập điểm kích hoạt đánh giá lại

Khi đổi QCVN, model, công dụng, thông số, nguyên liệu/linh kiện chính, nhà máy hoặc quy trình, phải đánh giá Test Report cũ còn đại diện hay không.

Duy trì giám sát sau lưu thông

Thu thập phản ánh, kết quả kiểm tra định kỳ, mẫu thị trường và hồ sơ không phù hợp; cập nhật hồ sơ công bố khi cần.

Đóng hồ sơ có phê duyệt

Chỉ tiêu hủy khi đã hết các thời hạn bắt buộc và thời hạn nội bộ đã phê duyệt, không có yêu cầu kiểm tra, tranh chấp, khiếu nại hoặc thu hồi đang mở và được bộ phận compliance/pháp chế chấp thuận.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Hệ quả	Biện pháp kiểm soát
Xóa hồ sơ ngay sau thông quan	Hiểu hợp quy chỉ là thủ tục nhập khẩu.	Không cung cấp được bằng chứng khi hậu kiểm hoặc kiểm tra thị trường.	Tách mốc thông quan khỏi mốc kết thúc lưu hồ sơ.
Chỉ lưu Test Report, không lưu mẫu nhận diện	Quản lý file rời rạc.	Không chứng minh báo cáo thuộc đúng sản phẩm đang bán.	Lưu ảnh, model, serial/lô, BOM, nhãn và phiếu lấy mẫu.
Dùng một báo cáo cho nhiều model không tương đương	Không đánh giá family/model.	Phạm vi chứng minh không đủ hoặc bị bác bỏ.	Có ma trận model và xác nhận nguyên tắc đại diện mẫu.
Phòng thử nghiệm không đúng phạm vi	Chỉ kiểm tra tên đơn vị, không kiểm tra scope.	Kết quả có thể không được chấp nhận cho chỉ tiêu bắt buộc.	Lưu phạm vi công nhận/chỉ định tại thời điểm thử.
Không quản lý thay đổi	R&D/mua hàng đổi linh kiện nhưng compliance không biết.	Sản phẩm lưu thông khác mẫu thử hoặc hồ sơ công bố.	Thiết lập change control có bước phê duyệt compliance.
Hồ sơ nằm trong email cá nhân	Không có kho dữ liệu trung tâm.	Mất dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc hoặc tài khoản bị khóa.	Dùng DMS/ERP, phân quyền và sao lưu định kỳ.
Áp dụng máy móc mốc 05 năm	Nhầm mốc hải quan là mốc cho mọi hồ sơ.	Có thể tiêu hủy sớm hơn yêu cầu chuyên ngành hoặc vòng đời rủi ro.	Lập bảng thời hạn lưu; nếu nhiều mốc cùng áp dụng, dùng mốc kết thúc muộn hơn hoặc xin ý kiến pháp chế và ghi rõ căn cứ.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Văn bản/nguồn	Hiệu lực hoặc ngày ban hành	Vai trò trong bài
Luật 78/2025/QH15	Hiệu lực 01/01/2026	Sửa đổi Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa; chuyển sang quản lý theo mức độ rủi ro và tăng hậu kiểm.
Nghị định 37/2026/NĐ-CP	Hiệu lực 23/01/2026	Quy định chi tiết quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa theo Luật sửa đổi.
Thông tư 14/2026/TT-BKHCN	Hiệu lực 25/05/2026	Quy định hồ sơ công bố hợp quy, nghĩa vụ lưu giữ, giám sát định kỳ, cung cấp tài liệu và công bố lại khi thay đổi.
54/VBHN-VPQH – Luật Hải quan	Ban hành 23/03/2026	Căn cứ mốc lưu hồ sơ hải quan 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15	Hiệu lực 01/07/2024	Căn cứ xác định giá trị pháp lý, điều kiện về bản gốc và lưu trữ hồ sơ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia	Bài hướng dẫn 02/05/2026	Tóm lược trách nhiệm mới về duy trì sự phù hợp và lưu hồ sơ công bố hợp quy.

Tra cứu Thông tư 14/2026 Tra cứu Luật 78/2025

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Hàng đã bán hết thì có được hủy Test Report không?

Không nên quyết định chỉ dựa vào việc hết tồn kho. Doanh nghiệp phải đối chiếu bảng thời hạn lưu với quy định chuyên ngành, hồ sơ hải quan, thời hạn sử dụng/bảo hành và các vụ việc kiểm tra, khiếu nại hoặc thu hồi đang mở. Nếu có nhiều mốc cùng áp dụng, nên dùng mốc kết thúc muộn hơn hoặc xin ý kiến pháp chế trước khi tiêu hủy.

2. Có bắt buộc lưu bản giấy không?

Thông tư 14/2026/TT-BKHCN yêu cầu “bản chính” đối với một số thành phần hồ sơ. Hồ sơ điện tử chỉ có thể thay thế khi đáp ứng pháp luật về giao dịch điện tử và yêu cầu chuyên ngành; file scan thông thường không mặc nhiên là bản chính.

3. Test Report có “hết hạn” sau bao lâu?

Không có một thời hạn chung cho mọi báo cáo. Khả năng sử dụng phụ thuộc QCVN, quy định chuyên ngành, phương thức chứng nhận, thay đổi sản phẩm và yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc tổ chức chứng nhận.

4. Báo cáo thử nghiệm của nhà sản xuất nước ngoài có đủ không?

Chỉ đủ khi quy định áp dụng cho phép và tổ chức thử nghiệm/kết quả được công nhận, chỉ định hoặc thừa nhận theo yêu cầu; đồng thời mẫu thử phải đại diện đúng hàng nhập khẩu.

5. Đổi linh kiện nhỏ có phải thử nghiệm lại không?

Cần đánh giá ảnh hưởng. Nếu thay đổi có thể tác động chỉ tiêu an toàn, tính năng, công dụng hoặc đặc điểm đã công bố thì có thể phải thử lại, chứng nhận lại hoặc công bố lại.

6. Mốc 05 năm tính từ ngày nào?

Đối với hồ sơ hải quan, mốc 05 năm được tính từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Đây không mặc nhiên là mốc tối đa của hồ sơ hợp quy.

7. Ai nên quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp?

Nên có một chủ sở hữu hồ sơ rõ ràng, thường là QA/Compliance hoặc pháp chế sản phẩm, phối hợp với xuất nhập khẩu, R&D, mua hàng, kho và bán hàng để bảo đảm truy xuất xuyên suốt.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Đối với hồ sơ, giấy chứng nhận hoặc công bố đã thực hiện trước ngày 25/05/2026, cần rà điều khoản chuyển tiếp của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN và thời hạn ghi trên tài liệu đã cấp. Không công bố lại chỉ vì đổi thông tư nếu hồ sơ còn thuộc trường hợp chuyển tiếp, nhưng vẫn phải công bố lại khi quy chuẩn, nội dung công bố hoặc đặc tính sản phẩm thay đổi theo quy định.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN