货物完成清关、入库或进入市场，并不意味着企业可以停止证明其符合性。在市场后质量检查、专业检查、投诉处理或召回时，企业必须能够调取测试报告、合规声明档案、监督记录，以及能够将这些材料对应到正确产品、型号或批次的证据。在通关后稽查中，只有当这些材料与海关档案、专项监管政策或该批货物的市场流通条件有关时，才构成相关核查资料。下文从概念本质出发，进一步说明其在货运单证以及各参与方协同中的实际应用。企业应尽早核对订舱、运输、贸易和海关数据，明确处理负责人及回复时限，并保存支持关键判断的依据。

TGIMEX 业务内容 · 更新日期：2026年7月20日

快速结论

清关后不得直接销毁档案

第14/2026/TT-BKHCN号通知要求申报主体建立并保存合规声明档案，以备检查和审计。

测试报告必须对应实际产品

只有能够追溯至样品、型号、配置、制造商、工厂及适用技术法规时，报告才具有证明价值。

不存在适用于所有产品的统一保存年限

保存期限取决于行业规定、技术法规、证书有效期、海关档案以及产品风险生命周期。

海关五年期限并非全部质量档案的上限

五年是海关档案的一项期限，不能机械地作为全部合规档案的最长保存期。

发生变化可能需要重新评估

技术法规、申报内容、功能、用途或产品特征发生变化时，可能需要重新申报。

产品流通后测试报告与合规档案的保存责任示意图 — 文章所分析物流主题、单证或操作场景的示意图。

适用范围

本文适用于生产商、进口商及以自身名义进行合规声明的组织，尤其适用于受国家或地方技术法规管理的中高风险产品及专业监管产品。重点为货物完成清关并在越南市场流通后的阶段。

适用限制：具体档案构成和保存期限仍取决于QCVN、主管部门规定、符合性评价方式、证书期限及产品特性。本文不能替代针对具体货号的法律审查。

术语解释

术语	含义	业务作用
Test Report／测试报告	检测机构出具的测试结果报告。	证明样品是否满足标准或技术法规；必须核查检测范围及样品识别信息。
合规声明档案	支持产品符合技术法规并完成登记的文件集合。	企业必须保存，并在主管机关要求时提供。
合规认证	第三方认证机构对产品符合QCVN/QCĐP的评价结果。	适用于第三方评价情形，通常包括监督活动。
自我评价	企业依据技术档案和有效测试结果自行作出符合性结论。	企业对评价、质量控制计划和定期监督直接负责。
市场后监督	产品进入市场后的质量监督与检查。	可检查标签、CR标志、符合性证据、追溯及抽样测试。
变更控制	对产品和技术档案变化进行正式控制。	判断原测试报告是否仍具代表性，或是否需要重新测试、认证或申报。

责任运行机制

1. 产品进入市场后质量责任仍持续

修订后的产品与商品质量制度转向风险管理并加强市场后监管。产品在销售或使用期间，企业仍需持续维持符合性、质量控制、测试和定期监督。

2. 测试报告只是证据链的一部分

单独保存一份PDF并不能完整证明合规。检查机关可能核查样品来源、型号等同性、测试方法、实验室认可或指定范围，以及测试后产品是否发生变化。

3. 不存在统一保存年限：应按档案类别建立保存期限表

第14/2026/TT-BKHCN号通知规定必须保存档案，但未为所有产品规定统一年限。“保存至有依据的较晚终点”属于审慎的内部控制原则，并非该通知设定的统一法定期限。企业应分别核对QCVN、行业规定、证书有效期、海关档案、保修、合同以及尚未结束的检查、投诉或召回事项。

档案保存责任矩阵

档案类别	主要责任人	保存原则	控制重点
合规登记及数据库确认	合规声明主体	第14/2026/TT-BKHCN号通知未设统一期限；按QCVN／行业规定保存，并覆盖仍需证明符合性的期间。	确认码、QCVN版本、法人主体、申报对象。
合规证书及认证档案	证书／声明持有人	覆盖证书有效期，并继续作为已上市产品／批次的历史证据保存至适用期限届满。	产品范围、工厂、认证方式、监督记录。
测试报告	声明主体或技术档案负责人	与合规声明／自我评价档案一并保存；按保存期限表及相关行业／海关规定结案。	报告编号、样品、型号、序列号／批次、日期、方法、实验室范围。
自我评价及质量控制计划	自我评价企业	在声明期间持续维护，并按保存期限表留存以备检查和审计。	评价报告、测试频率、判定标准、监督证据。
进口及海关档案	报关人／货主	自报关单登记日起保存五年，法律另有规定的除外。	报关单、发票、装箱单、技术及专业监管文件。
变更、不符合、召回和纠正措施档案	制造商／进口商／声明主体	保存至事项关闭且所有法律、行业、合同或争议相关期限届满。	根因、受影响批次、通知、CAPA和召回证据。

有效性不等于保存期限：某份报告或证书可能已不能支持新批次，但仍须作为已投放市场产品的历史证据保存。

需要核对的文件与数据

文件	出具／准备主体	必须一致的数据	缺失风险
合规登记表	声明主体	法人、产品、型号、QCVN/QCĐP及评价依据。	无法证明申报范围。
国家数据库确认	接收机关／系统	确认编号、日期、档案版本。	难以证明已完成登记。
合规证书	认证机构	型号、制造商、工厂、法规及有效期。	证书可能不覆盖实际销售产品。
测试报告	检测机构	样品、指标、方法、结果、单位和验证信息。	证据不足或样品无代表性。
技术档案	制造商／企业	设计、参数、BOM、图片、标签、包装、说明书。	无法将实物与受测样品对应。
监督记录	企业／认证机构	频率、方法、批次、结果及措施。	无法证明持续符合。
批次追溯	仓库、销售、ERP、物流	批次／序列号、进口日期、渠道、销售及库存数量。	召回时无法确定范围。
变更记录	研发、工程、采购、QA	变更日期、零部件／材料、工厂及影响评价。	使用旧报告覆盖已变化产品。

档案控制流程

按申报对象建立主档案

每个产品／型号／工厂／QCVN组合设置唯一档案编号，不混合不等同配置。

建立证据关联表

将测试报告、证书、声明、标签、报关单和批次编号相互关联。

建立保存期限表并确定可辩护的结案日期

审查QCVN、行业规定、证书期限、海关法、保修以及未结争议／召回记录。多个期限同时适用时，采用较晚终点或提交法务审核，并记录依据。

控制版本与访问权限

按法律及档案要求的形式保存资料。电子保存必须确保法律效力、可访问性、完整性和来源可追溯；普通扫描件通常仅属于副本。

设置重新评价触发点

QCVN、型号、用途、参数、关键部件、工厂或工艺变化时进行影响评估。

持续开展市场后监督

收集投诉、定期测试、市场样品和不符合记录。

经批准后关闭档案

只有全部强制期限及已批准的内部期限届满，且不存在未结检查、争议、投诉或召回事项，并经合规／法务批准后方可销毁。

常见风险与错误

错误	原因	后果	控制措施
清关后删除档案	把合规理解为仅限进口阶段。	市场检查或通关后稽查时无证据。	将清关日期与保存截止日期分开管理。
只保存测试报告	文件孤立管理。	无法证明报告对应实际销售产品。	同时保存图片、型号、序列号／批次、BOM、标签和取样记录。
一个报告覆盖不等同型号	未进行产品族评价。	证据可能被拒绝。	建立型号矩阵和样品代表性说明。
实验室范围不符合要求	只核对机构名称。	强制指标结果可能不被接受。	保存测试时有效的认可／指定范围。
无变更控制	研发或采购变更未通知合规。	市场产品与测试或申报对象不同。	在变更流程中设置合规批准。
档案存于个人邮箱	无中央档案库。	人员离职或账号停用造成数据丢失。	使用DMS／ERP、权限管理和定期备份。
机械套用五年期限	把海关期限当作全部合规期限。	可能过早销毁档案。	建立保存期限表；多个期限同时适用时，采用较晚终点或提交法务审核，并记录依据。

法律依据与官方来源

法规／来源	生效／发布日期	本文作用
第78/2025/QH15号法律	2026年1月1日生效	建立风险导向的产品质量管理并加强市场后监管。
第37/2026/NĐ-CP号法令	2026年1月23日生效	细化修订后的产品与商品质量法。
第14/2026/TT-BKHCN号通知	2026年5月25日生效	规定合规档案、保存、监督、文件提供及重新申报触发条件。
第54/VBHN-VPQH号海关法合并文本	2026年3月23日发布	海关档案自报关单登记日起保存五年的依据。
第20/2023/QH15号电子交易法	2024年7月1日生效	用于判断数据电文的法律效力、原件条件及电子档案保存要求。
越南国家标准计量质量委员会	2026年5月2日指导	关于持续符合责任和档案保存的官方说明。

翻译说明：本文中文法律名称与内容仅供业务参考，不属于越南法律的正式中文译本。

常见问题

1. 库存售罄后可以销毁测试报告吗？

不能仅依据库存判断。应按保存期限表核对行业规定、海关档案、保修／使用期以及尚未结束的检查、投诉或召回事项。多个期限同时适用时，应采用较晚终点或在销毁前提交法务审核。

2. 是否必须保存纸质原件？

第14/2026/TT-BKHCN号通知对部分档案材料要求“原件”。电子记录只有在符合越南电子交易法及适用行业要求时才可替代；普通扫描件并不当然等同于原件。

3. 测试报告有效多久？

没有统一期限。能否继续使用取决于QCVN、行业规定、认证方式、产品变化及主管机关或认证机构要求。

4. 境外制造商测试报告是否足够？

只有适用制度允许，检测机构／结果按要求被认可、指定或承认，且样品能代表进口货物时才可能足够。

5. 小零部件变化是否需要重新测试？

必须进行影响评价。若变化影响安全指标、功能、用途或已申报特征，可能需要重新测试、认证或申报。

6. 海关五年期限从何时起算？

自报关单登记之日起计算；该期限并非合规档案的统一最长年限。

7. 企业内部由谁负责档案？

应指定明确负责人，通常由QA／合规或产品法务牵头，并与报关、研发、采购、仓库和销售协同。

适用提示：对于2026年5月25日前已完成的声明或认证，应核对第14/2026/TT-BKHCN号通知的过渡条款及证书所载期限。符合过渡条件的，不因新通知本身而必须重新申报；但技术法规、申报内容或产品特征变化时，仍可能需要重新申报。

TGIMEX 实施支持

TGIMEX协助企业把本文内容转化为可直接用于实际货物的检查清单，覆盖输入资料核对、文件准备、节点控制以及相关方协调。

转化为检查清单

为每个操作控制点明确负责人和完成时限。

核对货运数据

比对订舱、运输、贸易、海关及交付证明。

管理操作风险

记录差异、处理措施和判断依据，避免重复发生。

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产品流通后测试报告与合规档案的保存责任