Trong thực tế vận hành, nhiều doanh nghiệp thấy tờ khai đã được đăng ký, được phân luồng xanh hoặc đã nộp thuế liền cho rằng lô hàng “đã xong hải quan”. Cách hiểu này có thể làm lệch kế hoạch lấy hàng, giao hàng, thanh toán với nhà cung cấp và dự toán DEM/DET hoặc lưu bãi. Một lô hàng chỉ được coi là thông quan khi cơ quan hải quan đã ra quyết định thông quan theo điều kiện pháp luật; trạng thái đăng ký tờ khai, kết quả phân luồng, nộp thuế, giải phóng hàng hoặc đưa hàng về bảo quản là các mốc nghiệp vụ khác nhau. Bài viết phân tích dấu hiệu nhận biết lô hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan, cách phân biệt các trạng thái dễ nhầm và các chứng từ, dữ liệu doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi điều xe hoặc bàn giao hàng.

Tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics, compliance và operation. Cập nhật: 17/07/2026.

TÓM TẮT NHANH

Thông quan là gì?

Là quyết định của cơ quan hải quan cho phép hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.

Dấu hiệu xác nhận chính

Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan hoặc công chức hải quan đã ghi nhận/quyết định trạng thái thông quan đối với tờ khai.

Không nên nhầm

Đăng ký tờ khai, phân luồng xanh, nộp thuế, giải phóng hàng và đưa hàng về bảo quản không mặc nhiên đồng nghĩa với thông quan.

Sau thông quan

Hàng vẫn có thể tiếp tục chịu giám sát hải quan cho đến khi ra khỏi khu vực giám sát; doanh nghiệp vẫn phải lưu hồ sơ và chịu trách nhiệm hậu kiểm.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thương mại làm thủ tục hải quan tại Việt Nam theo phương thức điện tử hoặc hồ sơ giấy trong trường hợp pháp luật cho phép. Nội dung tập trung vào trạng thái của hàng hóa và tờ khai hải quan, không thay thế quy trình riêng đối với hành lý, bưu gửi, hàng quá cảnh, tạm nhập tái xuất, kho ngoại quan, doanh nghiệp ưu tiên, phương tiện vận tải hoặc loại hình đặc thù.

Đối với hàng thuộc diện giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm, văn hóa, y tế hoặc quản lý chuyên ngành khác, điều kiện thông quan còn phụ thuộc kết quả hoặc thông báo miễn kiểm tra của cơ quan chuyên ngành. Cần rà theo mã HS, công năng, loại hình, mục đích nhập khẩu/xuất khẩu và hồ sơ thực tế.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò nghiệp vụ
Thủ tục hải quan Customs formalities	Các công việc người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.	Là toàn bộ chuỗi khai báo, nộp/xuất trình hồ sơ, kiểm tra, thực hiện nghĩa vụ thuế và ra quyết định xử lý.
Thông quan hàng hóa Customs clearance	Quyết định cho phép hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu sau khi hoàn thành thủ tục hải quan.	Là mốc pháp lý chính để xác định tờ khai đã được thông quan.
Giải phóng hàng hóa Release of goods	Cho phép xuất khẩu, nhập khẩu khi hàng đủ điều kiện nhưng chưa xác định được số thuế chính thức phải nộp và đã đáp ứng điều kiện thuế/bảo lãnh theo luật.	Cho phép hàng được giải phóng trước khi chốt số thuế cuối cùng; không đồng nhất với thông quan hoàn chỉnh trong mọi trường hợp.
Đưa hàng về bảo quản Goods moved for preservation	Hàng được đưa về địa điểm đáp ứng điều kiện giám sát để bảo quản hoặc chờ kiểm tra chuyên ngành.	Hàng vẫn chịu giám sát hải quan và chưa được tự ý sử dụng, tiêu thụ khi chưa thông quan.
Giám sát hải quan Customs supervision	Biện pháp theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong địa bàn hoạt động hải quan.	Thông quan không phải lúc nào cũng là mốc hàng đã ra khỏi cảng/kho/bãi; còn phải hoàn thành khâu qua khu vực giám sát.
Xác nhận qua khu vực giám sát	Dữ liệu/chứng từ xác nhận hàng đã được phép đưa ra hoặc đưa vào khu vực cảng, kho, bãi theo quy định giám sát.	Là mốc vận hành để lấy/giao hàng; không thay thế quyết định thông quan.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

1. “Hoàn thành thủ tục hải quan” là điều kiện trước khi thông quan

Theo nguyên tắc của Luật Hải quan, hàng hóa được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan. Người khai phải khai và nộp/xuất trình hồ sơ, đưa hàng đến địa điểm kiểm tra khi được yêu cầu, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan. Cơ quan hải quan tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế nếu có, tổ chức thu thuế và ra quyết định thông quan hoặc giải phóng hàng.

2. Không có một “giấy chứng nhận hoàn thành thủ tục” chung cho mọi lô hàng

Đối với hàng hóa, Luật giao cơ quan hải quan quyết định thông quan hoặc giải phóng hàng; bằng chứng nghiệp vụ phổ biến là trạng thái/quyết định thể hiện trên hệ thống hải quan và tờ khai. Cụm từ “xác nhận phương tiện vận tải đã hoàn thành thủ tục hải quan” được quy định riêng đối với phương tiện vận tải, không phải là một giấy chứng nhận chung cấp cho mọi lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên dùng đúng thuật ngữ: tờ khai đã thông quan, hàng đã giải phóng, hàng đã qua khu vực giám sát hoặc hàng đã thực xuất/thực nhập theo mục đích kiểm soát.

3. Thông quan và lấy hàng là hai lớp kiểm soát liên tiếp

Hàng nhập khẩu chịu giám sát từ khi đến địa bàn hải quan cho đến khi được thông quan/giải phóng và đưa ra khỏi địa bàn hoạt động hải quan. Hàng xuất khẩu sau khi thông quan vẫn chịu giám sát cho đến khi ra khỏi địa bàn. Do đó, tờ khai đã thông quan chưa chắc container đã đủ điều kiện giao cổng ngay nếu chưa hoàn thành lệnh giao hàng, phí cảng, xác nhận qua khu vực giám sát, kiểm soát seal hoặc yêu cầu vận hành khác.

Điểm kiểm soát: Chỉ điều xe sau khi đồng thời xác nhận trạng thái tờ khai, điều kiện qua khu vực giám sát, lệnh giao hàng/booking, phí cảng và tình trạng hàng thực tế.

KHI NÀO LÔ HÀNG ĐƯỢC XÁC NHẬN ĐÃ THÔNG QUAN?

Về nguyên tắc, lô hàng được xác nhận đã thông quan khi cơ quan hải quan đã hoàn tất việc kiểm tra cần thiết và ra quyết định thông quan trên cơ sở đáp ứng các điều kiện áp dụng. Tùy lô hàng, các điều kiện thường gồm:

Tờ khai đã được đăng ký hợp lệ; dữ liệu khai báo phù hợp với hồ sơ.
Hồ sơ hải quan đã được nộp/xuất trình đầy đủ theo yêu cầu của luồng và loại hình.
Kiểm tra thực tế, phân tích, phân loại hoặc giám định đã hoàn tất nếu phát sinh.
Hàng đáp ứng chính sách xuất khẩu, nhập khẩu và điều kiện quản lý chuyên ngành.
Kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc thông báo miễn kiểm tra đã được cơ quan hải quan chấp nhận khi thuộc diện.
Thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt và nghĩa vụ tài chính đã được nộp, bảo lãnh hoặc được áp dụng thời hạn nộp theo quy định.
Hệ thống/công chức hải quan đã ghi nhận trạng thái đã thông quan, không còn yêu cầu nghiệp vụ đang treo ngăn việc thông quan.

Cách kiểm tra thực tế: tra cứu trạng thái tờ khai trên phần mềm khai hải quan/hệ thống của cơ quan hải quan; đối chiếu thông báo nghiệp vụ, quyết định thông quan, thông tin thuế và trạng thái giám sát tại cảng/kho/bãi. Không chỉ dựa vào ảnh chụp phân luồng hoặc xác nhận miệng.

PHÂN BIỆT CÁC TRẠNG THÁI DỄ NHẦM

Trạng thái	Ý nghĩa	Đã thông quan chưa?	Việc cần kiểm tra tiếp
Tờ khai đã đăng ký	Cơ quan hải quan đã chấp nhận việc khai và cấp số tờ khai.	Chưa.	Phân luồng, hồ sơ, kiểm tra, thuế, chính sách mặt hàng.
Luồng xanh	Hệ thống không yêu cầu kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế theo phân luồng ban đầu.	Chưa chắc. Vẫn phải đáp ứng điều kiện thuế, chính sách và các cảnh báo hệ thống.	Trạng thái thông quan cuối cùng, thuế, giấy phép/kết quả chuyên ngành.
Đã nộp thuế	Nghĩa vụ thuế đã được ghi nhận hoặc bảo lãnh.	Chưa chắc.	Kiểm tra hồ sơ, kiểm hóa, tham vấn, chính sách chuyên ngành.
Đưa hàng về bảo quản	Hàng được chuyển về địa điểm bảo quản dưới giám sát để chờ kết quả/điều kiện.	Chưa.	Kết quả chuyên ngành, nguyên trạng hàng, điều kiện sử dụng/tiêu thụ.
Giải phóng hàng	Hàng đủ điều kiện xuất/nhập nhưng số thuế chính thức chưa được xác định.	Không đồng nhất với thông quan hoàn chỉnh.	Số thuế chính thức, nghĩa vụ bổ sung và trạng thái tờ khai.
Đã thông quan	Cơ quan hải quan đã ra quyết định thông quan đối với tờ khai.	Có.	Qua khu vực giám sát, lấy/giao hàng, lưu hồ sơ sau thông quan.
Đã qua khu vực giám sát	Hàng đã hoàn thành mốc đưa ra/đưa vào khu vực cảng, kho, bãi theo giám sát.	Thường đi sau thông quan/giải phóng đối với hàng nhập; là dữ liệu quan trọng để chứng minh thực xuất đối với hàng xuất.	Đối chiếu manifest, vận đơn, chứng từ giao nhận và trạng thái thực xuất/thực nhập.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Nhóm dữ liệu	Tài liệu/nguồn	Ai thường chuẩn bị	Điểm phải khớp	Dùng để xác nhận
Tờ khai và thông báo hệ thống	Tờ khai hải quan, thông báo phân luồng, yêu cầu nghiệp vụ, quyết định/trạng thái thông quan	Người khai hải quan/đại lý hải quan	Số tờ khai, loại hình, mã HS, trị giá, thuế, trạng thái	Tờ khai đã đăng ký, đang xử lý hay đã thông quan
Chứng từ thương mại	Invoice, Packing List, hợp đồng/PO, B/L hoặc AWB	Shipper, importer/exporter, forwarder	Tên hàng, số lượng, trọng lượng, model, xuất xứ, điều kiện giao hàng	Tính nhất quán của hồ sơ khai báo
Chính sách mặt hàng	Giấy phép, đăng ký, kết quả kiểm tra chuyên ngành, thông báo miễn kiểm tra	Importer/exporter, bộ phận compliance	Pháp nhân, model, mã HS, lô hàng, ngày hiệu lực	Đủ điều kiện xuất khẩu/nhập khẩu
Thuế và nghĩa vụ tài chính	Thông tin nộp thuế điện tử, bảo lãnh, quyết định xử phạt nếu có	Kế toán, người khai hải quan, ngân hàng	Số tờ khai, chương/tiểu mục, số tiền, thời điểm ghi nhận	Điều kiện tài chính trước thông quan
Kiểm tra/giám định	Biên bản kiểm hóa, kết quả phân tích phân loại, chứng thư giám định	Hải quan, tổ chức giám định, doanh nghiệp	Mẫu hàng, seal, model, mô tả, kết luận	Hoàn tất yêu cầu kiểm tra
Giám sát cảng/kho/bãi	Dữ liệu qua khu vực giám sát, lệnh giao hàng, phiếu EIR, booking	Cảng/kho/bãi, hãng tàu, forwarder	Container, seal, B/L, số tờ khai, phương tiện nhận hàng	Điều kiện lấy/giao hàng thực tế

QUY TRÌNH XÁC NHẬN TỪ TỜ KHAI ĐẾN KHI LẤY/GIAO HÀNG

Đăng ký tờ khai. Kiểm tra hệ thống đã chấp nhận khai và cấp số tờ khai; chưa kết luận thông quan ở bước này.

Xử lý phân luồng. Luồng xanh kiểm điều kiện hệ thống; luồng vàng nộp/xuất trình hồ sơ; luồng đỏ phối hợp kiểm tra thực tế.

Hoàn tất chính sách mặt hàng. Bổ sung giấy phép, C/O, kết quả kiểm dịch/kiểm tra chất lượng hoặc tài liệu kỹ thuật theo yêu cầu.

Hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Đối chiếu thuế đã nộp/được bảo lãnh, tiền phạt và các khoản phải thu khác nếu phát sinh.

Xác nhận quyết định thông quan. Kiểm tra trạng thái cuối trên hệ thống/tờ khai và các thông báo nghiệp vụ; lưu bằng chứng điện tử theo lô.

Hoàn tất giám sát và giao nhận. Kiểm tra điều kiện qua khu vực giám sát, lệnh giao hàng/booking, phí cảng, container-seal và phương án vận chuyển.

Lưu hồ sơ sau thông quan. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã thông quan phải được lưu 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, trừ chứng từ gốc đã nộp cho cơ quan hải quan và trường hợp pháp luật khác có quy định; hồ sơ theo lô nên gồm tờ khai, chứng từ thương mại, C/O, giấy phép, kết quả chuyên ngành, chứng từ thuế và tài liệu giải trình.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Biện pháp kiểm soát
Cho rằng luồng xanh là đã thông quan	Chỉ nhìn kết quả phân luồng ban đầu	Điều xe sớm, chờ cổng, phát sinh phí chờ và lệch lịch giao	Kiểm tra trạng thái thông quan cuối, thuế và cảnh báo hệ thống
Nhầm giải phóng hàng với thông quan	Không phân biệt điều kiện thuế tạm tính và quyết định cuối	Bỏ sót nghĩa vụ thuế, hồ sơ theo dõi chưa khép kín	Tách cột “release” và “clearance” trong bảng theo dõi lô hàng
Sử dụng hàng đưa về bảo quản	Hiểu sai rằng đưa hàng khỏi cảng là được phép lưu thông	Rủi ro vi phạm giám sát, bị xử lý và ảnh hưởng tuân thủ	Niêm phong/quản lý nguyên trạng, chỉ sử dụng khi đủ điều kiện
Tờ khai thông quan nhưng chưa lấy được hàng	Thiếu D/O, phí cảng, xác nhận giám sát, sai container/seal	DEM/DET, storage, chậm giao hàng	Chạy song song checklist hải quan và checklist cảng/hãng tàu
Không lưu bằng chứng trạng thái	Chỉ theo dõi qua trao đổi miệng hoặc ảnh rời	Khó đối soát, khó giải trình khi hậu kiểm hoặc tranh chấp	Lưu thông báo hệ thống, tờ khai, chứng từ thuế và log nghiệp vụ theo lô
Cho rằng thông quan là kết thúc mọi trách nhiệm	Không quản trị nghĩa vụ sau thông quan	Rủi ro khai bổ sung, truy thu, xử phạt, kiểm tra sau thông quan	Duy trì audit trail, rà nhãn, C/O, HS, trị giá và chính sách lưu thông

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Văn bản	Cơ quan/hiệu lực	Vai trò	Điều khoản/nội dung cần chú ý
Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH năm 2026 – Luật Hải quan	Văn phòng Quốc hội; ban hành ngày 23/03/2026	Văn bản hợp nhất hiện hành để tra cứu khung pháp lý về thủ tục, thông quan, giải phóng hàng và giám sát	Điều 18 khoản 2 điểm đ; Điều 21; Điều 35–38. Văn bản hợp nhất không làm phát sinh hiệu lực mới, mà tập hợp Luật Hải quan và các nội dung sửa đổi đang áp dụng
Nghị định 08/2015/NĐ-CP	Chính phủ; hiệu lực từ 15/03/2015	Quy định chi tiết thi hành Luật Hải quan	Đọc cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành
Nghị định 59/2018/NĐ-CP	Chính phủ; hiệu lực từ 05/06/2018	Sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP	Rà thủ tục, hồ sơ, kiểm tra và giám sát theo nội dung sửa đổi
Nghị định 167/2025/NĐ-CP	Chính phủ; hiệu lực từ 15/08/2025	Tiếp tục sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP	Đối chiếu bản hiện hành theo loại hình, phương thức và nghiệp vụ cụ thể
Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC	Bộ Tài chính; TT39 hiệu lực từ 05/06/2018	Hướng dẫn hồ sơ, khai báo, kiểm tra, giám sát và quản lý thuế XNK	Áp dụng theo nội dung đã được sửa đổi, bổ sung
Thông tư 121/2025/TT-BTC	Bộ Tài chính; hiệu lực từ 01/02/2026	Sửa đổi, bổ sung các thông tư về thủ tục hải quan và quản lý thuế XNK	Rà quy định đang áp dụng tại thời điểm đăng ký tờ khai
Nghị định 169/2026/NĐ-CP	Chính phủ; hiệu lực từ 01/07/2026	Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan	Đối chiếu khi đánh giá rủi ro khai sai, vi phạm giám sát, sử dụng hàng chưa đủ điều kiện hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ hải quan

Luật Hải quan hợp nhất 54/VBHN-VPQH
Nghị định 167/2025/NĐ-CP
Thông tư 121/2025/TT-BTC
Nghị định 169/2026/NĐ-CP

Nguồn tra cứu ưu tiên: Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, Công báo điện tử và Cục Hải quan. Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH ngày 23/03/2026 là bản tra cứu hợp nhất hiện hành; doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu nghị định, thông tư, chính sách mặt hàng và hướng dẫn của đơn vị hải quan có thẩm quyền tại thời điểm đăng ký tờ khai.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Tờ khai luồng xanh có chắc chắn được thông quan ngay không?

Không mặc nhiên. Luồng xanh là kết quả quản lý rủi ro ban đầu; tờ khai vẫn phải đáp ứng điều kiện thuế, chính sách mặt hàng và không có cảnh báo hoặc yêu cầu nghiệp vụ đang treo.

2. Đã nộp đủ thuế có nghĩa là hoàn thành thủ tục hải quan chưa?

Chưa chắc. Nộp thuế chỉ là một điều kiện. Hồ sơ, kiểm tra thực tế, kết quả chuyên ngành, trị giá, mã HS hoặc yêu cầu khác vẫn có thể chưa hoàn tất.

3. Hàng được giải phóng có được coi là đã thông quan không?

Giải phóng hàng là cơ chế riêng khi chưa xác định được số thuế chính thức. Doanh nghiệp phải tiếp tục theo dõi việc chốt thuế và trạng thái tờ khai; không nên dùng hai thuật ngữ thay thế cho nhau.

4. Tờ khai đã thông quan nhưng tại sao cảng chưa cho lấy hàng?

Vì còn lớp giám sát và giao nhận: xác nhận qua khu vực giám sát, D/O, phí cảng, lệnh giao nhận, container/seal, booking hoặc điều kiện vận hành của cảng/hãng tàu.

5. Thông quan rồi có thể bị kiểm tra lại không?

Có. Doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ lưu hồ sơ, khai bổ sung khi phát hiện sai sót và có thể chịu kiểm tra sau thông quan, thanh tra, ấn định thuế hoặc xử lý vi phạm nếu phát hiện sai phạm.

6. Chứng từ nào dùng để chứng minh lô hàng đã hoàn tất khâu hải quan?

Tùy mục đích, thường dùng tờ khai/trạng thái đã thông quan, thông báo nghiệp vụ, chứng từ thuế và dữ liệu qua khu vực giám sát. Với hàng xuất khẩu, cần phân biệt thêm trạng thái thông quan với dữ liệu hàng đã thực xuất.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Trạng thái và tên thông báo có thể khác theo hệ thống khai hải quan, loại hình, phương thức vận tải và nghiệp vụ của từng chi cục. Bài viết không thay thế quyết định của cơ quan hải quan, hướng dẫn chuyên ngành hoặc tư vấn cho một hồ sơ cụ thể.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN