English
中文 (中国)
QT.MP.01.03: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM NHẬP KHẨU
QT.MP.01.03 là quy trình thao tác chuẩn được Cục Quản lý Dược công bố cho nghiệp vụ tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Khi áp dụng hiện tại, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: quy trình này đã được công bố công khai trên DAV nhưng đã có quy trình trực tuyến mới QT.MP.01.04 thay thế theo tài liệu DAV. Bài viết đặt quy định này trong bối cảnh áp dụng thực tế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, làm rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng chịu tác động và các đầu việc cần rà soát trước khi dùng văn bản làm căn cứ xử lý hồ sơ. Khi triển khai, doanh nghiệp nên đối chiếu hiệu lực, văn bản sửa đổi hoặc hướng dẫn liên quan tại đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ, đồng thời lưu lại căn cứ và phiên bản tài liệu đã sử dụng để thuận tiện giải trình.
TÓM TẮT NHANH
Luồng tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu tại Cục Quản lý Dược.
DAV đăng công khai bản QT.MP.01.03 ngày 13/04/2015 và bản mục ISO ngày 03/07/2018.
QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03 đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến.
Lưu ý pháp lý: QT.MP.01.03 là quy trình thao tác chuẩn/hành chính của DAV, không phải thông tư hay nghị định. Bài viết dùng để rà soát tác động nghiệp vụ cho doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ thực tế trên Cổng Một cửa Quốc gia hoặc hệ thống của Cục Quản lý Dược.
THÔNG TIN VĂN BẢN / QUY TRÌNH
| Trường thông tin | Nội dung rà soát |
|---|---|
| Tên quy trình | Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu |
| Mã số | QT.MP.01.03 |
| Cơ quan công bố/nguồn | Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế (DAV) |
| Ngày đăng công khai trên DAV | 13/04/2015; bản mục ISO/cải cách hành chính hiển thị ngày 03/07/2018 |
| Loại tài liệu | Quy trình thao tác chuẩn trong hệ thống quản lý chất lượng/ISO hành chính |
| Phạm vi nghiệp vụ | Tiếp nhận, phân công, xem xét và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu |
| Tình trạng hiện hành cần lưu ý | Theo Quyết định/SOP DAV, QT.MP.01.04 là quy trình trực tuyến thay thế cho QT.MP.01.03 |
| Nhóm doanh nghiệp bị tác động | Importer mỹ phẩm, brand owner, distributor, legal/compliance, procurement, forwarder và đơn vị khai thuê hải quan |
NỘI DUNG CHÍNH CẦN LƯU Ý
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm, QT.MP.01.03 có giá trị tham chiếu về logic xử lý hồ sơ công bố trước khi sản phẩm được đưa ra lưu thông tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi triển khai hiện tại, cần đối chiếu với quy trình trực tuyến QT.MP.01.04, Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, bổ sung đang còn áp dụng.
| Nhóm nội dung | Điểm cần đọc | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tiếp nhận hồ sơ | Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được tiếp nhận theo luồng hành chính của Cục Quản lý Dược. | Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ trước khi hàng lưu thông, đặc biệt Phiếu công bố, CFS, ủy quyền và dữ liệu sản phẩm. |
| Phân công xử lý | Hồ sơ được chuyển/phân công cho chuyên viên xử lý. | Các lỗi về tên sản phẩm, nhà sản xuất, công thức, CFS, giấy ủy quyền có thể làm phát sinh yêu cầu sửa đổi/bổ sung. |
| Xem xét hồ sơ | Hồ sơ đạt thì chuyển bước cấp số; hồ sơ chưa đạt thì thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung hoặc không cấp số. | Cần chuẩn hóa dữ liệu ngay từ trước khi nộp để tránh kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng kế hoạch nhập khẩu. |
| Kết quả xử lý | Doanh nghiệp nhận số tiếp nhận Phiếu công bố hoặc văn bản/ý kiến xử lý theo hồ sơ. | Số tiếp nhận là điều kiện quan trọng trước khi đưa mỹ phẩm nhập khẩu ra lưu thông hợp pháp. |
| Lưu hồ sơ | Hồ sơ được lưu theo hệ thống/quy trình của DAV; doanh nghiệp vẫn phải lưu PIF và chứng từ liên quan. | Phục vụ hậu kiểm, kiểm tra sau thông quan, quản lý thị trường và giải trình khi có nghi vấn về nhãn/claim/chất lượng. |
ĐỐI TƯỢNG / NHÓM HÀNG CHỊU TÁC ĐỘNG
| Nhóm phân tích | Cách xác định | Tài liệu cần đối chiếu | Điều kiện kích hoạt |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm | Có sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu dự kiến lưu thông tại Việt Nam. | Business license, hợp đồng, invoice, packing list, catalogue, label artwork. | Sản phẩm đưa ra thị trường hoặc dùng cho hoạt động thương mại. |
| Chủ sở hữu thương hiệu/nhà phân phối | Đứng tên hoặc ủy quyền cho tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. | Giấy ủy quyền, CFS, hợp đồng phân phối, hồ sơ nhà sản xuất. | Có trách nhiệm pháp lý về an toàn, hiệu quả, chất lượng, nhãn và thông tin sản phẩm. |
| Nhóm mỹ phẩm nhập khẩu | Skincare, makeup, haircare, bodycare, fragrance, oral care dạng mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân thuộc phạm vi mỹ phẩm. | INCI, formula, claim, catalogue, artwork, MSDS nếu có cồn/aerosol. | Không áp dụng chung cho thuốc, thực phẩm, thiết bị y tế, diệt khuẩn hoặc sản phẩm có claim điều trị. |
| Logistics/forwarder/customs broker | Hỗ trợ chứng từ, khai báo, timeline hàng về và hồ sơ liên quan đến thông quan. | B/L/AWB, manifest, HS, C/O, giấy tờ công bố nếu hàng lưu thông. | Rủi ro phát sinh khi hàng đã về nhưng số công bố/nhãn/hồ sơ chưa hoàn chỉnh. |
TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU / LOGISTICS
| Khâu vận hành | Tác động chính | Điểm chặn rủi ro trước ETA |
|---|---|---|
| Trước đặt hàng | Cần xác định sản phẩm có phải mỹ phẩm hay không, claim có vượt ranh giới mỹ phẩm không. | Rà INCI, công dụng, nhãn gốc, catalogue, ảnh bao bì, MSDS nếu cần. |
| Trước khi nộp công bố | Dữ liệu công bố phải khớp hồ sơ của nhà sản xuất/chủ sở hữu. | Kiểm tra tên sản phẩm, dạng sản phẩm, nhà sản xuất, nước sản xuất, CFS, giấy ủy quyền. |
| Trước ETD/ETA | Nếu hàng dự kiến lưu thông ngay sau nhập, số tiếp nhận và nhãn cần được kiểm soát sớm. | Không để hàng về cảng rồi mới rà công bố, tránh lưu kho, lưu bãi, DEM/DET. |
| Khai báo hải quan | Hồ sơ mỹ phẩm có thể bị yêu cầu bổ sung nếu thông tin hàng hóa/chứng từ không khớp. | Đối chiếu mô tả hàng, HS, trị giá, xuất xứ, số lượng, label, số công bố nếu có. |
| Sau thông quan/lưu thông | Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu PIF, nhãn, hồ sơ công bố và dữ liệu an toàn sản phẩm. | Chuẩn bị hồ sơ phục vụ hậu kiểm, quản lý thị trường, thu hồi nếu sản phẩm không đạt. |
CHECKLIST HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN RÀ SOÁT
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần có | Dùng cho bước nào | Lỗi thường gặp | Cách kiểm tra |
|---|---|---|---|---|
| Hồ sơ pháp nhân | Đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp; thông tin tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. | Đứng tên công bố và chịu trách nhiệm sản phẩm. | Tên doanh nghiệp/mã số thuế/địa chỉ không khớp. | Đối chiếu với tài khoản nộp hồ sơ, giấy ủy quyền và invoice. |
| Phiếu công bố | Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu hiện hành; dữ liệu thành phần, công dụng, dạng sản phẩm. | Nộp công bố trên hệ thống. | Sai tên sản phẩm, sai dạng sản phẩm, thiếu thông tin nhà sản xuất. | Đối chiếu label, catalogue, formula, CFS và ủy quyền. |
| Giấy ủy quyền | Authorization letter từ nhà sản xuất/chủ sở hữu sản phẩm. | Chứng minh quyền công bố/đưa sản phẩm ra thị trường. | Hết hạn, sai tên bên được ủy quyền, thiếu hợp pháp hóa nếu cần. | Kiểm tra hiệu lực, phạm vi ủy quyền, sản phẩm/nhãn hàng được ủy quyền. |
| CFS | Certificate of Free Sale hoặc tài liệu tương đương theo quy định hiện hành. | Chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu/sản xuất. | Không đúng cơ quan cấp, hết hạn, không thể hiện đủ sản phẩm. | Đối chiếu sản phẩm, nhà sản xuất, nước cấp, hợp pháp hóa/lãnh sự nếu áp dụng. |
| Bộ chứng từ nhập khẩu | Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O nếu xin ưu đãi, catalogue, ảnh nhãn. | Thông quan và đối chiếu hồ sơ công bố. | Tên hàng/model/quy cách khác với hồ sơ công bố. | Lập bảng mapping theo SKU, tên thương mại, dung tích, mã sản phẩm. |
| Hồ sơ sau công bố | Số tiếp nhận, PIF, nhãn phụ, tài liệu an toàn, tài liệu claim. | Lưu thông thị trường và hậu kiểm. | Không lưu PIF hoặc nhãn/claim khác với hồ sơ đã công bố. | Thiết lập folder lưu hồ sơ theo số tiếp nhận và lô nhập. |
GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ
- DAV (Drug Administration of Vietnam): Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế.
- QT.MP.01.03: mã quy trình thao tác chuẩn của DAV cho hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu.
- QT.MP.01.04: quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến, được nêu là thay thế QT.MP.01.03.
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: hồ sơ thông báo/công bố trước khi mỹ phẩm được đưa ra lưu thông theo quy định quản lý mỹ phẩm.
- CFS (Certificate of Free Sale): Giấy chứng nhận lưu hành tự do, dùng để chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước cấp.
- PIF (Product Information File): Hồ sơ thông tin sản phẩm, phục vụ hậu kiểm và chứng minh an toàn/chất lượng mỹ phẩm.
VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT
| Nhóm văn bản | Tên/số hiệu văn bản | Cơ quan ban hành | Hiệu lực/thời điểm áp dụng | Vai trò trong thủ tục | Điều/phụ lục cần chú ý | Ghi chú rà soát |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Quy trình DAV | QT.MP.01.03 – Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu | Cục Quản lý Dược | DAV công bố công khai năm 2015/2018 | Nguồn quy trình gốc cần tra cứu khi rà hồ sơ cũ | File RAR đính kèm trên DAV | Hiện cần kiểm tra phiên bản còn áp dụng theo DAV. |
| Quy trình thay thế | QT.MP.01.04 – Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến | Cục Quản lý Dược | Ban hành trong hệ thống ISO 9001:2015; thay thế QT.MP.01.03 | Luồng xử lý trực tuyến hiện hành tham chiếu theo DAV | Mục 7 – nội dung quy trình; mục 8 – hồ sơ của quy trình | Dùng để đối chiếu khi nộp hồ sơ online. |
| Quyết định DAV | Quyết định ban hành 04 quy trình thao tác chuẩn trong hệ thống ISO 9001:2015 | Cục Quản lý Dược | Có hiệu lực kể từ ngày ký | Nêu QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03 | Điều 1, khoản 2 | Cần đối chiếu bản PDF ký số/bản đăng trên DAV. |
| Thông tư | Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm | Bộ Y tế | Hiệu lực từ 01/04/2011 | Khung pháp lý chính về công bố, nhãn, PIF, an toàn, quảng cáo, hậu kiểm mỹ phẩm | Điều 4–10, Điều 11, Điều 13 và phụ lục liên quan | Đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần. |
| Thông tư sửa đổi | Thông tư 34/2025/TT-BYT sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT | Bộ Y tế | Hiệu lực từ 18/08/2025 | Cập nhật quy định hồ sơ/cách thức quản lý mỹ phẩm | Các điều sửa đổi về hồ sơ công bố và quản lý mỹ phẩm | Bắt buộc rà khi nộp hồ sơ sau mốc hiệu lực. |
| Văn bản hợp nhất | Văn bản hợp nhất Thông tư quản lý mỹ phẩm trên DAV | Bộ Y tế/Cục Quản lý Dược | Bản hợp nhất cập nhật đến 2025 | Giúp doanh nghiệp đọc bản hợp nhất của Thông tư 06 và các sửa đổi | Các điều/phụ lục về hồ sơ công bố, nhãn, PIF, an toàn | Dùng để tra cứu nhanh nhưng vẫn cần đối chiếu văn bản gốc. |
| Hải quan/thuế | Biểu thuế XNK, quy định trị giá hải quan, C/O và hồ sơ hải quan | Bộ Tài chính/Hải quan | Theo thời điểm mở tờ khai | Tác động đến HS, thuế, trị giá, C/O khi nhập khẩu mỹ phẩm | HS, trị giá, xuất xứ, chính sách mặt hàng | Không tự chốt HS/thuế nếu chưa có hồ sơ sản phẩm. |
XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC
Do QT.MP.01.03 được DAV đăng dưới dạng tệp nén .RAR, bài viết gắn trực tiếp nguồn DAV để doanh nghiệp tải và đối chiếu. Với nghiệp vụ hiện hành, nên xem thêm QT.MP.01.04 và văn bản hợp nhất quản lý mỹ phẩm.
Ghi chú nguồn: Khi trích dẫn hoặc phát hành lại thông tin từ DAV, cần ghi rõ nguồn Cục Quản lý Dược/Bộ Y tế. Doanh nghiệp nên lưu bản tải về trong hồ sơ pháp lý nội bộ để đối chiếu khi có thay đổi quy trình.
TOÀN VĂN / KHUNG XEM TRƯỚC TÀI LIỆU
QT.MP.01.03 – QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM NHẬP KHẨU
Nguồn công bố: Cổng thông tin điện tử Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.
Hình thức file gốc: Tệp nén RAR đính kèm trên trang DAV.
Cách hiển thị trong bài: Gắn nút tải file gốc QT.MP.01.03 và nhúng khung xem trước các tài liệu hiện hành liên quan gồm Quyết định/SOP thay thế, QT.MP.01.04 và văn bản hợp nhất quản lý mỹ phẩm. Không dựng lại nội dung từ file RAR khi chưa có bản trích xuất đầy đủ để tránh rút gọn hoặc sai lệch nội dung gốc.
Nguồn: Cục Quản lý Dược. PDF này nêu QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03; cần đối chiếu khi áp dụng hiện tại.
Nguồn: Cục Quản lý Dược. Tài liệu dùng để đối chiếu quy trình xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến hiện hành theo DAV.
Nguồn: Cục Quản lý Dược. Bản hợp nhất giúp rà khung pháp lý nền về quản lý mỹ phẩm; không thay thế văn bản gốc khi cần viện dẫn chính thức.
FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP
1. QT.MP.01.03 hiện còn dùng để nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu không?
Cần kiểm tra phiên bản hiện hành trên DAV. Theo tài liệu DAV về quy trình ISO 9001:2015, QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03 cho hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến.
2. Vì sao vẫn cần đọc QT.MP.01.03?
QT.MP.01.03 có giá trị tham chiếu khi rà hồ sơ cũ, lịch sử xử lý, logic tiếp nhận và cách doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi chuyển sang quy trình trực tuyến.
3. Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm những nhóm tài liệu chính nào?
Thông thường cần Phiếu công bố, giấy ủy quyền, CFS, thông tin sản phẩm, nhãn/artwork và các tài liệu liên quan theo quy định quản lý mỹ phẩm hiện hành. Thành phần cụ thể cần đối chiếu Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi.
4. Hàng mỹ phẩm đã về cảng nhưng chưa có số công bố thì xử lý thế nào?
Doanh nghiệp cần rà tình trạng hồ sơ, mục đích nhập khẩu, điều kiện lưu thông, nhãn, HS và chứng từ thông quan. Không nên đưa hàng ra thị trường nếu chưa hoàn tất điều kiện công bố/lưu thông theo quy định.
5. Quy trình DAV có làm thay đổi HS, thuế hoặc C/O không?
Không trực tiếp. Quy trình DAV điều chỉnh luồng xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm. HS, thuế và C/O vẫn phải rà theo biểu thuế, hồ sơ kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ và quy định hải quan tại thời điểm nhập khẩu.
6. Sau khi có số tiếp nhận Phiếu công bố, doanh nghiệp cần lưu gì?
Cần lưu số tiếp nhận, hồ sơ công bố, PIF, CFS, giấy ủy quyền, nhãn phụ, chứng từ nhập khẩu, tài liệu an toàn/claim và hồ sơ phân phối để phục vụ hậu kiểm, quản lý thị trường và kiểm tra sau thông quan.
CẦN RÀ SOÁT THỦ TỤC HOẶC PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi trước tên hàng, tuyến vận chuyển, hồ sơ hiện có hoặc yêu cầu triển khai để được định hướng phương án phù hợp, đúng trọng tâm và bám sát thực tế lô hàng.
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu rượu trái cây: HS, ATTP, tem rượu và thuế 2026
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu rượu thảo mộc
Thủ tục nhập khẩu sparkling wine 2026: giấy phép, ATTP, tem, thuế và C/O
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu whisky
Thủ tục nhập khẩu Sake / Soju vào Việt Nam: HS, ATTP, tem điện tử, TTĐB và C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu Brandy / Cognac: HS, giấy phép rượu, ATTP, tem và thuế 2026
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu nước tăng lực
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu nước thảo mộc: HS, ATTP, tự công bố và nhãn 2026
Thủ tục nhập khẩu cà phê đóng chai/lon: HS, ATTP, VAT, nhãn và hồ sơ 2026
Thủ tục nhập khẩu bia vào Việt Nam: HS, ATTP, thuế TTĐB, VAT, C/O và nhãn 2026
Thủ tục nhập khẩu rượu trắng / Baijiu / Spirits 2026: HS, giấy phép, ATTP, tem và thuế
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu trà sữa đóng chai/lon
Thủ tục nhập khẩu nước ngọt có gas: HS, ATTP, VAT, TTĐB, C/O và nhãn
Thủ tục nhập khẩu nước trái cây / fruit juice vào Việt Nam 2026
Thủ tục nhập khẩu trà đóng chai: HS, ATTP, nhãn, VAT và thuế đường