QT.MP.01.03 là quy trình thao tác chuẩn được Cục Quản lý Dược công bố cho nghiệp vụ tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Khi áp dụng hiện tại, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: quy trình này đã được công bố công khai trên DAV nhưng đã có quy trình trực tuyến mới QT.MP.01.04 thay thế theo tài liệu DAV.

TÓM TẮT NHANH

Văn bản/quy trình điều chỉnh

Luồng tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu tại Cục Quản lý Dược.

Mốc cần chú ý

DAV đăng công khai bản QT.MP.01.03 ngày 13/04/2015 và bản mục ISO ngày 03/07/2018.

Tình trạng nghiệp vụ

QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03 đối với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến.

Lưu ý pháp lý: QT.MP.01.03 là quy trình thao tác chuẩn/hành chính của DAV, không phải thông tư hay nghị định. Bài viết dùng để rà soát tác động nghiệp vụ cho doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm, không thay thế việc kiểm tra hồ sơ thực tế trên Cổng Một cửa Quốc gia hoặc hệ thống của Cục Quản lý Dược.

THÔNG TIN VĂN BẢN / QUY TRÌNH

Trường thông tin	Nội dung rà soát
Tên quy trình	Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu
Mã số	QT.MP.01.03
Cơ quan công bố/nguồn	Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế (DAV)
Ngày đăng công khai trên DAV	13/04/2015; bản mục ISO/cải cách hành chính hiển thị ngày 03/07/2018
Loại tài liệu	Quy trình thao tác chuẩn trong hệ thống quản lý chất lượng/ISO hành chính
Phạm vi nghiệp vụ	Tiếp nhận, phân công, xem xét và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu
Tình trạng hiện hành cần lưu ý	Theo Quyết định/SOP DAV, QT.MP.01.04 là quy trình trực tuyến thay thế cho QT.MP.01.03
Nhóm doanh nghiệp bị tác động	Importer mỹ phẩm, brand owner, distributor, legal/compliance, procurement, forwarder và đơn vị khai thuê hải quan

NỘI DUNG CHÍNH CẦN LƯU Ý

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm, QT.MP.01.03 có giá trị tham chiếu về logic xử lý hồ sơ công bố trước khi sản phẩm được đưa ra lưu thông tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi triển khai hiện tại, cần đối chiếu với quy trình trực tuyến QT.MP.01.04, Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, bổ sung đang còn áp dụng.

Nhóm nội dung	Điểm cần đọc	Ý nghĩa vận hành
Tiếp nhận hồ sơ	Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được tiếp nhận theo luồng hành chính của Cục Quản lý Dược.	Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ trước khi hàng lưu thông, đặc biệt Phiếu công bố, CFS, ủy quyền và dữ liệu sản phẩm.
Phân công xử lý	Hồ sơ được chuyển/phân công cho chuyên viên xử lý.	Các lỗi về tên sản phẩm, nhà sản xuất, công thức, CFS, giấy ủy quyền có thể làm phát sinh yêu cầu sửa đổi/bổ sung.
Xem xét hồ sơ	Hồ sơ đạt thì chuyển bước cấp số; hồ sơ chưa đạt thì thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung hoặc không cấp số.	Cần chuẩn hóa dữ liệu ngay từ trước khi nộp để tránh kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng kế hoạch nhập khẩu.
Kết quả xử lý	Doanh nghiệp nhận số tiếp nhận Phiếu công bố hoặc văn bản/ý kiến xử lý theo hồ sơ.	Số tiếp nhận là điều kiện quan trọng trước khi đưa mỹ phẩm nhập khẩu ra lưu thông hợp pháp.
Lưu hồ sơ	Hồ sơ được lưu theo hệ thống/quy trình của DAV; doanh nghiệp vẫn phải lưu PIF và chứng từ liên quan.	Phục vụ hậu kiểm, kiểm tra sau thông quan, quản lý thị trường và giải trình khi có nghi vấn về nhãn/claim/chất lượng.

ĐỐI TƯỢNG / NHÓM HÀNG CHỊU TÁC ĐỘNG

Nhóm phân tích	Cách xác định	Tài liệu cần đối chiếu	Điều kiện kích hoạt
Doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm	Có sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu dự kiến lưu thông tại Việt Nam.	Business license, hợp đồng, invoice, packing list, catalogue, label artwork.	Sản phẩm đưa ra thị trường hoặc dùng cho hoạt động thương mại.
Chủ sở hữu thương hiệu/nhà phân phối	Đứng tên hoặc ủy quyền cho tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.	Giấy ủy quyền, CFS, hợp đồng phân phối, hồ sơ nhà sản xuất.	Có trách nhiệm pháp lý về an toàn, hiệu quả, chất lượng, nhãn và thông tin sản phẩm.
Nhóm mỹ phẩm nhập khẩu	Skincare, makeup, haircare, bodycare, fragrance, oral care dạng mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân thuộc phạm vi mỹ phẩm.	INCI, formula, claim, catalogue, artwork, MSDS nếu có cồn/aerosol.	Không áp dụng chung cho thuốc, thực phẩm, thiết bị y tế, diệt khuẩn hoặc sản phẩm có claim điều trị.
Logistics/forwarder/customs broker	Hỗ trợ chứng từ, khai báo, timeline hàng về và hồ sơ liên quan đến thông quan.	B/L/AWB, manifest, HS, C/O, giấy tờ công bố nếu hàng lưu thông.	Rủi ro phát sinh khi hàng đã về nhưng số công bố/nhãn/hồ sơ chưa hoàn chỉnh.

TÁC ĐỘNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU / LOGISTICS

Khâu vận hành	Tác động chính	Điểm chặn rủi ro trước ETA
Trước đặt hàng	Cần xác định sản phẩm có phải mỹ phẩm hay không, claim có vượt ranh giới mỹ phẩm không.	Rà INCI, công dụng, nhãn gốc, catalogue, ảnh bao bì, MSDS nếu cần.
Trước khi nộp công bố	Dữ liệu công bố phải khớp hồ sơ của nhà sản xuất/chủ sở hữu.	Kiểm tra tên sản phẩm, dạng sản phẩm, nhà sản xuất, nước sản xuất, CFS, giấy ủy quyền.
Trước ETD/ETA	Nếu hàng dự kiến lưu thông ngay sau nhập, số tiếp nhận và nhãn cần được kiểm soát sớm.	Không để hàng về cảng rồi mới rà công bố, tránh lưu kho, lưu bãi, DEM/DET.
Khai báo hải quan	Hồ sơ mỹ phẩm có thể bị yêu cầu bổ sung nếu thông tin hàng hóa/chứng từ không khớp.	Đối chiếu mô tả hàng, HS, trị giá, xuất xứ, số lượng, label, số công bố nếu có.
Sau thông quan/lưu thông	Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu PIF, nhãn, hồ sơ công bố và dữ liệu an toàn sản phẩm.	Chuẩn bị hồ sơ phục vụ hậu kiểm, quản lý thị trường, thu hồi nếu sản phẩm không đạt.

CHECKLIST HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN RÀ SOÁT

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có	Dùng cho bước nào	Lỗi thường gặp	Cách kiểm tra
Hồ sơ pháp nhân	Đăng ký kinh doanh có ngành nghề phù hợp; thông tin tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.	Đứng tên công bố và chịu trách nhiệm sản phẩm.	Tên doanh nghiệp/mã số thuế/địa chỉ không khớp.	Đối chiếu với tài khoản nộp hồ sơ, giấy ủy quyền và invoice.
Phiếu công bố	Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo mẫu hiện hành; dữ liệu thành phần, công dụng, dạng sản phẩm.	Nộp công bố trên hệ thống.	Sai tên sản phẩm, sai dạng sản phẩm, thiếu thông tin nhà sản xuất.	Đối chiếu label, catalogue, formula, CFS và ủy quyền.
Giấy ủy quyền	Authorization letter từ nhà sản xuất/chủ sở hữu sản phẩm.	Chứng minh quyền công bố/đưa sản phẩm ra thị trường.	Hết hạn, sai tên bên được ủy quyền, thiếu hợp pháp hóa nếu cần.	Kiểm tra hiệu lực, phạm vi ủy quyền, sản phẩm/nhãn hàng được ủy quyền.
CFS	Certificate of Free Sale hoặc tài liệu tương đương theo quy định hiện hành.	Chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp tại nước xuất khẩu/sản xuất.	Không đúng cơ quan cấp, hết hạn, không thể hiện đủ sản phẩm.	Đối chiếu sản phẩm, nhà sản xuất, nước cấp, hợp pháp hóa/lãnh sự nếu áp dụng.
Bộ chứng từ nhập khẩu	Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O nếu xin ưu đãi, catalogue, ảnh nhãn.	Thông quan và đối chiếu hồ sơ công bố.	Tên hàng/model/quy cách khác với hồ sơ công bố.	Lập bảng mapping theo SKU, tên thương mại, dung tích, mã sản phẩm.
Hồ sơ sau công bố	Số tiếp nhận, PIF, nhãn phụ, tài liệu an toàn, tài liệu claim.	Lưu thông thị trường và hậu kiểm.	Không lưu PIF hoặc nhãn/claim khác với hồ sơ đã công bố.	Thiết lập folder lưu hồ sơ theo số tiếp nhận và lô nhập.

GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ

DAV (Drug Administration of Vietnam): Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế.
QT.MP.01.03: mã quy trình thao tác chuẩn của DAV cho hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu.
QT.MP.01.04: quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến, được nêu là thay thế QT.MP.01.03.
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: hồ sơ thông báo/công bố trước khi mỹ phẩm được đưa ra lưu thông theo quy định quản lý mỹ phẩm.
CFS (Certificate of Free Sale): Giấy chứng nhận lưu hành tự do, dùng để chứng minh sản phẩm được phép lưu hành tại nước cấp.
PIF (Product Information File): Hồ sơ thông tin sản phẩm, phục vụ hậu kiểm và chứng minh an toàn/chất lượng mỹ phẩm.

VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT

Nhóm văn bản	Tên/số hiệu văn bản	Cơ quan ban hành	Hiệu lực/thời điểm áp dụng	Vai trò trong thủ tục	Điều/phụ lục cần chú ý	Ghi chú rà soát
Quy trình DAV	QT.MP.01.03 – Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu	Cục Quản lý Dược	DAV công bố công khai năm 2015/2018	Nguồn quy trình gốc cần tra cứu khi rà hồ sơ cũ	File RAR đính kèm trên DAV	Hiện cần kiểm tra phiên bản còn áp dụng theo DAV.
Quy trình thay thế	QT.MP.01.04 – Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến	Cục Quản lý Dược	Ban hành trong hệ thống ISO 9001:2015; thay thế QT.MP.01.03	Luồng xử lý trực tuyến hiện hành tham chiếu theo DAV	Mục 7 – nội dung quy trình; mục 8 – hồ sơ của quy trình	Dùng để đối chiếu khi nộp hồ sơ online.
Quyết định DAV	Quyết định ban hành 04 quy trình thao tác chuẩn trong hệ thống ISO 9001:2015	Cục Quản lý Dược	Có hiệu lực kể từ ngày ký	Nêu QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03	Điều 1, khoản 2	Cần đối chiếu bản PDF ký số/bản đăng trên DAV.
Thông tư	Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm	Bộ Y tế	Hiệu lực từ 01/04/2011	Khung pháp lý chính về công bố, nhãn, PIF, an toàn, quảng cáo, hậu kiểm mỹ phẩm	Điều 4–10, Điều 11, Điều 13 và phụ lục liên quan	Đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Thông tư sửa đổi	Thông tư 34/2025/TT-BYT sửa đổi, bổ sung Thông tư 06/2011/TT-BYT	Bộ Y tế	Hiệu lực từ 18/08/2025	Cập nhật quy định hồ sơ/cách thức quản lý mỹ phẩm	Các điều sửa đổi về hồ sơ công bố và quản lý mỹ phẩm	Bắt buộc rà khi nộp hồ sơ sau mốc hiệu lực.
Văn bản hợp nhất	Văn bản hợp nhất Thông tư quản lý mỹ phẩm trên DAV	Bộ Y tế/Cục Quản lý Dược	Bản hợp nhất cập nhật đến 2025	Giúp doanh nghiệp đọc bản hợp nhất của Thông tư 06 và các sửa đổi	Các điều/phụ lục về hồ sơ công bố, nhãn, PIF, an toàn	Dùng để tra cứu nhanh nhưng vẫn cần đối chiếu văn bản gốc.
Hải quan/thuế	Biểu thuế XNK, quy định trị giá hải quan, C/O và hồ sơ hải quan	Bộ Tài chính/Hải quan	Theo thời điểm mở tờ khai	Tác động đến HS, thuế, trị giá, C/O khi nhập khẩu mỹ phẩm	HS, trị giá, xuất xứ, chính sách mặt hàng	Không tự chốt HS/thuế nếu chưa có hồ sơ sản phẩm.

XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC

Do QT.MP.01.03 được DAV đăng dưới dạng tệp nén .RAR, bài viết gắn trực tiếp nguồn DAV để doanh nghiệp tải và đối chiếu. Với nghiệp vụ hiện hành, nên xem thêm QT.MP.01.04 và văn bản hợp nhất quản lý mỹ phẩm.

Xem trang DAV QT.MP.01.03 Tải RAR QT.MP.01.03 Xem bản 2015 trên DAV Tải RAR bản 2015 Xem PDF QT.MP.01.04 thay thế Xem VBHN quản lý mỹ phẩm

Ghi chú nguồn: Khi trích dẫn hoặc phát hành lại thông tin từ DAV, cần ghi rõ nguồn Cục Quản lý Dược/Bộ Y tế. Doanh nghiệp nên lưu bản tải về trong hồ sơ pháp lý nội bộ để đối chiếu khi có thay đổi quy trình.

TOÀN VĂN / KHUNG XEM TRƯỚC TÀI LIỆU

QT.MP.01.03 – QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM NHẬP KHẨU

Nguồn công bố: Cổng thông tin điện tử Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.

Hình thức file gốc: Tệp nén RAR đính kèm trên trang DAV.

Cách hiển thị trong bài: Gắn nút tải file gốc QT.MP.01.03 và nhúng khung xem trước các tài liệu hiện hành liên quan gồm Quyết định/SOP thay thế, QT.MP.01.04 và văn bản hợp nhất quản lý mỹ phẩm. Không dựng lại nội dung từ file RAR khi chưa có bản trích xuất đầy đủ để tránh rút gọn hoặc sai lệch nội dung gốc.

BẢN PDF QUYẾT ĐỊNH DAV NÊU QT.MP.01.04 THAY THẾ QT.MP.01.03

Nguồn: Cục Quản lý Dược. PDF này nêu QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03; cần đối chiếu khi áp dụng hiện tại.

BẢN XEM TRƯỚC QT.MP.01.04 – QUY TRÌNH TRỰC TUYẾN THAY THẾ

Nguồn: Cục Quản lý Dược. Tài liệu dùng để đối chiếu quy trình xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến hiện hành theo DAV.

BẢN HỢP NHẤT QUY ĐỊNH QUẢN LÝ MỸ PHẨM

Nguồn: Cục Quản lý Dược. Bản hợp nhất giúp rà khung pháp lý nền về quản lý mỹ phẩm; không thay thế văn bản gốc khi cần viện dẫn chính thức.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. QT.MP.01.03 hiện còn dùng để nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu không?

Cần kiểm tra phiên bản hiện hành trên DAV. Theo tài liệu DAV về quy trình ISO 9001:2015, QT.MP.01.04 thay thế QT.MP.01.03 cho hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu trực tuyến.

2. Vì sao vẫn cần đọc QT.MP.01.03?

QT.MP.01.03 có giá trị tham chiếu khi rà hồ sơ cũ, lịch sử xử lý, logic tiếp nhận và cách doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi chuyển sang quy trình trực tuyến.

3. Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm những nhóm tài liệu chính nào?

Thông thường cần Phiếu công bố, giấy ủy quyền, CFS, thông tin sản phẩm, nhãn/artwork và các tài liệu liên quan theo quy định quản lý mỹ phẩm hiện hành. Thành phần cụ thể cần đối chiếu Thông tư 06/2011/TT-BYT và các văn bản sửa đổi.

4. Hàng mỹ phẩm đã về cảng nhưng chưa có số công bố thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần rà tình trạng hồ sơ, mục đích nhập khẩu, điều kiện lưu thông, nhãn, HS và chứng từ thông quan. Không nên đưa hàng ra thị trường nếu chưa hoàn tất điều kiện công bố/lưu thông theo quy định.

5. Quy trình DAV có làm thay đổi HS, thuế hoặc C/O không?

Không trực tiếp. Quy trình DAV điều chỉnh luồng xử lý hồ sơ công bố mỹ phẩm. HS, thuế và C/O vẫn phải rà theo biểu thuế, hồ sơ kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ và quy định hải quan tại thời điểm nhập khẩu.

6. Sau khi có số tiếp nhận Phiếu công bố, doanh nghiệp cần lưu gì?

Cần lưu số tiếp nhận, hồ sơ công bố, PIF, CFS, giấy ủy quyền, nhãn phụ, chứng từ nhập khẩu, tài liệu an toàn/claim và hồ sơ phân phối để phục vụ hậu kiểm, quản lý thị trường và kiểm tra sau thông quan.

GIẢI PHÁP TỪ TGIMEX

Với hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu, rủi ro thường không nằm ở một giấy tờ riêng lẻ mà nằm ở việc dữ liệu giữa hồ sơ công bố – chứng từ nhập khẩu – nhãn hàng – claim – kế hoạch lưu thông không khớp. Doanh nghiệp nên rà quy trình DAV cùng khung pháp lý mỹ phẩm trước khi khóa chứng từ và trước ETA.

1. Rà soát pháp lý

Đối chiếu QT.MP.01.03, QT.MP.01.04, Thông tư 06/2011/TT-BYT, Thông tư 34/2025/TT-BYT và văn bản hợp nhất để xác định nghĩa vụ công bố, nhãn, PIF và điều kiện lưu thông theo từng SKU.

2. Kiểm soát chứng từ

Đối chiếu Invoice, Packing List, B/L/AWB, C/O, CFS, giấy ủy quyền, label artwork, INCI, catalogue và dữ liệu công bố để hạn chế lệch tên hàng, nhà sản xuất, nước sản xuất, dung tích, công dụng hoặc claim.

3. Phối hợp vận hành

Lập timeline trước ETD/ETA, xác định điểm chặn rủi ro hồ sơ, phối hợp khai báo hải quan, vận chuyển quốc tế, kéo hàng, kho/cảng và xử lý tình huống phát sinh khi hồ sơ công bố chưa hoàn tất.

4. Hậu kiểm & lưu hồ sơ

Thiết lập bộ hồ sơ lưu theo từng số tiếp nhận/lô hàng/SKU, chuẩn bị dữ liệu phục vụ hậu kiểm, quản lý thị trường, kiểm tra sau thông quan và rà soát nhãn phụ trước khi phân phối.

Khuyến nghị vận hành: Doanh nghiệp nên rà quy trình DAV và hồ sơ công bố trước khi hàng rời cảng xuất, không đợi đến khi hàng về mới xử lý, nhằm hạn chế rủi ro lưu bãi, bổ sung hồ sơ, chậm tiến độ bán hàng hoặc gián đoạn kế hoạch phân phối.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN