Một lô hàng có thể đã lên tàu đúng lịch nhưng vẫn phát sinh DEM/DET nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi ETA mà chưa khóa điều kiện free time, lệnh giao hàng, hồ sơ hải quan, kiểm tra chuyên ngành, kế hoạch kéo container và điểm trả rỗng. Chi phí thường không xuất phát từ một lỗi đơn lẻ mà từ chuỗi việc phụ thuộc nhau: chứng từ chậm làm tờ khai chậm, tờ khai chậm làm lỡ xe, lỡ xe làm container lưu tại cảng hoặc trả rỗng muộn. Bài viết xây dựng 10 điểm kiểm soát cần hoàn tất trước ETA, kèm đầu ra, người phụ trách và tín hiệu cảnh báo để doanh nghiệp quản trị thời gian miễn phí theo từng booking thay vì xử lý khi phí đã bắt đầu tính.

Biên soạn nghiệp vụ logistics B2B | Cập nhật: 20/07/2026

TÓM TẮT NHANH

KHÓA ĐÚNG FREE TIME

Phải xác định DEM, DET hay Combined D&D; ngày bắt đầu, ngày kết thúc, ngày lịch hay ngày làm việc và điều kiện riêng của booking.

KHÓA ĐƯỜNG RA CỦA CONTAINER

Không chỉ chuẩn bị thông quan; phải có D/O hoặc eDO, phương án xe, lịch kho, người nhận hàng và depot trả rỗng.

KHÓA TRẠNG THÁI HỒ SƠ

Invoice, Packing List, B/L, C/O, giấy phép và dữ liệu khai báo phải đạt trạng thái customs-ready trước ETA.

KHÓA OWNER VÀ DEADLINE

Mỗi điểm kiểm soát cần có một người chịu trách nhiệm, mốc hoàn thành và phương án dự phòng.

THEO DÕI SAU GATE-OUT

Hết rủi ro DEM chưa có nghĩa hết rủi ro DET; phải theo dõi đến khi container rỗng được depot chấp nhận.

Minh họa Checklist 10 điểm cần khóa trước ETA để hạn chế DEM/DET — Minh họa chủ đề, chứng từ hoặc hoạt động logistics được phân tích trong bài.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài áp dụng chủ yếu cho hàng nhập khẩu nguyên container đường biển (FCL) sử dụng container của hãng tàu, giao tại cảng, ICD hoặc terminal. Nội dung phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu, forwarder, customs broker, đội xe và kho nhận hàng.

Không áp dụng nguyên xi cho SOC container (container của chủ hàng), hàng LCL, hàng rời, hàng không hoặc tuyến có quy tắc địa phương đặc thù. Với mỗi lô hàng, điều kiện trong booking, vận đơn, tariff và xác nhận free time của hãng tàu phải được ưu tiên.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa nghiệp vụ	Điểm cần kiểm soát
ETA	Estimated Time of Arrival – thời gian dự kiến phương tiện đến cảng đích.	ETA có thể thay đổi; cần theo dõi cả thời điểm tàu cập và thời điểm container được dỡ, sẵn sàng nhận.
Free Time	Khoảng thời gian đã thỏa thuận mà người sử dụng container chưa phải trả DEM, DET, Combined D&D hoặc Storage nếu có.	Phải xác định theo booking/tariff cụ thể, không dùng số ngày của lô trước.
DEM / Demurrage	Khoản bù đắp liên quan việc giữ container của hãng tàu trong terminal, cảng hoặc depot vượt thời gian miễn phí; không mặc định bao gồm Storage.	Mốc tính có thể gắn với ngày dỡ, ngày container available hoặc cơ chế địa phương.
DET / Detention	Khoản phát sinh khi container của hãng tàu ở ngoài cảng/depot quá thời gian miễn phí trước khi trả rỗng.	Theo dõi từ gate-out đến khi depot xác nhận nhận container rỗng.
Combined D&D	Cơ chế gộp DEM và DET thành một quỹ ngày miễn phí chung.	Kéo container sớm có thể không tạo thêm ngày miễn phí nếu tổng quỹ vẫn đang chạy.
Storage	Phí sử dụng mặt bằng cảng, terminal hoặc CY; có thể tách khỏi DEM hoặc được cấu trúc khác tùy địa phương.	Không được mặc định free DEM đồng nghĩa free Storage.
D/O hoặc eDO	Delivery Order hoặc Electronic Delivery Order – lệnh giao hàng cho phép nhận hàng/container.	Kiểm tra điều kiện phát hành, công nợ, vận đơn gốc/telex release và quyền truy cập hệ thống.
Gate-out / Empty return	Mốc container đầy ra khỏi terminal và mốc container rỗng được trả vào depot hợp lệ.	Là hai mốc quan trọng để đóng vòng DEM và DET.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ PHÁT SINH DEM/DET

DEM và DET chủ yếu là khoản bù đắp liên quan đến thời gian người sử dụng giữ container của hãng tàu vượt quá free time; còn Storage liên quan đến việc sử dụng mặt bằng cảng, terminal hoặc depot và có thể được thu riêng. Maersk định nghĩa free time là khoảng thời gian người gửi/nhận hàng chưa phải trả Demurrage, Detention, Combined D&D và Storage nếu áp dụng; CMA CGM mô tả DEM nhập khẩu theo khoảng từ khi container được dỡ khỏi tàu đến khi container đầy gate-out. Tuy nhiên, cách tính thực tế có thể khác theo hãng, quốc gia, terminal, loại thiết bị và hợp đồng.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên quản trị bằng một câu hỏi duy nhất “được free mấy ngày”, mà phải khóa đủ bốn lớp: loại phí – mốc bắt đầu – mốc kết thúc – loại ngày tính. Sau đó mới ghép timeline hải quan, kéo hàng, dỡ hàng và trả rỗng.

ĐIỂM KIỂM SOÁT: ETA chỉ là mốc dự kiến. Ngày tính DEM có thể không bắt đầu đúng ETA; cần lấy mốc chính thức từ hãng tàu/terminal như discharge, availability hoặc tariff áp dụng cho shipment.

10 ĐIỂM CẦN KHÓA TRƯỚC ETA

STT	Điểm phải khóa	Dữ liệu cần xác nhận	Đầu ra bắt buộc	Rủi ro nếu để mở
01	ETA, discharge và container availability	Vessel/voyage, ETA cập nhật, cảng dỡ, terminal, ngày container dự kiến available.	Một timeline có ngày, giờ, nguồn cập nhật và người theo dõi.	Kế hoạch xe và khai báo dựa trên ETA cũ; container đã dỡ nhưng chưa ai kích hoạt xử lý.
02	Cấu trúc Free Time	DEM riêng, DET riêng hay Combined; số ngày; calendar/working days; ngày lễ; trigger bắt đầu/kết thúc.	Xác nhận bằng văn bản hoặc dữ liệu trên portal cho đúng booking/container.	Dùng nhầm biểu phí, nhầm quỹ ngày hoặc tưởng còn free trong khi ngày tính đã chạy.
03	Phạm vi thiết bị và hàng hóa	20GP/40GP/40HC/Reefer/OOG; hàng thường, DG, lạnh; SOC/COC; điều kiện đặc biệt.	Bảng free time và tariff đúng loại container, đúng commodity.	Áp dụng điều kiện container khô cho reefer/OOG hoặc bỏ sót phụ phí riêng.
04	Điều kiện lấy D/O/eDO	B/L gốc/telex release, ủy quyền, phí local, công nợ, tài khoản portal, consignee.	D/O/eDO có thể phát hành ngay khi hàng đủ điều kiện nhận.	Hàng thông quan nhưng không gate-out được vì thiếu lệnh hoặc chưa giải phóng vận đơn.
05	Bộ hồ sơ customs-ready	Invoice, Packing List, B/L, hợp đồng, HS, trị giá, C/O, catalogue và dữ liệu khai báo.	Bản khai nháp đã rà; danh sách chênh lệch bằng 0 hoặc có phương án xử lý.	Chậm truyền tờ khai, phải sửa chứng từ, chuyển kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa.
06	Giấy phép và kiểm tra chuyên ngành	Giấy phép, đăng ký kiểm tra, kiểm dịch, hợp quy, địa điểm lấy mẫu, cơ quan xử lý.	Mã hồ sơ/đăng ký, lịch kiểm tra và điều kiện được mang hàng về hoặc thông quan.	Container nằm chờ do chưa có đăng ký, chưa lấy mẫu hoặc sai địa điểm kiểm tra.
07	Thuế, C/O và nguồn tiền	Thuế dự kiến, C/O được chấp nhận hay phương án nộp sau, hạn mức ngân hàng, bảo lãnh.	Số thuế dự kiến, người duyệt thanh toán, deadline nộp và phương án khi C/O có vấn đề.	Tờ khai đủ điều kiện nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính; lỡ kế hoạch kéo hàng.
08	Trạng thái hold và điều kiện terminal	Customs hold, carrier hold, terminal hold, manifest, seal, kiểm hóa, điều kiện nâng hạ.	Bảng trạng thái từng container với chủ thể gỡ hold và bằng chứng hoàn tất.	Đặt xe nhưng terminal chưa cho giao; phát sinh chờ xe và mất ngày free.
09	Kế hoạch xe, kho và dỡ hàng	Slot terminal, xe/driver, tuyến đường, lịch kho, nhân lực, xe nâng, thời gian dỡ.	Lệnh điều xe, lịch kho xác nhận, phương án dự phòng và deadline gate-out.	Container ra cảng nhưng kho không nhận; giữ container đầy ngoài cảng làm DET tăng.
10	Điểm trả rỗng và đóng vòng DET	Depot được chỉ định, giờ làm việc, loại container được nhận, tình trạng container, EIR.	Depot chính/phụ, cutoff nội bộ, người theo dõi EIR và xác nhận empty return.	Xe đến sai depot, depot đầy hoặc từ chối container; trả rỗng muộn dù hàng đã dỡ xong.

MA TRẬN FREE TIME CẦN ĐỌC TRƯỚC KHI LẬP KẾ HOẠCH

Câu hỏi	Phương án có thể gặp	Tác động vận hành	Cách xác nhận
Free time tách hay gộp?	DEM/DET riêng hoặc Combined D&D.	Quỹ riêng cho phép tối ưu ngày trong/ngoài cảng; quỹ gộp yêu cầu tối ưu tổng vòng quay.	Booking confirmation, quotation, carrier portal, local tariff.
Ngày tính là loại ngày nào?	Calendar days, working days hoặc quy tắc ngày lễ riêng.	Cuối tuần và ngày nghỉ có thể vẫn bị tính.	Điều khoản tariff áp dụng tại POD.
Mốc bắt đầu là gì?	Discharge, availability, day after discharge hoặc mốc địa phương.	Không thể lấy ETA làm mốc tính mặc định.	Container event, terminal portal, carrier statement.
Mốc dừng DEM là gì?	Gate-out container đầy hoặc mốc khác theo tariff.	Tờ khai thông quan chưa chắc đã dừng DEM.	EIR gate-out và quy tắc hãng tàu.
Mốc dừng DET là gì?	Depot nhận container rỗng hợp lệ.	Xe đến depot nhưng chưa được nhận vẫn có thể chưa đóng vòng.	EIR empty return/portal confirmation.
Storage có nằm trong DEM không?	Tách riêng, thu hộ hoặc cấu trúc tích hợp tùy địa phương.	Có thể hết free Storage trước hoặc khác free DEM.	Biểu phí terminal và hãng tàu.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Nhóm dữ liệu	Nguồn phát hành	Người khóa dữ liệu	Trường phải khớp
Booking, B/L, Arrival Notice	Hãng tàu/forwarder	Logistics coordinator	Vessel/voyage, POL/POD, terminal, container, consignee, ETA.
Free time và tariff	Hãng tàu, quotation, portal	Procurement/logistics	Loại D&D, số ngày, trigger, loại ngày, equipment, effective date.
Hồ sơ thương mại	Seller/importer	Purchasing/XNK	Tên hàng, model, số lượng, trọng lượng, trị giá, Incoterms.
Hồ sơ hải quan	Importer/customs broker	Customs compliance	HS, trị giá, thuế, C/O, loại hình, giấy phép, dữ liệu vận tải.
D/O/eDO và local charges	Hãng tàu/đại lý	Document team/accounting	Release status, công nợ, B/L release, người nhận lệnh.
Terminal/container status	Terminal/carrier portal	Operations	Discharged, available, hold, customs exam, gate-out eligibility.
Kế hoạch xe và kho	Trucking/warehouse	Transport planner	Slot, tài xế, lịch nhận, thời gian dỡ, thiết bị nâng.
Empty return	Carrier/depot	Transport planner	Depot, giờ nhận, container type, EIR và thời điểm trả rỗng.

QUY TRÌNH KHÓA 10 ĐIỂM THEO TIMELINE ETA

Mốc nội bộ	Việc thực hiện	Kết quả đầu ra	Điểm escalated nếu chưa đạt
D-10 đến D-7	Xác nhận shipment, ETA, free time, giấy phép/chuyên ngành, C/O và mức rủi ro.	Bản đồ điều kiện nhập khẩu và free time theo booking.	Giữ trạng thái HOLD nếu chưa rõ policy hoặc free time.
D-7 đến D-5	Rà Invoice, Packing List, B/L, HS, trị giá; mở hồ sơ chuyên ngành; dự toán thuế.	Bộ hồ sơ customs-ready phiên bản kiểm soát.	Escalate seller/forwarder khi dữ liệu không thống nhất.
D-5 đến D-3	Chuẩn bị khai nháp; xác nhận B/L release, local charges, D/O/eDO; đặt lịch kho sơ bộ.	Kế hoạch thông quan và nhận hàng có owner/deadline.	Escalate tài chính nếu thiếu hạn mức hoặc công nợ.
D-3 đến D-1	Cập nhật ETA/discharge; khóa xe, slot, kho, đội dỡ; kiểm tra hold; chốt depot trả rỗng.	Lệnh điều vận và phương án dự phòng.	Đổi kế hoạch kéo nếu terminal/container chưa available.
ETA đến gate-out	Theo dõi discharge, D/O, tờ khai, thuế, kiểm tra thực tế và terminal release.	Container gate-out có EIR và thời gian thực tế.	Kích hoạt cảnh báo khi số ngày free còn lại chạm ngưỡng nội bộ.
Gate-out đến empty return	Dỡ hàng, kiểm tra container, đặt depot, trả rỗng và lấy EIR.	Xác nhận empty return; đóng vòng DET.	Escalate ngay khi depot đổi, đầy hoặc từ chối nhận.

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM TRƯỚC ETA

Hạng mục	Owner chính	Bên phối hợp	Bằng chứng hoàn tất
Free time/tariff	Logistics hoặc procurement	Forwarder/hãng tàu	Booking, email hoặc ảnh portal.
Customs-ready documents	XNK/customs compliance	Seller, broker	Bộ hồ sơ version-controlled và tờ khai nháp.
Giấy phép/chuyên ngành	Compliance/XNK	Cơ quan chuyên ngành, lab	Mã đăng ký, lịch kiểm tra, giấy phép.
D/O/eDO và công nợ	Documentation/accounting	Hãng tàu/đại lý	Release status và debit note đã xử lý.
Kế hoạch xe/kho	Transport planner	Terminal, trucking, warehouse	Slot, lệnh xe, xác nhận kho.
Empty return	Transport planner	Depot/hãng tàu	Depot confirmation và EIR trả rỗng.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Biện pháp kiểm soát
Dùng free time của lô trước	Không lấy xác nhận theo booking hiện tại.	Sai số ngày hoặc sai trigger; phát sinh phí ngoài dự toán.	Lưu bằng chứng free time theo shipment/container.
Chỉ theo dõi ETA	Không theo dõi discharge/availability/hold.	Bỏ lỡ thời điểm container đã sẵn sàng và ngày tính bắt đầu.	Theo dõi event từ carrier và terminal.
Thông quan nhưng chưa có D/O	Tách rời đội customs và documentation.	Không gate-out được dù tờ khai đã thông quan.	Khóa D/O/eDO song song với khai báo.
Kéo container khi kho chưa sẵn sàng	Không xác nhận slot và năng lực dỡ.	DET tăng; xe và container phải chờ ngoài kho.	Đặt lịch kho và phương án dỡ trước gate-out.
Không kiểm tra depot trả rỗng	Depot thay đổi, đầy hoặc giới hạn loại container.	Xe chạy vòng, trả muộn, thiếu EIR.	Xác nhận depot lại trước khi xe rời kho.
Nhầm DEM với Storage	Chỉ xem tariff hãng tàu.	Phát sinh thêm phí terminal dù còn free DEM hoặc ngược lại.	Đọc riêng biểu phí hãng tàu và terminal.
Không đặt ngưỡng cảnh báo	Chỉ phản ứng khi invoice được phát hành.	Mất cơ hội xin/mua thêm free time nếu hãng có cung cấp hoặc đổi kế hoạch.	Cảnh báo theo số ngày free còn lại và chi phí dự kiến.

NGUỒN TRA CỨU – ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG

Nguồn chính thức	Vai trò	Cách sử dụng
Maersk – Terms for Detention and Demurrage	Định nghĩa free time và phạm vi DEM/DET/Combined/Storage.	Dùng để hiểu thuật ngữ; shipment thực tế vẫn theo tariff và booking.
Maersk – Demurrage & Detention explained	Giải thích vòng đời container trong và ngoài terminal.	Đối chiếu mốc gate-out và empty return.
Hapag-Lloyd – D&D Tariffs Asia	Cổng tra biểu phí D&D theo quốc gia.	Chọn đúng quốc gia, import/export và loại thiết bị.
Hapag-Lloyd – D&D Calculator	Công cụ kiểm tra free time/chi phí theo shipment tại các quốc gia được hỗ trợ.	Tại thời điểm 20/07/2026, công cụ chưa hỗ trợ nhập khẩu tại Việt Nam; cần dùng tariff, portal, văn phòng địa phương hoặc xác nhận của hãng tàu.
CMA CGM – D&D General Terms	Mô tả mốc DEM/DET theo chiều nhập/xuất.	Đọc cùng local tariff và điều kiện booking.
MSC Vietnam – Local Information	Thông tin local về eDO và quy trình nhận hàng.	Kiểm tra portal, debit note, invoice và release.

NGUYÊN TẮC ƯU TIÊN: Booking confirmation, vận đơn, quotation, local tariff và xác nhận chính thức cho shipment có giá trị vận hành cao hơn định nghĩa chung. Khi các nguồn khác nhau, cần yêu cầu hãng tàu hoặc đại lý xác nhận bằng văn bản.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Có thể lấy ETA làm ngày bắt đầu tính DEM không?

Không nên. ETA chỉ là thời gian dự kiến tàu đến. Mốc tính có thể là ngày dỡ container, ngày container available, ngày kế tiếp hoặc mốc khác theo tariff.

2. Thông quan xong thì DEM tự dừng phải không?

Không mặc định. DEM thường gắn với trạng thái container trong terminal và mốc gate-out theo điều kiện hãng tàu, không chỉ với trạng thái tờ khai.

3. Combined D&D có lợi hơn tách DEM và DET không?

Không có kết luận chung. Quỹ gộp linh hoạt giữa thời gian trong và ngoài cảng nhưng tổng ngày vẫn hữu hạn; cần so với thời gian thông quan và thời gian dỡ hàng thực tế.

4. Storage có phải là DEM không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Storage liên quan mặt bằng terminal/cảng và có thể tách riêng, thu hộ hoặc tích hợp khác nhau theo địa phương.

5. Có nên kéo container ra sớm để tránh DEM?

Chỉ khi kho, xe và kế hoạch trả rỗng đã sẵn sàng. Kéo sớm có thể giảm DEM nhưng làm tăng nguy cơ DET nếu container nằm lâu tại kho.

6. Mua thêm free time vào lúc nào?

Nên đánh giá từ lúc booking và trước ETA dựa trên rủi ro hồ sơ, kiểm tra chuyên ngành, thời gian dỡ và lịch trả rỗng. Chỉ thực hiện khi hãng tàu có sản phẩm hoặc cơ chế cho phép; không mặc định mọi booking đều mua thêm được và không nên chờ đến khi phí đã phát sinh.

7. Bằng chứng nào chứng minh đã trả rỗng?

Ưu tiên EIR trả rỗng, sự kiện trên portal hoặc xác nhận depot/hãng tàu có ngày giờ và số container.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Bài viết cung cấp khung kiểm soát vận hành, không thay thế tariff, hợp đồng vận chuyển hoặc xác nhận free time của lô hàng cụ thể. Số ngày miễn phí, mốc tính, ngày lễ, mức phí và depot trả rỗng có thể thay đổi theo hãng tàu, cảng, quốc gia, loại container và thời điểm.

GIẢI PHÁP THỰC THI TỪ TGIMEX

TGIMEX hỗ trợ doanh nghiệp chuyển nội dung của bài viết thành checklist có thể dùng trực tiếp cho từng lô hàng, từ khâu rà soát dữ liệu đầu vào đến hoàn thiện hồ sơ và phối hợp xử lý.

Chuyển thành checklist

Biến khái niệm thành các điểm kiểm tra có người phụ trách và thời hạn.

Đối chiếu dữ liệu

So khớp booking, vận tải, thương mại, hải quan và bằng chứng giao nhận.

Kiểm soát rủi ro

Ghi nhận sai lệch, phương án xử lý và căn cứ quyết định để tránh lặp lỗi.

Trao đổi hồ sơ lô hàng

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN

ĐIỆN TỬ – LINH KIỆN – ICT

MÁY MÓC – CƠ KHÍ – THIẾT BỊ

DỆT MAY – DA GIÀY – NGUYÊN PHỤ LIỆU

GỖ – NỘI THẤT – SẢN PHẨM GỖ

NÔNG SẢN

THỦY SẢN – SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT

F&B – THỰC PHẨM CHẾ BIẾN – ĐỒ UỐNG

HÓA CHẤT – NHỰA – CAO SU – NGUYÊN LIỆU

THÉP – NHÔM – KIM LOẠI – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

HÀNG DỰ ÁN – DG – REEFER – OOG

BAO BÌ – GIẤY – IN ẤN

GỐM SỨ – THỦ CÔNG MỸ NGHỆ – ĐÁ – TRE MÂY

DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ – CHĂM SÓC SỨC KHỎE

MỸ PHẨM – PERSONAL CARE – HOUSEHOLD CARE

PHỤ TÙNG Ô TÔ – XE MÁY – EV

CHECKLIST 10 ĐIỂM CẦN KHÓA TRƯỚC ETA ĐỂ HẠN CHẾ DEM/DET