Một báo giá cước biển thấp chưa đủ để kết luận lô hàng FCL có hiệu quả. Trước khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp còn phải xác định chi phí nào đã nằm trong giá mua, chi phí nào do người mua chịu theo Incoterms, khoản nào được cộng vào trị giá hải quan, thuế nào phải chuẩn bị tiền, local charge nào thu tại đầu nhập và ngân sách dự phòng cho biến động tỷ giá, phụ phí hoặc chậm tiến độ. Nếu chỉ cộng giá hàng với ocean freight, doanh nghiệp có thể ký một hợp đồng có biên lợi nhuận dương trên giấy nhưng thiếu dòng tiền khi hàng cập cảng. Bài viết cung cấp mô hình dự toán FCL theo từng lớp chi phí, kèm công thức, dữ liệu đầu vào và ví dụ tích hợp để procurement, finance, logistics và compliance cùng sử dụng trước khi phê duyệt đơn hàng.

Tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho doanh nghiệp nhập khẩu, procurement, finance, logistics và compliance | Cập nhật 16/07/2026

TÓM TẮT NHANH

Không bắt đầu từ cước biển

Bắt đầu từ điều kiện Incoterms và phạm vi trách nhiệm của người mua; cùng một giá hàng nhưng EXW, FOB và CIF tạo ra cấu trúc ngân sách khác nhau.

Tách ba con số

Lập riêng: tổng tiền phải chuẩn bị, trị giá/thuế dự kiến và Landed Cost sau khi loại khoản thuế đầu vào có thể được khấu trừ.

Dự toán theo scope

Mỗi khoản phải có bên báo, đơn vị tính, tiền tệ, ngày hiệu lực, điều kiện loại trừ và căn cứ tính.

Không dùng một tỷ lệ dự phòng chung

Dự phòng theo rủi ro thực tế: tỷ giá, phụ phí, DEM/DET, kiểm tra chuyên ngành, phát sinh depot/kho và sai lệch sản lượng.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết áp dụng cho lô hàng nhập khẩu thương mại bằng đường biển theo phương thức FCL – Full Container Load, đặc biệt là máy móc, linh kiện, nguyên liệu sản xuất và hàng thương mại đóng container dry 20GP, 40GP hoặc 40HC.

Hàng reefer, DG, OOG, tank, hàng đã qua sử dụng, hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường hoặc kiểm tra chuyên ngành phức tạp cần bổ sung module dự toán riêng. Bài viết không cung cấp mức cước, mã HS hoặc thuế suất cố định cho mọi lô hàng; các con số minh họa chỉ dùng để giải thích cơ chế.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò trong dự toán
FCL	Người gửi sử dụng và thanh toán toàn bộ container, dù container có thể chưa đầy 100%.	Cước chính, phụ phí và nhiều local charge thường được tính theo container/equipment.
Incoterms®	Bộ quy tắc phân bổ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua.	Xác định điểm bắt đầu phần ngân sách do doanh nghiệp nhập khẩu chịu.
Ocean Freight	Cước vận tải biển cơ bản từ cảng đi đến cảng đến theo booking/contract.	Không mặc nhiên bao gồm local charge, phụ phí, vận chuyển nội địa hoặc thuế.
Origin Charge	Chi phí tại đầu xuất: pickup, export clearance, THC, seal, documentation và các khoản liên quan.	Có thể do người bán hoặc người mua chịu tùy Incoterms và thỏa thuận.
Destination Charge	Chi phí tại đầu nhập: THC, D/O, handling, CIC/EIS, phí chứng từ và dịch vụ địa phương.	Phải bóc riêng vì “freight prepaid” không đồng nghĩa đã trả toàn bộ đầu nhập.
Customs Value	Trị giá hải quan dùng làm căn cứ tính nghĩa vụ thuế theo pháp luật áp dụng.	Không đồng nhất với invoice value hoặc tổng Landed Cost.
Import Duty	Thuế nhập khẩu theo HS, xuất xứ, biểu thuế và điều kiện ưu đãi.	Là chi phí trực tiếp nếu phát sinh và đồng thời có thể ảnh hưởng cơ sở tính VAT nhập khẩu.
Import VAT	Thuế GTGT tại khâu nhập khẩu.	Là dòng tiền phải chuẩn bị; khả năng khấu trừ phụ thuộc điều kiện thuế và hồ sơ, không tự động.
Landed Cost	Tổng chi phí để đưa hàng về trạng thái/địa điểm doanh nghiệp xác định.	Phải quy định rõ có hay không gồm VAT khấu trừ, chi phí tài chính và dự phòng.

CẤU TRÚC DỰ TOÁN CHI PHÍ FCL

Một bảng dự toán có thể dùng để phê duyệt hợp đồng nên tách ít nhất ba lớp: cash requirement (tiền cần chuẩn bị), tax estimate (nghĩa vụ thuế dự kiến) và net landed cost (giá vốn sau khi xử lý các khoản thuế đầu vào có thể khấu trừ).

Tổng tiền cần chuẩn bị = Giá thanh toán cho người bán + chi phí người mua chịu tại đầu xuất + cước/phụ phí quốc tế + bảo hiểm + thuế nhập khẩu + VAT nhập khẩu + local charge đầu nhập + hải quan/chuyên ngành + giao nội địa + chi phí ngân hàng/tỷ giá + dự phòng.

Trị giá hải quan dự kiến = Giá giao dịch + các khoản điều chỉnh cộng phải tính − các khoản điều chỉnh trừ đủ điều kiện.

Thuế nhập khẩu dự kiến = Trị giá tính thuế × thuế suất áp dụng; trường hợp thuế tuyệt đối hoặc hỗn hợp phải dùng công thức tương ứng.

Thuế GTGT khâu nhập khẩu dự kiến = (Trị giá tính thuế nhập khẩu + thuế nhập khẩu + thuế TTĐB + thuế BVMT nếu có) × thuế suất GTGT áp dụng. Thuế suất và các khoản cộng vào cơ sở tính thuế phải xác định theo hàng hóa và pháp luật tại ngày đăng ký tờ khai.

Landed Cost thuần = Tổng tiền cần chuẩn bị − khoản VAT đầu vào thực tế đủ điều kiện khấu trừ − các khoản đặt cọc/hoàn lại.

Lớp chi phí	Khoản điển hình	Đơn vị tính thường gặp	Điểm kiểm soát
1. Giá mua	Giá hàng, packing, tooling, phí bản quyền hoặc khoản người mua trả thay nếu liên quan.	Theo contract/invoice.	Incoterms, điều khoản thanh toán, khoản đã gồm/chưa gồm.
2. Đầu xuất	Pickup, trucking, export clearance, origin THC, documentation, VGM, seal.	Shipment/container/document.	Ai chịu theo Incoterms; báo giá đại lý đầu xuất.
3. Vận tải quốc tế	Ocean freight, LSS/BAF, PSS, GRI, war risk, congestion, equipment surcharge.	Container/TEU/shipment.	Trade lane, equipment, commodity, validity, price calculation date.
4. Bảo hiểm	Cargo insurance và phí phát hành chứng từ.	% giá trị bảo hiểm hoặc phí tối thiểu.	Phạm vi ICC, deductible, insured value, bên mua.
5. Trị giá và thuế	Khoản điều chỉnh trị giá, thuế nhập khẩu, VAT, thuế TTĐB/BVMT nếu có.	Theo trị giá, lượng hoặc công thức luật định.	HS, xuất xứ, C/O, trị giá, tỷ giá hải quan, chính sách mặt hàng.
6. Đầu nhập	Destination THC, D/O, handling, CIC/EIS, cleaning, lift-on/lift-off.	Container/document/shipment.	Tariff địa phương, payer, prepaid/collect, đã gồm trong all-in hay chưa.
7. Thông quan/chuyên ngành	Khai thuê, kiểm hóa, lấy mẫu, thử nghiệm, giấy phép, kiểm dịch.	Tờ khai/lô/mẫu/model.	Ngành hàng, model, cơ quan xử lý, thời điểm chuẩn bị.
8. Giao nội địa	Trucking, cầu đường, nâng hạ, chờ xe, hạ container, trả rỗng.	Chuyến/container/giờ/km.	Địa chỉ kho, tải trọng, slot, thời gian dỡ, depot trả rỗng.
9. Tài chính	Phí chuyển tiền, L/C, tỷ giá, lãi vốn lưu động.	% hoặc phí giao dịch/ngày.	Đồng tiền hợp đồng, lịch thanh toán, thời gian quay vòng vốn.
10. Dự phòng	DEM/DET/storage, sửa chứng từ, inspection, rollover, biến động cước/tỷ giá.	Ngân sách theo kịch bản.	Không dùng tỷ lệ tùy ý; gắn với risk register và trigger cụ thể.

PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO INCOTERMS

Incoterms không xác định giá thị trường hoặc thuế suất, nhưng xác định bên nào phải tổ chức và chịu chi phí ở từng chặng. Doanh nghiệp cần ghi đầy đủ điều kiện, địa điểm/cảng chỉ định và phiên bản Incoterms trong hợp đồng.

Điều kiện	Phạm vi người mua thường phải dự toán	Điểm dễ thiếu
EXW	Pickup tại xưởng, thủ tục xuất khẩu nếu khả thi, vận tải đầu xuất, cước biển, bảo hiểm, đầu nhập, nhập khẩu và giao kho.	Seller không có nghĩa vụ xếp hàng lên xe theo cấu trúc chuẩn; cần kiểm tra khả năng làm export clearance tại nước xuất.
FCA	Từ điểm giao cho carrier đã chỉ định: main carriage, bảo hiểm theo lựa chọn, đầu nhập, nhập khẩu và inland delivery.	Phải ghi đúng named place; chi phí trước/sau điểm FCA có thể bị báo trùng.
FOB	Từ khi hàng được giao lên tàu tại cảng xếp: cước biển, bảo hiểm, đầu nhập, nhập khẩu, giao nội địa.	FOB chỉ dùng cho vận tải biển/đường thủy; với container giao tại terminal, FCA thường phù hợp hơn về logic giao nhận.
CFR/CIF	Người bán trả cước đến cảng đích; người mua vẫn cần dự toán đầu nhập, nhập khẩu, giao nội địa và các khoản không nằm trong freight. CIF có nghĩa vụ bảo hiểm của người bán theo quy tắc.	“Freight prepaid” không đồng nghĩa destination local charge đã được thanh toán.
DAP	Người bán tổ chức đến địa điểm chỉ định; người mua thường chịu nhập khẩu, thuế và các chi phí do không hoàn tất thông quan đúng hạn.	Cần làm rõ unloading, terminal charge và trách nhiệm khi hồ sơ nhập khẩu chậm.
DDP	Người bán chịu phạm vi rộng gồm nhập khẩu và thuế theo thỏa thuận.	Phải rà khả năng pháp lý, đăng ký thuế và tư cách importer of record; không dùng DDP như cam kết “không còn chi phí” khi chưa xác minh.

VÍ DỤ DỰ TOÁN TÍCH HỢP CHO LÔ FCL

Ví dụ dưới đây chỉ minh họa cơ chế cho một lô linh kiện cơ khí 01 container 40HC, điều kiện FOB. Thuế suất, cước và phí không phải mức thị trường hiện hành; doanh nghiệp phải thay bằng dữ liệu thật của HS, tuyến, carrier và thời điểm ký.

Khoản dự toán	Giả định minh họa (USD)	Cách xử lý
Giá hàng FOB	25,000.00	Theo commercial contract; origin scope đến điểm FOB đã nằm trong giá.
Ocean freight + phụ phí quốc tế	2,400.00	Theo quote còn hiệu lực, bóc riêng surcharge và điều kiện áp dụng.
Bảo hiểm	150.00	Giả định do người mua mua.
Trị giá hải quan dự kiến	27,550.00	Minh họa: giá FOB + freight + insurance, giả định các khoản này thuộc phạm vi phải cộng.
Thuế nhập khẩu giả định 5%	1,377.50	27,550 × 5%; chỉ minh họa, phải dùng HS/xuất xứ/C/O thực tế.
VAT nhập khẩu giả định 10%	2,892.75	Minh họa trên cơ sở 27,550 + 1,377.50, giả định không có thuế TTĐB/BVMT.
Local charge đầu nhập	650.00	THC/D/O/handling và khoản địa phương theo báo giá đã bóc scope.
Khai quan/chuyên ngành	300.00	Giả định lô hàng không cần thử nghiệm hoặc giấy phép đặc biệt.
Giao nội địa và trả rỗng	700.00	Theo địa chỉ kho, slot dỡ và depot trả rỗng.
Phí ngân hàng/tỷ giá	250.00	Khoản đệm cho chuyển tiền và chênh lệch tỷ giá.
Dự phòng rủi ro	800.00	Gắn với DEM/DET, sửa chứng từ, inspection hoặc phụ phí bất thường.
Tổng tiền cần chuẩn bị	34,520.25	Bao gồm VAT nhập khẩu trong dòng tiền.
Landed Cost thuần minh họa	31,627.50	Giả định 2,892.75 VAT đầu vào thực tế đủ điều kiện khấu trừ; nếu không đủ điều kiện, không được loại khỏi giá vốn.

Điểm cần khóa: Không dùng công thức FOB + freight + insurance một cách máy móc cho mọi hồ sơ. Trị giá hải quan phải xác định theo điều kiện giao dịch và các khoản điều chỉnh thực tế; local charge sau cửa khẩu nhập đầu tiên chỉ được loại trừ khi đáp ứng điều kiện và có chứng từ tách riêng theo quy định áp dụng.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Tài liệu/dữ liệu	Bên chuẩn bị/phát hành	Dùng để dự toán	Trường phải khóa
Commercial Contract/PO	Buyer và supplier.	Giá mua, Incoterms, payment, warranty, packing.	Named place/port, currency, version Incoterms, khoản buyer trả thay.
Proforma/Commercial Invoice	Supplier.	Giá giao dịch và lịch thanh toán.	Description, quantity, unit price, total, currency, Incoterms.
Packing List/Loading Plan	Supplier.	Chọn container, tải trọng, phương án đóng hàng.	Package, gross/net weight, CBM, dimensions, stackability.
Catalogue/Datasheet/Model List	Supplier và technical team.	HS, chính sách chuyên ngành, chi phí kiểm tra.	Model, công năng, vật liệu, công suất, serial.
Freight Quotation	Carrier/NVOCC/forwarder.	Ocean freight, surcharge, local charge, free time.	POL/POD, equipment, commodity, validity, included/excluded, prepaid/collect.
Origin Cost Sheet	Đại lý đầu xuất/forwarder.	Pickup, export customs, THC, document.	Địa chỉ pickup, ready date, scope người bán/người mua.
Tariff/Local Charge đầu nhập	Carrier/đại lý/terminal.	Destination cost và release.	Container type, payer, tariff date, D/O/THC/handling.
HS/C/O/Tax Working Paper	Customs/compliance/finance.	Trị giá, thuế nhập khẩu, VAT và ưu đãi FTA.	HS cuối cùng, xuất xứ, form C/O, tiêu chí, tỷ giá.
Inland Delivery Quote	Trucking/kho.	Kéo container và trả rỗng.	Kho giao, tải trọng, slot, waiting, lifting, depot.
Risk Register	Project owner cùng các bộ phận.	Dự phòng theo kịch bản.	Trigger, xác suất, mức tác động, owner, phương án xử lý.

QUY TRÌNH DỰ TOÁN TRƯỚC KHI KÝ HỢP ĐỒNG

Bước	Đầu vào	Thao tác	Đầu ra phê duyệt
1. Định danh lô hàng	Tên hàng, model, số lượng, trọng lượng, CBM.	Rà khả năng đóng 20GP/40GP/40HC và hàng đặc biệt.	Cargo profile và equipment assumption.
2. Khóa Incoterms	Draft contract và địa điểm giao.	Lập cost boundary giữa seller và buyer.	Incoterms cost map.
3. Rà HS/chính sách	Catalogue, origin, purpose.	Xác định HS working assumption, C/O và thủ tục chuyên ngành.	Tax/compliance assumption có owner.
4. Thu quote cùng scope	RFQ cho carrier/forwarder/trucking.	Yêu cầu cùng lane, equipment, commodity, validity, included/excluded.	Bảng quote comparable.
5. Dự toán trị giá/thuế	Invoice, freight, insurance, adjustments.	Tính theo kịch bản base/upside/downside.	Tax worksheet và cash tax requirement.
6. Cộng chi phí đầu nhập	Local charge, broker, chuyên ngành, delivery.	Tách cost chắc chắn và cost có điều kiện.	Destination cost sheet.
7. Lập dự phòng	Risk register và timeline.	Gắn từng rủi ro với số ngày/số tiền và trigger.	Contingency budget có căn cứ.
8. Chốt ba con số	Toàn bộ workbook.	Tách cash requirement, gross landed cost và net landed cost.	Approval pack cho procurement/finance/management.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Hệ quả	Cách kiểm soát
Chỉ lấy giá hàng + ocean freight.	Thiếu origin/destination charge, thuế, delivery và compliance.	Dùng ma trận 10 lớp chi phí.
Không ghi named place trong Incoterms.	Buyer và seller hiểu khác điểm chuyển chi phí.	Ghi điều kiện + địa điểm/cảng + Incoterms® 2020.
Dùng báo giá hết hiệu lực.	Cước/phụ phí thay đổi trước khi booking.	Khóa validity, PCD/tariffing date và điều kiện giữ chỗ.
Dùng mã HS tạm tính như kết luận.	Thuế và chính sách chuyên ngành sai.	Ghi assumption, owner rà HS và hồ sơ kỹ thuật cần bổ sung.
Cộng trùng cước hoặc THC.	Landed Cost bị đội sai.	Đối chiếu freight prepaid/collect và included/excluded từng quote.
Coi VAT nhập khẩu luôn là chi phí.	Giá vốn bị phóng đại hoặc phê duyệt sai biên lợi nhuận.	Tách cash flow với VAT thực tế đủ điều kiện khấu trừ.
Không tính free time và năng lực kho.	DEM/DET/storage phát sinh sau ETA.	Khóa free time, customs lead time, truck/warehouse slot.
Dự phòng bằng một tỷ lệ tùy ý.	Không phản ánh rủi ro hàng/model/tuyến.	Dự phòng theo kịch bản và risk trigger.
Không tính chi phí tài chính.	Thiếu vốn lưu động khi supplier yêu cầu đặt cọc sớm.	Lập cash timeline theo deposit, balance, tax và local charge.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Nguồn	Vai trò trong bài	Lưu ý áp dụng
ICC – Incoterms® 2020	Cơ sở phân bổ nhiệm vụ, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua.	Không thay thế hợp đồng mua bán, điều khoản thanh toán hoặc pháp luật bắt buộc.
U.S. Department of Commerce – Know Your Incoterms	Nguồn thực hành về trách nhiệm vận tải, bảo hiểm, chứng từ và thông quan.	Dùng để hiểu cơ chế; hợp đồng phải ghi địa điểm và phiên bản cụ thể.
Thông tư 39/2015/TT-BTC và Thông tư 60/2019/TT-BTC – trị giá hải quan	Khung xác định trị giá hải quan; Thông tư 60/2019/TT-BTC sửa đổi Thông tư 39/2015/TT-BTC.	Thông tư 39/2015/TT-BTC hiện còn hiệu lực một phần; cần đối chiếu cả văn bản sửa đổi, bãi bỏ liên quan tại ngày mở tờ khai.
Luật 48/2024/QH15 / Luật 90/2025/QH15 / Luật 149/2025/QH15 / Luật 09/2026/QH16	Căn cứ về giá tính thuế và thuế GTGT tại khâu nhập khẩu.	Luật 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025; cần đọc cùng Luật 90/2025/QH15, Luật 149/2025/QH15 và Luật 09/2026/QH16 theo hiệu lực tương ứng.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP / Nghị định 359/2025/NĐ-CP / Nghị định 144/2026/NĐ-CP	Quy định chi tiết thi hành Luật Thuế GTGT và nội dung sửa đổi đang áp dụng.	Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025; được sửa đổi bởi Nghị định 359/2025/NĐ-CP (01/01/2026) và Nghị định 144/2026/NĐ-CP (20/06/2026).
Thông tư 69/2025/TT-BTC	Quy định chi tiết một số nội dung của Luật Thuế GTGT và hướng dẫn thực hiện Nghị định 181/2025/NĐ-CP.	Cần đọc cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và chính sách thuế có hiệu lực tại ngày đăng ký tờ khai.
Maersk – Vietnam Import Local Information	Ví dụ nguồn carrier để tra local charge, quy trình nhập và D&D/Free Time theo thời điểm.	Không dùng như biểu phí chung cho hãng tàu khác hoặc booking khác.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

Nên dự toán theo FOB hay CIF?

Không có điều kiện nào luôn rẻ hơn. Cần so tổng scope: giá hàng, cước do seller mua, destination charge, quyền kiểm soát booking và rủi ro phí ẩn.

Báo giá All-in có đủ để lập ngân sách không?

Chưa đủ nếu “All-in” không ghi rõ lane, container, commodity, hiệu lực, local charge, thuế, delivery và loại trừ.

VAT nhập khẩu có đưa vào Landed Cost không?

Nên đưa vào bảng cash requirement. Việc giữ lại trong giá vốn hay loại ra phụ thuộc khoản thuế đó thực tế có đủ điều kiện khấu trừ hay không.

Có thể dùng thuế suất supplier hoặc forwarder cung cấp không?

Chỉ dùng như giả định ban đầu. Doanh nghiệp phải đối chiếu HS, xuất xứ, C/O, biểu thuế và hồ sơ kỹ thuật.

Dự phòng bao nhiêu phần trăm là đủ?

Không có tỷ lệ chung. Dự phòng nên dựa trên biến động cước/tỷ giá, free time, thủ tục chuyên ngành, độ chính xác chứng từ và khả năng kho/xe.

Cước CFR/CIF đã bao gồm THC đầu nhập chưa?

Không mặc nhiên. Cần kiểm tra quotation, carrier tariff và prepaid/collect cho từng charge code.

Khi nào nên khóa ngân sách lần cuối?

Trước khi ký hợp đồng cần có budget baseline; trước booking phải refresh cước/local charge; trước mở tờ khai phải cập nhật HS, C/O, tỷ giá và nghĩa vụ thuế.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Dự toán FCL là mô hình ra quyết định, không phải báo giá hay tư vấn thuế chính thức. Kết quả phụ thuộc Incoterms, HS, xuất xứ, C/O, tỷ giá, biểu phí hãng tàu, terminal, chính sách chuyên ngành và hồ sơ thực tế. Mọi ví dụ tiền và thuế suất trong bài chỉ minh họa cơ chế.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN