Một báo giá LCL có cước biển thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí nhập khẩu thấp. Nếu doanh nghiệp chỉ lấy số CBM ước tính nhân với ocean freight, ngân sách rất dễ thiếu các khoản xử lý tại CFS, local charge hai đầu, giao nhận nội địa, kiểm tra chuyên ngành và thuế. Sai số còn tăng khi kích thước sau đóng gói lớn hơn thông số sản phẩm, hàng không xếp chồng được hoặc báo giá áp dụng minimum charge. Bài viết này hướng dẫn cách dựng dự toán theo sáu lớp chi phí, xác định Revenue Ton theo W/M, bóc phạm vi đã gồm – chưa gồm và chuyển báo giá logistics thành một bảng ngân sách có thể dùng trước khi ký đơn hàng.

Cập nhật nghiệp vụ: 16/07/2026 | Tài liệu tham khảo cho Procurement, Import, Finance, Logistics và Operation.

TÓM TẮT NHANH

Không tính từ giá cước biển đơn lẻ

Dự toán phải bao gồm tiền hàng, origin charges, main freight, destination charges, thuế–chuyên ngành, giao nội địa và dự phòng.

Chốt W/M sau đóng gói

Revenue Ton thường lấy số lớn hơn giữa CBM và trọng lượng gộp quy đổi sang tấn, nhưng phải đọc đúng điều kiện và minimum charge của báo giá.

Tách Estimate và ngân sách kiểm soát

Trước khi đặt hàng chỉ nên dùng ngân sách ước tính; ngân sách kiểm soát trước booking vẫn phải cập nhật sau khi có packing data, HS dự kiến và quotation còn hiệu lực.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết áp dụng chủ yếu cho hàng nhập khẩu đường biển LCL theo mô hình port–port, CFS–CFS hoặc door–door, với hàng bách hóa thông thường và doanh nghiệp cần dự toán trước khi phát hành Purchase Order. Có thể dùng cùng logic cho hàng xuất khẩu bằng cách đảo chiều origin/destination.

Không tự động áp dụng cho hàng DG, lạnh, quá khổ, giá trị cao, không xếp chồng hoặc hàng cần kiểm soát nhiệt độ.
Không dùng thay báo giá chính thức, phân loại HS, tư vấn thuế hoặc rà chính sách chuyên ngành.
Ngưỡng chuyển từ LCL sang FCL không cố định; cần so tổng chi phí và yêu cầu vận hành của cùng một tuyến, cùng thời điểm.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò trong dự toán
LCL – Less than Container Load	Hàng lẻ ghép chung container với nhiều chủ hàng.	Chi phí thường tính theo phần không gian hoặc W/M của từng lô và có nhiều khoản xử lý CFS.
CBM – Cubic Meter	Thể tích đóng gói: dài × rộng × cao, quy về mét.	Là dữ liệu nền để tính measurement và kiểm tra khả năng chuyển sang FCL.
W/M – Weight or Measurement	So sánh trọng lượng gộp theo tấn với thể tích theo CBM; dùng số lớn hơn theo điều kiện báo giá.	Xác định Revenue Ton tính cước cho nhiều biểu giá LCL.
Revenue Ton / RT	Đơn vị doanh thu dùng để áp đơn giá W/M.	RT không phải lúc nào bằng CBM; còn phụ thuộc weight, minimum và quy tắc làm tròn.
Minimum Charge	Mức tính tối thiểu cho một khoản hoặc một lô.	Khi hàng rất nhỏ, chi phí thực trả có thể cao hơn phép nhân đơn giá thông thường.
CFS – Container Freight Station	Kho khai thác hàng lẻ để nhận, gom, đóng/rút và phân tách hàng.	Phát sinh handling, receiving, deconsolidation, storage và các phí dịch vụ liên quan.
Landed Cost	Tổng chi phí đưa hàng về trạng thái sẵn sàng nhập kho/bán hoặc sản xuất.	Là đầu ra cần quản trị, không chỉ ocean freight; VAT nhập khẩu được khấu trừ cần tách khỏi chi phí kinh tế nhưng vẫn giữ trong kế hoạch dòng tiền.

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

1. Xác định số đo tính phí sau đóng gói

CBM phải lấy từ kích thước bên ngoài của kiện, pallet, crate hoặc bao bì hoàn chỉnh. Trọng lượng dùng để so sánh phải là gross weight, gồm hàng, bao bì và pallet. DHL lưu ý LCL thường áp W/M và so sánh metric ton với CBM; Maersk cũng xác định không gian LCL theo CBM. Vì vậy, dữ liệu sản phẩm rời hoặc số đo nhà máy ước lượng chỉ phù hợp cho ngân sách sơ bộ.

CBM = Σ (Dài × Rộng × Cao × Số kiện), quy đổi về mét
Weight Ton = Gross Weight (kg) ÷ 1.000
Revenue Ton tham khảo = số lớn hơn giữa CBM và Weight Ton, sau đó áp minimum/rounding theo báo giá. W/M phải kiểm tra theo từng charge code; không mặc định mọi dòng phí trên invoice dùng cùng một cơ sở tính.

2. Tách sáu lớp chi phí

Chi phí LCL hình thành theo nhiều điểm giao nhận. Ngoài cước vận tải chính, lô hàng thường có xử lý tại kho đầu xuất và đầu nhập, chứng từ, khai thác CFS, vận chuyển nội địa, thuế và chi phí tuân thủ. Điều kiện Incoterms® quyết định phần nghĩa vụ thương mại giữa người bán và người mua, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đọc người xuất hóa đơn và phạm vi dịch vụ trên từng quotation.

3. Dự toán theo ba mức độ chắc chắn

Mức	Dữ liệu đầu vào	Mục đích	Cách sử dụng
Estimate 1 – trước đàm phán	Tên hàng, số lượng dự kiến, kích thước sản phẩm, nước xuất xứ.	Sàng lọc phương án mua và tuyến vận chuyển.	Dùng biên độ dự phòng lớn; chưa dùng để chốt lợi nhuận.
Estimate 2 – trước phát hành PO	Packing proposal, gross weight, Incoterms, địa chỉ pickup, HS dự kiến, quotation.	Phê duyệt ngân sách và đàm phán điều kiện mua.	Bóc rõ included/excluded và thời hạn hiệu lực.
Controlled budget – trước booking	Packing list gần cuối, lịch hàng, chargeable W/M, chính sách hàng, biểu thuế và báo giá cập nhật.	Thiết lập ngân sách kiểm soát để phê duyệt vận hành lô hàng.	Vẫn phải đối soát sau remeasurement tại CFS, thay đổi lịch/tỷ giá và khi nhận debit note.

CẤU TRÚC DỰ TOÁN 06 LỚP CHI PHÍ

Lớp chi phí	Khoản cần đưa vào	Cơ sở tính	Điểm cần khóa
1. Giá mua và đóng gói	Giá hàng, pallet/crate, hun trùng, nhãn, kiểm định tại nguồn nếu có.	PO/Proforma Invoice và packing proposal.	Incoterms, điều kiện thanh toán, ai chịu đóng gói xuất khẩu.
2. Origin charges	Pickup, kho đầu xuất, export clearance, CFS receiving/handling, chứng từ, khai báo an ninh nếu có.	Theo shipment, document, W/M, kiện hoặc dịch vụ.	Đã nằm trong giá bán hay forwarder thu riêng; prepaid hay collect.
3. Main freight	Ocean freight LCL và phụ phí tuyến áp dụng.	Đơn giá × RT hoặc minimum charge.	Rate validity, routing, direct/consolidation, cargo type, surcharge inclusion.
4. Destination charges	Deconsolidation, CFS, D/O/handling, local charge và phí nhận hàng.	Theo W/M, shipment, document hoặc kiện.	Không giả định “freight prepaid” đồng nghĩa destination charges đã trả.
5. Thuế và tuân thủ	Thuế nhập khẩu, VAT nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, giấy phép, thử nghiệm, C/O.	Theo trị giá hải quan, HS, xuất xứ và hồ sơ thực tế.	HS chưa chốt chỉ dùng kịch bản; tách rõ thuế nhập khẩu, VAT phải nộp và VAT đủ điều kiện khấu trừ; rà văn bản hiệu lực tại ngày đăng ký tờ khai.
6. Giao nội địa và dự phòng	Truck/van, nâng hạ, giao kho, lưu CFS, sửa chứng từ, bảo hiểm, dự phòng tỷ giá.	Theo chuyến, kg/CBM, thời gian, địa điểm và tỷ lệ dự phòng nội bộ.	Điều kiện giao, thời gian miễn lưu, khả năng giao ngoài giờ hoặc chờ kho.

Tổng dòng tiền dự kiến trước khi nhận hàng = Giá mua + Origin + Main Freight + Destination + Thuế nhập khẩu + VAT nhập khẩu + Compliance + Inland Delivery + Dự phòng
Chi phí kinh tế/Landed Cost quản trị có thể loại VAT nhập khẩu đủ điều kiện khấu trừ, nhưng bảng dòng tiền vẫn phải giữ khoản VAT phải nộp.

Không dùng “All-in” như một dòng duy nhất. Mỗi cấu phần phải ghi rõ đơn vị tính, tiền tệ, thuế VAT dịch vụ, tỷ giá quy đổi, thời hạn hiệu lực và điều kiện loại trừ.

VÍ DỤ TÍNH TÍCH HỢP TRONG DỰ TOÁN

Giả sử lô hàng sau đóng gói có 3,60 CBM và gross weight 1.200 kg = 1,20 tấn. Revenue Ton tham khảo là 3,60 RT. Nếu quotation giả định ghi ocean freight 100 USD/RT, không có minimum cao hơn và chưa gồm local charge, phần cước chính minh họa là 360 USD.

Con số 360 USD chưa phải tổng logistics. Doanh nghiệp phải cộng từng khoản origin, destination, pickup, delivery, thuế và tuân thủ theo scope thực tế. Nếu CFS đo lại thành 4,10 CBM, hoặc kiện không xếp chồng làm phát sinh quy tắc quy đổi khác, ngân sách phải cập nhật theo số đo được chấp nhận để tính phí.

Lưu ý: Đơn giá 100 USD/RT chỉ là số giả định để minh họa cơ chế, không phải mức cước thị trường hay báo giá áp dụng cho một tuyến cụ thể.

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Dữ liệu/tài liệu	Bên cung cấp	Dùng ở bước nào	Trường phải kiểm tra
Quotation của nhà cung cấp	Supplier	Chốt giá mua.	Incoterms, nơi giao, đóng gói, phí xuất khẩu, validity.
Packing proposal / Packing List	Supplier/nhà đóng gói	Tính CBM, gross weight và truck.	Số kiện, kích thước ngoài, gross/net weight, pallet, stackable.
Catalogue/datasheet/ảnh hàng	Supplier	Rà HS, DG, chính sách và bảo hiểm.	Công năng, vật liệu, pin/chất lỏng/nam châm, model.
Freight quotation	Forwarder/NVOCC	Dự toán logistics.	POL/POD, CFS, W/M, minimum, included/excluded, currency, validity.
Local charge sheet	Đại lý/forwarder hai đầu	Bóc origin–destination.	Đơn vị tính, pay term, thuế dịch vụ, payer và thời điểm thu.
HS/C/O/tư vấn chính sách	Importer/Customs/Compliance	Dự toán thuế và thủ tục.	HS dự kiến, MFN/FTA, VAT, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành.
Inland quote	Đơn vị vận tải	Pickup và giao kho.	Địa chỉ, tải trọng, giờ cấm, nâng hạ, chờ, phụ phí cầu đường.

QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN TRƯỚC KHI ĐẶT HÀNG

Bước	Đầu vào	Thao tác	Đầu ra
1. Chuẩn hóa mô tả hàng	Tên hàng và catalogue.	Xác định hàng thường/DG, stackable, yêu cầu đóng gói và chính sách có thể phát sinh.	Brief kỹ thuật đủ để hỏi giá.
2. Dựng packing scenario	Số lượng, kích thước sản phẩm, pallet/crate.	Tính phương án đóng kiện và CBM sau đóng gói; thêm biên độ hợp lý khi chưa có mẫu cuối.	Packing estimate.
3. Tính W/M và kiểm tra minimum	CBM và gross weight.	Tính Weight Ton, Revenue Ton; đọc rounding/minimum từng khoản.	Chargeable basis sơ bộ.
4. Gửi RFQ đúng scope	Route, Incoterms, CFS/door, cargo data.	Yêu cầu tách origin, freight, destination, inland, surcharge và exclusions.	Quotation có thể so sánh.
5. Dự toán thuế theo kịch bản	HS dự kiến, trị giá, xuất xứ, C/O.	Lập kịch bản thuế MFN và thuế ưu đãi đặc biệt theo FTA khi đủ điều kiện xuất xứ. Luôn giữ VAT nhập khẩu trong cash-out; chỉ tách thành khoản thuế có thể khấu trừ khi đánh giá chi phí kinh tế và khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện khấu trừ.	Tax/compliance estimate.
6. So LCL với FCL/air	Tổng LCL và nhu cầu tiến độ.	So tổng chi phí, thời gian, số lần handling và rủi ro, không chỉ so ocean freight.	Quyết định phương thức.
7. Khóa ngân sách và điều kiện mua	Bảng chi phí và rủi ro.	Chốt owner, currency, rate validity, reserve và điểm phải re-confirm trước booking.	Budget approval trước PO.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi	Nguyên nhân	Tác động	Biện pháp kiểm soát
Lấy kích thước sản phẩm thay vì kiện đóng gói	Supplier chưa có packing plan.	CBM thực tế tăng và vượt ngân sách.	Yêu cầu outer dimensions, pallet/crate và gross weight.
Chỉ lấy ocean freight	Không bóc local charge hai đầu.	Báo giá nhìn rẻ nhưng landed cost cao.	Yêu cầu bảng included/excluded theo origin–main–destination.
Bỏ qua minimum charge	Lô hàng nhỏ, nhiều khoản tính tối thiểu.	Chi phí trên mỗi đơn vị hàng tăng mạnh.	Ghi minimum và rounding cho từng charge code.
Dùng HS/thuế theo tên thương mại	Thiếu catalogue và cấu tạo.	Sai dự toán thuế hoặc thiếu thủ tục chuyên ngành.	Dùng nhiều kịch bản; chỉ chốt khi có hồ sơ kỹ thuật.
Không tính hàng non-stackable/DG	Brief không nêu đặc tính hàng.	Phát sinh surcharge hoặc bị từ chối ghép.	Khai đầy đủ MSDS, pin, chất lỏng, hình dạng và khả năng xếp chồng.
Không kiểm tra hiệu lực giá	PO và ready date cách xa ngày quotation.	Cước, tỷ giá hoặc surcharge thay đổi.	Ghi validity và điểm re-quote trước booking.
Không dự phòng CFS/storage	Hồ sơ hoặc lịch giao chậm.	Phát sinh lưu kho và xử lý ngoài kế hoạch.	Lập timeline chứng từ, lấy hàng và giao kho trước ETA.

CĂN CỨ PHÁP LÝ – NGUỒN TRA CỨU

Nguồn	Cơ quan/đơn vị	Vai trò	Lưu ý áp dụng
Cost Drivers of LCL Rates	DHL Global Forwarding	Giải thích W/M, origin/destination charges và yếu tố tăng phí LCL.	Nguồn nghiệp vụ; không thay quotation tuyến thực tế.
Calculating Chargeable Weight	DHL Global Forwarding	Minh họa density 1:1 cho LCL và gross/volumetric weight.	Carrier có thể dùng quy tắc khác; phải đọc small print.
FCL vs LCL Shipping	Maersk	Mô tả cơ chế ghép hàng, đo theo CBM và tiêu chí lựa chọn LCL/FCL.	Ngưỡng thể tích chỉ mang tính tham khảo.
Quotation Terms and Conditions	Kuehne+Nagel Norway	Ví dụ thực tế về minimum, non-stackable, exclusions và tỷ giá.	Điều kiện theo thị trường Na Uy; không khái quát thành chuẩn toàn cầu.
Thông tư 60/2019/TT-BTC	Bộ Tài chính	Sửa đổi quy định trị giá hải quan tại Thông tư 39/2015/TT-BTC.	Cần đối chiếu hồ sơ giao dịch và văn bản còn hiệu lực tại thời điểm khai.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP; Nghị định 359/2025/NĐ-CP; Nghị định 144/2026/NĐ-CP	Chính phủ	Khung hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT và các nội dung sửa đổi đang có hiệu lực tại thời điểm cập nhật.	Mức thuế, đối tượng không chịu thuế/thuế suất và điều kiện khấu trừ phải rà theo hàng hóa, hồ sơ và thời điểm áp dụng.
Thông tư 69/2025/TT-BTC	Bộ Tài chính	Hướng dẫn một số nội dung của Luật Thuế GTGT và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.	Phải đối chiếu cùng các nghị định sửa đổi và hồ sơ khấu trừ thực tế.
Nghị định 26/2023/NĐ-CP; Nghị định 108/2025/NĐ-CP; Nghị định 199/2025/NĐ-CP	Chính phủ	Khung biểu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu ưu đãi và các sửa đổi phạm vi rộng.	Phải rà thêm văn bản sửa đổi theo mặt hàng và biểu thuế ưu đãi đặc biệt FTA có hiệu lực tại ngày đăng ký tờ khai.

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. LCL có luôn rẻ hơn FCL không?

Không. Khi CBM tăng, local charge và handling theo W/M có thể khiến tổng LCL tiến gần hoặc vượt FCL. Cần so cùng tuyến, thời điểm và scope.

2. Hàng 0,5 CBM có phải chỉ trả cước cho 0,5 RT?

Chưa chắc. Báo giá có thể áp minimum 1 RT, minimum shipment hoặc minimum cho từng charge. Phải đọc điều kiện cụ thể.

3. Freight prepaid có nghĩa người mua không trả phí đầu nhập?

Không mặc nhiên. Prepaid thường mô tả điều kiện thanh toán một số khoản freight; destination charges phải kiểm tra riêng trên quotation và vận đơn.

4. Có thể dùng CBM nhà cung cấp báo để khóa ngân sách không?

Chỉ nên dùng cho estimate nếu chưa có packing final. Số đo tại CFS hoặc sau pallet/crate có thể khác và được dùng để tính phí.

5. Dự toán thuế trước khi chốt HS thế nào?

Lập tối thiểu hai kịch bản theo các HS có cơ sở kỹ thuật, ghi rõ mức chưa xác nhận và chỉ khóa khi catalogue, công năng, xuất xứ và hồ sơ đã đủ.

6. Nên dự phòng bao nhiêu phần trăm?

Không có tỷ lệ chung. Doanh nghiệp cần thiết lập theo độ ổn định tuyến, tiền tệ, packing data, hàng đặc thù, mức chắc chắn của HS và lịch giao.

7. Khi nào phải hỏi lại giá?

Khi quotation hết hiệu lực, ready date đổi, số đo/weight đổi, tuyến hoặc CFS đổi, hàng chuyển thành DG/non-stackable hoặc scope pickup–delivery thay đổi.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Dự toán trước PO là công cụ ra quyết định, không phải debit note cuối cùng. Cần duy trì hai góc nhìn: dòng tiền phải chuẩn bị (bao gồm VAT nhập khẩu phải nộp) và chi phí kinh tế/Landed Cost sau khi phân loại phần VAT đủ điều kiện khấu trừ. Tổng chi phí phụ thuộc packing thực tế, remeasurement, tuyến, lịch tàu, Incoterms®, HS, C/O, chính sách chuyên ngành, tỷ giá và biểu phí tại ngày làm hàng. Cần lưu song song bản Estimate, quotation nguồn và bản cập nhật trước booking để tạo audit trail cho Procurement–Finance–Logistics.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN