English
中文 (中国)
Mục lục nội dung
ẩn
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC NHẬP KHẨU MÁY SẢN XUẤT CŨ
Máy sản xuất cũ là nhóm hàng có rủi ro cao vì tên thương mại thường rất rộng, trong khi mã HS, điều kiện nhập khẩu, chứng thư giám định và chính sách chuyên ngành lại phụ thuộc vào công năng thực tế, năm sản xuất, tình trạng sử dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật và mục đích nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp áp sai HS Code (mã phân loại hàng hóa theo hệ thống hài hòa), thiếu chứng thư giám định, không chứng minh được tuổi thiết bị, nhầm máy đơn lẻ với dây chuyền công nghệ, bỏ sót quy định của Quyết định 18/2019/QĐ-TTg và các văn bản sửa đổi, hoặc C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ) không khớp mô tả hàng hóa, lô hàng có thể bị chuyển luồng kiểm tra, yêu cầu bổ sung hồ sơ, không được hưởng ưu đãi thuế, phát sinh DEM/DET (phí lưu container/lưu bãi theo chính sách hãng tàu/cảng), trễ tiến độ lắp đặt nhà máy và tăng rủi ro kiểm tra sau thông quan. Bài viết cung cấp bản đồ E2E (End-to-End – quy trình từ đầu đến cuối) để doanh nghiệp rà soát trước ETA (Estimated Time of Arrival – thời gian dự kiến hàng đến), gồm mã HS, thuế, chính sách chuyên ngành, bộ hồ sơ, quy trình thông quan và rủi ro cần chặn trước khi hàng về.
TÓM TẮT NHANH
| Hạng mục | Nội dung rà soát nhanh |
|---|---|
| Mặt hàng | Máy sản xuất cũ đã qua sử dụng, nhập khẩu để phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất tại Việt Nam; chỉ áp dụng cho máy móc/thiết bị hoàn chỉnh, không phải dây chuyền công nghệ đồng bộ nếu hồ sơ thể hiện là line liên hoàn. |
| HS trọng tâm | Không có một mã HS chung cho “máy sản xuất cũ”. Mã HS phải xác định theo công năng thực tế, thường rơi vào Chương 84 hoặc 85; ví dụ máy gia công kim loại, máy đóng gói, máy chế biến, máy cơ khí chuyên dùng, máy điện công nghiệp. |
| Thuế tham khảo | Thuế nhập khẩu phụ thuộc mã HS cuối cùng. Nhiều máy Chương 84/85 có MFN 0%, nhưng vẫn có dòng 3%, 5%, 10% hoặc cao hơn. VAT chuẩn thường 10%; ưu đãi đặc biệt theo C/O nếu đáp ứng FTA. |
| Chính sách trọng tâm | Quyết định 18/2019/QĐ-TTg, đã được sửa đổi bởi 28/2022/QĐ-TTg và 02/2026/QĐ-TTg; tuổi thiết bị, tiêu chuẩn an toàn/tiết kiệm năng lượng/bảo vệ môi trường, chứng thư giám định; lưu ý chứng thư giám định máy móc, thiết bị đã qua sử dụng chỉ được chấp nhận nếu cấp không quá 06 tháng tính đến thời điểm máy về cửa khẩu Việt Nam; trường hợp nhập vượt tuổi phải xử lý theo Điều 9 Quyết định 18 đã được sửa đổi. |
| Hồ sơ kỹ thuật | Catalogue/datasheet, năm sản xuất, serial/model, công suất/công năng, tình trạng đã qua sử dụng, chứng thư giám định, hình ảnh máy, hồ sơ tiêu chuẩn áp dụng, C/O nếu có. |
| Cảnh báo | Không áp dụng chung cho máy đóng gói cũ, máy gia công cũ, dây chuyền đồng bộ, máy thuộc danh mục sản phẩm/hàng hóa nhóm 2, máy thuộc chuyên ngành đã có văn bản quản lý riêng, hàng cấm nhập khẩu hoặc máy đã bị nước xuất khẩu loại bỏ do lạc hậu/chất lượng kém/gây ô nhiễm. |
Lưu ý pháp lý: Nội dung này áp dụng cho duy nhất sản phẩm máy sản xuất cũ trong nhóm máy sản xuất cũ, máy đóng gói cũ, máy gia công cũ, máy công nghiệp cũ. Không tự động áp dụng cho dây chuyền công nghệ đồng bộ, máy đóng gói cũ, máy gia công cũ, máy công nghiệp cũ khác, máy thuộc lĩnh vực chuyên ngành có quy định riêng, hàng tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu hoặc máy không phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất tại Việt Nam. Cần rà soát theo catalogue, datasheet, model và mục đích nhập khẩu thực tế.
PHẠM VI ÁP DỤNG
Bài viết áp dụng cho máy sản xuất đã qua sử dụng nhập khẩu để phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tại Việt Nam, thường là máy đơn lẻ hoặc cụm thiết bị có công năng sản xuất riêng, không phải dây chuyền công nghệ liên hoàn nếu hồ sơ thể hiện là một line đồng bộ.
- Không gom chung với máy đóng gói cũ, máy gia công cũ, máy công nghiệp cũ khác nếu công năng, HS và chính sách khác nhau.
- Hàng mới, hàng đã qua sử dụng, hàng refurbished, hàng bảo hành, hàng mẫu, hàng dự án, hàng nhập cho EPE/FDI có thể phát sinh hồ sơ và mã loại hình khác nhau.
- Nếu máy có tủ điện, biến tần, PLC, robot, màn hình HMI, module kết nối không dây, mã hóa, pin, adapter, bộ sạc hoặc phụ kiện đi kèm thì phải rà soát riêng.
- Nếu là máy thuộc danh mục cấm nhập khẩu, bị nước xuất khẩu loại bỏ do lạc hậu/chất lượng kém/gây ô nhiễm, hoặc không đáp ứng an toàn – tiết kiệm năng lượng – môi trường, rủi ro không đủ điều kiện nhập khẩu rất cao.
PHÂN LOẠI & NHẬN DIỆN HÀNG HÓA
Với máy sản xuất cũ, điểm quyết định nằm ở công năng chính, nguyên lý hoạt động, sản phẩm đầu ra, cấu hình kỹ thuật, năm sản xuất, tình trạng sử dụng và tiêu chuẩn chế tạo. Việc ghi tên chung chung có thể dẫn đến sai mã HS, sai chính sách chuyên ngành, sai QCVN/TCVN nếu thuộc diện quản lý chất lượng, sai giấy phép nếu có tính năng đặc thù và sai nhãn hàng hóa khi đưa vào sử dụng.
| Tiêu chí cần kiểm tra | Tài liệu cần đối chiếu | Rủi ro nếu mô tả sai | Gợi ý cách ghi tên hàng trên chứng từ/tờ khai |
|---|---|---|---|
| Công năng chính của máy | Catalogue, datasheet, hình ảnh, video vận hành nếu có | Áp sai HS do gọi chung “used production machine” | Used [specific machine name], model…, serial…, used for… |
| Năm sản xuất và tuổi thiết bị | Nameplate, manufacturer certificate, inspection certificate | Vượt tuổi theo Quyết định 18 mà không có cơ chế xin phép đặc biệt | Year of manufacture…, age… years, used machine for production |
| Máy đơn lẻ hay dây chuyền | Layout, P&ID/process flow, packing list, invoice breakdown | Áp sai tiêu chí máy đơn lẻ thay vì dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng | Used standalone machine / used production line – clarify configuration |
| Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng | QCVN/TCVN, tiêu chuẩn G7/Korea, CE/UL/ISO nếu có | Không chứng minh được an toàn, tiết kiệm năng lượng, môi trường | Manufactured according to… standard; inspection certificate attached |
| Công suất/hiệu suất còn lại | Inspection certificate, performance test, maintenance records | Không đủ căn cứ nếu xin nhập máy vượt tuổi | Remaining capacity/efficiency…% of design capacity |
| Mức tiêu hao nguyên liệu/năng lượng | Inspection certificate, technical dossier, design data | Không đủ điều kiện đặc biệt khi tiêu hao vượt ngưỡng | Energy/material consumption compared with design data… |
| Phụ kiện, tủ điện, robot, inverter, PLC đi kèm | Packing list, BOM, catalogue từng module | Phụ kiện có thể kéo chính sách khác: an toàn điện, hiệu suất, ICT, pin/adapter | Machine with accessories: control cabinet, inverter, PLC, spare parts… |
| Tình trạng hàng | Invoice, ảnh, biên bản giám định, hợp đồng | Hàng refurbished/rebuilt có thể cần giải trình khác hàng đã qua sử dụng thông thường | Used, not new, not prohibited, imported for direct production use |
HS CODE – THUẾ – C/O
Không thể chốt một mã HS chung cho “máy sản xuất cũ”. Mã HS phải xác định theo chức năng chính của máy, cấu tạo, nguyên lý hoạt động và nhóm máy cụ thể. Việc là hàng “cũ” không tạo ra một mã HS riêng, nhưng làm phát sinh điều kiện nhập khẩu theo Quyết định 18/2019/QĐ-TTg và các văn bản sửa đổi. Do đó, doanh nghiệp cần tách hai lớp kiểm soát: HS – thuế – C/O theo bản chất máy và điều kiện máy đã qua sử dụng theo chính sách quản lý.
| Mã HS tham khảo | Điều kiện áp dụng | Rủi ro khi áp sai | Hồ sơ cần đối chiếu |
|---|---|---|---|
| Chương 84 | Máy cơ khí, máy sản xuất, máy chế biến, máy đóng gói, máy công nghiệp vận hành bằng cơ cấu cơ khí/nhiệt/thủy lực/khí nén. | Sai chương có thể kéo sai thuế, sai chính sách chuyên ngành, sai chứng thư giám định theo HS. | Catalogue, nguyên lý hoạt động, công năng chính, hình ảnh, thông số kỹ thuật. |
| Chương 85 | Máy/thiết bị điện, thiết bị điều khiển, máy có bản chất điện – điện tử hoặc module điện giữ vai trò chính. | Nhầm máy cơ khí sang điện hoặc ngược lại; có thể phát sinh hiệu suất năng lượng/EMC/ICT tùy model. | Datasheet điện, sơ đồ điều khiển, nameplate, model list. |
| 8422.xx | Chỉ xem xét nếu bản chất là máy rửa, đóng chai, đóng gói, bao gói hoặc dán nhãn. | Gom mọi máy sản xuất cũ vào máy đóng gói làm sai HS. | Catalogue, quy trình đóng gói, output, bao bì xử lý. |
| 8456–8466 | Máy gia công kim loại, máy công cụ, máy cắt, máy tiện, máy phay, máy ép, máy gia công cơ khí. | Sai HS làm lệch thuế, C/O và chính sách máy công cụ cũ. | Catalogue, công nghệ gia công, trục, bàn máy, CNC/controller. |
| 8477.xx | Máy gia công cao su/plastic: ép phun, đùn, thổi, định hình nếu hồ sơ phù hợp. | Nhầm sang máy sản xuất chung hoặc dây chuyền khác. | Material processed, mould/clamping force, process description. |
| 8479.89.xx | Máy và thiết bị cơ khí có chức năng riêng, chưa được chi tiết ở nơi khác; chỉ dùng khi không phân loại được vào nhóm cụ thể hơn. | Lạm dụng nhóm “máy khác” có thể bị tham vấn HS. | Phân tích loại trừ các nhóm chuyên biệt, catalogue, nguyên lý hoạt động. |
| Chương khác ngoài 84/85 | Chỉ áp dụng nếu máy không thuộc phạm vi Quyết định 18 hoặc thuộc nhóm chuyên ngành khác theo hồ sơ thực tế. | Áp nhầm phạm vi Quyết định 18 hoặc bỏ sót quy định chuyên ngành. | HS analysis, legal review, technical dossier. |
BẢNG THUẾ THAM KHẢO THEO CÁCH CHỐT HS
| Tình huống thuế | Thuế nhập khẩu thông thường | Thuế nhập khẩu ưu đãi MFN | VAT | Ưu đãi đặc biệt theo C/O | Ghi chú kiểm soát |
|---|---|---|---|---|---|
| Máy sản xuất cũ xác định được HS cuối trong Chương 84/85 | Theo biểu thuế thông thường tại ngày khai; thường tính theo mức thông thường của mã HS, không chốt theo tên hàng chung. | Theo mã HS cuối cùng; nhiều dòng máy có MFN 0%, một số dòng có 3%, 5%, 10% hoặc cao hơn. | Thường 10%, trừ trường hợp văn bản VAT hiện hành quy định khác. | Có thể 0% hoặc mức ưu đãi theo FTA nếu C/O hợp lệ, đúng form, đúng tiêu chí xuất xứ và vận tải trực tiếp. | Không lập phương án thuế khi chưa chốt HS; cần đối chiếu NĐ 26/2023, văn bản sửa đổi và biểu thuế FTA tại ngày khai. |
| Máy thuộc danh mục chuyên ngành hoặc hàng có module điện/điều khiển | Theo HS cuối cùng và tình trạng hàng. | Theo HS cuối cùng; có thể khác giữa máy chính, phụ tùng, tủ điện, robot, controller. | Thường 10%. | Phụ thuộc xuất xứ từng cấu phần nếu khai tách dòng. | Cần quyết định khai nguyên chiếc, khai bộ đồng bộ hay tách dòng phụ kiện. |
| Máy vượt tuổi cần xin phép theo cơ chế đặc biệt | Không thay đổi bản chất thuế nhưng có rủi ro phát sinh chậm thông quan nếu hồ sơ chưa được chấp thuận. | Theo HS cuối cùng. | Thường 10%. | Chỉ áp dụng khi hàng đủ điều kiện C/O. | Không dùng C/O để thay thế điều kiện nhập khẩu máy cũ. |
Ghi chú thuế: Thuế trong bài chỉ là khung rà soát. Do máy sản xuất cũ không có một mã HS cố định, doanh nghiệp phải tra biểu thuế theo mã HS cuối cùng tại ngày đăng ký tờ khai. Không dùng C/O để thay thế điều kiện nhập khẩu máy đã qua sử dụng.
CHÍNH SÁCH CHUYÊN NGÀNH ÁP DỤNG
| Tình huống hàng hóa | Chính sách có thể áp dụng | Hồ sơ cần kiểm tra | Cơ quan/cổng xử lý nếu xác định được | Thời điểm nên thực hiện | Ghi chú rủi ro |
|---|---|---|---|---|---|
| Máy sản xuất cũ đơn lẻ thuộc Chương 84/85, phục vụ trực tiếp sản xuất | Quyết định 18/2019/QĐ-TTg và văn bản sửa đổi; tuổi thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật, chứng thư giám định. | Catalogue, năm sản xuất, chứng thư giám định, tiêu chuẩn áp dụng, invoice, packing list. | Hải quan; Bộ Khoa học và Công nghệ khi phát sinh trường hợp cần xem xét đặc biệt. | Trước ETA, tốt nhất trước khi ký hợp đồng. | Không được coi là máy cũ hợp lệ nếu không chứng minh phục vụ trực tiếp sản xuất. |
| Máy có tuổi thiết bị không vượt quá 10 năm hoặc thuộc phụ lục tuổi riêng | Được xem xét nhập nếu đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, tiết kiệm năng lượng, bảo vệ môi trường theo QCVN/TCVN hoặc tiêu chuẩn phù hợp; chứng thư giám định máy đơn lẻ cần còn hiệu lực không quá 06 tháng tính đến thời điểm hàng về cửa khẩu. | Nameplate, year of manufacture, inspection certificate, standards, hình ảnh máy và thông tin nhà sản xuất. | Hải quan kiểm tra hồ sơ; tổ chức giám định được chỉ định/thừa nhận. | Trước khi hàng về. | Tuổi thiết bị tính từ năm sản xuất đến năm hàng về cửa khẩu Việt Nam. |
| Máy vượt tuổi theo quy định nhưng cần duy trì sản xuất | Cơ chế xem xét theo Điều 9 Quyết định 18 đã sửa đổi; cần chứng minh công suất/hiệu suất còn lại từ 85% trở lên và mức tiêu hao nguyên liệu, năng lượng không vượt quá 15% so với thiết kế. | Văn bản đề nghị theo mẫu hiện hành, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu của doanh nghiệp, chứng thư giám định, giải trình nhu cầu duy trì sản xuất, phương án sử dụng. | Bộ Khoa học và Công nghệ; lưu ý Quyết định 02/2026/QĐ-TTg sửa điểm b khoản 2 Điều 9 và thay mẫu văn bản đề nghị tại Phụ lục II. | Trước khi mở tờ khai hoặc trước khi quyết định mua hàng. | Rủi ro rất cao nếu hàng đã về nhưng hồ sơ xin phép chưa được chấp thuận. |
| Máy thuộc danh mục nhóm 2 hoặc chuyên ngành có văn bản quản lý riêng | Quyết định 18 loại trừ máy móc, thiết bị thuộc danh mục sản phẩm/hàng hóa nhóm 2 và máy thuộc lĩnh vực chuyên ngành đã có văn bản quản lý; khi đó phải ưu tiên rà soát văn bản chuyên ngành. | QCVN/TCVN chuyên ngành, giấy phép, kiểm tra chất lượng, hợp quy nếu có. | Bộ/cơ quan quản lý chuyên ngành và Hải quan. | Trước ETA. | Không áp máy cũ theo Quyết định 18 một cách máy móc nếu hàng đã thuộc cơ chế quản lý chuyên ngành riêng. |
| Máy có tủ điện, biến tần, PLC, robot, Wi-Fi/4G, mã hóa, pin/adapter | Có thể phát sinh chính sách về an toàn điện, hiệu suất năng lượng, ICT, mật mã/ATTT, pin lithium hoặc nhãn. | Datasheet từng module, BOM, chứng từ phụ kiện, nhãn, test report. | Bộ quản lý chuyên ngành tương ứng nếu thuộc phạm vi. | Trước khi chốt HS và booking. | Phụ kiện đi kèm có thể làm thay đổi chính sách cả lô. |
| Máy nhập cho EPE/FDI/nhà máy | Rà soát mục đích sử dụng, quyền nhập khẩu, mã loại hình, tài sản cố định, miễn thuế nếu có dự án. | IRC/ERC, hợp đồng, giải trình sử dụng, danh mục tài sản, hồ sơ dự án nếu có. | Hải quan quản lý EPE/FDI; cơ quan chuyên ngành nếu phát sinh. | Trước hợp đồng nhập khẩu. | Không mặc định miễn thuế hoặc miễn policy chỉ vì là EPE/FDI. |
| Hàng mẫu, bảo hành, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu | Có thể không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định 18 hoặc áp dụng cơ chế riêng theo mục đích nhập; không dùng tuyến tạm nhập/mẫu để đưa máy vào sản xuất thương mại khi chưa đủ hồ sơ. | Purpose letter, contract, temporary import dossier, repair/warranty documents. | Hải quan và cơ quan chuyên ngành nếu có. | Trước mở tờ khai. | Cần tách rõ mục đích; không dùng tuyến mẫu để nhập hàng sản xuất thương mại. |
VĂN BẢN LIÊN QUAN CẦN RÀ SOÁT
| Nhóm văn bản | Tên/số hiệu văn bản | Cơ quan ban hành | Hiệu lực/thời điểm áp dụng nếu xác định được | Vai trò trong thủ tục | Điều/khoản/phụ lục cần chú ý nếu có | Ghi chú rà soát |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Luật | Luật Quản lý ngoại thương 05/2017/QH14 | Quốc hội | Có hiệu lực từ 01/01/2018 | Nền tảng quản lý hoạt động xuất nhập khẩu và biện pháp quản lý ngoại thương. | Cần rà soát theo nhóm hàng cụ thể. | Không thay thế quy định chuyên ngành về máy cũ. |
| Nghị định | Nghị định 69/2018/NĐ-CP | Chính phủ | Có hiệu lực từ 15/05/2018 | Quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương; danh mục cấm, tạm ngừng, điều kiện quản lý xuất nhập khẩu. | Phụ lục về danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu/nhập khẩu có điều kiện. | Đối chiếu trước khi áp Quyết định 18. |
| Quyết định | Quyết định 18/2019/QĐ-TTg | Thủ tướng Chính phủ | Ban hành 19/04/2019, hiệu lực 15/06/2019 | Quy định tiêu chí, hồ sơ, thủ tục nhập khẩu và giám định máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. | Điều 1, 4, 6, 8, 9, 10; riêng Điều 5 áp dụng cho dây chuyền công nghệ, không dùng để kết luận máy đơn lẻ. | Văn bản lõi cho máy sản xuất cũ thuộc Chương 84/85, nhưng cần loại trừ hàng nhóm 2 và máy chuyên ngành đã có văn bản riêng theo Điều 1. |
| Quyết định sửa đổi | Quyết định 28/2022/QĐ-TTg | Thủ tướng Chính phủ | Có hiệu lực từ 01/03/2023 | Sửa đổi, bổ sung Quyết định 18/2019 về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. | Các nội dung sửa đổi về hồ sơ, thủ tục, giám định và trường hợp dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng của doanh nghiệp/dự án công nghệ cao hoặc ưu đãi đầu tư đặc biệt. | Cần đọc cùng Quyết định 18. |
| Quyết định sửa đổi 2026 | Quyết định 02/2026/QĐ-TTg | Thủ tướng Chính phủ | Có hiệu lực từ 08/01/2026 | Sửa đổi thủ tục hành chính thuộc phạm vi Bộ Khoa học và Công nghệ, trong đó có thủ tục liên quan Quyết định 18. | Điều 2 sửa đổi điểm b khoản 2 Điều 9 và thay mẫu văn bản đề nghị cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng tại Phụ lục II. | Cần cập nhật khi xử lý hồ sơ xin nhập máy vượt tuổi/trường hợp đặc biệt. |
| Hải quan | Luật Hải quan 54/2014/QH13 | Quốc hội | Có hiệu lực từ 01/01/2015 | Cơ sở khai báo, kiểm tra, thông quan và kiểm tra sau thông quan. | Các quy định về hồ sơ, kiểm tra hải quan và trách nhiệm người khai. | Áp dụng cùng chính sách máy cũ. |
| Nhãn hàng hóa | Nghị định 43/2017/NĐ-CP và 111/2021/NĐ-CP | Chính phủ | NĐ 43 hiệu lực 01/06/2017; NĐ 111 hiệu lực 15/02/2022 | Quy định nhãn gốc, nhãn phụ tiếng Việt nếu hàng lưu thông/đưa vào sử dụng theo yêu cầu. | Tên hàng, xuất xứ, tổ chức chịu trách nhiệm, thông số cơ bản. | Máy dự án/tài sản cố định vẫn cần rà soát nhãn theo hồ sơ thực tế. |
| Biểu thuế | Nghị định 26/2023/NĐ-CP, 199/2025/NĐ-CP và biểu thuế FTA liên quan | Chính phủ | Áp dụng theo từng thời kỳ; cần tra tại ngày khai. | Căn cứ xác định MFN, thuế thông thường và thuế ưu đãi đặc biệt theo C/O. | Chương 84, 85 và mã HS cuối cùng. | Không dùng tên hàng “máy sản xuất cũ” để chốt thuế. |
XEM / TẢI VĂN BẢN GỐC
Quyết định 18/2019/QĐ-TTgQuyết định 28/2022/QĐ-TTgQuyết định 02/2026/QĐ-TTgNghị định 69/2018/NĐ-CPNghị định 26/2023/NĐ-CP
Doanh nghiệp nên đối chiếu thêm trên Cổng văn bản pháp luật hoặc website cơ quan ban hành trước khi áp dụng.
BỘ HỒ SƠ CHỨNG TỪ THÔNG QUAN
Bộ chứng từ thương mại
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing List (Phiếu đóng gói)
- Bill of Lading/Air Waybill (Vận đơn)
- Sales Contract/Purchase Order nếu có
- C/O nếu xin ưu đãi thuế
- Catalogue/Datasheet, hình ảnh hàng hóa, nhãn gốc, model/serial list
Hồ sơ máy đã qua sử dụng
- Chứng thư giám định máy đã qua sử dụng, ưu tiên kiểm tra hiệu lực không quá 06 tháng đến thời điểm máy về cửa khẩu
- Tài liệu thể hiện năm sản xuất, model, serial
- Tiêu chuẩn chế tạo/QCVN/TCVN/G7/Korea nếu có
- Hồ sơ hiệu suất/công suất còn lại nếu vượt tuổi
- Văn bản chấp thuận nếu thuộc trường hợp đặc biệt
Hồ sơ chuyên ngành nếu có
- Giấy phép/kiểm tra chất lượng/hợp quy nếu thuộc diện
- Hồ sơ hiệu suất năng lượng/an toàn điện/ICT nếu có module liên quan
- Hồ sơ nhãn hàng hóa
- Tài liệu kỹ thuật phụ kiện đi kèm
- Hồ sơ dự án/EPE/FDI nếu áp dụng
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần có | Dùng cho bước nào | Ai thường chuẩn bị | Lỗi thường gặp | Cách kiểm tra trước ETA |
|---|---|---|---|---|---|
| Thương mại | Invoice, Packing List, Contract/PO, B/L/AWB | Mở tờ khai, trị giá, số lượng, vận tải | Docs/Procurement/Forwarder | Tên hàng quá chung, thiếu model/serial/năm sản xuất | So khớp với catalogue, nameplate, chứng thư giám định. |
| Kỹ thuật | Catalogue, datasheet, hình ảnh, video, layout nếu là line | Phân loại HS và policy | Engineering/Importer/Supplier | Không mô tả công năng chính, khai máy đơn lẻ khi thực tế là line | Xác định chức năng, nguyên lý, cấu hình trước booking. |
| Máy cũ | Chứng thư giám định, năm sản xuất, tiêu chuẩn áp dụng, tình trạng máy | Chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu theo Quyết định 18 | Tổ chức giám định/Supplier/Importer | Chứng thư thiếu tiêu chí tuổi, tiêu chuẩn, hiệu suất hoặc tiêu hao; chứng thư quá 06 tháng tính đến ngày máy về cửa khẩu | Duyệt draft chứng thư trước ETD/ETA và kiểm tra ngày cấp chứng thư. |
| HS – thuế – C/O | HS analysis, C/O draft, biểu thuế, chứng từ vận tải | Tính thuế và xin ưu đãi FTA | Compliance/Broker/Supplier | C/O sai HS hoặc mô tả khác invoice | Check C/O sau khi khóa HS cuối cùng. |
| Chuyên ngành | Giấy phép/KTCL/hợp quy/hiệu suất nếu máy thuộc ngành riêng | Xử lý policy trước thông quan hoặc sau thông quan | Compliance/Legal/QA | Cho rằng Quyết định 18 thay thế mọi policy khác | Rà từng module, phụ kiện và công năng. |
| Nhãn và lưu hồ sơ | Nhãn gốc, nhãn phụ nếu áp dụng, hồ sơ lô | Thông quan, giao hàng, hậu kiểm | Importer/Warehouse/Compliance | Nhãn thiếu xuất xứ, model, thông số, đơn vị chịu trách nhiệm | Đối chiếu nhãn với tờ khai, catalogue, chứng thư. |
Nguyên tắc kiểm soát: Tên hàng, số lượng, model, serial, xuất xứ, năm sản xuất và thông số kỹ thuật phải khớp 100% giữa chứng từ thương mại, catalogue, nhãn hàng, chứng thư giám định, hồ sơ chuyên ngành và tờ khai hải quan.
CÁC ĐIỂM QUYẾT ĐỊNH CÓ THỂ LÀM LÔ HÀNG BỊ GIỮ
| Điểm quyết định | Câu hỏi cần trả lời | Tài liệu chứng minh | Hậu quả nếu không rõ | Cách xử lý khuyến nghị |
|---|---|---|---|---|
| Phạm vi Quyết định 18 | Máy có thuộc Chương 84/85 và nhập để phục vụ trực tiếp sản xuất tại Việt Nam không? | HS analysis, purpose letter, catalogue | Áp sai chính sách, kẹt hồ sơ hoặc bị yêu cầu tái xuất/giải trình | Chốt phạm vi trước hợp đồng. |
| Tuổi thiết bị | Tuổi thiết bị có vượt 10 năm hoặc phụ lục tuổi riêng không? | Nameplate, certificate, manufacturer confirmation | Không đủ điều kiện nhập khẩu hoặc phải xin phép đặc biệt | Tính tuổi từ năm sản xuất đến năm hàng về cửa khẩu. |
| Chứng thư giám định | Chứng thư có đủ nội dung theo Quyết định 18 không? | Inspection certificate | Bị yêu cầu bổ sung, kiểm tra thực tế hoặc chậm thông quan | Duyệt chứng thư với tổ chức giám định được chỉ định/thừa nhận. |
| HS và C/O | HS trên C/O có khớp HS khai báo và mô tả hàng không? | C/O, invoice, B/L/AWB, catalogue | Không được hưởng ưu đãi FTA | Check draft C/O sau khi xác định HS. |
| Máy đơn lẻ hay dây chuyền | Hàng là một máy độc lập hay line đồng bộ? | Packing list, layout, invoice breakdown | Áp sai tiêu chí và hồ sơ giám định | Tách rõ configuration và mã HS theo từng phần nếu cần. |
| Chuyên ngành kèm theo | Máy có module điện, robot, pin, adapter, ICT, an toàn lao động không? | BOM, datasheet, module list | Bỏ sót giấy phép/kiểm tra chuyên ngành | Rà soát theo từng module và hồ sơ thực tế. |
| Hàng cấm/loại bỏ | Máy có bị nước xuất khẩu loại bỏ do lạc hậu, chất lượng kém, ô nhiễm không? | Manufacturer statement, inspection report, technical status | Rủi ro không được nhập khẩu | Yêu cầu supplier cam kết và tổ chức giám định đánh giá. |
QUY TRÌNH E2E THỰC CHIẾN
Rà soát trước ETA.
Chốt HS theo công năng, rà chính sách Quyết định 18 và văn bản sửa đổi, kiểm tra thuế, C/O, nhãn, tuổi thiết bị, chứng thư giám định và khả năng cần xin phép đặc biệt.
Khóa bộ chứng từ và tài liệu kỹ thuật.
Chốt Invoice, Packing List, B/L/AWB, catalogue/datasheet, model/serial list, năm sản xuất, tiêu chuẩn áp dụng, hình ảnh/nameplate và thông số kỹ thuật.
Đăng ký/chốt hồ sơ chuyên ngành nếu có.
Chuẩn bị chứng thư giám định; nếu máy vượt tuổi hoặc thuộc trường hợp đặc biệt, xử lý hồ sơ xin phép/chấp thuận trước khi hàng về; nếu máy có module chuyên ngành thì xử lý chính sách tương ứng.
Mở tờ khai hải quan.
Luồng Xanh: hệ thống cho thông quan theo điều kiện nhất định. Luồng Vàng: kiểm tra hồ sơ. Luồng Đỏ: kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Điểm dễ bị hỏi gồm trị giá, HS, tên hàng, model, C/O, catalogue, chứng thư giám định và chính sách máy cũ.
Thông quan, kéo hàng và hoàn tất sau thông quan.
Lấy hàng/kéo về nhà máy, kiểm tra thực tế model/serial, dán nhãn phụ nếu áp dụng, lưu hồ sơ theo lô, chuẩn bị hồ sơ giải trình khi có kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra chuyên ngành sau nhập khẩu.
CHECKLIST RỦI RO CHẶN TRƯỚC ETA
| Rủi ro | Hậu quả | Cách chặn trước ETA | Tài liệu cần kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Không xác định rõ HS theo công năng thật | Sai thuế, sai C/O, sai phạm vi Quyết định 18 | Làm HS analysis theo catalogue và nguyên lý hoạt động | Catalogue, datasheet, hình ảnh, mô tả quy trình. |
| Chứng thư giám định thiếu hoặc không đúng tiêu chí | Chậm thông quan, bị yêu cầu bổ sung hồ sơ | Duyệt chứng thư trước ETD, chọn tổ chức giám định phù hợp | Inspection certificate, QCVN/TCVN/standard. |
| Tuổi thiết bị vượt quy định nhưng chưa xin phép | Không đủ điều kiện nhập khẩu, phát sinh tái xuất/giải trình | Tính tuổi trước khi mua hàng; nếu vượt tuổi phải xử lý hồ sơ đặc biệt | Nameplate, year certificate, performance data. |
| Gọi tên hàng chung chung “used machine” | Bị tham vấn HS/policy, chứng từ không khớp | Ghi rõ tên máy, công năng, model, serial, năm sản xuất | Invoice, packing list, label, catalogue. |
| Không rà phụ kiện/module đi kèm | Bỏ sót policy an toàn điện, ICT, pin, hiệu suất | Tách BOM và kiểm từng module | BOM, packing list, datasheet phụ kiện. |
| C/O sai form hoặc sai mô tả | Không được hưởng thuế ưu đãi, phải nộp bổ sung | Check C/O draft sau khi khóa HS và tên hàng | C/O, invoice, B/L/AWB. |
| Không chuẩn bị nhãn/hồ sơ hậu kiểm | Rủi ro bị hỏi sau thông quan hoặc khi đưa vào sử dụng | Lưu hồ sơ theo lô và quản trị nhãn/serial | Nhãn, chứng thư, tờ khai, hồ sơ kỹ thuật. |
FAQ – CÂU HỎI DOANH NGHIỆP HAY GẶP
| Câu hỏi | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Máy sản xuất cũ nhập khẩu có cần giấy phép không? | Không nên trả lời tuyệt đối. Nếu máy đáp ứng tiêu chí Quyết định 18 thì xử lý theo hồ sơ máy cũ; nếu vượt tuổi hoặc thuộc trường hợp đặc biệt có thể phải xin chấp thuận. Máy chuyên ngành có thể phát sinh giấy phép riêng. |
| Máy cũ có bắt buộc phải dưới 10 năm không? | Nguyên tắc chung với máy móc, thiết bị đã qua sử dụng là tuổi thiết bị không vượt quá 10 năm, trừ nhóm có tuổi riêng hoặc trường hợp được xem xét theo cơ chế đặc biệt. |
| Chứng thư giám định cần có trước hay sau khi hàng về? | Nên chuẩn bị và kiểm tra trước ETA. Nếu chờ hàng về mới xử lý, rủi ro lưu bãi, chuyển luồng và bổ sung hồ sơ rất cao. |
| C/O có giúp giảm thuế không? | Có thể, nếu C/O đúng form, đúng tiêu chí xuất xứ, đúng mô tả hàng hóa, đúng HS và đáp ứng điều kiện vận tải trực tiếp theo FTA. C/O không thay thế điều kiện nhập khẩu máy cũ. |
| Máy refurbished có tính là máy cũ không? | Thường vẫn cần rà soát như máy đã qua sử dụng nếu đã được vận hành sau xuất xưởng. Cần xem hồ sơ sửa chữa, năm sản xuất gốc, serial và chứng thư giám định. |
| Nếu model trên invoice khác catalogue thì xử lý thế nào? | Cần sửa chứng từ hoặc bổ sung giải trình trước ETA. Lệch model có thể làm sai HS, sai chứng thư giám định và gây nghi vấn trị giá/chính sách. |
| Máy nhập cho EPE/FDI có được miễn các điều kiện máy cũ không? | Không mặc định. EPE/FDI vẫn cần rà soát Quyết định 18, quy định chuyên ngành, mã loại hình, thuế và hồ sơ dự án theo tình huống cụ thể. |
CẦN RÀ SOÁT THỦ TỤC HOẶC PHƯƠNG ÁN VẬN CHUYỂN?
Gửi trước tên hàng, tuyến vận chuyển, hồ sơ hiện có hoặc yêu cầu triển khai để được định hướng phương án phù hợp, đúng trọng tâm và bám sát thực tế lô hàng.
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu rượu trái cây: HS, ATTP, tem rượu và thuế 2026
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu rượu thảo mộc
Thủ tục nhập khẩu sparkling wine 2026: giấy phép, ATTP, tem, thuế và C/O
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu whisky
Thủ tục nhập khẩu Sake / Soju vào Việt Nam: HS, ATTP, tem điện tử, TTĐB và C/O 2026
Thủ tục nhập khẩu Brandy / Cognac: HS, giấy phép rượu, ATTP, tem và thuế 2026
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu nước tăng lực
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu nước thảo mộc: HS, ATTP, tự công bố và nhãn 2026
Thủ tục nhập khẩu cà phê đóng chai/lon: HS, ATTP, VAT, nhãn và hồ sơ 2026
Thủ tục nhập khẩu bia vào Việt Nam: HS, ATTP, thuế TTĐB, VAT, C/O và nhãn 2026
Thủ tục nhập khẩu rượu trắng / Baijiu / Spirits 2026: HS, giấy phép, ATTP, tem và thuế
Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu trà sữa đóng chai/lon
Thủ tục nhập khẩu nước ngọt có gas: HS, ATTP, VAT, TTĐB, C/O và nhãn
Thủ tục nhập khẩu nước trái cây / fruit juice vào Việt Nam 2026
Thủ tục nhập khẩu trà đóng chai: HS, ATTP, nhãn, VAT và thuế đường