Trong vận tải biển, một lô hàng có thể đã đóng xong, xe đã đến cảng và chứng từ gần hoàn thiện nhưng vẫn trượt chuyến chỉ vì doanh nghiệp bỏ lỡ một mốc cut-off. Rủi ro không dừng ở việc tàu chạy chậm hơn: booking có thể bị rollover, container phải lưu bãi, xe phải đặt lại, SI hoặc vận đơn phải sửa, hàng nguy hiểm bị từ chối và kế hoạch giao hàng bị đứt gãy. Bài viết này giải thích bản chất Cut-off Time, phân biệt các mốc SI, VGM, CY, CFS, DG và document cut-off, đồng thời đưa ra quy trình kiểm soát timeline theo từng booking thay vì dùng một công thức giờ cố định cho mọi hãng tàu.

Tài liệu nghiệp vụ logistics B2B · Cập nhật 21/07/2026 · Phạm vi chính: hàng xuất đường biển FCL/LCL

TÓM TẮT NHANH

Cut-off Time là hạn cuối theo từng nghiệp vụ

Đây không phải một giờ duy nhất. Mỗi booking có thể có SI cut-off, VGM cut-off, CY/gate-in cut-off, CFS cut-off và các hạn riêng cho DG hoặc manifest.

Booking Confirmation là nguồn điều hành chính

Booking Confirmation là điểm xuất phát, nhưng phải được đối chiếu với portal carrier, terminal/CFS và mọi thông báo cập nhật bằng văn bản áp dụng cho đúng voyage.

Gate-in đúng hạn chưa chắc được xếp tàu

Gate-in chỉ xác nhận container đã được terminal tiếp nhận. VGM, SI, trạng thái xuất khẩu, DG approval, load list, chỗ tàu và quyết định khai thác vẫn có thể ảnh hưởng việc xếp.

Không có quy tắc “luôn trước ETD X giờ”

Cut-off thay đổi theo hãng, tuyến, cảng, chuyến, loại hàng, ngày lễ và tình trạng khai thác. Phải kiểm tra lại mỗi booking.

PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết tập trung vào lô hàng xuất khẩu đường biển theo phương thức FCL và LCL, từ khi booking được xác nhận đến khi dữ liệu vận đơn được khóa. Đối tượng sử dụng gồm doanh nghiệp xuất khẩu, nhà máy, bộ phận logistics, chứng từ, kho, xe, forwarder/NVOCC và đơn vị khai báo hải quan.

Phạm vi	Bao gồm	Không dùng để suy đoán
Phương thức	FCL, LCL đường biển; một số nguyên tắc áp dụng cho hàng reefer, DG, OOG	Cut-off hàng không, đường bộ hoặc đường sắt vì cơ chế khác
Chiều hàng	Chủ yếu hàng xuất tại cảng đi	Thời hạn manifest hàng nhập hoặc thời hạn pháp lý riêng tại nước đến
Mục tiêu	Kiểm soát booking, chứng từ, VGM, gate-in và điều kiện xếp tàu	Cam kết tàu chắc chắn xếp hàng hoặc cam kết lịch ETD bất biến
Nguồn quyết định	Booking confirmation, portal carrier, terminal/CFS và cập nhật bằng văn bản mới nhất	Một bảng cut-off cũ hoặc ETD đơn lẻ dùng lại cho booking mới

Lưu ý: giờ trong booking có thể theo múi giờ địa phương của cảng, văn phòng hãng hoặc hệ thống. Khi tuyến có nhiều quốc gia, phải ghi rõ múi giờ thay vì chỉ ghi “17:00”.

Phân biệt quan trọng: Cut-off của carrier/terminal chủ yếu là hạn vận hành hoặc hợp đồng. Chỉ khi văn bản pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định riêng thì mới là thời hạn pháp lý.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

Thuật ngữ	Giải nghĩa	Vai trò nghiệp vụ
Cut-off Time	Hạn cuối mà carrier, terminal, CFS, forwarder hoặc hệ thống còn tiếp nhận một hành động/dữ liệu cho chuyến đã đặt	Xác định lô hàng có còn đủ điều kiện xử lý cho voyage dự kiến hay không
ETD – Estimated Time of Departure	Thời gian tàu dự kiến rời cảng	Mốc lịch trình, không phải bản thân cut-off
SI Cut-off	Hạn nộp Shipping Instruction hoàn chỉnh	Dữ liệu đầu vào để phát hành draft B/L và khai manifest
VGM Cut-off	Hạn nộp Verified Gross Mass của container đã đóng thuộc phạm vi SOLAS	VGM phải đến master/carrier và terminal đủ sớm cho kế hoạch xếp tàu; không tự tạo quyền được xếp
CY / Gate-in Cut-off	Hạn container FCL đầy phải được terminal chấp nhận gate-in	Khóa mốc giao container vật lý vào bãi
CFS Cut-off	Hạn hàng LCL phải được kho CFS chấp nhận	Cho phép forwarder gom, đóng container và bàn giao đúng chuyến
DG / IMDG Cut-off	Hạn nộp hồ sơ hàng nguy hiểm hoặc giao hàng đã được phê duyệt	Carrier cần thời gian kiểm tra khai báo DG, phân loại và kế hoạch xếp
ERD / CY Open	Thời điểm sớm nhất terminal hoặc carrier bắt đầu tiếp nhận container	Đây là mốc mở cửa, không phải cut-off; giao quá sớm có thể bị từ chối hoặc phát sinh storage
Rollover	Lô hàng không được xếp lên chuyến dự kiến và chuyển sang chuyến sau	Có thể do thiếu chỗ, khai thác hoặc doanh nghiệp bỏ lỡ điều kiện/cut-off

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ VẬN HÀNH

Cut-off là một chuỗi “cửa đóng”, không phải một chiếc đồng hồ duy nhất

Mỗi bộ phận cần một khoảng thời gian ngược từ ETD để hoàn thành phần việc của mình. Terminal cần khóa danh sách container và kế hoạch bãi; carrier cần hoàn thiện load list, stowage plan và manifest; bộ phận chứng từ cần draft B/L; đơn vị gom hàng cần đóng container LCL; còn hàng DG cần quy trình phê duyệt riêng. Vì vậy, các hạn có thể khác nhau và có thể được điều chỉnh khi tàu đổi ETA/ETD, đổi terminal, đổi voyage hoặc có lịch nghỉ.

Đạt một cut-off không tự động bù cho cut-off khác

Container gate-in trước CY cut-off nhưng thiếu VGM vẫn có thể không được xếp. SI nộp đúng hạn nhưng container đến bãi muộn vẫn có thể trượt chuyến. Hàng LCL giao vào CFS đúng ngày nhưng hồ sơ DG hoặc nhãn kiện không đạt cũng có thể bị giữ lại. Doanh nghiệp phải quản trị theo ma trận đủ điều kiện, không theo một trạng thái “đã giao hàng”.

Cut-off là dữ liệu theo booking, không phải kiến thức thuộc lòng

Carrier có thể hiển thị container gate-in, SI và VGM dưới từng lựa chọn chuyến; CMA CGM cũng mô tả SI cut-off là hạn cuối giao Shipping Instruction và VGM cut-off là hạn cuối cung cấp VGM. Điều này cho thấy cut-off phải được tra theo voyage cụ thể và cập nhật khi lịch thay đổi.

VGM của LCL cần hiểu theo container hợp nhất

Đối với LCL, chủ hàng thường giao kiện rời vào CFS; VGM theo SOLAS gắn với container đã được đóng để xếp lên tàu. Trách nhiệm cung cấp VGM ở chặng biển được xác định theo shipper trên vận đơn/sea waybill hoặc chủ thể ký hợp đồng vận chuyển với carrier, không phải mặc nhiên từng chủ hàng LCL tự khai VGM cho kiện rời.

Cut-off vận hành không đồng nhất với thời hạn manifest pháp lý

SI cut-off là hạn carrier/NVOCC nhận dữ liệu để xử lý chứng từ. Thời hạn khai manifest hoặc dữ liệu trước khi hàng đến có thể do pháp luật của từng nước quy định và có mốc khác. Không dùng SI cut-off để suy ra thời hạn pháp lý, và cũng không coi việc nộp SI đúng hạn là đã hoàn tất mọi nghĩa vụ manifest.

PHÂN BIỆT CUT-OFF VÀ CÁC MỐC LIÊN QUAN

Mốc	Áp dụng chính	Dữ liệu/đầu ra phải hoàn thành	Nếu bỏ lỡ	Điểm kiểm soát
Booking cut-off / equipment release	FCL/LCL	Booking còn hiệu lực; chỗ, container/equipment và điều kiện lấy vỏ được xác nhận	Không lấy được vỏ, mất chỗ hoặc phải re-book	Đây có thể là booking cut-off hoặc mốc mở equipment; đọc đúng nhãn trên booking
ERD / CY Open – mốc mở cửa	FCL	Terminal bắt đầu cho phép giao container theo booking và appointment	Giao quá sớm bị từ chối hoặc phát sinh storage	Không gọi đây là hạn cuối; xác nhận local time và terminal
CFS Cut-off	LCL	Hàng, nhãn kiện, packing list, booking note và hồ sơ đặc thù được CFS chấp nhận	Không kịp gom chuyến, chuyển sailing hoặc phát sinh kho	Dùng hạn CFS của forwarder, thường sớm hơn hạn tàu
DG/IMDG document cut-off	DG	DGD, SDS, UN No., proper shipping name, class, packing group, số lượng và phê duyệt carrier	Bị từ chối nhận, đổi chuyến hoặc đổi phương án vận chuyển	Chỉ giao sau khi có DG acceptance rõ ràng
SI Cut-off	FCL/LCL	Shipper/consignee, notify, hàng hóa, số kiện, trọng lượng, freight term, yêu cầu B/L	Draft chậm, phí sửa, manifest muộn hoặc rollover	Khóa master data và người phê duyệt trước hạn nội bộ
VGM Cut-off	Container đã đóng thuộc phạm vi SOLAS	VGM hợp lệ được gửi qua kênh chấp nhận và hiển thị received/accepted	Container không đủ điều kiện xếp; một số terminal còn áp dụng “No VGM, No Gate-in”	Giữ chứng từ cân; kiểm tra chính sách terminal và trạng thái hệ thống
CY / Gate-in Cut-off	FCL	Container đầy được terminal chấp nhận gate-in, đúng voyage/terminal/status	Rollover, lưu bãi, xe chờ hoặc re-booking	Theo dõi EIR/gate event, không chỉ tin báo miệng của tài xế
Customs cut-off / export release requirement – nếu được công bố	Tùy quốc gia, cảng, terminal và voyage	Hoàn tất trạng thái xuất khẩu/hải quan mà carrier hoặc terminal yêu cầu để lập load list	Container trong bãi nhưng bị hold hoặc không được đưa vào kế hoạch xếp	Không suy đoán đây là hạn pháp lý chung; đối chiếu quy định địa phương và booking
Carrier document / draft B/L deadline – nếu được phát hành	FCL/LCL	Draft được kiểm tra; yêu cầu sửa gửi trước mốc carrier khóa dữ liệu hoặc áp phí	Phí amendment, chậm phát hành B/L hoặc chậm xử lý manifest	Phân biệt với SI cut-off; một số sửa đổi có thể phát sinh sau sailing theo quy trình carrier

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA

Tài liệu/dữ liệu	Nguồn phát hành	Người kiểm soát	Trường phải khớp	Bằng chứng đóng mốc
Booking Confirmation	Carrier/NVOCC/forwarder	Logistics/Docs	Voyage, POL/POD, container, commodity, SI/VGM/CY/CFS cut-off, terminal	Email/portal snapshot có ngày giờ
Commercial Invoice & Packing List	Seller/nhà máy	Sales/Docs/Warehouse	Tên hàng, số kiện, gross/net weight, marks, shipper/consignee	Bản final có version và người duyệt
Shipping Instruction	Shipper/forwarder	Docs	Parties, ports, freight term, packages, weight, cargo description, B/L type	Submission receipt và timestamp
VGM declaration / weighbridge record	Shipper theo chứng từ/hợp đồng vận chuyển và cơ sở cân được chấp nhận	Warehouse/Logistics/đơn vị chịu trách nhiệm theo booking	Container No., verified mass, phương pháp cân, người được ủy quyền; với LCL kiểm tra trách nhiệm của container hợp nhất	Receipt hoặc trạng thái VGM received/accepted của carrier
EIR / Gate record	Terminal/depot/trucker	Transport/Logistics	Container, seal, gate-in time, terminal, voyage/status	EIR hoặc portal gate-in accepted
DG dossier	Shipper/packer/manufacturer	DG specialist/Docs	UN No., proper shipping name, class, PG, flash point nếu áp dụng, số lượng	Carrier DG acceptance
Customs status	Hệ thống hải quan/đại lý khai báo	Customs/Logistics	Số tờ khai, container, loại hình, trạng thái thông quan/giám sát	Thông báo trạng thái hoặc màn hình hệ thống
Draft B/L	Carrier/NVOCC	Docs/Importer/Exporter	Legal names, ports, vessel/voyage, packages, weight, description, container/seal	Email phê duyệt draft và bản final

Nguyên tắc một nguồn dữ liệu: doanh nghiệp nên dùng một Shipment Master Sheet có owner, cut-off chính thức, cut-off nội bộ, trạng thái, bằng chứng và người phê duyệt. Không quản trị deadline bằng nhiều nhóm chat rời rạc.

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CUT-OFF THEO BOOKING

Trích toàn bộ mốc từ booking

Ghi ETD/ETA, terminal, local time/time zone, booking cut-off, ERD/CY open, SI, VGM, CY/gate-in, CFS, DG và customs cut-off nếu booking có hiển thị.

Kiểm tra chéo portal và thông báo địa phương

Đối chiếu carrier schedule, terminal notice, forwarder instruction và lịch nghỉ. Chụp/ghi lại phiên bản đang áp dụng.

Thiết lập cut-off nội bộ sớm hơn

Lùi hạn cho nhà máy, chứng từ, cân VGM, xe và người phê duyệt để còn thời gian xử lý lỗi; không đợi sát hạn hãng.

Gắn owner và điều kiện hoàn thành

Mỗi mốc phải có một người chịu trách nhiệm và bằng chứng: SI receipt, VGM accepted, EIR gate-in, DG approval, draft approved.

Khóa dữ liệu trước khi phát hành

Đối chiếu Invoice–Packing List–SI–VGM–B/L; kiểm tra đơn vị KG/LB, số kiện, container/seal và pháp nhân.

Theo dõi thay đổi voyage theo sự kiện

Khi tàu delay, đổi terminal hoặc rollover, không tự suy đoán cut-off mới. Yêu cầu carrier/forwarder xác nhận lại từng mốc; một số hạn có thể giữ nguyên.

Đóng lô bằng bằng chứng hệ thống

Chỉ chuyển trạng thái “đã đạt cut-off” khi có receipt/status chấp nhận. Sau sailing, lưu final B/L, manifest status và hồ sơ sự cố nếu có.

Ma trận cảnh báo nội bộ đề xuất

Mức cảnh báo	Điều kiện	Hành động
Xanh	Còn đủ buffer; dữ liệu và nguồn đã xác nhận	Theo dõi theo lịch bình thường
Vàng	Thiếu một đầu vào hoặc chưa có acceptance; đang tiến gần cut-off nội bộ	Escalate owner, xác định phương án dự phòng và người phê duyệt
Đỏ	Đã qua cut-off nội bộ hoặc cut-off hãng sắp đóng	Liên hệ carrier/forwarder ngay; xác nhận khả năng reopen/late gate/rollover và chi phí
Đen	Đã lỡ cut-off chính thức hoặc bị từ chối	Dừng cam kết giao hàng cũ; phát hành recovery plan với voyage mới, chi phí và trách nhiệm

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi/nguyên nhân	Tác động vận hành	Chi phí/rủi ro	Biện pháp kiểm soát
Chỉ theo dõi ETD, bỏ qua từng cut-off	Không biết hạn nào đóng trước	Rollover, xe chờ, storage, amendment	Lập ma trận cut-off ngay khi nhận booking
Dùng cut-off của chuyến cũ	Sai terminal, voyage hoặc lịch nghỉ	Bị từ chối gate-in hoặc nộp SI/VGM muộn	Tra lại mỗi booking và lưu phiên bản nguồn
Không ghi múi giờ	Đội origin/destination hiểu khác cùng một con số giờ	Lỡ hạn dù lịch nội bộ tưởng vẫn còn thời gian	Ghi ngày đầy đủ, giờ địa phương của cảng và UTC offset/time-zone label khi cần
Đánh dấu “đã gửi” thay vì “đã được chấp nhận”	SI/VGM/DG có thể đang lỗi hoặc pending	Container không lên load list	Theo dõi receipt/accepted status
Số cân cuối khác SI/VGM	Dữ liệu weight mâu thuẫn	Sửa B/L/VGM, hold hoặc kiểm tra	Khóa final stuffing và quy trình cân
Xe đến sát CY cut-off	Tắc cổng, thiếu appointment, lỗi seal/container	Miss gate-in, overtime, rebooking	Dùng buffer theo cảng/tuyến và kế hoạch xe dự phòng
Hàng LCL áp cut-off tàu thay vì CFS	Không đủ thời gian gom/đóng	Chuyển chuyến và phát sinh kho	Dùng cut-off do co-loader/CFS xác nhận
Tàu delay nhưng tự cho rằng mọi cut-off lùi theo	Một số cut-off vẫn giữ hoặc chỉ thay đổi một phần	Nộp trễ, phát sinh amendment	Yêu cầu written confirmation cho từng mốc
Giao DG vào CFS/terminal trước khi đủ phê duyệt theo booking	CFS/terminal từ chối, giữ hoặc yêu cầu xử lý lại	Lưu kho, điều xe lại, đổi chuyến hoặc thay đổi phương án	Hoàn tất DG review/acceptance trước mốc giao mà carrier/CFS quy định

CĂN CỨ NGHIỆP VỤ – NGUỒN TRA CỨU

Phần lớn cut-off là điều kiện vận hành/hợp đồng theo từng booking; riêng VGM có nền tảng SOLAS. Doanh nghiệp phải ưu tiên booking confirmation và cập nhật mới nhất của carrier, terminal/CFS; các thời hạn hải quan hoặc manifest chỉ được kết luận theo quy định của thị trường liên quan.

Nguồn chính thức	Thông tin dùng để kiểm tra	Vai trò/giới hạn
IMO – Verification of the gross mass	Trách nhiệm shipper, VGM phải được cung cấp đủ sớm cho stowage plan; VGM là điều kiện để container được xếp	Nguồn nền tảng cho VGM; không quy định một giờ cut-off chung cho mọi cảng
Maersk – Vessel cut-off time	Cách tra các hạn container gate-in, Shipping Instructions và VGM theo lựa chọn chuyến	Carrier example; áp dụng theo booking/portal cụ thể
CMA CGM – Port/Voyage Schedules	Định nghĩa Port, SI, VGM, Dangerous và Customs cut-off; giờ hiển thị là local time	Dữ liệu mang tính chỉ dẫn, có thể cập nhật; SI cut-off cần xác nhận bằng booking confirmation
Hapag-Lloyd – VGM FAQ / Shipper VGM	VGM cut-off được xác định theo địa phương và hiển thị trong booking confirmation/web schedule	Carrier example; vẫn phải kết hợp quy định terminal và booking thực tế

Tra hướng dẫn cut-off carrier Tra nguồn IMO về VGM

FAQ – HỎI ĐÁP THƯỜNG GẶP

1. Cut-off Time có phải luôn là CY cut-off không?

Không. CY/gate-in chỉ là hạn giao container vật lý. Booking còn có thể có SI, VGM, CFS, DG và các document cut-off khác.

2. ETD bị lùi thì cut-off có tự động lùi theo không?

Không nên mặc định. Carrier có thể giữ nguyên, điều chỉnh một phần hoặc phát hành mốc mới. Cần lấy xác nhận cho từng deadline.

3. Container đã gate-in trước hạn có chắc chắn lên tàu không?

Không. VGM và gate-in là điều kiện quan trọng nhưng không tạo quyền chắc chắn được xếp. SI, trạng thái xuất khẩu, DG approval, load list, chỗ tàu và quyết định khai thác vẫn ảnh hưởng.

4. VGM có áp dụng trực tiếp cho từng lô hàng LCL không?

SOLAS yêu cầu VGM đối với container đã đóng để xếp lên tàu. Chủ hàng LCL thường giao kiện rời vào CFS; trách nhiệm VGM của container hợp nhất phải xác định theo vận đơn/hợp đồng vận chuyển và booking.

5. Hàng LCL nên theo CY cut-off hay CFS cut-off?

Ưu tiên cut-off do forwarder/co-loader/CFS xác nhận cho lô LCL. Hạn này thường cần sớm hơn để gom và đóng container.

6. Bỏ lỡ cut-off có thể xin late gate-in hoặc reopen không?

Có thể trong một số trường hợp, nhưng không phải quyền mặc định. Carrier/terminal sẽ xem khả năng khai thác, có thể từ chối hoặc áp phí và không cam kết xếp tàu.

7. Doanh nghiệp nên đặt buffer bao nhiêu giờ?

Không có một con số chung. Buffer phải dựa trên khoảng cách nhà máy–cảng, tình trạng cổng, appointment, loại hàng, hồ sơ, ca làm việc, lịch nghỉ và kinh nghiệm tuyến.

GHI CHÚ ÁP DỤNG: Nội dung được rà soát đến 21/07/2026 và dùng cho mục đích tham khảo nghiệp vụ. Cut-off thực tế phụ thuộc booking, cập nhật carrier/NVOCC, terminal/CFS, local time, cảng, voyage và loại hàng. ERD/CY open là mốc mở cửa, không phải hạn cuối; draft B/L và empty-return deadline cũng không nên gộp với cut-off xếp tàu. Khi có xung đột, lấy xác nhận bằng văn bản của bên phát hành booking và lưu bằng chứng hệ thống.

ĐIỆN – ĐIỆN TỬ – THIẾT BỊ IT

F&B – THỰC PHẨM & ĐỒ UỐNG

MÁY MÓC

ĐỒ GIA DỤNG

MỸ PHẨM – CHĂM SÓC CÁ NHÂN