PHẠM VI ÁP DỤNG

Bài viết dùng cho doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá vận chuyển quốc tế hoặc logistics tích hợp đối với hàng nhập khẩu, xuất khẩu và vận chuyển xuyên biên giới bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt.

Nội dung phù hợp với hàng lẻ, hàng nguyên container/nguyên xe, hàng thương mại, hàng dự án, máy móc, linh kiện, nguyên liệu, hàng tiêu dùng và các lô có yêu cầu giao nhận đầu cuối. Với hàng nguy hiểm, hàng lạnh, hàng quá khổ, hàng có pin, chất lỏng, hóa chất hoặc hàng chịu quản lý chuyên ngành, cần cung cấp thêm hồ sơ kỹ thuật và điều kiện khai thác riêng.

GIẢI NGHĨA THUẬT NGỮ

BẢN CHẤT – CƠ CHẾ HÌNH THÀNH BÁO GIÁ

Một báo giá logistics không chỉ được tạo từ khoảng cách vận chuyển. Chi phí là kết quả của ít nhất năm lớp dữ liệu: bản chất hàng hóa, quy mô lô, hành trình, phạm vi dịch vụ và điều kiện khai thác.

Khi dữ liệu thiếu, đơn vị báo giá thường phải dùng giả định. Ví dụ, thiếu kích thước khiến chưa xác định được CBM hoặc trọng lượng quy đổi; thiếu địa chỉ pickup khiến chưa tính được cước xe đầu xuất; thiếu Incoterms khiến chưa rõ bên nào chịu local charge; thiếu model/công năng có thể bỏ sót phí DG, kiểm tra chuyên ngành hoặc yêu cầu đóng gói.

Vì vậy, chênh lệch giữa báo giá ban đầu và chi phí thực tế thường không chỉ do “tăng giá”, mà có thể do dữ liệu ban đầu chưa đủ để khóa phương án vận hành.

BẢNG DỮ LIỆU CẦN CUNG CẤP

HỒ SƠ – DỮ LIỆU CẦN KIỂM TRA TRƯỚC KHI GỬI RFQ

• ✓ Tên hàng phải đủ cụ thể; tránh chỉ ghi “phụ kiện”, “máy”, “hóa chất” hoặc “hàng tiêu dùng”.
• ✓ Kích thước phải gắn với số lượng kiện tương ứng và ghi rõ đơn vị đo.
• ✓ Trọng lượng phải phân biệt Gross Weight và Net Weight.
• ✓ Địa chỉ pickup/giao hàng cần đủ số nhà, khu công nghiệp, thành phố và mã bưu chính nếu có.
• ✓ Incoterms phải kèm địa điểm cụ thể, ví dụ “FCA kho người bán tại…” thay vì chỉ ghi “FCA”.
• ✓ Hàng đặc biệt cần đính kèm catalogue, MSDS, ảnh nhãn, ảnh đóng gói hoặc bản vẽ kỹ thuật.
• ✓ Nêu rõ nhu cầu báo giá đã gồm hay chưa gồm thuế, khai quan, local charge, phí giao nhận và bảo hiểm.

QUY TRÌNH NHẬN MỘT BÁO GIÁ CÓ THỂ SO SÁNH

1. Chuẩn hóa dữ liệu hàng: xác nhận tên hàng, số lượng, đóng gói, trọng lượng và DIM.
2. Khóa hành trình: xác định điểm lấy, điểm giao, cảng/sân bay và phương thức vận tải.
3. Khóa phạm vi: làm rõ dịch vụ đầu nước ngoài, cước quốc tế, local charge, hải quan, thuế và giao nội địa.
4. Xác nhận thời gian: Ready Date, deadline, transit time mục tiêu và mức độ linh hoạt.
5. Yêu cầu bảng tách phí: ghi rõ đơn vị tính, điều kiện áp dụng, khoản đã gồm/chưa gồm và thời hạn hiệu lực.
6. So sánh cùng scope: chỉ so giá khi hai báo giá dùng cùng dữ liệu, cùng tuyến và cùng trách nhiệm.

Kết quả đầu ra cần đạt: doanh nghiệp có một báo giá đủ cơ sở để dự toán ngân sách, đánh giá phương án và hạn chế phụ phí không được nhận diện từ đầu.

RỦI RO – LỖI THƯỜNG GẶP

CĂN CỨ NGHIỆP VỤ – NGUỒN TRA CỨU

Bài viết hướng dẫn chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho RFQ, không ấn định một mức cước hoặc nghĩa vụ pháp lý chung cho mọi lô hàng. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu các nguồn sau:

• ICC – Incoterms® 2020: dùng để rà trách nhiệm giao hàng, phân bổ chi phí và rủi ro giữa người bán – người mua; phải đọc cùng hợp đồng và địa điểm được chỉ định.
• IATA Dangerous Goods Regulations (DGR): nguồn nghiệp vụ cho phân loại, đóng gói, ghi nhãn và chứng từ hàng nguy hiểm vận chuyển bằng đường hàng không.
• IMO – International Maritime Dangerous Goods (IMDG) Code: nguồn rà soát hàng nguy hiểm đóng gói vận chuyển bằng đường biển.
• Biểu phí, tariff, điều kiện chuyên chở, phụ phí và chính sách hàng hóa của hãng tàu, hãng hàng không, hãng chuyển phát, cảng, kho hoặc đơn vị vận tải được lựa chọn.
• Hồ sơ hải quan, thuế và quản lý chuyên ngành theo mã HS, công năng, thành phần, tình trạng và mục đích sử dụng thực tế của hàng hóa.

Nguồn quy trình nội bộ cũng xác định các trường hỏi giá cơ bản gồm tên hàng, số lượng, DIM, điều kiện mua hàng, địa chỉ pickup, cảng đi/cảng đến và thời gian có hàng. Ngày rà soát nguồn: 16/07/2026.