Pre-alert 常被简单理解为“货物已发出”的通知邮件，但在B2B物流操作中，其核心价值是让目的港团队在货物到达前获得足够的数据和单证。若只发送一份提单，或没有标明草稿、最终版和待补文件，目的港仍可能无法准备报关、审核原产地优惠、办理许可证，或安排仓库和车辆。本文系统说明Pre-alert的核心单证、海运/空运/公路/铁路的补充资料、特殊货物文件，以及发送前应完成的数据一致性检查。

业务编制 | 更新：2026年7月20日 | 范围：国际货运与货代Pre-alert

快速结论

没有统一固定清单

内容取决于运输方式、航线、货物、服务范围以及起运地与目的地之间的SOP。

核心资料

货号/航程信息以及运输单证或运输数据；商业货物通常还包括商业发票、装箱单，并附文件状态和待补清单。

按货物及监管要求补充

原产地证明、许可证、检疫证书、SDS/DGD、熏蒸、保险或温控要求。

不等于到货通知

Pre-alert通常由起运地货代发送；到货通知通常由承运人或目的地代理在到货前发出。

适用范围

适用于海运、空运、公路、铁路及多式联运的进出口货物，面向发货人、收货人、买方、供应商、货代、报关代理和目的港代理。

本文所称Pre-alert，是指提前发送给目的地的操作数据和单证包。它属于操作术语，并不是越南《海关法》单独定义的一种海关单证；不能等同于法定海关申报文件、电子舱单申报、PLACI/ACI数据或承运人的到货通知。

术语解释

术语	含义	区别
Pre-alert	提前发送数据和文件，使目的地能够准备报关、文件审核、放货和内陆安排。	按单票SOP设计，没有统一的全球清单。
Arrival Notice – 到货通知	由承运人或目的地代理发出，通常包含ETA、船名/航班、到达地点和费用。	临近到货时发出，不能替代起运地Pre-alert。
Manifest – 舱单	承运人、代理和主管机关使用的货物/运单数据。	是独立的操作/法律数据；副本或拼箱舱单可作为Pre-alert附件。
Shipping Instruction – SI	发货人向承运人/货代提供的制单和操作指示。	SI是输入数据；正式运输单证是需要复核的输出。
Document Status – 文件状态	Draft、Final、Pending、Original to follow、Telex/Surrendered、Amended。	让目的地知道哪些文件可立即使用，哪些尚未最终确定。

PRE-ALERT核心单证

单证/数据	常见程度	应包含内容	发送前控制
Pre-alert封面/邮件	管理核心	Shipment reference、航线、ETD/ETA、承运人、订舱/运单号、联系人、附件及待补资料。	邮件标题含货号；标明Draft/Final和补充截止时间。
运输单证	核心	MBL/HBL、MAWB/HAWB、CMR或铁路运单。	发货人、收货人、通知方、件数、重量、品名和起讫点一致。
Commercial Invoice – 商业发票	通常为商业货物核心	买卖双方、发票号/日期、货物、数量、单价、总价、币种和Incoterms。	优先使用最终版；若只有草稿，应标明状态、负责人和最终版更新时间。
Packing List – 装箱单	通常为有包装货物的核心文件	件数、包装、净/毛重、尺寸/CBM、唛头和SKU分配。	件数和重量与运单、订舱及实际装货一致；若该类货物不产生装箱单，应标明“不适用”。
航程/时刻信息	核心	船名/航班、航次/航班号、ETD、ETA、中转和离港状态。	注明来源、更新时间和ETA对应的具体地点。
放货/正本状态	海运核心	正本提单、Sea Waybill、电放/已交单、正本份数和持有人。	承运人未确认前，不得标记为已电放。
待补文件清单	控制核心	原产地证、许可证、证书、正本或更正文件。	标明负责人、截止时间、风险和文件迟到的应对方案。

原则： 高质量Pre-alert不仅是“附件齐全”，还应让目的地立即看懂文件状态、下一节点和每项待办的负责人。上表并不表示每票货物都必须具备全部文件；非商业货物、文件类货物、散货或特殊服务范围可按适用规则和SOP使用不同资料包。

按运输方式补充的单证

运输方式	常见补充资料	用途	注意事项
海运FCL	订舱确认、MBL/HBL、VGM/重量数据、箱号封号清单和放货状态。	舱单、集装箱控制、提货单和拖车计划。	VGM通常是起运地操作数据，按SOP需要发送。
海运LCL	HBL/MBL、拼箱舱单、CFS/仓库数据、唛头和HBL明细。	拆箱、舱单和CFS收货计划。	内部拼箱清单不等于已向主管机关申报的法定舱单。
空运	MAWB/HAWB、航班信息、e-AWB/e-HWB、安全状态/CSD及操作要求。	接收、报关、分仓和特殊货物处理。	根据IATA操作指引，在承运人接收货物前，如相关信息可用，应提前传递e-AWB/e-HWB、车辆/ETA及安检需求。
公路	CMR、车辆/司机、口岸ETA、封条、运输许可和换装清单。	口岸协调、申报和交接控制。	车辆信息可能变更，应注明版本和更新时间。
铁路	铁路运单、车皮/集装箱清单、车站、车次和边境换装数据。	中转、车站收货和边境安排。	核对箱号封号在所有文件中一致。
多式联运	各段运输单证、多式联运单证、交接记录和节点计划。	明确各交接点的责任。	若未定义最终节点，不应使用一个笼统ETA。

按货物性质补充的单证

货物/情形	可能需要的文件	必须锁定的数据
危险品	DGD、SDS/MSDS、包装证书、批准/豁免和紧急联系人。	UN编号、正确运输名称、类别、包装等级、数量和包装。
锂电池	SDS、UN38.3测试摘要、适用时的DGD、PI/section和标签/包装声明。	电池类型、与设备的关系和容量限制。
冷链/药品	温度指令、包装验证、记录仪清单、冷链SOP和许可证。	温区、偏差容忍、记录仪位置和升级联系人。
食品、动植物	卫生、植物检疫、兽医证书、检疫、原产地、熏蒸和规格资料。	签发机关、批次、生产/有效期和必要时的学名。
木质包装	ISPM 15标识或其他处理证明；仅在目的国、承运人或客户要求时提供熏蒸证书/包装声明。	包装标识、材料、处理方式和目的国要求。
优惠原产地	C/O或原产地声明、联运证据、第三方发票资料。	格式、标准、HS、品名、数量、日期和路线。
许可/监管货物	进口许可、检验登记、合规/产品资料、测试报告和型号表。	主体、型号、数量、用途和有效期。
投保货物	保险证书/保单、保险金额、检验指示和理赔联系人。	保险范围、除外责任和损失通知时限。

发送前的数据一致性矩阵

数据字段	应核对文件	常见错误	控制方法
发货人/收货人/通知方	运单、发票、PO/合同、C/O。	简称、旧地址、税号缺失或通知方错误。	使用受控主数据。
品名	发票、装箱单、运单、目录、许可证。	运单品名过于笼统或型号与许可证不符。	统一商业描述和必要技术描述。
件数/重量/CBM	装箱单、运单、订舱、VGM/仓库收据。	净毛重混淆或托盘/纸箱数量不一致。	选定最终数据源并说明计量基础。
HS/原产地	发票、C/O、许可证和参考报关单。	不同文件HS不同，或商业原产地与优惠原产地混淆。	目的国归类未确定时标注“for reference”。
ETD/ETA/地点	订舱、承运人跟踪、航班/船期。	将港口ETA理解为仓库ETA，或中转信息过期。	注明地点、时区、来源和时间戳。
放货状态	承运人确认和提单放货证据。	承运人未完成前货代提前宣布放货。	仅在有证据时使用Confirmed。
文件版本	全部文件。	目的地使用旧草稿。	使用ShipmentRef_DocType_Version_Date_Status命名。

谁发送、发送给谁、何时发送？

角色	责任	应形成的输出
供应商/发货人	提供商业、技术和监管源文件。	正确的最终商业/技术资料。
起运地货代	汇总运输数据、运单、航程和离港状态并发送Pre-alert。	封面、附件、待补清单和升级联系人。
目的地代理/货代	检查完整性、提出差异并准备到货、报关和内陆操作。	收件确认和缺失清单。
报关代理	审核申报字段和商品监管要求。	更正清单、监管资料和申报时间线。
收货人/买方	确认法律主体、许可证、费用指示和收货计划。	批准或目的地指示。

操作性Pre-alert邮件/资料包本身没有统一法定发送期限。 应在SOP/SLA中明确，并保证目的地在报关、到货和免费期节点之前有足够时间解决差异。但提前货物信息、舱单或安全申报可能有独立法定时限，因此Pre-alert必须提前到足以满足这些节点。

PRE-ALERT发布流程

锁定货号和范围

明确运输方式、服务、航线、Incoterms、拼箱/直单和收件人。

收集核心资料

取得运单/运输数据、航程和放货数据；商业货物补充发票与装箱单；标明非最终或不适用文件。

补充航线/货物文件

检查危险品、电池、食品、检疫、原产地、许可证、保险和目的地要求。

交叉核对

核对主体、货物、件数、重量、价格、HS、原产地、箱封号和ETA。

按版本控制发送

使用标准标题、封面、文件命名和Draft/Final/Pending标签。

取得确认并处理差异

目的地确认收件和差异；所有更正均留痕。

关闭单票档案

到货后补充最终文件、到货通知、D/O、报关单和POD。

常见风险与错误

只发送提单或空运单：对需要商业或监管资料的货物，目的地可能缺少发票、装箱单、许可证或证书。
未标Draft/Final：旧文件被用于舱单或报关。
原产地文件迟到且未预警：没有时间审核或更正。
混淆Pre-alert和到货通知：承运人通知到货后才开始审核文件。
混淆内部和法定舱单：误认为拼箱清单已经正式申报。
未控制放货状态：货到但无法办理提货。
没有文件命名规则：版本历史和审计轨迹丢失。
过度共享：增加商业信息泄露风险并掩盖关键资料。

官方与行业参考来源

来源	参考内容	本文用途
IATA – Air Cargo Handling	承运人接收前，如信息可用，应提前提供e-AWB/e-HWB、车辆/ETA及安检需求。	说明空运提前数据的重要性。
IATA – e-freight/e-AWB	海关、运输、商业和特殊货物文件，以及高质量电子数据。	作为空运Pre-alert结构参考。
Maersk – Important Shipping Documents	发票、装箱单、申报、提单/Sea Waybill和证书取决于货物及航线。	说明不同货物的文件要求不同。
Maersk – Arrival Notice	承运人发出的ETA、地点和货物信息，用于放货准备。	区分Arrival Notice和起运地Pre-alert。
FedEx Vietnam – Ancillary Services	Pre-alert/报告可按客户要求定制。	支持其操作性和范围化特征。
越南2026年54/VBHN-VPQH号《海关法》合并文本	越南海关手续和海关档案框架。	Pre-alert不能替代法定海关申报义务。

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常见问题

1. 每票Pre-alert都必须有C/O吗？

不是。只有需要优惠税率或原产地要求时才需要。可先发送草稿，但必须标明状态和更新时间。

2. 可以发送提单草稿吗？

可以，但必须清楚标注Draft。正式提单发出后应作为更正文件发送，并停止使用旧版本。

3. Pre-alert可以替代舱单吗？

不能。Pre-alert可包含舱单数据，但法定舱单仍须按适用系统、主体和时限申报。

4. 到货通知属于最初Pre-alert吗？

通常不属于。它在目的地临近到货时发出，之后可补入单票档案。

5. 应在ETA前多久发送？

没有统一全球规则。必须留出足够时间处理提前申报、文件审核、许可证和差异更正。

6. 数据错误由谁负责？

责任取决于数据来源、法律角色和服务合同。发货人控制源数据；货代应在服务范围内正确汇总和传输；目的地按SOP审核并提出差异。目的地审核并不会自动免除数据提供方或申报主体的法律责任。

7. 是否应转发所有贸易邮件？

不应。只分享运输、海关和控制所需的信息；敏感数据应限制权限或通过安全渠道发送。

适用说明： 本文清单是操作框架，不是固定法律档案。最终Pre-alert必须根据运输方式、航线、Incoterms、货物、承运人要求、起运地/目的地规则、服务范围和双方SOP确定。

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