货物完成通关并不意味着企业的档案责任已经结束。在后续稽查、完税价格磋商、退税或原产地核查中，海关可能要求企业出示报关单登记时实际采用的文件和数据。如果发票在财务部门、产品目录在技术部门、提单由物流保存、原产地证仍在采购邮件中，而补充申报只掌握在报关行手里，即使所有文件都“存在”，企业也可能无法重建申报逻辑。最大风险并不是少一份文件，而是无法证明当时使用哪个版本、哪个来源具有权威性以及数据为什么发生变化。本文介绍按票建立Shipment File的方法，将档案划分为法定海关核心、业务证明资料、变更历史和档案治理层，并说明海关五年保存期并不总是允许销毁全部相关资料的日期。

供进口商、出口商、报关、合规、财务和物流参考 | 更新日期：2026年7月20日

快速摘要

一票货物对应一套受控档案

为每票货物建立唯一档案编号，并关联每份报关单编号与登记日期、运输单证、采购订单、集装箱及SKU映射。

保留申报时实际使用的版本

保存提交、传输或作为申报依据的实际版本，以及后续补充申报、说明和审批记录，不得用之后的“最新版”覆盖。

五年是海关档案的专门保存期限

已放行货物的海关档案自报关单登记之日起保存五年，法律另有规定的除外；会计账簿、会计凭证及相关资料按各自适用法律保存。

不能只保存报关单和发票

档案应足以重建商品归类、完税价格、原产地、数量、监管方式、许可证、运输和变更历史。

海关档案应如何按每票货物保存？示意图 — 文章所分析物流主题、单证或操作场景的示意图。

适用范围

适用于进口商、出口商、出口加工企业、生产企业、贸易企业及报关服务商管理海运、空运、公路或铁路货物档案。尤其适合机械设备、电气电子产品、零部件、多SKU货物、申请优惠原产地、完税价格复杂或受专业监管的货物。

边界：按票档案是一种内部治理模型。实际法定文件组成应根据监管方式、商品、报关单登记日期及当时有效法规确定。

术语解释

术语	含义	业务作用
Shipment File / 单票档案	与一票货物或同一交易下多份报关单相关的受控文件与数据集合。	作为跨部门完整检索单元。
Customs Dossier / 海关档案	根据适用规定及实际申报情形构成的报关文件。	与已申报数据核对的法定核心层。
Supporting Evidence / 证明资料	不一定随报关单提交，但用于支持HS归类、完税价格、原产地、型号或数量的资料。	在价格磋商、后续稽查或检查中十分关键。
Audit Trail / 审计追踪	记录谁在何时创建、修改、复核、批准、发送和使用文件。	说明申报登记时的决策依据。
Authoritative Copy / 权威版本	由有权主体签发或由相关系统正式记录的版本。	区别于来源不明扫描件或内部修改件。
Retention Schedule / 保存期限表	记录起算日、最低期限、法律依据及销毁条件。	防止会计、税务或专业监管仍要求保存时提前删除。

按票归档的运行机制

按票归档并不是把所有邮件和附件塞进同一个文件夹。真正目标是能够重建申报决策：企业当时收到什么信息、使用哪个版本、由谁批准、向系统传输了什么数据，以及通关前后发生了哪些变化。

1. 法定海关核心档案

包括已登记报关单及补充申报、商业发票或同等单证、运输单证、许可证、专业检查结果、原产地证、完税价格申报及适用情形下的其他文件。必须保存申报当时实际使用的版本。

2. 业务证明资料

包括合同、PO、装箱单、产品目录/数据表、标签或铭牌照片、HS归类说明、完税价格计算、运费和保险凭证、付款资料、借贷项通知、制造商声明、查验记录及入库资料。

3. 变更与沟通历史

保存改单申请、修改前后版本、审批邮件、承运人或货代通知、海关反馈以及发送和接收时间证明。该层经常被忽略，却往往决定企业能否解释申报依据。

4. 档案治理层

每套档案应包括索引、责任人、访问权限、保存起算日、销毁复核日、纸质正本位置、电子存储位置，以及在稽查、争议或机关要求期间适用的Legal Hold状态。Legal Hold是企业内部暂停销毁措施，并非越南海关法中的法定术语。

应保存的七类档案

档案组	典型文件	应保存版本	证明目的	内部责任部门
申报与处理结果	报关单、布控结果、放行/通关、补充申报、撤销/修改、系统通知	系统正式记录版本及可检索PDF/XML/回执	证明申报数据与处理状态	报关/合规
商业文件	合同、PO、发票、借贷项通知、付款条件	该票货物使用的签发版本及相关补充协议	价格、交易主体、交易条件和付款	采购/财务
商品技术资料	装箱单、目录、数据表、铭牌、照片、测试报告	与实际型号、版本及适用范围一致的资料	品名、型号、功能、材质、数量、HS及专业监管	技术/报关
运输文件	订舱、SI、提单/AWB、舱单确认、到货通知、D/O、EIR	承运人/航空公司/货代签发版本及修改历史	收货人、路线、件数、重量、箱号和交付节点	物流
原产地与专业监管	C/O、许可证、检验登记、结果/证书	用于优惠或完成监管手续的版本	优惠税率和进口条件	报关/质量
完税价格与税款	价格计算表、运费/保险发票、特许权使用费、协助费用、缴税凭证	已批准计算及原始依据	完税价格与税额依据	报关/财务
变更与审批	变更日志、邮件、LOI、制造商声明、差异处理记录	修改前后链条、批准人和生效时间	重建数据变化原因	文件责任人

档案索引：必须锁定的字段

索引字段	记录要求	必要性
Shipment ID	唯一内部编号，不重复使用	关联不同系统与部门
报关单编号+登记日期	每份报关单分别记录	法律检索键及五年起算点
进出口方向/监管方式/海关	进口或出口、监管方式代码、申报地点	确定适用档案范围
PO/发票/提单/AWB	编号、日期、签发方和版本	关联商业与运输证据
集装箱/SKU/型号	清单或映射文件	支持多箱、多型号追溯
通关/放行日期	状态及系统证据	区分海关完成与实际交付
保存起止日期	报关单登记日期、各适用期限和复核日期	防止提前销毁或无控制永久保存
Legal Hold	状态、原因、批准人和解除日期	稽查、退税、争议或调查期间暂停销毁

按票海关档案保存流程

在PO或订舱阶段建档：分配Shipment ID并建立最小索引，不要等通关后才集中收集。
确定该票范围：将Shipment ID与PO、发票、提单/AWB、集装箱、SKU及每份报关单关联；一票多单时建立映射表。
建立必备文件矩阵：根据监管方式、商品、专业政策、运输方式、C/O和完税价格方法确定所需资料。
收集权威版本：保存由正确签发方出具或系统正式记录的版本；聊天工具收到的文件应核实来源和状态。
形成申报时点快照：锁定实际用于传输报关单的文件和数据，不得被后续版本覆盖。
结档前核对：将报关单与发票、装箱单、运输单证、C/O、许可证、技术资料、完税价格、税款及检查结果比对。
保存全部修改：保留原始申报、补充申报、处理意见、修改前后文件及审批证据。
完成主要义务后结档：更新通关/放行、缴税、提货、还箱以及补交C/O或最终结算等未完事项。
按照正确依据保存电子与纸质证据：海关法第24条第2款要求电子海关文件保持完整性并符合规定格式。电子数据还应可访问、准确呈现，并可追溯创建者、发送人、接收人及发送–接收时间；电子会计资料在保存期内还应安全、保密、可查询。专项规定或交易要求纸质或正本时，仍应保存。
定期测试检索能力：抽取一份报关单，要求责任团队在企业内部规定时间内输出完整档案。
多法规复核后方可销毁：核对海关、会计、税务、专业监管、争议及Legal Hold要求，并形成销毁批准记录。

最低输出：一份单票索引、法定海关核心档案、证明资料、变更日志、保存期限表及完整性复核记录。

风险与常见错误

常见错误	原因	影响	控制措施
只保存报关单和发票	把海关档案理解为系统已上传资料	无法证明HS、价格、原产地、型号或差异	保存Supporting Evidence和依据说明
只按供应商或月份归档	没有Shipment ID和报关单检索键	多票或多单时难以检索	使用Shipment ID+报关单编号+登记日期
覆盖申报快照	文件夹只保留最新版	无法证明申报时实际资料	锁定快照，后续文件作为新版本保存
资料只在报关行/货代	把外包服务误认为责任也外包	企业不能及时出示档案	企业自行保持受控副本及交接记录
不保存变更沟通	只保存最终文件	无法解释收货人、型号、数量或价格变化	保存变更日志、发送记录和审批
扫描件来源不明	文件被改名或内部编辑	无法确认权威性和完整性	保存来源元数据和原始签发版本；校验值只能帮助发现接收后的变更，不能单独证明真实性或签发权限
满五年立即删除	未复核会计、税务、专业监管或Legal Hold	仍需保存的资料被提前销毁	采用最长适用期限
备份从未恢复测试	有备份但不能使用	稽查时无法打开文件	定期进行恢复和权限测试

法律依据与查询来源

法律文件	机关–效力	相关内容	适用方式
2026年3月23日第54/VBHN-VPQH号海关法合并文本	国会办公厅；供查询的合并文本	第18条要求企业保存档案与海关档案保持真实性和一致性，并规定海关档案自报关单登记日起保存五年，法律另有规定的除外。第24条第2款要求电子文件保持完整性并符合规定格式。	作为五年海关档案期限、档案一致性及电子文件要求的直接依据；该期限不是全部相关资料的统一最低期限。
第167/2025/ND-CP号法令	政府；2025年8月15日起生效	修订关于海关手续、检查、监管和控制的第08/2015号法令。	用于核对现行程序情形。
第121/2025/TT-BTC号通知	财政部；2026年2月1日起生效	修订海关手续、文件、进出口税及税收管理相关通知。	用于确定具体情形下的档案组成及电子提交要求。
第174/2016/ND-CP号法令	政府；2017年1月1日起生效	第9至13条要求会计资料完整、安全并按会计期间分类；电子资料应安全、保密、可查询；不同类别的最低保存期为五年或十年。	应按第12条或第13条正确分类，不得假定所有资料一律保存十年，也不得仅因海关期限届满而删除。
第20/2023/QH15号电子交易法	国会；2023年6月22日颁布，2024年7月1日起生效	第10至13条规定数据电文的完整性、可访问性、证据可靠性及保存条件。	用于设计可准确呈现内容，并能识别创建者、发送人、接收人及发送–接收时间的电子档案库。

海关法合并文本第167/2025号法令第121/2025号通知第174/2016号法令电子交易法

常见问题

1. 一票货物有多份报关单，应建一套还是多套档案？

可以使用共同Shipment File，但必须为每份报关单编号、登记日期、监管方式和申报依据建立独立索引子档案。

2. 所有文件都必须保存纸质正本吗？

并非一概如此。海关法第24条第2款认可纸质或电子海关文件，但电子文件必须保持完整性并符合规定格式。电子交易法第13条还要求数据可访问、准确呈现，并可追溯创建者、发送人、接收人和时间；专项规定或交易要求时仍应保存纸质或正本。

3. 报关行已保存资料，进口企业还要保存吗？

需要。服务商保存不能替代申报人和企业责任。企业应保有自己的受控副本、访问权限和交接记录。

4. 五年从哪一天开始计算？

根据海关法第18条，自报关单登记之日起计算，法律另有规定的除外。会计账簿、会计凭证及相关资料按各自适用法律的期限保存。

5. 五年后可以删除全部资料吗？

不一定。还应复核会计、税务、退税、专业监管、合同、争议及主管机关要求。Legal Hold属于内部控制，在触发事项正式解除前暂停销毁。

6. 产品目录、照片和邮件是否需要保存？

当其用于支持品名、型号、功能、HS、原产地、完税价格或变更决定时，应当纳入证明资料。

7. 文件夹如何命名较合适？

建议包含Shipment ID、进出口方向、年份、报关单编号和登记日期；文件名包含单证类型、编号、版本、状态和签发日期。

适用说明： 海关档案五年期限自报关单登记之日起计算，法律另有规定的除外。它是海关档案的专门期限，并非整套Shipment File中所有资料的统一最低期限。企业不应对整套Shipment File实行统一自动删除。在销毁前，应核对会计、税务、退税、原产地、专业监管、合同、争议、后续稽查及Legal Hold要求。本文中的越南法律译文仅供业务参考，不属于正式法律译本。

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TGIMEX协助企业把本文内容转化为可直接用于实际货物的检查清单，覆盖输入资料核对、文件准备、节点控制以及相关方协调。

转化为检查清单

为每个操作控制点明确负责人和完成时限。

核对货运数据

比对订舱、运输、贸易、海关及交付证明。

管理操作风险

记录差异、处理措施和判断依据，避免重复发生。

沟通本票货物资料

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品 – 个人护理

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品－个人护理

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机械 – 机械工程 – 工业设备

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木材 – 家具 – 木制品

农产品

水产品 – 动物源产品

食品饮料 – 加工食品 – 饮料

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药品 – 医疗器械 – 健康护理

化妆品 – 个人护理 – 家居护理

汽车 – 摩托车零部件 – 新能源汽车

海关档案应如何按每票货物保存？