订舱申请信息不完整，不只是导致船公司反复询问。对于机械设备和电子零部件，航线、箱型、包装后重量填写错误，或未申报锂电池，都可能造成拒绝订舱、设备变更、错失船期或多次改单。常见原因是把商业发票当作完整的操作数据，或把订舱申请误认为最终装运指示。本文系统说明订舱所需字段、数据来源、审批责任以及提交前的控制点。下文从概念本质出发，进一步说明其在货运单证以及各参与方协同中的实际应用。企业应尽早核对订舱、运输、贸易和海关数据，明确处理负责人及回复时限，并保存支持关键判断的依据。

B2B物流操作资料 · 更新：2026年7月20日 · 主要范围：机械设备及电子零部件海运出口

快速摘要

订舱申请并非确认

用于船公司或货代审核航线、舱位、设备和货物接受条件；不等于已经确认舱位。

六类核心数据

主体及运价依据、航线、设备、货物、付款以及特殊要求。

预估重量不等于VGM

订舱重量须有装箱依据；VGM应在整箱总重量可以核实后另行提交，并须在适用截止时间前足够提前提供，以供积载计划使用。

特殊货物应提前申报

危险品、冷藏货、超限货、SOC、电池、液体或磁性货物可能需要专门数据和审批。

订舱不等于SI

Shipping Instruction用于生成提单和舱单数据，通常在订舱确认后提交。

订舱申请应包含哪些信息？示意图 — 文章所分析物流主题、单证或操作场景的示意图。

适用范围

本文主要适用于机械设备、备件和电子零部件的海运整箱订舱，并涵盖危险品、冷藏货、超限货和项目货的扩展要求。

适用于直接向船公司订舱，也适用于通过货代/NVOCC订舱。
控制订舱的一方可能是Buyer、Exporter、Shipper或受委任代理，取决于买卖合同、交货条件、报价及运输合同；不得仅凭角色名称推定。
控制订舱的一方可能是Buyer、Exporter、Shipper或受委任代理，取决于买卖合同、交货条件、报价及运输合同；不得仅凭角色名称推定。
适用于港到港、场站和承运人内陆运输；强制字段取决于船公司、航线和服务模式。
不替代Shipping Instruction、VGM、危险品申报或海关文件。
并不存在适用于所有船公司的统一法定订舱申请表。

术语解释

术语	含义	操作作用
Booking Request / 订舱申请	订舱方提交的舱位和设备申请。	用于审核船期、舱位、设备、服务范围及货物接受条件。
Booking Confirmation / 订舱确认	船公司或NVOCC接受或安排申请后发出的确认。	控制订舱号、航线、截止时间、堆场、码头、设备和备注。
Shipping Instruction – SI	托运人/货代提交的最终提单指示。	用于生成提单/海运单以及运输、舱单数据。
Booking Party / 订舱方	在平台录入或通过约定渠道提交申请的主体。	可根据合同由Shipper、Exporter、Buyer、Forwarder或订舱代理担任；不当然等于货主或运费付款人。
Merchant Haulage	由货方安排内陆运输。	订舱重点在约定港口/场站交接点。
Carrier Haulage	由承运人安排内陆运输。	需要提货/送货地址、联系人、时间和场地限制。
SOC / COC	货主自备箱 / 承运人提供箱。	影响设备来源、箱体检查和交接流程。
VGM	已核实的整箱总重量。	在整箱总重量可以核实后形成，并须足够提前提交以供积载计划使用；不是订舱预估数。

本质与运行机制

订舱申请是一组用于承运决策的操作数据。船公司据此判断航线、舱位、设备、积载以及货物是否可接受。重点不是文字越多越好，而是准确提供会影响承运决定的数据。

船公司决策	主要输入	可能结果
是否接受舱位	POL/POD、期望ETD、报价/合同、TEU数量、品名。	确认、待审核、建议其他船期或拒绝。
是否配置设备	箱型/尺寸、数量、SOC/COC、重量、包装尺寸。	配置、建议替代箱型或等待设备。
是否接受货物	操作品名、DG/冷藏/OOG状态、电池、液体、高价值属性。	补充文件、专项审批或拒绝。
是否安排内陆运输	收货地/交货地、地址、提箱日期、场地限制。	确认承运人内陆运输、追加费用或调整范围。
按何运价及由谁付款	报价/合同号、Prepaid/Collect、付款人及付款地点。	匹配运价或暂停等待核实。

控制原则：确认后如变更航线、设备、箱量、重量或DG/OOG状态，可能需要重新审核并影响舱位。

订舱申请应体现哪些信息？

信息组	建议字段	数据来源	控制点
1. 主体和联系人	订舱方、预定托运人、货代、联系人姓名、邮箱、电话、客户参考号。	服务合同、PO、企业主数据。	订舱账户正确，联系人有权确认修改/取消。
2. 运价依据	报价/合同/Rate Agreement、Named Account、运费付款人。	已批准报价、服务合同或运价确认。	有效期、航线、货物、设备和账户须一致。
3. 航线和船期	Place of Receipt、POL、POD、Place of Delivery、期望ETD、直达/中转、服务模式。	交付计划、船期、Incoterms及指定地点。	不得混淆POR和POL；时间必须关联具体地点。
4. 设备	箱型/尺寸、数量、COC/SOC、是否允许替代、空箱提取日期/堆场。	装箱计划、装载图和报价。	检查容量、地板载重、箱门尺寸及重量分布。
5. 货物	可识别的操作品名、件数、包装类型、预估毛/净重、CBM、最大包装尺寸、船公司要求时的HS。	预估PL、图纸、datasheet、BOM、装箱计划。	避免“parts”等笼统品名；重量应有包装依据。
6. 内陆服务	Merchant/Carrier Haulage、提送货地址、摆箱日期、车队/联系人、场地限制。	仓库计划、工厂地址、必要时的现场勘察。	确认集装箱可进场、开放时间、道路限制和吊装条件。
7. 付款	Prepaid/Collect、付款地点、运费付款人、系统要求时的开票方。	销售合同、Incoterms及物流报价。	不能只根据Incoterms推定付款人。
8. 特殊要求	DG、冷藏、OOG、SOC、散杂货、高价值、电池、禁止堆码、上装、通风。	SDS、DG数据、包装图、温控方案和勘验。	必须在订舱阶段标记。
9. 操作备注	优选堆场/码头、分批出运、多品名、初步提单要求、内部截止时间。	装箱和单证流程。	备注只有被确认后才构成已接受条件。

特殊货物的补充数据

货物类型	订舱补充数据	支持文件	常见错误
危险品	UN编号、Proper Shipping Name、类别、适用时的包装组、闪点、海洋污染物、包装和数量。	SDS、DGD/多式联运危险品申报及技术审批资料。	只有SDS，没有有效运输分类。
含电池零部件	电池类型、单独/与设备同包装/装在设备内、数量、Wh或锂含量、状态。	SDS、UN 38.3测试概要及船公司要求文件。	以“electronic parts”掩盖电池属性。
冷藏货	设定温度、通风、湿度/除湿、气调、预冷和发电机需求。	温控方案、产品规格、reefer instruction。	只填温度或混淆°C和°F。
OOG / Flat Rack / Open Top	包装后尺寸、超高/超宽/超长、单件重量、重心、吊装及绑扎点。	包装图、照片、作业方案、勘验或绑扎方案。	使用裸机尺寸而不是最终包装尺寸。
含油/气/液体的机械	残留介质种类和数量、压力、排空/吹扫状态以及DG可能性。	SDS、制造商声明和技术说明。	只写“machine”而遗漏液压油、气体或压力容器。
SOC	箱号/类型、CSC铭牌状态和航次用途。	CSC铭牌、箱体资料及必要时的检验。	未确认POL/POD和堆场是否接受。

IMDG Code是海运包装危险货物的国际框架，但具体订舱字段及审批文件仍取决于船公司、港口和航次。

订舱申请、订舱确认和装运指示的区别

对比项	Booking Request	Booking Confirmation	Shipping Instruction
发出方	订舱方发给船公司/货代。	船公司或NVOCC。	托运人/货代发给船公司/NVOCC。
目的	申请舱位、船期、设备和服务。	确认已接受或已安排的订舱条件。	提供最终提单及运输单证数据。
核心数据	航线、设备、数量、品名、预估重量、特殊货和付款人。	订舱号、船名航次、截止时间、堆场、码头、设备、备注。	托运人/收货人/通知方、品名、件数、重量、唛头及提单条款。
控制价值	只是申请，不证明所有备注已被接受。	须阅读全部版本和条件；可能更新。	是提单草稿的主要数据源；错误可能传递至舱单。
时间	应提前到足以锁定舱位和设备。	收到后及每次更新后立即审核。	按最新订舱确认中的SI截止时间提交。

提示：“已收到”邮件或Booking Acknowledgement不一定等于Booking Confirmation。提空箱和装箱前应确认状态、设备、堆场、码头及截止时间。

提交订舱前需要核对的资料

资料	责任方	用于锁定	资料不足的表现
报价/运价确认/服务合同	Buyer/Exporter、采购、货代	航线、设备、运费、附加费、有效期、付款人和范围。	已过期或航线/品名不匹配。
货物就绪计划	Supplier/Factory/Exporter	货好日期、装箱时长、箱量及送港计划。	只有未承诺的预计日期。
预估装箱单	Supplier/Factory	件数、包装、净/毛重、CBM和最大尺寸。	未计托盘/木箱重量或包装未定稿。
Catalogue/datasheet/BOM	Supplier/Engineering	品名、型号、电池/液体及操作要求。	品名笼统或型号错误。
集装箱装载计划	仓库/工程/货代	箱型、货件分配、地板载重和绑扎点。	未检查箱门和重量分布。
SDS/DG/冷藏/OOG资料包	Supplier、DG专员、QA	特殊货物审批和设备。	普通订舱确认后才补交。
主体主数据和付款指示	Buyer/Exporter/Finance	订舱方、托运人、付款人、Prepaid/Collect及开票方。	企业名称或客户代码与运价合同不一致。

订舱申请编制与审批流程

锁定运输范围

明确港口/场站/门点、Incoterms及指定地点、合同约定的订舱控制方和内陆运输模式。Incoterms只是一个输入，订舱权限及付款人仍须通过具体协议锁定。

锁定货物与包装数据

取得经确认的预估PL、包装后尺寸、特殊货状态和责任人确认的货好日期。

核对运价与设备

确认报价/合同有效，并匹配航线、箱型、品名和数量。

编制订舱草稿

录入全部信息组；所有假设必须标注，不得自行猜测。

进行两层审批

Supplier/Factory审批货物事实；合同约定的运输控制方审批航线、设备、船期、付款人和服务范围。

提交并跟踪状态

记录提交时间、参考号、补充要求和答复责任人。

审核订舱确认

对比申请与确认：航次、堆场、码头、截止时间、设备、特殊备注和待满足条件。

管理变更

货好日期、重量、设备、DG/OOG状态或航线变更时，重新评估并取得新版确认。

运输控制方 – Supplier – Forwarder责任矩阵

任务	运输控制方（按合同可能为Buyer/Exporter/Shipper）	Supplier/Factory	Forwarder/Booking Agent （如已委任）	审批点
确定范围和运费付款人	根据买卖合同、报价和运输合同主导并审批。	提供地点、时间和交货能力。	在服务范围内提供航线、服务范围和船公司限制建议。	运输控制方。
货好日期和包装数据	跟踪承诺并接受操作时间表。	对货物、件数、重量、尺寸及技术属性的源数据负责。	检查是否足以订舱，不得自行修改技术事实。	Supplier确认数据；运输控制方接受时间表。
航线和设备	按进度、成本及合同范围审批。	确认装箱可行性和场地限制。	根据数据和可用性提出船期/设备方案。	运输控制方。
DG/OOG/冷藏属性	确保专项要求被触发且不得绕过。	提供准确技术证据并确认实际状态。	如在服务范围内，提交船公司并跟踪审批。	任何一方不得降低或隐瞒货物属性。
编制订舱申请	提供主数据、运价依据和订舱权限。	提供货物及包装数据。	仅在被指定为Booking Party/Agent时执行；否则仅协助准备数据。	Booking Party按合同确定。
审核订舱确认	审批船期、范围和商务条件。	检查提空、装箱日期及满足截止时间的能力。	核对截止时间、堆场、码头、箱型、特殊备注和版本更新。	运输控制方放行执行。
VGM和SI	确定合同托运人、VGM签署/授权人和SI审批人。	提供装箱后的实际数据及源单证信息。	在授权范围内提交、跟踪反馈，不替代源数据责任。	按SOP和合同执行；不得默认货代承担全部责任。

风险与常见错误

错误	原因	影响	控制措施
POL/POD错误或POR缺失	混淆港口与收货点，或复制旧订舱。	错航线、错堆场/ICD、增加内陆费用。	使用地点代码和完整运输路径图。
箱型选择错误	只看CBM。	无法装箱、超载或临时换箱。	检查箱门、地板载重、重量分布和绑扎。
订舱重量偏低	PL未含木箱/托盘或分箱未完成。	改单、积载和设备受影响。	记录估算依据，包装变化时及时更新。
漏报电池/DG	品名笼统且缺SDS。	取消订舱、DG审批延误及安全风险。	设置电池、油、气、气雾剂和化学品强制问项。
把订舱当成SI	认为订舱数据会自动变成最终提单。	主体、件数、品名或舱单错误。	设置独立SI和提单草稿审批。
忽略确认版本更新	只保存第一版。	错过换船、堆场、码头或截止时间。	版本管理和变更通知。
按Incoterms猜付款人	未核对报价和船公司指示。	Prepaid/Collect或开票方错误。	通过报价和书面确认锁定付款人。
备注未确认却视为接受	未检查船公司回复。	禁止堆码、发电机、特殊设备或内陆服务缺失。	条件必须出现在确认或专项批复中。

操作依据与查询来源

订舱申请属于船公司的商务和操作流程，必填字段随船公司、航线、货物和平台而变化。

来源	参考作用	应用提示
Hapag-Lloyd Booking Note（订舱记录表）	参考表涵盖主体、航线、设备、品名、重量和特殊货，并包含部分截止时间/确认字段。	不得将其视为纯订舱申请模板或所有船公司的统一强制表。
Hapag-Lloyd越南订舱申请信息	说明报价/合同编号、货物重量、品名、HS及冷藏/OOG/DG数据要求。	属于Hapag-Lloyd越南操作指引，仍须核查最新更新及本票Booking Confirmation。
CMA CGM Click & Book指南	包含航线、报价、设备、品名/HS、DG/OOG/冷藏、主体和付款。	说明特殊货在订舱时即需专门数据。
MSC eBusiness	区分eBooking、Shipping Instruction和VGM。	三个功能不得混为一体。
IMO – VGM	说明托运人责任及装船条件。	VGM是核实后的整箱总重量，并须足够提前提供以供积载计划使用；不是订舱估算。
IMO – IMDG Code	海运包装危险品国际框架。	还需结合船公司、港口及本票货物要求；截至本文更新，IMDG Code 2024（修正案42-24）自2026年1月1日起强制适用。

查看Booking Note示例查询SOLAS VGM

常见问题

1. 订舱申请必须填写Consignee和Notify Party吗？

并非所有船公司都一样。有些平台要求提前录入主体，有些在SI阶段完善。应按船公司必填字段操作，并避免提前填写尚未批准的最终信息。

2. 订舱申请必须填HS编码吗？

取决于船公司、航线和货物。如果要求填写，应与品名一致，但不能以HS编码替代清晰的操作品名。

3. 预估重量和VGM相同吗？

不同。预估重量用于订舱和设备规划；VGM是核实后的整箱总重量，并须在适用截止时间前足够提前提交，以供积载计划使用。

4. 订舱确认后一定能装船吗？

不一定。仍取决于按时进港、VGM、SI、DG/OOG审批、设备状态及船公司条件。

5. 可否直接用商业发票订舱？

发票只包含部分商务信息。航线、设备、货好日期、包装尺寸、特殊货属性和内陆运输仍需其他资料。

6. 货代可以自行选择船期和箱型吗？

货代可在服务范围内提出建议，但合同约定的运输控制方须审批，Supplier/Factory须确认装箱可行性。货代也不当然是每票货物的Booking Party。

7. 何时必须修改订舱？

当航线、ETD、箱型/数量、重量、品名、DG/OOG/冷藏状态、内陆点或付款人等影响舱位和接受条件的数据发生变化时。

应用说明：本文矩阵是操作控制框架，不替代船公司的电子表单、运价、订舱确认或航线专项要求。实际执行必须以最新版订舱确认为准。

TGIMEX 实施支持

TGIMEX协助企业把本文内容转化为可直接用于实际货物的检查清单，覆盖输入资料核对、文件准备、节点控制以及相关方协调。

转化为检查清单

为每个操作控制点明确负责人和完成时限。

核对货运数据

比对订舱、运输、贸易、海关及交付证明。

管理操作风险

记录差异、处理措施和判断依据，避免重复发生。

沟通本票货物资料

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品 – 个人护理

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品－个人护理

电子产品 – 电子元器件 – ICT

机械 – 机械工程 – 工业设备

纺织 – 服装 – 鞋类 – 原辅料

木材 – 家具 – 木制品

农产品

水产品 – 动物源产品

食品饮料 – 加工食品 – 饮料

化学品 – 塑料 – 橡胶 – 原料

钢铁 – 铝 – 金属 – 建筑材料

项目货物 – 危险品 – 冷藏 – 超限货物

包装 – 纸张 – 印刷

陶瓷 – 手工艺品 – 石材 – 竹藤制品

药品 – 医疗器械 – 健康护理

化妆品 – 个人护理 – 家居护理

汽车 – 摩托车零部件 – 新能源汽车

订舱申请应包含哪些信息？