出口货物即使已经完成包装、订舱并准备送港，如果未根据商品监管政策和出口监管方式确定正确的单证组合，仍可能无法顺利通关。常见误区之一，是把商业发票、装箱单、合同、提单、原产地证和许可证一律视为每票报关都必须提交的文件；另一个误区，则是只准备报关单和发票，却遗漏出口许可证或专业检查结果。自2026年2月1日起，越南财政部第121/2025/TT-BTC号通知对第38/2015/TT-BTC号通知第16条进行了修订，进一步明确报关资料构成及电子单证的使用方式。本文将资料分为三层：法律规定的报关资料、用于编制和核对申报数据的操作文件，以及仅在特定商品或出口主体条件下才触发的文件。

更新日期：2026年7月17日｜适用范围：一般贸易出口及触发附加条件的出口情形

快速结论

核心资料

报关单是核心文件；当买方负有向卖方付款义务时，应准备商业发票或具有同等价值的凭证。

条件性资料

出口许可证、专业检查结果、出口资格证明及出口权文件，仅在相应情形下适用。

并非全部都提交

装箱单、合同、订舱确认、提单或空运单、原产地证和VGM对操作十分重要，但并非每票出口报关都必须作为法定资料提交。

数据一致性

品名、HS编码、型号、数量、计量单位、重量、货值、贸易术语和买方信息必须在申报前统一。

基础出口报关资料通常包括哪些单证？示意图 — 文章所分析物流主题、单证或操作场景的示意图。

适用范围

本文适用于越南企业、外商投资企业、委托出口双方以及报关人员，涵盖海运、空运、公路和铁路一般贸易出口。

加工贸易、出口生产、出口加工企业、就地进出口、暂时出口复进口、援助、赠品、样品及特殊税收监管方式，可能需要附加文件和专门流程。许可证、检疫、质量、CITES、文化品、化学品及其他专业监管要求，应按申报当日的具体商品政策判断。

术语说明

术语	含义	业务作用
Customs Declaration	电子报关单；仅在法律允许时使用纸质报关单。	记录监管方式、出口商、商品、HS编码、货值、税费和申报海关。
Commercial Invoice	在买方须向卖方付款时使用的商业发票或等效凭证。	用于核对交易、货值、币种、贸易术语及买卖双方。
Packing List	列明件数、包装方式、重量及货物分配。	用于申报准备、查验、交接和运输单证；并非每票都必须作为法定文件提交。
Export Licence	主管机关签发的出口许可证或批准文件。	适用于限制、配额、许可管理或禁止但有例外的商品。
Specialized Inspection Certificate	免检通知、专业检查结果或法律认可的等效凭证。	证明货物符合专业监管条件。
Supporting Document	合同、产品资料、订舱、托运指示、提单草稿、原产地工作底稿等。	支持申报和审计；仅在法律或检查要求触发时成为必须提交文件。

本质与运行机制

出口报关资料不是适用于所有货物的固定清单。应先回答三个问题：货物是什么；交易模式和出口主体是什么；是否触发专业监管。

第一层——核心资料：报关单，以及在发生付款义务时的商业发票或等效凭证。根据2026年2月1日起生效的规定，如商业发票已在海关申报前按照规定以电子形式开具，报关人在办理手续时无需向海关提交该发票。

第二层——条件性资料：出口许可证、专业检查证明、出口资格证明、委托出口合同及出口权文件。只有在商品政策、主体身份或交易模式触发时才需要。

第三层——操作和留档资料：合同/PO、装箱单、订舱、托运指示、VGM、提单或空运单、产品资料、HS归类底稿、原产地和付款凭证。这些资料用于申报、承运人操作、申请C/O及后续稽核，但不应全部被表述为申报时必须提交。

控制原则：“内部档案中保存”不等于“必须向海关提交”；反过来，“不属于法定核心资料”也不等于“不需要准备”。

法定报关资料分析

资料组	触发条件	处理方式	核对重点	缺失风险
报关单	所有需办理海关手续的出口货物，法律另有替代机制的除外。	原则上电子申报。	监管方式、HS、品名、数量、货值、申报地和运输方式。	无法正常受理或处理。
商业发票/等效凭证	买方须向卖方付款。	按规定提交；在申报前依法以电子形式开具的商业发票，办理海关手续时无需向海关提交。	号码日期、双方、币种、贸易术语、货值和付款条件。	货值差异、解释或补充申报。
出口许可证	许可、限制或配额管理商品。	按发证机关系统提交或引用。	商品、型号、数量、有效期、口岸和获许可主体。	不具备出口条件。
专业检查证明	检疫、质量、安全、文化、环境等专业监管。	免检通知、结果或等效文件。	货物、型号、数量、企业、报关单和有效期一致。	延误、仓储和错过航次。
出口资格证明	投资法要求组织或个人证明其具备出口该货物的条件。	按要求提交或证明。	经营范围、商品和法律身份。	出口主体资格受到质疑。
委托出口合同	委托出口且货物需许可证、检查或资格证明。	在规定情形下提交。	委托方、受托方、商品及办证/申报责任。	法律责任和单证使用权不清。
出口权文件	无商业存在的外国商人或行使出口权的外资企业。	无商业存在的外国商人提交越南工贸部签发的出口权登记证书；外资企业提交载明出口权的投资登记证书或同等文件。以后继续在同一海关办理手续时，该组文件仅首次提交。	出口权范围、商品、主体和有效期。	海关要求补充主体资格。

装箱单说明：装箱单对申报、查验和运输非常重要，在审单或实货查验时可能被要求或用于核对，但不应将其描述为第16条下每票出口都必须独立提交的法定资料。

需核对的文件与数据

企业应建立比实际提交资料更完整的工作档案，并明确每份文件的签发方、审核人和使用节点。

文件/数据	准备或签发方	使用环节	必须一致的字段	性质
外贸合同/PO	买方和卖方	确定交易、贸易术语、付款和单证义务。	品名、数量、价格、币种、贸易术语、双方。	支持文件，必要时用于解释。
商业发票	卖方/出口商	申报货值和付款核对。	号码日期、双方、品名、数量、单价、货值、贸易术语。	付款义务发生时属于报关资料。
装箱单	出口商/工厂/仓库	件数、重量、查验和交承运人。	唛头、件数、毛净重、尺寸、箱号/包装。	核心操作文件。
目录、规格书、照片、BOM	制造商/出口商	技术描述、HS和商品政策判断。	型号、结构、用途、材料、功率及新旧状态。	商业名称不足时应准备。
订舱确认和托运指示	承运人/货代及托运人	航次、截关、舱单和提单草稿。	双方、起运/目的港、件数、重量、品名、箱封号。	运输资料，并非自动成为报关资料。
VGM/称重记录	托运人/称重单位	海运集装箱VGM截止前。	箱号、核实总重、称重方法和确认人。	海运要求，不替代装箱单。
B/L、Sea Waybill或AWB	承运人/货代/航空公司	运输凭证和最终结算单证。	日期、双方、路线、件数、重量、品名。	通常在通关同步或之后形成。
C/O及原产地底稿	生产商/出口商及签发机构	进口国优惠和原产地核查。	HS、原产地标准、发票、运输单证、原料和工艺。	不自动随越南出口报关提交，但须留档备查。
许可证/专业检查证明	主管机关/指定机构	证明满足出口条件。	商品、型号、数量、主体、有效期和报关单/批次。	触发时必须。

一致性原则：不要在发票上使用笼统商品名、装箱单上使用另一技术名称、报关单上再使用第三个名称。合理差异应在申报前通过型号、料号或名称对照表解释。

资料准备与使用流程

步骤	输入	控制动作	输出	主要责任方
1. 确定出口模式	合同/PO、主体和资金流。	判断一般出口、委托、加工、出口生产、暂时出口或就地模式。	预计监管方式和责任矩阵。	外贸+法务/财务。
2. 锁定技术数据	目录、型号、BOM、照片。	确定商品本质、初步HS和计量单位。	标准商品清单。	技术+外贸。
3. 筛查商品政策	初步HS、原产地和路线。	检查限制、许可证、检疫、专业检查和主体条件。	条件性文件清单。	合规/外贸。
4. 编制商业文件	合同、仓库数据和交货计划。	开具发票和装箱单；核对货值、数量、重量和贸易术语。	申报数据集。	销售/财务/仓库。
5. 与运输数据核对	订舱、SI、班期和截止时间。	核对双方、路线、件数、重量、箱号和封号。	报关与舱单数据一致。	物流/货代。
6. 注册报关单	数据集和条件性文件。	电子申报；按系统和分流要求上传或引用。	报关单受理并分流。	报关人。
7. 处理检查	报关单和工作档案。	提交/出示文件、配合查验并依法补充申报。	通关/放行结果。	报关人+仓库/场站。
8. 出口后归档	B/L/AWB、监管区放行、付款和C/O。	核对实际出运；留档并依法修正差异。	完整审计链。	外贸+财务。

一般法定时限：出口报关单应在货物已集结于申报人通知地点后提交，最迟在运输工具出境前4小时；快递货物为2小时。报关单自注册日起15日内有效。港口、船公司或航空公司的操作截止时间可能更早，应另行控制。

常见风险与错误

错误	原因	后果	控制措施
把所有商业文件都视为必须提交	未区分法定资料和工作档案。	过度提交、数据冲突、解释时间增加。	建立必须—条件—支持—出口后矩阵。
因法律未单列而不准备装箱单	混淆提交义务和操作需求。	缺少件数、重量和查验数据。	始终准备受控装箱单。
品名不一致	销售、仓库、技术和报关使用不同名称。	HS、政策、原产地和数量质疑。	建立含型号/料号的主数据清单。
许可证未锁定即申报	未核对有效期、余额或口岸范围。	扣单、修改/撤销或错过航次。	传输前设置单证闸口。
把提单草稿当最终文件	未区分草稿和正式签发。	日期、路线、双方或件数错误。	版本控制和出运后核对。
认为C/O总是出口报关资料	混淆进口国优惠与越南国内申报。	时间线错误、原产地档案薄弱。	分开管理通关和C/O流程。
电子文件留档不足	只保存最终文件。	后续稽核或争议证据不足。	保存版本、审批、邮件、系统和承运人记录。

法律依据与官方来源

法规/来源	发布机关	效力状态	本文作用
第54/2014/QH13号《海关法》，经第90/2025/QH15号法律修订	越南国会	海关法自2015年1月1日起生效；第90/2025号法律自2025年7月1日起生效。	第24条规定资料框架，第25条规定申报和文件时限。
第08/2015/NĐ-CP号法令，经第59/2018和167/2025号法令修订	越南政府	第167/2025号法令自2025年8月15日起生效。	详细规定海关手续、检查和监管。
第38/2015/TT-BTC号通知，经第39/2018和121/2025号通知修订	越南财政部	第121/2025号通知自2026年2月1日起生效。	现行第16条规定出口报关资料构成。
第123/2020/NĐ-CP号法令，经第70/2025号法令修订	越南政府	第70/2025号法令自2025年6月1日起生效。	电子发票及符合条件时无需重复提交。

越南海关法54/2014/QH13 通知121/2025/TT-BTC 法令167/2025/NĐ-CP 法令70/2025/NĐ-CP

常见问题

1. 每票出口报关都必须提交装箱单吗？

装箱单应始终保存在工作档案中，因为申报、查验和运输都需要。但不应把它描述为第16条下每票都必须独立提交的法定文件；是否提交取决于分流和海关要求。

2. 外贸合同必须随报关单提交吗？

并非每票都必须。合同仍应留档，用于证明交易、贸易术语、价格和付款，并可能在核查时被要求。

3. 电子出口发票是否取代Commercial Invoice？

应区分越南发票法规功能与国际贸易单证功能。商业发票如已在海关申报前按照规定以电子形式开具，办理手续时无需向海关提交该发票，但交易数据仍必须与报关单一致。

4. 申报前必须已有B/L或AWB吗？

不一定。正式运输单证通常在承运人收货或装运后签发。申报前通常依据订舱和托运指示，之后再核对最终B/L/AWB。

5. C/O属于基础出口报关资料吗？

C/O主要服务于进口国原产地和优惠待遇，并非自动随每票越南出口报关提交，但原产地资料必须留存并在要求时提供。

6. 无付款货物是否需要Commercial Invoice？

第16条将发票/等效凭证与买方付款义务相联系。无付款货物应按实际交易和监管方式确定等效证明，不应默认按一般买卖处理。

7. 一份出口许可证能否用于多票报关？

仅在许可证条款、有效期、数量余额和发证机关规则允许时。每票均应核对剩余数量、主体、商品、口岸和有效期。

适用说明： 本框架反映截至2026年7月17日的规定。实际资料取决于监管方式、出口主体、商品政策、运输方式、国家单一窗口数据及分流结果。本文中的越南法规中文表述仅供业务参考，不属于官方法律译本。

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转化为检查清单

为每个操作控制点明确负责人和完成时限。

核对货运数据

比对订舱、运输、贸易、海关及交付证明。

管理操作风险

记录差异、处理措施和判断依据，避免重复发生。

沟通本票货物资料

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品 – 个人护理

电气－电子－IT设备

F&B

机械设备

家用产品

化妆品－个人护理

电子产品 – 电子元器件 – ICT

机械 – 机械工程 – 工业设备

纺织 – 服装 – 鞋类 – 原辅料

木材 – 家具 – 木制品

农产品

水产品 – 动物源产品

食品饮料 – 加工食品 – 饮料

化学品 – 塑料 – 橡胶 – 原料

钢铁 – 铝 – 金属 – 建筑材料

项目货物 – 危险品 – 冷藏 – 超限货物

包装 – 纸张 – 印刷

陶瓷 – 手工艺品 – 石材 – 竹藤制品

药品 – 医疗器械 – 健康护理

化妆品 – 个人护理 – 家居护理

汽车 – 摩托车零部件 – 新能源汽车

基础出口报关资料通常包括哪些单证？